Schnelleinstieg in die SAP -Vertriebsprozesse (SD) Christine Kühberger

Transkript

1 Schnelleinstieg in die SAP -Vertriebsprozesse (SD) Christine Kühberger

2 INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis Vorwort 7 Danksagung 8 1 Einstieg SAP Grundlegendes Zum Umgang mit Meldungen Hilfe Customizing 20 2 Der Vertriebsprozess im Überblick 25 3 Schritt für Schritt ein einfacher Verkaufsprozess Vorbereitung Der erste Auftrag Lieferung Faktura 60 4 Auftrag Auftragsart Struktur eines Auftrags Kopfdaten im Auftrag Auftragspositionen Einteilungen Belegfluss und Anlegen mit Bezug Grundlegende Funktionen im Auftrag Lieferung Wie werden Auslieferungen angelegt? Auftragszusammenführung und Teillieferungen 128 3

3 INHALTSVERZEICHNIS 5.3 Daten in der Lieferung Folgeaktivitäten nach Anlage der Auslieferung Faktura Daten in der Faktura Ausgabe der Faktura Nachtrag: Vorverkaufsaktivitäten Reklamationsabwicklung und Storno Retoure Gut- und Lastschriften ohne Warenbewegung Storno Organisationseinheiten Mandant Buchungskreis Verkaufsorganisation, Vertriebsweg, Sparte und Vertriebsbereich Verkaufsbüro und Verkäufergruppe Werk, Lagerort und Versandstelle Zuordnung der Organisationseinheiten Stammdaten Kundenstamm Materialstamm Kunden-Material-Infosatz Auswertungen Kundenauftragsmonitor Transaktion»VA06« Liste Aufträge Transaktion»VA05« Auslieferungsmonitor Transaktion»VL06O« Liste Fakturen Transaktion»VF05N«253 4

4 INHALTSVERZEICHNIS 11.5 Bestandsübersicht Transaktion»MMBE« Lagerbestände zum Material Transaktion»MB52« Troubleshooting Troubleshooting Vorbereitung Vertriebsprozess Troubleshooting Auftrag Troubleshooting Versand Troubleshooting Faktura Ausblick 273 A Die Autorin 276 B Index 277 C Disclaimer 284 Weitere Bücher von Espresso Tutorials 285 5

5 3 Schritt für Schritt ein einfacher Verkaufsprozess Nun wollen wir gleich in medias res gehen und Schritt für Schritt einen einfachen Verkaufsvorgang im SAP-System abbilden: vom Auftrag über die Lieferung bis hin zur Rechnungsstellung an den Kunden. Zuvor bereiten wir die hierfür notwendigen Stammdaten vor (Kundenstamm und Materialstamm). Die in diesem Kapitel erstellten Daten und Belege dienen als Basis für die detaillierten Erklärungen in den Folgekapiteln. Wir beschränken uns zunächst auf die minimal benötigten Informationen (und das sind immer noch mehr als genug), um ein Gefühl für das System zu bekommen: was mindestens getan werden muss, um mit SAP einen Verkaufsprozess abzuwickeln. Nach diesem Kapitel greifen wir die einzelnen Schritte Auftrag Auslieferung Faktura nochmals vertiefend auf. Abbildung 3.1 zeigt Ihnen die einzelnen Arbeitsschritte. Abbildung 3.1: Übersicht Verkaufsprozess Das Diagramm wird uns in diesem Kapitel begleiten, sodass wir immer im Blick haben, wo im Verkaufsprozess wir uns gerade befinden. 29

6 SCHRITT FÜR SCHRITT EIN EINFACHER VERKAUFSPROZESS Da wir die Daten und Belege in den folgenden Kapiteln wieder aufgreifen, notieren Sie bitte die Belegnummern sowie die Kunden- und Materialnummer. Troubleshooting Jedes SAP-System ist individuell konfiguriert und enthält andere Daten. Somit ist es schwierig, Ihnen Daten vorzugeben, die Sie mit hundertprozentiger Sicherheit ohne Fehlermeldung zum Ziel führen. Zu jedem Arbeitsschritt, der hier ausgeführt wird, gibt es im späteren Verlauf dieses Buches ein ausführliches Kapitel mit Hintergrundwissen und auch ein dazugehöriges»troubleshooting-unterkapitel«(z. B. Abschnitt Troubleshooting zur Auftragserfassung). Wenn Sie einmal nicht weiterkommen sollten und niemanden fragen können, versuchen Sie bitte dort, eine Lösung zu erarbeiten. 3.1 Vorbereitung Um in SAP einen Verkaufsprozess erfolgreich abbilden zu können, müssen uns zuerst einige Daten zur Verfügung stehen (siehe Abbildung 3.2). Abbildung 3.2: Prozessdiagramm Stammdaten vorbereiten 30

