Datenübernahme und Datensicherheit

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1 Datenübernahme und Datensicherheit Gerade bei Investment- und Versicherungsmaklern werden viele sensible Daten versendet. Die herkömmlichen Versandwege per Post und bieten nur wenig Sicherheit. Die Verbindung von Ihrem PC zum AdWorks-Server ist dagegen schnell, sicher und verschlüsselt die Datenübertragung. Diese Technik kommt auch zum Einsatz, wenn Sie Ihre Kunden- und Vertragsdaten zur Datenübernahme durch financetec AG auf den AdWorks-Server übertragen. Gerade beim Umstieg auf eine neue Kundenverwaltung ist die Datenübernahme aufwendig. financetec AG bietet Ihnen den Service, Ihre Kunden- und Vertragsdaten automatisiert zu übernehmen. Dadurch haben Sie folgende Vorteile: Eine schnelle Übernahme bestehender Kundendaten Plausibilitätsprüfung der Daten erhöht die Datenqualität Verschlüsselte Datenübertragung zum AdWorks-Server financetec AG, Februar 2011 financetec.helpserve.com

2 Datenübernahme durch financetec AG Damit die Daten von financetec AG übernommen werden können, sind folgende Voraussetzungen nötig: Sie sind Lizenznehmer der Software AdWorks eines Kunden der financetec AG. Sie haben Zugangsdaten für AdWorks vorliegen. Die Zugangsdaten erhalten Sie vom zuständigen AdWorks Support. Sie haben die Vereinbarung zur Datenübernahme unterschrieben und an financetec AG gesendet. Tipp: Im Anhang finden Sie die Vereinbarung. Sie haben die Kundendaten zum Beispiel als Exceldatei AdWorks eingestellt. Kunden- und Vertragsdaten in AdWorks einstellen Sie haben die Datenübernahme mit financetec AG vereinbart. Als nächsten Schritt stellen Sie die Kunden- und Vertragsdaten in AdWorks ein. Die Daten können Sie entweder der Geschäftstelle oder sich selber zuordnen. Voraussetzung: Sie haben den Zugang zu AdWorks erhalten. Beispiel: Sie haben eine Exceldatei mit allen Kundendaten und möchten Sie sich selber zuordnen. 1 2 Melden Sie sich mit den speziellen Zugangsdaten bei AdWorks an. Klicken Sie rechts oben auf Ihren Namen. Das Mitarbeiterfenster wird angezeigt 3 4 Wählen Sie im linken Bereich Dokumente aus. Ihre Dokumentenliste wird angezeigt. Klicken Sie auf die Funktion Neues Dokument. Das Fenster zur Dateiauswahl wird angezeigt. financetec AG Februar

3 5 Wählen Sie das Dokument mit einem Doppelklick aus. Die Datei wird verschlüsselt und über eine sichere Verbindung in AdWorks hochgeladen und in der Dokumentenliste angezeigt. 6 Wiederholen Sie die Schritte 3. bis 5. für weitere Dateien mit Kunden- und Vertragsdaten. Wichtig: Nur wenn Sie die Datenübernahme mit financetec AG vereinbart haben, greift sie auf die Dateien zu und übernimmt die Kunden- und Vertragsdaten in AdWorks. Information zur Datensicherheit in der Kundenkommunikation mit AdWorks Bei der Kundenkommunikation werden häufig sensible Daten ausgetauscht. Das kann der Gesundheitscheck für eine Lebensversicherung oder auch ein Depotbericht sein. Werden solche Dokumente als -Anhang versendet, sind die Daten unverschlüsselt und können sogar maschinell ausgelesen werden. Kombinieren Sie AdWorks mit der Online-Depoteinsicht und dem Modul SecureSite von der Open Circle GmbH, damit übermitteln Sie Ihre Daten verschlüsselt und direkt aus AdWorks in die Postbox der Depoteinsicht Ihres Kunden. Powertipp: Auch Ihr Kunde sollte seine Daten über die Postbox an Sie übermitteln und so die sichere und verschlüsselte Datenübertragung nutzen. financetec AG Februar

4 Vereinbarung zur Datenübernahme Zwischen Firma: - Im Folgenden Auftraggeber genannt- und financetec AG, Hanauer Landstr. 291B, Frankfurt am Main wird eine Vereinbarung zur Datenübernahme getroffen. 1. Voraussetzung Der Auftraggeber ist Lizenznehmer der Software AdWorks über einen Kunden der financetec AG. 2. Datenlieferung Zur Übernahme der bestehenden Kunden- und Vertragsdaten des Auftraggebers ist die financetec AG beauftragt, Daten in das AdWorks System des financetec Kunden zu importieren. Die Daten werden vom Auftraggeber ausschließlich in elektronischer Form (vorzugsweise als Excel- oder csv Datei) nach Absprache direkt in die AdWorks Geschäftsstelle des Auftraggebers hochgeladen. Dazu wird dem Auftraggeber ein entsprechend gesicherter Zugang zu AdWorks seitens financetec zur Verfügung gestellt. