Sehr geehrte Damen und Herren

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1 Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

2 Sehr geehrte Damen und Herren das Schlagwort GoBD geistert nun schon seit einiger Zeit durch die Unternehmen. Die Meinungen über die Auswirkungen reichen von Gelassenheit bis hin zu Aktionismus und Aufschrei. Auslöser dafür war das Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) vom , in dem die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht wurden. Nachfolgend haben wir die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst und zeigen auf, wie büro + / ERP-complete Sie bei der Einhaltung der Anforderungen unterstützt. Beachten Sie bitte, dass büro + / ERP-complete Ihnen lediglich den Rahmen liefern kann. Für eine ordnungsgemäße Abwicklung und Archivierung, die Festlegung einer Prozessablaufdokumentation im Rahmen eines internen Kontrollsystems (IKS) und schlussendlich die Einhaltung der GoBD-Richtlinien ist jedes Unternehmen selbst verantwortlich. Für Fragen zur Umsetzung in büro + / ERP-complete stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Für vertiefende Fragen zu den GoBD setzen Sie sich bitte bei Bedarf mit Ihrem Steuerberater in Verbindung. Ihr microtech-team Seite 2 von 9

3 Inhalt 1 Ausgangssituation / allgemeine Anforderung Anforderungen, die durch die GoBD an das Unternehmen gestellt werden Zeitgerechte Erfassung von Geschäftsvorfällen Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten Mögliche Umsetzungen in büro + /ERP complete Archivierung von Ausgangsrechnungen und anderen Auswertungen (z.b. Kassenbuch) Erstellung von PDF-Dateien im Rahmen des Vorgangsdrucks Hinterlegung von Dokumenten und Anlagen Zugriffsschutz durch Berechtigungen Festschreibung von Geschäftsvorfällen (in der FiBu) Berücksichtigung von Proformabuchungen und manuellen Anpassungen in der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) und der Zusammenfassenden Meldung (ZM) Datenrücksicherungen Anhang Verwendete Begriffe und Abkürzungen... 9 Seite 3 von 9

4 1 Ausgangssituation / allgemeine Anforderung Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) veröffentlichte am in einem Schreiben die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). In den GoBD werden die Anforderungen der Finanzverwaltung an den ordnungsgemäßen Einsatz von IT im Rahmen der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen geregelt. Sie ersetzen die bisher geltenden Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Zudem erfolgte in einigen Bereichen eine Verschärfung. Die Regelungen gelten sowohl für die doppelte Buchführung als auch explizit für sonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten. Sie umfassen auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung bzw. Aufzeichnungen (z.b. Warenwirtschaft, Lohn- und Anlagenbuchhaltung, Zeiterfassung, etc.). Die Aufzeichnungspflichten, denen Einnahmen-Überschuss-Rechner unterliegen, sind ebenfalls eingeschlossen. Für die Einhaltung der GoBD ist der Steuerpflichtige selbst verantwortlich. Es wird empfohlen, als erstes die internen Betriebsabläufe zu analysieren und zu prüfen, ob Änderungen notwendig bzw. welche Änderungen sinnvoll sind. Bei weitergehenden Fragen zur betriebsinternen Umsetzung der Betriebsabläufe oder zum Verfahren, bzw. zur Verfahrensdokumentation konsultieren Sie bitte Ihren Steuerberater. 1.1 Anforderungen, die durch die GoBD an das Unternehmen gestellt werden Sie finden auf den nachfolgenden Seiten eine Zusammenfassung der wesentlichen Punkte, deren Einhaltung Sie in Ihrem Unternehmen prüfen sollten. Zudem sollten die innerbetrieblichen Vorgänge in einer Verfahrens-, bzw. Prozessdokumentation festgehalten werden. Der Deutsche Steuerberaterverband e.v. hat in diesem Zusammenhang eine Musterverfahrensdokumentation zur Belegabgabe auf seiner Homepage bereitgestellt: Zeitgerechte Erfassung von Geschäftsvorfällen Zwischen dem Vorgang und der buchmäßigen Erfassung muss ein zeitlicher Zusammenhang bestehen. Dabei ist eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen unbedenklich. Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich erfasst werden. Waren- und Seite 4 von 9

5 Kostenrechnungen, die nicht innerhalb von acht Tagen beglichen werden, müssen kontokorrentmäßig erfasst werden. Wird bei der Erstellung der Geschäftsvorfälle periodenweise und nicht laufend gebucht, muss durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt sein, dass eine geordnete Belegablage vorliegt. Bei einer Aufbewahrung in einem elektronischen Archivsystem sollte die Archivierung so früh wie möglich vorgenommen werden, um mögliche Verluste und Manipulationen zu vermeiden. Das Unternehmen muss gewährleisten, dass die Unterlagen vollständig erhalten sind. Hierfür muss ein klar geregelter Prozess vorliegen, in dem das Ordnungssystem und die Berechtigungen definiert sind. Dieser Prozess muss in einer Dokumentation erläutert werden Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Buchungen oder Aufzeichnungen dürfen nicht in der Art verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Eine zunächst vorläufige Erfassung in den Büchern ist weiterhin möglich. Ein Geschäftsvorfall gilt erst mit der Festschreibung, also dem endgültigen Verbuchen durch einen Buchungslauf als unveränderbar. Gemäß der GoBD sollte die Festschreibung spätestens bis zum Ablauf des Folgemonats erfolgen. Allerdings sollte die Abgabe der Umsatzsteuer- Voranmeldung als spätester Festschreibungstermin angesehen werden, da durch die Datenweitergabe besondere Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit gestellt werden. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten auf Dateisystemebene, beispielsweise in einem Ordnersystem auf der Festplatte, erfüllt die Voraussetzungen in der Regel nicht. Dazu müssten Vorkehrungen (bspw. Zugriffs- und Löschbeschränkungen auf Dateisystemebene) geschaffen werden, die eine Unveränderbarkeit der Daten und elektronischen Dokumente gewährleisten Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten Neben den Belegen müssen alle weiteren Unterlagen, aus denen sich Geschäftsvorfälle ergeben (z.b. steuerrelevante Stammdaten oder Verfahrensdokumentationen) bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden. Hierfür ist kein Ordnungssystem vorgeschrieben. Dokumente sind in der ursprünglichen Form aufzubewahren. Eine Aufbewahrung von digitalen oder digitalisierten Daten nur in gedruckter Form ist nicht zulässig. Die Aufbewahrung von Seite 5 von 9

6 digitalisierten Kopien von Belegen ist möglich, wenn das gescannte Dokument mit dem Original bildlich übereinstimmt. Eine , die lediglich für die Übermittlung für ein anderes aufbewahrungspflichtiges Dokument (beispielsweise eine Rechnung im Anhang) dient und keine weiteren aufbewahrungspflichtigen Informationen enthält, muss nicht aufbewahrt werden. Sofern Dokumente in änderbaren Formaten, wie z.b. Office-Dateien vorliegen, müssen weitere Maßnahmen getroffenen werden, um die Beweiskraft der Dokumente zu gewährleisten (z.b. Zugriffs- und Schreibschutzmaßnahmen oder regelmäßige Sicherungen). Diese Maßnahmen sind zu dokumentieren. Eine Umwandlung in ein unveränderliches Format (PDF o.ä.) mit ergänzender Aufbewahrung ist möglich, sofern sichergestellt ist, dass die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird. Neben der Aufbewahrung der Daten im Programm kann eine Ablage in einem gesonderten Archivsystem erfolgen. Hierbei ist zu beachten, dass eine uneingeschränkte maschinelle Auswertbarkeit möglich und die inhaltliche Identität zu den Daten im Programm gegeben ist. 2 Mögliche Umsetzungen in büro + /ERP complete 2.1 Archivierung von Ausgangsrechnungen und anderen Auswertungen (z.b. Kassenbuch) Um eine zusätzliche Speicherung der Ausgangsrechnungen im Programm vorzunehmen, kann das Programm so eingestellt werden, dass die Ausgangsrechnungen zusätzlich im Ausgabeverzeichnis gespeichert werden. Das Löschen der Archivdaten durch den Benutzer sollte über das Einschränken von Berechtigungen unterbunden werden. Beachten Sie: Beim Rechnungsausgangsjournal handelt es sich lediglich um eine Auflistung von Belegen. Der Beleg als solcher wird hier NICHT gespeichert und angezeigt. 2.2 Erstellung von PDF-Dateien im Rahmen des Vorgangsdrucks Bei der Archivierung der Ausgangsrechnungen außerhalb des Programms empfiehlt sich die Ausgabe einer Kopie im PDF-Format. Die Ablage kann dann im Rahmen des innerbetrieblichen Ablagesystems oder einer Dokumentenverwaltung erfolgen. Seite 6 von 9

