Beweiswerterhaltende Aufbewahrung von Dokumenten Anforderungen und Gestaltungsvorschläge

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1 Beweiswerterhaltende Aufbewahrung von Dokumenten Anforderungen und Gestaltungsvorschläge Dr. Stefanie Fischer-Dieskau 17. EDV-Gerichtstag Saarbrücken,

2 Herausforderungen der elektronischen Aktenführung Überwindung von Medienbrüchen Notwendigkeit des ersetzenden Scannen Beweisführung mit gescannten Dokumenten Zulässigkeit des ersetzenden Scannens Lösungsansätze zur Ausgestaltung des ersetzenden Scannens Aufbewahrung elektronischer Daten/Dokumente/Akten Abhängigkeit von Erstellung und Aufbewahrung Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Dokumente Lösungsansätze für eine beweissichere Aufbewahrung Stefanie Fischer-Dieskau 18. September 2008 Folie 2

3 Überwindung von Medienbrüchen Umgang mit Medienbrüche bleibt langfristiges Thema. Allgemeines Querschnittsproblem in Wirtschaft, Verwaltung und Justiz. Rechtliche Zulässigkeit zur Vernichtung der Papieroriginale wichtige Voraussetzung für umfassend elektronische Aktenführung. Altes neues Thema: Insbesondere im Bereich der Buchführung Standard. Branchenübergreifende Ausweitung wird angestrebt. Stefanie Fischer-Dieskau 18. September 2008 Folie 3

4 Rechtsfragen bei der Überwindung der Medienbrüche Stehen spezifische Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten dem ersetzenden Scannen entgegen? Zulässigkeit des ersetzenden Scannens Werden spezifische Anforderungen an den Scannprozess gestellt? Ausgestaltung des Scannens Welche Rechtsfolgen ergeben sich bei (zulässiger) Vernichtung des Originals? Beweisführung mit gescannten Dokumenten Stefanie Fischer-Dieskau 18. September 2008 Folie 4

5 Zulässigkeit des ersetzenden ( 1 ) Scannens Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten als Ausgangspunkt der Betrachtung. Ersetzendes Scannen von der Urkunde zum Augenscheinsobjekt Beweiswert der Urkunde ff ZPO Beweiswert des Scannprodukts Elektronische Dokumente ermöglichen nur Augenscheinsbeweis. Bestimmung des Beweiswerts nach dem Grundsatz der freien Beweiswürdigung. Wahrung der Interessen Dritter? Zulässigkeit erforderlich! Stefanie Fischer-Dieskau 18. September 2008 Folie 5

6 Zulässigkeit des ersetzenden ( 2 ) Scannens Anwendungsspezifische Zulässigkeitsregelungen ( AO Buchführungsunterlagen ( 257 Abs. 3 HGB, 147 Abs. 5 ( IV Sozialversicherungsrecht ( 110a Abs. 2 Satz 1 SGB ( ZPO 298, 298a Gerichtsakten ( 299a ZPO; eingeschränkt Im Übrigen: Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten Ausgangspunkt der Betrachtung Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten im Interesse Dritter Ermächtigungsgrundlage erforderlich. Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten ausschließlich im eigenen Interesse Risikoabwägung erforderlich. Stefanie Fischer-Dieskau 18. September 2008 Folie 6

7 Ausgestaltung des ersetzenden Scannens Status quo Grundsatz: Fachspezifische Anforderungen allgemeine Anforderungskataloge Grundsätze ordnungsgemäßer Aufbewahrung ( ( IV 110a SGB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Systematisierung der Anforderungen möglich Erfordernis der (bildlichen) und inhaltlichen Übereinstimmung Übereinstimmungsnachweis Schutz vor Veränderungen und Verlusten Speicherung auf dauerhaften Datenträgern Ausnahmsweise: Erfordernis einer qualif. Signatur Stefanie Fischer-Dieskau 18. September 2008 Folie 7

8 Rechtliche Lösungsansätze für das ersetzende Scannen Zulässigkeit Zulässigkeit ordnungsgemäßen ersetzenden Scannens durch Rechtsvorschrift soweit angesichts der Risiken vertretbar Ordnungsgemäßes ersetzendes Scannen - Ausgestaltung Festlegung von Grundsätzen und deren Umsetzung Vereinheitlichung der Anforderungen Ggf. Prüfung und Zertifizierung von Scannverfahren Festlegung von Prüfkriterien und Prüfprozessen Stefanie Fischer-Dieskau 18. September 2008 Folie 8