7 SCHRITT FÜR SCHRITT EIN EINFACHER VERKAUFSPROZESS Wenn man etwas verkaufen will, muss man in irgendeiner Form angeben, was man an wen verkaufen möchte. Für das was bedeutet dies konkret, dass Sie eine sogenannte Materialnummer im Auftrag eintippen. Im SAP-Umfeld spricht man bei den Objekten, die verkauft, produziert, gelagert etc. werden, von Materialien. An wen verkauft wird, definieren Sie, indem Sie eine Kunden- bzw. Debitorennummer angeben. Die Begriffe Kunde und Debitor werden hier synonym verwendet. Um eine Kundennummer und eine Materialnummer eintippen zu können, müssen wir einen Kundenstamm und einen Materialstamm im System zur Verfügung haben diese gehören zu den sogenannten Stammdaten. Auf Stammdaten gehe ich in Kapitel 10 noch im Detail ein. Hier legen wir sie»nur«schritt für Schritt an. Lieber eigene Stammdaten anlegen und verwenden Um möglichst schnell unseren ersten Auftrag anzulegen, könnten wir (sofern vorhanden) einfach einen bestehenden Kunden bzw. ein bestehendes Material im System suchen und diese Daten für unseren Auftrag verwenden. Auch wenn es sich nur um ein Testoder Schulungssystem handelt, sollten wir das dennoch nicht ungefragt tun es könnte sein, dass sich andere Benutzer Testszenarien aufgebaut haben und gerade mit diesen Daten arbeiten. Um sicherzugehen, dass wir unsere Aufträge und Daten bearbeiten können, ohne dabei jemandem in die Quere zu kommen, werden wir also in den sauren Apfel beißen und unsere eigenen Stammdaten anlegen. Das ist als Einstieg in die Thematik etwas mühselig, aber wir werden das schaffen! Wenn Sie sich mit der Stammdatenpflege nicht näher beschäftigen möchten und sicher sind, dass Sie mit den Daten arbeiten dürfen, können Sie auch direkt den ersten Auftrag anlegen (vgl. Abschnitt 3.2). Wenn Sie in einem IDES-Schulungssystem arbeiten, sind dort immer schon einige Stammdaten vorhanden beispielsweise könnten Sie hier mit dem Kunden mit der Kundennummer 2000 und dem Material mit der Materialnummer P-100 arbeiten (diese sollten Sie im Bedarfsfall aber nur nach Rücksprache verändern oder all Ihre Änderungen anschließend wieder rückgängig machen). 31

8 SCHRITT FÜR SCHRITT EIN EINFACHER VERKAUFSPROZESS Unser Ziel ist es, einen Kundenauftrag anzulegen, in den wir eine Kunden- sowie eine Materialnummer eintragen und anschließend die Folgeverarbeitung (Lieferung und Faktura) durchführen. Abbildung 3.3 zeigt einen Auftrag in SAP: ein kleiner Vorgeschmack auf das, was wir am Ende erreichen wollen. Abbildung 3.3: Auftrag in SAP An wen wollen wir verkaufen? Anlage eines Kundenstamms Um einen Kunden anzulegen, führen wir die Transaktion XD01 aus (SAP-Menü: LOGISTIK VERTRIEB STAMMDATEN GESCHÄFTSPARTNER KUNDE ANLEGEN GESAMT). Geben Sie im Einstiegsbildschirm die Daten wie in Abbildung 3.4 ein. 32

9 SCHRITT FÜR SCHRITT EIN EINFACHER VERKAUFSPROZESS Abbildung 3.4: Einstieg Kundenstamm anlegen XD01 Die im Feld DEBITOR frei gewählte Nummer stellt die Kundennummer im SAP-System dar. Die anderen Einträge übernehmen Sie einfach gemäß den hier gemachten Vorgaben. Falls Sie dazu bereits zum jetzigen Zeitpunkt weiterführende Informationen wünschen, lesen Sie für das Feld KONTENGRUPPE in Abschnitt 10.1 nach. Bei den übrigen Einträgen handelt es sich um Organisationseinheiten, die im Kapitel 7 näher beschrieben sind. Wenn Sie nicht in einem IDES- System arbeiten, kann es sein, dass Sie hierfür andere Werte verwenden müssen bitte fragen Sie nach, welche Organisationseinheiten Sie nutzen können. Abbildung 3.5: Debitor anlegen allgemeine Daten 33