7 2.3 Hinterlegung von Dokumenten und Anlagen In fast allen Bereichen von büro + / ERP-complete können zusätzlich Dokumente und Anlagen hinterlegt werden. In den Bereichen Buchhaltung und Auftrag können so beispielsweise die Eingangsrechnungen oder weitere Belege in Dateiform hinterlegt werden. Für die tägliche Arbeit können die Fenster mit Detailinformationen für die ANLAGEN oder DOKUMENTE eingeblendet werden. Die Dateien können dann per Drag&Drop in das Fenster gezogen werden. Beachten Sie bitte, dass digitalisierte Belege dem Original entsprechen und alle Angaben aus ihnen hervorgehen müssen. Weiterhin ist zu berücksichtigen, dass bestimmte, veränderbare Formate (z.b. Office) ohne weitere Maßnahmen (Konvertierung in das PDF- Format) nicht dem Anspruch der Ordnungsmäßigkeit genügen. Beachten Sie: Bei büro + / ERP-complete handelt es sich nicht um ein klassisches Dokumentenmanagementsystem. Allerdings haben Sie durch das Hinterlegen von Dokumenten die Möglichkeit, büro + / ERP-complete in Ihr internes Kontrollsystem entsprechend zu integrieren und die Abläufe sowie die Verwaltung Ihrer Dokumente und Ihre Dokumentationspflichten nachvollziehbar zu gestalten 2.4 Zugriffsschutz durch Berechtigungen Durch das Festlegen von Berechtigungen können zusätzliche Vorkehrungen für das Verwalten, insbesondere das Löschen von Vorgängen, Datensätzen, Informationen, Dokumenten oder Anlagen getroffen werden. Anpassungen an das Berechtigungssystem sollten dabei in einer Verfahrens- oder Prozessdokumentation festgehalten werden. 2.5 Festschreibung von Geschäftsvorfällen (in der FiBu) Die GoBD fordern eine Unveränderbarkeit der Daten. Um dies zu gewährleisten, muss eine Festschreibung der Geschäftsvorfälle erfolgen. Diese Festschreibung durch das Ausführen von Buchungsläufen muss spätestens vor der Übertragung von Daten an die Finanzverwaltung erfolgen. Vor dem Versand der Daten muss sichergestellt werden, dass eine Festschreibung der Buchungssätze durch einen Buchungslauf für die aktuelle Periode durchgeführt wurde. 2.6 Berücksichtigung von Proformabuchungen und manuellen Anpassungen in der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) und der Zusammenfassenden Meldung (ZM) Proformabuchungen dürfen in der UStVA und der ZM keine Berücksichtigung mehr finden. Das manuelle Ändern von Vorgabebeträgen in der Vorschau der zu überragenden Werte für die UStVA darf nicht mehr vorgenommen werden, weil dieser Änderung keine Buchung zugrunde liegt. Seite 7 von 9

8 2.7 Datenrücksicherungen Bei der Rücksicherung dürfen Daten, die beispielsweise bereits an das Finanzamt übermittelt wurden, auf keinen Fall überschrieben werden. Die übermittelten Daten müssen zu einem späteren Zeitpunkt (z.b. im Rahmen einer Betriebsprüfung) reproduzierbar sein. Datensicherungen sollten grundsätzlich mindestens täglich gemacht werden. Datenverluste durch Rücksicherungen können dadurch minimiert werden. Seite 8 von 9

9 3 Anhang 3.1 Verwendete Begriffe und Abkürzungen UStVA Umsatzsteuer-Voranmeldung ZM Zusammenfassende Meldung Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von GoBD Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme IKS Internes Kontrollsystem Seite 9 von 9