Authentifiziertes Versenden von Steuerdaten an die Finanzverwaltung

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1 Authentifiziertes Versenden von Steuerdaten an die Finanzverwaltung Bereich: DELFIN - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Voraussetzung 2 3. Rechtliche Information 3 4. Vorgehensweise Registrierung bei ElsterOnline Zertifikat in Agenda-Software hinterlegen Authentifizierte Übermittlung von Steuerdaten Details Elektronische Zertifikate Direktversand von Steuerdaten ohne Agenda DELFIN Mit und ohne Authentifizierung übermitteln Übernahme eines Mandanten von einem anderen Steuerberater Verlängerung des ELSTER-Zertifikats 17

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt die authentifizierte Übermittlung von Steuerdaten an die Finanzverwaltung. Dabei werden die Steuerdaten mit einem elektronischen Zertifikat signiert. 2. Voraussetzung Voraussetzung Für den authentifizierten Versand benötigen Sie ein ELSTER-Software-Zertifikat (ELSTERBasis). Sie erhalten das Zertifikat bei der Registrierung als Datenübermittler beim ElsterOnline-Portal. Bei ElsterOnline handelt es sich um das Dienstleistungsportal der Finanzverwaltung, über das jeder Steuerpflichtige ein kostenloses elektronisches Zertifikat (ELSTERBasis) erhalten kann. Das Zertifikat stellt eine elektronische Unterschrift dar. ELSTER ist die Abkürzung von ELektronischer STeuerErklärung). Die Internetadresse lautet:

3 Seite 3 3. Rechtliche Information Die gesetzlichen Voraussetzungen für die elektronische Übermittlung finden Sie in der Abgabenordnung ( 87a AO) sowie in der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung (StDÜV). Gemäß 6 Abs. 1 StDÜV ersetzt bei der Übermittlung von Steuerdaten die Authentifizierung des Datenübermittlers die persönliche Unterschrift auf Steuererklärungen. Bitte beachten Sie die Pflicht zur elektronischen authentifizierten Übermittlung für folgende Fälle: Steuerart Pflicht zur authentifizierten Übermittlung ab Einkommensteuererklärung für beschränkt Steuerpflichtige VZ1) 2013 Gesonderte und einheitliche Feststellung VZ1) 2011 Körperschaftsteuererklärung E-Bilanz (Jahresabschluss) VZ 2013 (erstmaliger authentifizierter Versand in 2014) E-Bilanz (Eröffnungsbilanz) (bei Unternehmensgründung in 2013) Kapitalertragsteuer-Anmeldung VZ1) 2010 Lohnsteuerbescheinigung VZ1) 2009 Umsatzsteuer-Voranmeldung Antrag auf Dauerfristverlängerung Anmeldung der Sondervorauszahlung für alle Anmeldezeiträume Lohnsteuer-Anmeldung Zusammenfassende Meldung 1) VZ Veranlagungszeitraum

4 Seite 4 Bitte beachten Sie die Pflicht zur elektronischen Übermittlung für folgende Fälle: Steuerart Pflicht zur elektronischen Übermittlung ab VZ/EZ/BZ1) Gewerbesteuer 2011 Einkommensteuer mit 2011 a) Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft Gewerbebetrieb Selbstständiger Arbeit b) der Anlage EÜR 34a Umsatzsteuererklärung 1) VZ/EZ/BZ: 2011 Veranlagungszeitraum/Erhebungszeitraum/Besteuerungszeitraum Einkommensteuererklärungen ohne die oben aufgeführten Anlagen müssen nicht elektronisch übermittelt werden. Sie können in gedruckter Form bei der Finanzverwaltung eingereicht werden. Beim elektronischen Versand kann gewählt werden, ob die Datenübermittlung authentifiziert oder nicht authentifiziert über ELSTER erfolgt. Bei Abgabe einer Steuererklärung muss der Steuerpflichtige nach dem Sendevorgang die komprimierte Steuererklärung ausdrucken, unterschreiben und beim Finanzamt einreichen. Dies entfällt bei authentifizierter Datenübermittlung. Agenda empfiehlt generell die Übermittlung mit dem authentifizierten Verfahren. Das Verfahren bietet folgende Vorteile: Alle oben genannten Anmeldungen und Erklärungen werden einheitlich übermittelt. Sie profitieren von einem Höchstmaß an Sicherheit bei der Datenübermittlung an die Finanzverwaltung.

5 Seite 5 4. Vorgehensweise Überblick 1. Registrierung bei ElsterOnline 2. Zertifikat in Agenda-Software hinterlegen 3. Authentifizierte Übermittlung von Steuerdaten 4.1. Registrierung bei ElsterOnline Das elektronische Zertifikat erhalten Sie über eine Registrierung bei ElsterOnline. Sie können wählen zwischen dem persönlichen Zertifikat Organisationszertifikat Zertifikat Agenda-Empfeh- Beschreibung lung Persönliches Zertifikat Nicht empfohlen Organisationszertifikat Empfohlen Das persönliche Zertifikat ist für jeden Steuerpflichtigen gedacht, der über eine private Steuernummer verfügt. Die Registrierung kann auch mit der persönlichen Steueridentifikationsnummer durchgeführt werden. Das Organisationszertifikat ist für alle Firmen, Gesellschaften, Vereine usw. gedacht, die über eine betriebliche Steuernummer verfügen. 1. Organisationszertifikat bei ElsterOnline beantragen 1. Browser starten und diese Internetadresse eingeben: 2. Links unter»öffentlicher Bereich«auf den Link <Registrierung> klicken.

6 Seite 6 3. Links Schaltfläche oder anklicken, um als elektronisches Zertifikat die kostenfreie Variante ELSTERBasis zu wählen. Achtung DELFIN unterstützt für den elektronischen Versand ausschließlich das Zertifikat ELSTERBasis! 4. anklicken.

7 Seite 7 5. Link anklicken: 6. Link anklicken: 7. Registrierung durchführen. Alle erforderlichen Angaben eingeben. Name des Benutzerkontos: Wurde bereits in der Vergangenheit eine Registrierung vorgenommen, müssen Sie bei der erneuten Registrierung einen neuen Namen verwenden. Die Angaben werden an die Finanzverwaltung übermittelt und überprüft. Sie erhalten eine mit einem Bestätigungslink. Bestätigungslink anklicken. Sie erhalten eine weitere mit einer Aktivierungs-ID. Die Aktivierungs-ID benötigen Sie für die spätere Freischaltung Ihres Benutzerkontos beim ElsterOnline-Portal. Nach Prüfung der Angaben schickt die Finanzverwaltung einen Aktivierungscode. 2. Benutzerkonto im ElsterOnline-Portal freischalten und Zertifikat speichern 1. Benutzerkonto mithilfe der Aktivierungs-ID und des Aktivierungscodes im ElsterOnline-Portal freischalten. Während der Freischaltung Ihres ELSTER-Benutzerkontos erhalten Sie das elektronische Zertifikat. 2. Zertifikat mit Vergabe einer PIN auf Ihrer Festplatte speichern. Die PIN kann übrigens jederzeit über das ElsterOnline-Portal geändert werden. Achtung Die PIN kann maximal 20 Stellen lang sein! Längere PINs werden von Agenda DELFIN beim Versand abgelehnt.

8 Seite 8 3. Speicherort des Zertifikats notieren, um es in der Agenda-Software hinterlegen zu können. Hinweis Als Speicherort am besten einen Ordner im Agenda-Installationsverzeichnis anlegen (z. B. Laufwerk:\Agenda\Delfin\Elster-Zertifikat\). Dann wird das Zertifikat bei Ihrer regelmäßigen externen Datensicherung automatisch mitgesichert! Standard-Speicherort des ELSTER-Zertifikats Der Standard-Speicherort des ELSTER-Zertifikats ist bei: Betriebssystem Speicherpfad Windows Vista Windows 7 C:\Users\Benutzername oder C:\Benutzer\Benutzername Windows 8 bzw. 8.1 Beispiel für Benutzername»Mueller«: C:\Benutzer\Mueller Der Dateiname des ELSTER-Zertifikats enthält i. d. R. folgenden Zusatz: _elster_2048 Die Dateiendung lautet: *.pfx Fragen bzgl. der Registrierung richten Sie direkt an das ElsterOnline-Portal. Dort finden Sie auch Häufige Fragen (FAQ). Die Agenda-Hotline kann hierzu leider keine Auskunft geben.

9 Seite Zertifikat in Agenda-Software hinterlegen Für die Übermittlung können als Absenderangaben entweder die Kanzlei- oder die Mandantendaten verwendet werden. 1. Kanzleidaten oder Mandantendaten als Absender festlegen 1. Anwendung DELFIN starten (z. B. über»arbeitsplatz Alle Anwendungen Datenaustausch mit der Finanzverwaltung«). 2.»Optionen Einstellungen DELFIN«wählen. 2. Wenn die Kanzleidaten als Absender verwendet werden sollen 1. ARBEITSPLATZ:»Bestand Kanzleidaten bearbeiten«öffnen. 2. Auf Register DELFIN klicken. 3. Haken bei den drei Optionen in der Gruppe»Authentifiziertes Versenden«setzen (wenn gewünscht). 4. Gegebenenfalls bei allen drei Optionen mit Klick auf das Zertifikat hinterlegen. Hinweis Wenn das authentifizierte Verfahren in unterschiedlichen Kanzleien genutzt werden soll, hinterlegen Sie auch dort das Software-Zertifikat (wie beschrieben).

10 Seite Wenn die Mandantendaten als Absender verwendet werden sollen 1. Mandanten öffnen: ARBEITSPLATZ: ten«.»mandant Neuanlage & Bearbeiten Adressdaten bearbei- 2. Auf Register»DELFIN«klicken. 3. Haken bei den drei Optionen in der Gruppe»Authentifiziertes Versenden«setzen (wenn gewünscht). 4. Gegebenenfalls bei allen drei Optionen mit Klick auf das Zertifikat hinterlegen (siehe Seite). Hinweis Wenn das authentifizierte Verfahren in unterschiedlichen Mandanten genutzt werden soll, hinterlegen Sie auch dort das Software-Zertifikat (wie beschrieben).

11 Seite Authentifizierte Übermittlung von Steuerdaten Für die authentifizierte Datenübermittlung müssen folgende Bedingungen erfüllt sein: Sie benötigen Sie ein elektronisches Zertifikat. Es muss festlegt sein, ob die Kanzleidaten oder die Mandantendaten als Absenderangabe verwenden werden sollen. Die Steuerdaten können entweder in den Fachanwendungen direkt oder über Agenda DELFIN versandt werden. Gehen Sie in Agenda DELFIN wie folgt vor: Daten authentifiziert übermitteln 1. Die Steuerdaten in den folgenden Fachanwendungen bereitstellen: Agenda FIBU, LOHN, ESt, USt, GewSt, GuE und KSt bereitstellen. Die genaue Vorgehensweise finden Sie in der jeweiligen Fachanwendung beschrieben. 2. Agenda DELFIN starten. Klick auf die Favoriten: Bereitgestellte Daten: <ESt/GewSt/GuE/KSt/USt/E-Bilanz> Bereitgestellte Daten:<LStA/UStVA/DV/KapStA/ZM> Bereitgestellte Daten: <LSt-Bescheinigung>. 3. Schaltfläche <Daten übertragen > anklicken, um die Steuerdaten zu übertragen. 4. PIN eingeben. Das ist bei jedem Übermittlungsvorgang notwendig. Hinweis Wenn die Kanzleidaten als Absenderangabe verwendet werden, werden alle Steuerdaten in einem Schritt mit der PIN verschickt. Werden die Mandantendaten als Absenderangabe verwendet, ist bei jedem Mandanten die PIN für das entsprechende Zertifikat einzugeben. 5. Die Übertragungsprotokolle werden automatisch nach dem Sendevorgang gedruckt. Hinweis In den gesendeten Daten (über»bearbeitung Gesendete Daten«) erkennen Sie an der Spalte»Zertifikat«, ob die Daten mit Zertifikat versandt wurden.

12 Seite Details Überblick 1. Elektronische Zertifikate 2. Direktversand von Steuerdaten ohne Agenda DELFIN 3. Mit und ohne Authentifizierung übermitteln 4. Übernahme eines Mandanten von einem anderen Steuerberater 5. Verlängerung des ELSTER-Zertifikats 5.1. Elektronische Zertifikate Über ElsterOnline können Sie drei unterschiedliche elektronische Zertifikate erhalten: Registrierungsart Erläuterung ELSTERBasis Bei dieser Registrierungsart wird das Zertifikat als verschlüsselte Datei auf einem Rechner gespeichert. Die Registrierungsart ist kostenlos. Nur dieses Zertifikat kann für den Versand von Daten in AGENDA DELFIN verwendet werden. ELSTERSpezial Bei dieser Registrierungsart befindet sich das Zertifikat auf einem kostenpflichtigen USB-Stick, der mit einem Schutzmechanismus ausgestattet ist. Das Zertifikat kann nicht für DELFIN verwendet werden. ELSTERPlus Bei dieser Registrierungsart befindet sich das Zertifikat auf einer Signaturkarte, die von der Finanzverwaltung unterstützt werden muss. Die Signaturkarte erwerben Sie von einem Anbieter, der die Karte mit einem eindeutigen Schutz versehen hat. Die Signaturkarte ist Voraussetzung für die elektronische Steuerkontenabfrage; kann aber nicht für die authentifizierte Datenübermittlung per AGENDA DELFIN verwendet werden.

13 Seite Direktversand von Steuerdaten ohne Agenda DELFIN Die Steuerdaten können entweder über Agenda DELFIN oder in den Fachanwendungen direkt versandt werden. Der Direktversand über die Fachanwendungen wird an Beispielen aus Agenda FIBU, USt, LOHN und KSt gezeigt: 1. In Agenda FIBU eine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt übermitteln 1. In Agenda FIBU»Transfer Bereitstellen USt-Voranmeldung«wählen. 2. <UStVA sofort senden> anklicken. 3. In Agenda DELFIN finden Sie die gesendeten Umsatzsteuer-Voranmeldungen in den gesendeten Daten (über»bearbeitung Gesendete Daten erfolgreich gesendet LStA/UStVA/DV/ KapStA«). Sie können dort jederzeit ein Übertragungsprotokoll ausdrucken. 2. In Agenda FIBU Jahresabschluss eine E-Bilanz direkt übermitteln 1. In Agenda FIBU len.»auswertungen Jahresabschluss Bilanz/GuV - Überschussrechnung«wäh- 2. Bilanz mit einem E-Bilanz-Schema berechnen lassen. 3. E-Bilanz-Assistent über»transfer Assistent E-Bilanz«starten.

14 Seite <E-Bilanz sofort versenden> anklicken. In Agenda DELFIN finden Sie die gesendete E-Bilanz in den gesendeten Daten (über»bearbeitung Gesendete Daten erfolgreich gesendet ESt/GewSt/GuE/KSt/USt/E-Bilanz«). Sie können dort jederzeit ein Übertragungsprotokoll und die Vorschau aus FIBU Jahresabschluss ausdrucken. 3. In Agenda USt eine Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt übermitteln 1. In Agenda USt auf klicken. 2. Option wählen:<ust-voranmeldung sofort an das Finanzamt senden>.

15 Seite 15 In Agenda DELFIN finden Sie die gesendeten Umsatzsteuer-Voranmeldungen in den gesendeten Daten (über»bearbeitung Gesendete Daten erfolgreich gesendet LStA/UStVA/DV/ KapStA«). Sie können dort jederzeit ein Übertragungsprotokoll ausdrucken. 4. In Agenda LOHN eine Lohnsteuerbescheinigung direkt übermitteln 1. In Agenda LOHN»Transfer Bereitstellen LSt-Bescheinigungen Austritte«oder Bereitstellen LSt-Bescheinigungen Vorjahr«wählen.»Transfer 2. Schaltfläche <LStB sofort versenden> anklicken. In Agenda DELFIN finden Sie die gesendeten Lohnsteuerbescheinigungen in den gesendeten Daten (über»bearbeitung Gesendete Daten erfolgreich gesendet Lohnsteuerbescheinigung«). Erst nach einer Rückübertragung ist die Lohnsteuerbescheinigung gültig und darf an den Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Die Rückübertragung der Lohnsteuerbescheinigung erfolgt in DELFIN über»bearbeitung Gesendete Daten erfolgreich gesendet Lohnsteuerbescheinigung«. Sie ist nach circa 5 bis 7 Tage möglich, wenn die Finanzverwaltung die Bescheinigung verarbeitet hat.

16 Seite In Agenda KSt eine Kapitalertragsteuer-Anmeldung direkt übermitteln Kapitalertragsteuer-Anmeldungen werden in der Fachanwendung Agenda KSt über einen Assistenten ausgeführt. Die Vorgehensweise finden Sie im Info Nr Kapitalertragsteuer-Anmeldung elektronisch übermitteln beschrieben Mit und ohne Authentifizierung übermitteln Grundsätzlich kann man für den gleichen Mandanten die Steuerdaten mit und ohne Authentifizierung übermitteln. Dies wird nicht empfohlen. Wenn das authentifizierte Verfahren bereits verwendet wurde, sollten Sie es auch weiterhin nutzen. Mischen Sie nicht die Übermittlung mit oder ohne Authentifizierung bei einer Art von Steuererklärungen. Anderenfalls erhalten Sie eine Rückfrage seitens der Finanzverwaltung. Hinweis Bei Mischung der Verfahren sortiert die Finanzverwaltung die Steuererklärungen aus. Sie werden am folgenden Tag gesondert geprüft. Dies führt bei Versand am gesetzlichen Übermittlungstermin zu einer Fristüberschreitung, was Verspätungszuschläge zur Folge haben kann. Sie können allerdings das authentifizierte Versenden bei Lohnsteuerbescheinigungen verwenden und dennoch z. B. Einkommensteuererklärungen des gleichen Mandanten ohne Authentifizierung versenden Übernahme eines Mandanten von einem anderen Steuerberater Wenn Sie einen Mandanten einer anderen Kanzlei übernehmen und der Mandant bereits an der authentifizierten Datenübermittlung teilgenommen hat, informieren Sie am besten die Finanzverwaltung. Dadurch werden Rückfragen wegen des abweichenden Zertifikats vermieden. Wenn nicht bekannt ist, ob der Mandant bereits authentifizierte Daten übermittelt hat, wenden Sie sich ebenfalls an die Finanzverwaltung. Damit werden Verzögerungen bei der Bearbeitung vermieden.

17 Seite Verlängerung des ELSTER-Zertifikats 1. Absenderangaben in DELFIN In DELFIN prüfen, welche Absenderangaben verwendet werden:»optionen Einstellungen DELFIN«. 2. Speicherpfad, wenn Absender = Kanzlei Verwenden Sie als Absenderdaten die Kanzleidaten. Gehen Sie wie folgt vor: Pfad zum ELSTER-Software-Zertifikat prüfen:»arbeitsplatz Bestand Kanzleidaten bearbeiten Register: DELFIN«. Pfad für die spätere Verlängerung des Zertifikats im ElsterOnline-Portal notieren. Beispiel für Speicherpfad: C:\Elster-Zertifikat\Simon & Partner GmbH_Elster_2048.pfx

18 Seite Speicherpfad, wenn Absender = Mandant Verwenden Sie als Absenderdaten die Mandantendaten. Gehen Sie wie folgt vor: Pfad zum ELSTER-Software-Zertifikat prüfen:»arbeitsplatz Mandant Neuanlage & Bearbeiten Adressdaten bearbeiten Register: DELFIN«. Pfad für die spätere Verlängerung des Zertifikats im ElsterOnline-Portal notieren. Beispiel für Speicherpfad: C:\Elster-Zertifikat\L & LGmbH_Elster_2048.pfx 4. ELSTER-Zertifikat im ElsterOnline-Portal verlängern 1. Browser starten und ElsterOnline-Portal aufrufen: 2. Mit Option <Zertifikatsdatei> einloggen:

19 Seite Im Register»Zertifikatsdatei«mit Klick auf <Durchsuchen> Pfad zum Software-Zertifikat hinterlegen (im Beispiel ist das: C:\Elster-Zertifikat\L & LGmbH_Elster_2048.pfx). PIN erfassen und Klick auf <Login>. 4. Das Software-Zertifikat wird verlängert. Software-Zertifikat unter dem gleichen Pfad und dem gleichen Namen speichern wie das ursprüngliche Zertifikat (im Beispiel ist das: C:\Elster-Zertifikat\L & LGmbH_Elster_2048.pfx). 5. Verlängertes ELSTER-Software-Zertifikat wie unter Seite beschrieben hinterlegen.