Einführung einer verpflichtenden und flächendeckenden Online-Anmeldung an der Universität Würzburg mit Beginn des Wintersemesters 2015/16

Transkript

1 Online-Prüfungsanmeldung (OPA) an der Universität Würzburg Einführung einer verpflichtenden und flächendeckenden Online-Anmeldung an der Universität Würzburg mit Beginn des Wintersemesters 2015/16

2 Prozessoptimierung Prüfungsverwaltung 1 Ergebnisdokumentation September 2011 von HIS Durch Online-Anmeldung zu Prüfungen wird der Studierende aufgefordert, die gewünschte Modulzuordnung anzugeben Führt zu deutlichen Entlastung in den Prozessen Leistungen können korrekt und zeitnah verbucht werden

3 Prozessoptimierung Prüfungsverwaltung 2 Projektbericht - HIS Juni 2013 Prüfungsanmeldung mit Voraussetzungs-Abfrage Ein aufwändiges nachgelagertes Verfahren der Überprüfung wird verzichtbar Beurteilung des Online-Prüfungsanmeldungsverfahren grundsätzlich positiv unkompliziert, Leistungsverbuchung stark vereinfacht Handlungsempfehlung bezüglich vereinfachte Prüfungsplanung und Prüfungsdurchführung Raumbedarfe adäquat abschätzbar Anzahl von Aufsichten erkennbar Organisation der Klausuren möglich

4 Rechtliche Grundlagen: ASPO/LASPO 2015 ( 20 Abs. 2 Sätze 4 u. 5) 4 Die Studierenden haben sich innerhalb des Anmeldezeitraums zu Prüfungen ausschließlich im zentralen elektronischen System der JMU anzumelden. 5 Für den Fall, dass Module in einem Studienfach oder in einer Studienfachkombination in mehreren Bereichen, Unterbereichen oder Schwerpunktbereichen zur Wahl stehen, legen die Studierenden im Rahmen der elektronischen Prüfungsanmeldung fest, welchem Bereich, Unterbereich oder Schwerpunktbereich das jeweilige Modul zugeordnet werden soll.

5 Empfehlungen der Universitätsleitung zur Umsetzung der ASPO/LASPO 2015 zu 20 Abs. 3 Satz 4 der ASPO vom (Belegen einer Lehrveranstaltung als Willenserklärung für die Teilnahme an der Prüfung) Hinsichtlich dieser Möglichkeit wird ausdrücklich auf Folgendes hingewiesen: Falls ein Studienfach von ihr Gebrauch machen möchte, muss die Fakultät sicherstellen, dass die Online- Prüfungsanmeldung auf jeden Fall durchgeführt wird. Diese kann beispielsweise auch durch den Prüfer erfolgen. Dabei muss ausgeschlossen werden, dass eine nachträgliche Verbuchung von Prüfungsleistungen gleichzeitig auch als Anmeldung gilt. Aufgrund des Risikos allein schon [wegen] des fehlenden Überblicks der Prüfenden über die konkreten Studienverhältnisse des jeweiligen Studierenden (z.b. Doppelstudium mit mehreren Buchungsmöglichkeiten) wird vom Gebrauch der Ausnahmeregelung des 20 Abs. 3 dringend abgeraten. Satz 4 im Wortlaut: 4 Soweit die Zuordnungen einer Lehrveranstaltung zu einem Modul sowie diejenigen dieses Moduls zum Bereich feststehen, können die FSB vorsehen, dass das Belegen der zugehörigen Lehrveranstaltungen (vgl. 12 Abs. 4) durch die Studierenden in Abweichung von Satz 3 als Willenserklärung für die Teilnahme an der Prüfung gewertet wird. Anmerkung: Infolge auftretender Falschzuordnungen der Prüfungen zu Modulen ist ein erheblicher Umbuchungsaufwand im Prüfungsamt erforderlich.

