Kurzanleitung zur Erstellung von Newslettern

Transkript

1 Kurzanleitung zur Erstellung von Newslettern Die Kurzanleitung dient als Leitfaden zur Erstellung eines Newsletters. Zum Setup Ihres eyepin-accounts lesen Sie bitte Einrichtung Ihres Accounts oder lesen Sie im Menüpunkt Hilfe nach. Schritt 1 Anlegen eines Artikels Das Anlegen, Bearbeiten und Organisieren von Artikeln erfolgt im Menüpunkt Artikel. In der seitlichen Menüleiste finden Sie die Punkte Übersicht und Neuer Artikel. Klicken Sie auf den Menüpunkt Neuer Artikel, um einen Artikel zu kreieren. Unterhalb der beiden Menüpunkte finden Sie Funktionen zum Organisieren der Artikel, bzw. die Legende zu den auf dieser Site verwendeten Buttons. Jeder Newsletter kann aus mehreren Text- Komponenten bestehen, die abhängig vom gewählten Layout-Template (der grafischen Vorlage für die HTML- Newsletter) im Newsletter angezeigt werden oder nicht: Betreff Anrede Editorial (Vorwort) beliebig viele Artikel Footer (am Ende des s, enthält oft rechtliche Infos oder Ankündigungen) Im Menüpunkt Artikel können die Artikel für den zu versendenden Newsletter angelegt und optional jeweils Bilder aus der Bilddatenbank hinzugefügt, bzw. upgeloadet werden.

2 Vier Eingabefenster unterteilen den Artikel in Titel (Überschrift), Teaser (Artikeltext), Click-Through-Link (der Titel Ihres Links) und Externe URL (Ihre Zielseite - z.b. Der Titel und der Teaser erscheinen im Newsletter. Wird in das Feld Externe URL unterhalb des Teaser-Feldes eine URL eingetragen, so verweist der Text im Eingabefeld Click-through Link im Newsletter direkt auf diese URL. Diese Verlinkung können Sie flexibel benennen ( Zum Artikel!, Zum Produkt, Mehr Infos. etc.). Damit können Sie aus dem Newsletter direkt auf Bereiche Ihrer Website verlinken. Sollten Sie nicht auf eine externe URL verlinken wollen sondern nur ausführlichere Informationen anbieten wollen können Sie dies einfach mittels einer sogenannten Landing Page tun. Eine solche Website wird automatisch erstellt wenn Sie, das Feld Externe URL freilassen und im Reiter Landing Page einen Artikeltext schreiben. Dieser Artikel Text erscheint in einem eigenen Fenster, wenn der "mehr"-button im Newsletter betätigt wird. Mit dem Button Speichern wird der Artikel gespeichert und in der Artikel Datenbank im Home Ordner angelegt. Die Artikel können beliebig in Ordnern organisiert werden. Achtung: Bei der Verwendung der Funktionen des Text-Editors kann es zu Komplikationen und Darstellungsproblemen kommen. Fallweise hilft das zwischenzeitliche Speichern des Artikels. HTML-erfahrene Benutzer können auf Quelle umschalten, um direkt den HTML Code zu editieren.

3 Schritt 2 Erstellen eines neuen Newsletters Klicken Sie nun im Menüpunkt Newsletter in der rechten Spalte auf die Funktion Neuer Newsletter. Sie legen nun die allgemeinen Einstellungen für Ihren Newsletter fest. Der Titel des Newsletters dient als Dateiname für ihre persönliche Newsletterverwaltung. Sie können ihre Newsletter frei benennen. Oftmals macht es Sinn das Monat oder die Kalenderwoche des Newsletter-Versands zu verwenden. Dieser Titel scheint nicht im Newsletter auf. Der Betreff ist eine der wichtigsten Komponenten eines Newsletters. Er wird im Postfach des Users in der Betreffzeile angeführt. Je aussagekräftiger und attraktiver der Betreff formuliert ist umso erfolgreicher wird Ihre Newsletter-Kampagne sein. Sie können den Betreff Ihres Newsletters auch personalisieren. Berücksichtigen Sie ganz einfach Felder aus Ihrer Adressdatenbank (Vorname, Nachname, Ort, etc.) im Betreff und sprechen Sie Ihre Newsletter- Empfänger persönlich an. Klicken Sie dazu einfach auf die Funktion Feld einfügen und wählen Sie das für Sie passende Feld ihrer Adressdatenbank. In den Einstellungen können Sie noch eine Vielzahl weiterer Details definieren. Die grafische Vorlage unter Layout Vorlage, das Wording des Absenders das in vielen Programmen die Adresse ersetzt (Absender), die Versand- Adresse und die -Adresse an die Antwort-Mails weitergeleitet werden (Reply-To ).

