Von der Einzugsermächtigung zur SEPA- Lastschrift

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1 Von der Einzugsermächtigung zur SEPA- Lastschrift Ein Leitfaden für den Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen SEPA-Lastschrift Stand November 2013 Seite 1 von 14

2 Von der Einzugsermächtigung zur SEPA- Lastschrift - Leitfaden - Inhaltsverzeichnis Pos. Inhalt Seite 1. Pflicht zur Abschaltung der bisherigen nationalen Zahlverfahren 3 2. Pflicht zur Nutzung der SEPA-Lastschrift 3 3. Praktische Vorgehensweise anhand der Firma EDV GmbH 4 4. Wer wird zukünftig wie belastet? 4 5. Welche Schritte sind vor Einholen der Mandate nötig? 5 6. Wie erstellt der Zahlungsempfänger gültige Mandate? 7 7. Wann können die Beiträge eingezogen werden? 9 8. Unterschiede zwischen den Lastschriftverfahren auf einen Blick Anhang 14 Dieses Dokument wurde mit größter Sorgfalt erstellt und nach dem Stand der Technik auf Korrektheit überprüft. Für Schäden, die sich direkt oder indirekt aus dem Gebrauch des Dokuments ergeben sowie für beiläufige Schäden oder Folgeschäden ist der Herausgeber nicht verantwortlich. Für den Verlust oder die Beschädigung von Hardware oder Software oder Daten infolge direkter oder indirekter Fehler oder Zerstörungen sowie für Kosten, die im Zusammenhang mit dem Dokument stehen, sind alle Haftungsansprüche ausdrücklich ausgeschlossen. Inhalte der genannten Links obliegen deren Inhabern. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Seite 2 von 14

3 1. Pflicht zur Abschaltung der bisherigen nationalen Zahlverfahren Über die Verordnung (EU) Nr. 260/2012 des Europäischen Parlaments vom 14. März 2012 wurden eine Reihe von sowohl technischen wie auch organisatorischen Abläufen für den Zahlungsverkehr zwischen Kunde und Kreditinstitut verpflichtend festgelegt. Die Verordnung schreibt europaweit einheitlich geltende Zahlverfahren (SEPA 1 -Verfahren) gesetzlich vor. Dies führt zu einer zeitlich gestaffelten Abschaltung der bisherigen innerdeutschen Zahlverfahren. 2. Pflicht zur Nutzung der SEPA-Lastschrift Für die Einreicher von Lastschriftzahlungen (Zahlungsempfänger) bedeutet das konkret, dass ab dem weder Einzugsermächtigungen noch Abbuchungsaufträge in der bisherigen Form von der angenommen und durchgeführt werden dürfen. Auch eine Konvertierung Ihrer Lastschriftdateien ist uns leider nicht möglich, es fehlen in der nationalen Lastschriftdatei dazu nötige Informationen. Dieser Leitfaden für den Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen SEPA-Lastschrift gibt Ihnen Auskunft, welche Vorbereitungen Sie als Zahlungsempfänger treffen müssen und welche Unterstützung Ihnen Ihre Sparkasse dabei bietet, damit Sie auch nach dem Gelder per Lastschrift einziehen können. Leitfäden und weitere wichtige Dokumente zum Thema SEPA finden Sie im Anhang zum Herunterladen aus dem Internet. 1 SEPA = Single Euro Payment Area Seite 3 von 14

4 3. Praktische Vorgehensweise anhand der Firma EDV GmbH Da in vielen Publikationen das Thema Umstellung auf SEPA-Lastschrift abstrakt dargestellt wird, erklären wir hier die Umstellung anhand eines konkreten Praxisbeispiels. Die (fiktive) Firma EDV GmbH unterhält ein Geschäftsgirokonto bei der. Sie belastet ihren Kunden für ihre Dienstleistungen monatliche Wartungsgebühren. Die Beiträge sind jeweils zum 15. des Monats fällig. Es werden 300 Kunden per Einzugsermächtigungsverfahren belastet. 4. Wie wird zukünftig belastet? Einzugsermächtigungsverfahren und SEPA-Basis-Lastschrift Bei dem Einzugsermächtigungsverfahren holt die EDV GmbH (Zahlungsempfänger) von ihren Kunden (Zahlungspflichtige) schriftliche Einzugsermächtigungen ein. Damit erlaubt der Kunde der EDV GmbH, von seinem Konto Geld einzuziehen. Der Kunde der EDV GmbH hat das Recht, einen solchen Einzug ohne Angabe weiterer Gründe wegen Widerspruch binnen 8 Wochen ab Belastung zurückzugeben. Der Nachfolger der Einzugsermächtigung ist die SEPA-Basis-Lastschrift. Auch hier muss die EDV GmbH von ihrem Kunden eine Genehmigung schriftlich einholen. Diese Genehmigung wird Mandat genannt. Damit kann die EDV GmbH Konten von Verbrauchern (Privatpersonen) und Firmen (Unternehmen, Vereine, etc.) belasten. Der belastete Kunde hat ein Rückgaberecht von 8 Wochen ab Belastung. Kann die EDV GmbH kein gültiges Mandat für einen Einzug vorweisen, so kann der Kunde Zahlungen bis zu 13 Monate nach Belastung zurückgeben. Die 300 Kunden der EDV GmbH, die bisher im Einzugsermächtigungsverfahren belastet werden, müssen auf das SEPA- Basis-Lastschrift-Verfahren umgestellt werden. Seite 4 von 14

5 Damit nicht von allen 300 Kunden eine neue schriftliche Genehmigung eingeholt werden muss, gibt es ein vereinfachtes Verfahren, mit dem vorhandene Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Mandate umgewandelt werden können. 5. Welche Schritte sind vor Einholen der Mandate nötig? 5.1 Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz Bevor die Umwandlung von Einzugsermächtigungen oder das Neueinholen von Mandaten in Angriff genommen werden kann, braucht die EDV GmbH eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) und Mandatsreferenzen Die Gläubiger-Identifikationsnummer Bei jedem Lastschrift-Einzug muss die EDV GmbH eine Gläubiger-ID mitsenden. Diese erscheint bei dem Kunden zusätzlich zu den Verwendungszweckdaten im Kontoauszug. Die Gläubiger-ID dient der Identifizierung des Zahlungsempfängers. Die Gläubiger-ID beantragt die EDV GmbH kostenfrei über das Internet- Portal der Deutschen Bundesbank. Im Wesentlichen wird die Rechtsform angegeben, genaue Bezeichnung, Adresse, Ansprechpartner und Kommunikationsdaten. Per erhält die EDV GmbH dann Ihre Gläubiger-ID von der Deutschen Bundesbank zugeteilt. Die Firma EDV GmbH erhält eine Gläubiger-ID. Beantragung über Container auf der rechten Seite Die Gläubiger-ID hat folgenden Aufbau: Quelle: Deutsche Bundesbank Seite 5 von 14

6 Die drei mit ZZZ bezeichneten Stellen stehen der EDV GmbH zur freien Verfügung. Man kann sie auf z.b. ZZZ belassen oder eine eigene Nummer verwenden. Wenn die EDV GmbH z.b. zwei Abteilungen hat, die beide getrennt voneinander von dem gleichen Kunden einziehen, so kann die eine Abteilung den Wert 111 verwenden, die andere den Wert 222. So ist auch für die EDV GmbH bei gleichem Kunden schnell erkennbar, welche Abteilung eingezogen hat Die Mandatsreferenz Zu einem Mandat gehört neben der Gläubiger-ID auch die Mandatsreferenz. Während die Gläubiger-ID nur einmal für die Firma EDV GmbH beantragt wird und somit auf jedem Mandat gleich bleibt, erhält jeder einzelne Zahlungspflichtige, also jeder Kunde der EDV GmbH, seine eigene Mandatsreferenz. Die Referenz kann von der EDV GmbH frei vergeben werden. Mandate ohne Mandatsreferenz sind nicht zulässig. Auch die Mandatsreferenz sendet die EDV GmbH bei jedem Einzug mit. Gläubiger-ID und Mandatsreferenz erscheinen im Kontoauszug des Kunden. Wenn aufgrund eines Rückgabefalles, also z. B. bei einer Rückgabe nach mehr als 8 Wochen, ein Kreditinstitut ein Mandat sehen will, so erfragt sie dieses unter Angabe der Mandatsreferenz. Unter der Mandatsreferenz muss die EDV GmbH dieses Mandat finden können. Die Referenz kann z. B. die Kundennummer sein, unter der der Kunde in der Finanzbuchhaltung geführt wird Neue Vereinbarungen mit der Sparkasse Olpe-Drolshagen- Wenden Wenn die Gläubiger-ID bekannt ist, trifft die Firma EDV GmbH zunächst mit der eine neue Vereinbarung für die Bearbeitung der SEPA-Lastschriftaufträge. Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA- Basis-Lastschriften Die Gläubiger-ID wird dabei auf dieser Vereinbarung eingetragen. Seite 6 von 14

7 Die Formularnummer der Vereinbarung finden Sie im Anhang dieses Schreibens. Sie sind in jeder Geschäftsstelle der Sparkasse erhältlich Notwendige Schritte vor Einholen der Mandate Die EDV GmbH beantragt die Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank vergibt für jeden zu belastenden Kunden eine Mandatsreferenz schließt eine neue aktuelle Vereinbarung mit der Sparkasse als kontoführende Stelle ab. Verlieren Sie bitte keine Zeit; werden Sie jetzt tätig! 6. Wie erstellt der Zahlungsempfänger gültige Mandate? 6.1 Von der Einzugsermächtigung zum SEPA-Basis-Mandat Jeder der 300 Einzugsermächtigungs-Kunden, die zukünftig per SEPA- Basis-Lastschrift belastet werden sollen, muss schriftlich über den Wechsel informiert werden. Die EDV GmbH setzt dazu einen Serienbrief auf: Sehr geehrter <KUNDE> zukünftig wird die EDV GmbH Ihre Wartungsbeiträge über das SEPA- Basis-Lastschriftverfahren einziehen. Unsere Gläubiger-ID lautet: Ihre Mandatsreferenz lautet: DE (immer gleich) <KU12345> (für jeden Kunden anders) Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren. Mit freundlichen Grüßen Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Zu dem letzten Satz Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren lesen Sie bitte die Erläuterungen im folgenden Kapitel. Seite 7 von 14

8 Mit Absenden des Briefes wandeln sich die Einzugsermächtigungen der Kunden in SEPA-Basis-Mandate um. Es ist keine weitere Reaktion des Kunden nötig. Das Absendedatum des Briefes ist gleichzeitig das Startdatum des Mandates. Anstelle des obigen Briefes kann die Mitteilung in jeder schriftlichen Form erfolgen, auch mittels Verwendungszweck einer Inlandslastschrift oder überweisung. Hier ein Mustertext: Umwidmung Ihrer Einzugsermächtigung in ein SEPA-Basis- Lastschriftmandat. Künftige Einzüge nehmen wir im SEPA-Verfahren vor. Unsere Gläubiger-ID lautet Ihre Mandatsreferenz lautet Das Mandatsdatum ist [heute]. Es ist u. a. möglich, die IBAN Ihres Kunden zur Mandatsreferenz zu erklären. Dies hat den Vorteil, dass der Umwidmungstext allgemein formuliert werden ( Ihre Mandatsreferenz ist Ihre IBAN ) und kostengünstig als Massen-Mitteilung z. B. mittels 1-Cent-Überweisung erfolgen kann. Die von Ihrer Sparkasse angebotene Banking-Software Windata bietet die Vergabe der IBAN als Mandatsreferenz an. 6.2 Die Vorab-Information Vor dem erstmaligen Einzug werden wir Sie schriftlich informieren Das SEPA-Lastschrift-Verfahren verlangt grundsätzlich, dass der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen 14 Kalendertage vor dem ersten Einzug schriftlich über den bevorstehenden Einzug informiert. Da dies in der Praxis einigen Aufwand darstellen würde, gibt es eine Reihe von Anpassungen dieser Regel. Die schriftliche Information muss nicht über einen separaten Brief erfolgen, sondern kann auch als Textergänzung z.b. in einem Vertrag genannt werden. Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtiger können verkürzte Zeiträume für die Informationen vereinbaren. Zukünftige Belastungen können vorab genannt werden. Es werden der Rhythmus der Folgebelastungen und der Betrag angegeben. Zur Umstellung des Altbestandes, in unserem Beispiel mit der EDV GmbH, dürfte ein separater Brief vor dem ersten Einzug sinnvoll sein. Seite 8 von 14