6 Vorteile der OPA Ist eine Prüfung nicht eindeutig einem Modul zugeordnet, da dieses für mehrere Module verwendet werden kann, muss der Studierende die gewünschte Modulzuordnung bei der Online-Anmeldung angeben. Eine verpflichtende Online-Prüfungsanmeldung generiert somit den Zwang, diese Zuordnungen, sofern sie nicht generell eindeutig geregelt werden, spätestens mit der Prüfungsanmeldung definitiv vorzunehmen ( Harte ) Voraussetzungen werden bei der Anmeldung durch das EDV-System mit geprüft; ein aufwändiges nachgelagertes Überprüfen von Zulassungsvoraussetzungen entfällt (weitgehend) Planbarkeit der Prüfungen Fristenüberprüfungen sind nur durch die OPA möglich (Bescheide) Nachteil (ohne OPA): falsche Modulzuordnungen mit nachträglichem zeitaufwändigen Umbuchen bei Eingabe durch den Prüfer (s. vorherige Folie)

7 Grenzen der OPA Für folgende Gruppen sind noch keine Festlegungen möglich Gaststudierende Frühstudierende Studierende auslaufender Abschlüsse ERASMUS-Studierende Studierende anderer Hochschulen etc.

8 Anmerkungen Der Studierende muss im betreffenden Abschluss und Studienfach im Semester der Anmeldung eingeschrieben sein Eine Anmeldung der Abschlussarbeiten erfolgt, wie bisher, nicht online, sondern mittels Formblatt im Prüfungsamt Gründe: Fristenkontrolle Überwachung der Zeiträume (rechtzeitige) Abgabe der Arbeit Fristverlängerungen Bewertung durch Gutachter Behandlung von Rechtsfolgen (Nichtbestehen wegen Fristüberschreitung)

9 Meldung der Prüfungsanmeldesätze - Bisheriges Verfahren (POS-GX) Variabilität durch individuelle Eingabemöglichkeit der Parameter durch das Prüfungsamt je Prüfung je Verbuchungszeitraum (Verlängerung problemlos möglich) Folge: über 800 verschiedene Prüfungsanmeldezeiträume mit teilweise nur geringen Abweichungen der Zeiträume Daher notwendig: einheitliche Zeitraumgruppen Anmerkung: Den Studierenden wird jeweils in den Online-Bescheinigungen angezeigt, falls das Ende der Notenverbuchung noch nicht erreicht ist Nachteil: die Bescheinigungen haben damit nur vorläufigen Charakter

10 HISinONE Definition von Zeitraumgruppen erforderlich Zeitraumgruppen werden den Prüfungen zugeordnet Zwingend: Verbindliche Festlegung von einheitlichen Zeitraumgruppen an der JMU notwendig Beginn: Sommersemester 2016

11 Nachträgliche Verbuchung in HISinOne Die Zeitraumgruppen können künftig nicht mehr beliebig geändert werden (z. B. für Notenänderungen oder nachbuchungen) Die Prüfung ist dann einer anderen Zeitraumgruppe zuzuordnen Die in der ASPO vorgeschriebenen Verbuchungsfristen sind ab sofort zwingend einzuhalten: Verbuchungszeitraum 6 Wochen (Gem. 19 Abs. 6) Ausnahme 8 Wochen (ausschließlich Philosophische Fakultät und Fakultät für Humanwissenschaften) (Anm.: Gem. 32 Abs. 2 ist das Ergebnis einer mündlichen Prüfung unmittelbar im Anschluss an die Prüfung bekannt zu geben)

12 Nachträgliche Verbuchung in HISinONE Weitere zu beachtende Punkte: Studierende werden nicht mehr nachträglich zu Prüfungen über die Sachbearbeiter angemeldet werden Ohne Anmeldung -> keine Prüfung -> keine verbuchte Leistung Rückmeldung der Studenten muss vorhanden sein Beginn: Sommersemester 2016