4 Die hier angezeigten Einstellungen zu Ihrem sind übrigens auch unter dem Menüpunkt Optionen zu finden. Alle dort getroffenen Voreinstellungen werden bei der Erstellung eines neuen Newsletters automatisch übernommen. Sie können jedoch jederzeit verändert werden. Unter dem Punkt Anrede können Sie einstellen, wie Sie die Empfänger ihres Newsletters ansprechen wollen. Mit oder ohne Titel, per Du oder per Sie oder einfach ganz individuell in Absprache mit unserem Support-Team. Das Editorial gibt Ihnen die Möglichkeit in Form eines Vorworts die wichtigsten Punkte Ihres Newsletters zusammenzufassen und die folgenden Artikel mit kurzen Worten einzuleiten. Im Footer (Fusszeile) können Sie allgemeine Infos wie Ihre Firmenadresse o.ä. anführen Klicken Sie abschließend auf Speichern um die bereits erstellten Artikel einzufügen. Achtung: Hinzugefügte Bilder werden in Editorial und Footer nur dann angezeigt, wenn dies im Layout Template vorgesehen ist. Schritt 3 - Artikel platzieren Über die Funktion Artikel platzieren am linken Bildschirmrand fügen Sie nun einzelne Artikel in den Newsletter ein. Auf der rechten Seite des Fensters ist die Struktur des Newsletter Templates (Vorlage) dargestellt. Die Newsletter Struktur kann einen oder mehrere Bereiche enthalten.

5 Zu jedem Bereich können beliebig viele Gruppen/Artikel hinzugefügt werden. Bei Klick auf die Funktion Artikel hinzufügen erscheint Ihre Artikelverwaltung - hier sind Ihre zuvor erstellten Artikel zu finden. Sie wählen nun die gewünschten Artikel aus und können diese anschließend flexibel aneinander reihen oder auch wieder löschen. Mit der Funktion Attachments hinzufügen könne Sie ihrem Newsletter auch Dateianhänge (Bilder, pdfs, etc.) hinzufügen. Sobald Sie mit der Anordnung Ihrer Artikel zufrieden sind klicken Sie auf den Befehl Speichern. Schritt 4 - Newsletter Vorschau Über die Funktion Vorschau können Sie die optische Darstellung des fertigen Newsletters kontrollieren. Mit der Funktion Testversand kann der Newsletter testweise versendet werden. Bitte beachten Sie, dass die persönliche Anrede weder bei der Voransicht, noch bei Testaussendungen funktioniert, da der Newsletter noch keiner Adresse zugeordnet ist. Achtung: Wir empfehlen, immer einen Testversand zu machen und die Vorschau- Funktion zu verwenden, um Darstellungsfehler zu vermeiden.

6 Schritt 5 - Newsletter versenden Unter dem Menüpunkt Send Manager wählen Sie aus an wen Sie versenden wollen und wann der Versand erfolgen soll. Der Versand erfolgt in zwei Schritten. Unter Adressen können Sie einstellen wer Ihren Newsletter erhalten soll: alle Ihre Kontakte, definierte Listen oder Adressen gemäß dynamisches Filter. Mit Anhaken der ECG-Blacklist Austria gewährleisten Sie, dass Sie an keine Adressen senden, die sich in der Robinson-Liste eintragen haben. Sie können darüber hinaus einstellen, ob Sie sofort oder zu einem Zeitpunkt in der Zukunft versenden wollen. Listen und Filter müssen vorab angelegt sein unter dem Hauptmenüpunkt Adressen. Hier können diese Funktionen unter Neue Liste beziehungsweise Neuer Filter definiert werden. Im Schritt 2 kontrollieren Sie nochmals all Ihre Versandeinstellungen und werden zur Eingabe eines PIN-Codes aufgefordert. Bei erfolgreicher Eingabe wird der Versand gestartet. In der Übersicht werden zum Versand vorgesehene Newsletter im Bereich Newsletter in Bearbeitung dargestellt. Bei diesen kann der Versand über nochmaliges Betätigen des Versand-Buttons und Eingabe des Superuser-Passwortes wieder gestoppt werden. Versendete Newsletter befinden sich im Bereich Archiv.