9 Vorabinformation SEPA-Beitragseinzug Sehr geehrter <KUNDE> basierend auf dem mit uns vereinbarten Wartungsvertrag Nr. XX vom xx.xx.xxxx wird die EDV GmbH Ihre Wartungsbeiträge in Höhe von XXX Euro erstmalig zum xx.xx.2014 für Sie komfortabel per SEPA-Lastschrift einziehen. Mit freundlichen Grüßen Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. Zukünftig, z.b. beim Abschluss neuer Verträge oder schriftlicher Vertragsänderungen kann auch ein entsprechender Passus an den Vertragstext angehängt werden. Beispiel: Die Firma EDV GmbH wird dem <KUNDEN> erstmalig am und daraufhin an jedem 15. des Monats mit der Wartungsgebühr in Höhe von XXX Euro per SEPA-Basis-Verfahren belasten. 6.3 Erstellen gültiger Mandate Die EDV GmbH Beispiel, kein juristisch geprüfter Text. schreibt die 300 Einzugsermächtigungskunden an und teilt Gläubiger-ID und Mandatsreferenz mit schreibt alle Kunden 14 Tage vor dem ersten Einzug an und kündigt die erstmalige Belastung per SEPA-Lastschrift an. 7. Wann können die Beiträge eingezogen werden? 7.1 Mandatsverwaltung Aus dem nationalen Verfahren Einzugsermächtigung ist man gewohnt, nach Einholen der Vereinbarungen diese abzulegen und danach unabhängig davon seine Beitragseinzüge vorzunehmen. Seite 9 von 14

10 Bei den SEPA-Lastschrift-Verfahren ist das anders. Der Inhalt des Mandates wird bei jedem Einzug elektronisch mit übertragen, und die Werte innerhalb des Mandates sind sehr wichtig für einen korrekten Einzug. Die Mandate müssen mit verwaltet werden, so wie die Zahlungen auch Ablaufdatum SEPA-Mandate sind nicht unbegrenzt gültig. Wird ein Mandat 36 Monate lang nicht mehr angesprochen, also der Kunde 36 Monate lang nicht belastet, so verfällt es. Würde die EDV GmbH ihre 300 Einzugs-Kunden anschreiben und in das SEPA-Basis-Mandat wandeln, und danach 36 Monate lang nicht einziehen, müssten alle Mandate schriftlich neu eingeholt werden. Das Sendedatum des Schreibens ist der Beginn der Ablauffrist für das Mandat. Die EDV GmbH muss also genau beobachten, ob Mandate noch gültig sind Erst-, Folge-, Letzteinzug Sendet die EDV GmbH eine SEPA-Lastschrift zu ihren Kunden, so sendet sie jedes Mal auch mit, ob mit diesem Mandat zum ersten, wiederholten oder letzten Male eingezogen wird. Es ist wichtig, diese Werte korrekt bei der Erfassung der Lastschriften anzugeben, da es sonst zu Problemen bei der Ausführung der Belastungen kommen kann. 7.2 Fälligkeitsberechnung und Vorlagefristen Beim nationalen Einzugsverfahren galt immer das Prinzip der Fälligkeit bei Sicht. Das bedeutete bislang: Reicht die EDV GmbH eine Lastschriftdatei per heute ein, so verarbeitet die die Datei auch heute, holt die Gelder von den Banken der Kunden und schreibt sie der EDV GmbH gut. Je nach Netzverbindungen zu den einzelnen Banken erhält die EDV GmbH das Geld noch am gleichen oder am nächsten Geschäftstag. SEPA-Lastschriften müssen immer mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. An diesem Tag werden einheitlich die Zahlungspflichtigen belastet. Seite 10 von 14

11 Weiterhin müssen SEPA-Lastschriften einige Tage vor diesem Fälligkeitsdatum bereits von der EDV GmbH an die Sparkasse versendet werden. Der Hintergrund ist hier, dass ein Kunde schon vor der eigentlichen Belastung eine Zahlung ablehnen kann. Dies war bislang bei den nationalen Verfahren nicht möglich Der Ablauf einer SEPA-Lastschrifteinreichung 1. Die EDV GmbH sendet eine SEPA-Lastschriftdatei auf elektronischem Weg zur. 2. Die leitet am gleichen Tage die einzelnen Einzüge zu den Hausbanken der Zahlungspflichtigen weiter. 3. Bei den Hausbanken der Kunden bleiben diese Zahlungen einige Tage stehen 4. und werden dann am Fälligkeitstag belastet. Seite 11 von 14

12 7.2.2 Vereinfachte Fristenberechnung SEPA-Basis-Lastschriften sendet die EDV GmbH immer am 6. Bankarbeitstag vor dem gewünschten Belastungstag per Online- Banking an die. Zieht die EDV GmbH zum wiederholten Male von einem Kunden ein, kann der Auftrag auch am 3. Bankarbeitstag vor dem gewünschten Belastungstag per Online-Banking gesendet werden. Grundsätzlich prüft die immer anhand der Mandatsinformationen und dem Sendedatum den Fälligkeitstag und ändert diesen eventuell so ab, dass die geltenden Vorlagefristen für den Beitragseinzug eingehalten werden. Seite 12 von 14

13 SEPA-Lastschriften innerhalb Deutschlands können ab Mitte November 2013 mit einer einheitlichen Vorlauffrist eingereicht und übermittelt werden. Diese SEPA-Lastschriften erfordern eine Einreichung pauschal 2 Bankarbeitstage vor der gewünschten Fälligkeit, unabhängig davon ob Erst- oder Folgeeinreichung und sowohl für Basis wie für Firmenlastschriften. Voraussetzung bei der Basislastschrift ist die Übertragung mit der speziellen Auftragsart Express-Lastschrift (COR1). 8. Unterschiede zwischen den Lastschriftverfahren auf einen Blick Inlandslastschrift SEPA- Basislastschrift SEPA- Firmenlastschrift Gültigkeitsgebiet Deutschland SEPA-Raum Identifikation Gläubiger-ID Bankdaten Kto-Nr. und BLZ IBAN und BIC Verwendungszweck 14 Zeilen à 27 Zeichen 4 Zeilen à 35 Zeichen Vorlauffristen Vorabinformation 14 Tage 14 Tage Erstmalig Keine 6 Tage 2 Tage Festlegung (2 Tage bei COR1) Folgende/Letztmalige Keine 3 Tage 2 Tage Festlegung (2 Tage bei COR1) Widerspruch Widerspruch/Rückgabe 8 Wochen 8 Wochen Nicht möglich Unautorisierte Lastschrift 13 Monate 13 Monate Nicht möglich Seite 13 von 14

14 9. Anhang Weitere Informationen auf Allgemeine Informationen zu SEPA Umfassende Checkliste für Unternehmen Link zur Beantragung der Gläubiger-ID Umstellungsanleitungen für Windata und jede weitere Banking- Software Editierbares Muster-Lastschriftmandat IBAN-Rechner Ansprechpartner Für alle Fragen rund um die SEPA-Lastschrift steht Ihnen Ihre persönliche Kundenberaterin bzw. Ihr Kundenberater zur Verfügung. Electronic Banking Hotline der Telefon: +49(0)2761 / Telefax: +49(0)2761 / sepa@sparkasse-olpe.de Sehr geehrter Kunde, wir empfehlen Ihnen die Umstellung auf SEPA zeitnah vorzunehmen, um unnötige zeitliche Engpässe zum 1. Februar 2014 zu vermeiden. Ihre Seite 14 von 14