9 Rechtliche Lösungsansätze für das ersetzende Scannen - Beweisrecht Ausgangspunkt: Vernichtung des Papieroriginals erhöht das Beweisrisiko keine Möglichkeit der automatisierten Prüfung der Echtheit des Originals. Beweis der Echtheit des Originals durch Indizien erforderlich. Beweis der anforderungsgemäßen Übertragung Umsetzung geeigneter technisch-organisatorischer Maßnahmen und entsprechende Zertifizierung von Verfahren und Komponenten Beweis durch entsprechende Nachweise möglich Nach Digitalisierung Beweiswert des Scannprodukts nach 371a ZPO möglich Spezielle Beweisregel nicht notwendig und sachgerecht! Stefanie Fischer-Dieskau 18. September 2008 Folie 9

10 Medienbrüche überwunden und dann? Stefanie Fischer-Dieskau 18. September 2008 Folie 10

11 Aufbewahrung elektronischer Dokumente Zwecke der Aufbewahrung von Dokumenten Aufbewahrung im Interesse Dritter Aufbewahrung im eigenen Interesse Anforderungen an die Aufbewahrung Grundanforderungen Bereichsspezifische Anforderungen Abhängigkeit von Erstellung und Aufbewahrung von Dokumenten Grundsätzliche Anmerkungen zur Aufbewahrung Die Aufbewahrung kann den Wert nicht verbessern Die Aufbewahrung sollte den Wert nicht verschlechtern Notwendigkeit der vorausschauenden Dokumenterstellung Stefanie Fischer-Dieskau 18. September 2008 Folie 11

12 Ausgestaltung der Aufbewahrung Im Allgemeinen technikneutrale Ansatz des Rechts Bedeutung bestehender Konzepte, Standards, Normen Stefanie Fischer-Dieskau 18. September 2008 Folie 12

13 Ausgestaltung der Aufbewahrung Bestehende Sicherungsmittel Systembezogene Sicherungsmittel Datenträgerbezogene Sicherungsmittel Dokumentbezogene Sicherungsmittel Eignung der Sicherungsmittel zum Nachweis der Anforderungen Generelle Eignung Langfristige Eignung Stefanie Fischer-Dieskau 18. September 2008 Folie 13

14 Eignung der Sicherungsmittel zum Nachweis der Anforderungen Beachte: Werte sind reine Orientierungswerte, die lediglich Tendenzen aufzeigen. Stefanie Fischer-Dieskau 18. September 2008 Folie 14

15 Stabilität der Sicherungsmittel Technische Verfall bestehender Sicherungsmittel, z.b. Verlust der Eignung der Hard- und Software Verlust der Sicherheitseignung von Kryptoverfahren Konsequenzen Dauerhafte Beobachtungspflichten Erfordernis rechtzeitiger Auffangmaßnahmen Neusignierung nach 17 SigV Verifikationsdatenbeschaffung Migration und Transformation Stefanie Fischer-Dieskau 18. September 2008 Folie 15

16 Zusammenfassung aus beweisrechtlicher Sicht Aufbewahrung signierter Dokumente Signatur in der Regel als Beweismittel eingesetzt Möglichkeit des Verlusts des Beweiswerts Neusignierung gewährleistet Verkehrsfähigkeit und Beweissicherheit Aufbewahrung unsignierter Dokumente System- und datenträgerbezogene Sicherung Beweissicherheit von Sicherungsmittel und ihrer Dokumentation abhängig Verkehrsfähigkeit nicht gegeben Signierung am Archiveingang Sicherung der Integrität ab Archivierungszeitpunkt. Stefanie Fischer-Dieskau 18. September 2008 Folie 16

17 Fazit Konzeptionell ist bereits Vieles durchdacht, rechtlich besteht noch ein gewisser Handlungsbedarf und wie sieht es mit der praktischen Umsetzung aus? Stefanie Fischer-Dieskau 18. September 2008 Folie 17

18 Kontakt Bundesamt für Sicherheit in der ( BSI ) Informationstechnik Dr. Stefanie Fischer-Dieskau Godesberger Allee Bonn Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) stefanie.fischer-dieskau@bsi.bund.de Stefanie Fischer-Dieskau 18. September 2008 Folie 18