13 Verlängerung von Verbuchungszeiträumen Eine Verlängerung des Verbuchungszeitraums ist künftig grundsätzlich nicht mehr möglich Ausnahmen ohne Begründung werden künftig in der Datenbank abgefragt nach dem Ende des Verbuchungszeitraums dem bzw. der VP für Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung zur Qualitätssicherung weitergeleitet Mögliche Ausnahmen können sein - Krankheit eines Prüfers - Sonstige wichtige Gründe Notenänderungen bei Gegenvorstellung der Studierenden nach der Einsichtnahme oder vereinzelte Nachmeldungen bzw. Notenkorrekturen sind künftig an das Prüfungsamt per mit kurzer Begründung zu senden Beginn: Sommersemester 2016

14 Vorteile einer zeitnahen Verbuchung Eine rechtzeitige Überprüfung der Fristen ist möglich Die Studierenden können idealerweise noch in ein anderes Studienfach wechseln (bei endgültigem Nichtbestehen) Die endgültigen Gesamtnoten oder sonstige Noten stehen zeitnah fest (Masterbewerbung, Ranking, Stipendien, BAFöG; Lehramt: Zulassung Staatsexamen, Mitteilung der Noten an das ministerielle Prüfungsamt)

15 Präsentation Die Präsentation über die Anmelde- und Verbuchungsmöglichkeiten in spiegelt lediglich den aktuellen Stand wider. Informationen und Anfragen zu Schulungen richten Sie bitte an das (Prüfungsbereich):

16 Hinweis zu den Online- Prüfungsanmeldungen (OPA) - Merkblatt Pro Semester in denen die Prüfung durchgeführt wird, den entsprechenden Prüfungsdatensatz an den zuständigen Sachbearbeiter im Prüfungsamt melden. Hierbei folgende Punkte beachten: Vorlage Meldeliste für die Meldung der Prüfungsdaten erhältlich bei den Sachbearbeitern Nach Möglichkeit gesammelte Prüfungen abgeben Alle Informationen zu den Prüfungen eintragen Möglichst frühzeitige Meldung der Prüfungsdaten an die Sachbearbeiter Sind die Prüfer bereits als Prüfer in SB@Home eingetragen Neuen Prüfer/In melden Prüfer verbucht selbstständig Kennung vom Rechenzentrum beantragen Prüfer verbucht nicht selbstständig Prüfervertretung bestimmen Gesammelte Informationen aus a/b an den zuständigen Sachbearbeiter im Prüfungsamt weiterleiten Rückmeldung vom Prüfungsamt abwarten Neuer Prüfer kann in Prüfungsdatensätzen der Meldeliste eingetragen werden Prüfungsanmeldungen der Studierenden PDF-Datei der angemeldeten Prüfungen inkl. der Signatur für die Studierenden als Nachweis der angemeldeten Prüfung Planung der Prüfung anhand der Anmeldungen Mindestanzahl der Prüfunterlagen Mindestanzahl der benötigten Sitzplätze (Prüfplätze) Planen der Räume und Aufsichtspersonen Evtl. Sitzplanerstellung Verbuchung der erbrachten Leistungen (mind. NEA) Hier auch Mailadressen der Teilnehmer enthalten Korrektes Semester auswählen Zu verbuchende Prüfungsnummer öffnen Excel-Export der angemeldeten Studierenden Alle Anmeldungen benötigen zwingend eine Verbuchung Datei nicht umbenennen, nur Leistung eintragen Excel-Import der verbuchten Leistungen Nur bei geringer Anzahl direkte Verbuchung nutzen (Browserfenster SB@Home ist max. ½ Stunde offen) Notenansicht aktueller und bereits verbuchter Leistungen vergangener Prüfungen Hier auch Mailadressen der Teilnehmer enthalten SB@Home Hilfevideos vieler Funktionen auf der Startseite von SB@Home

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit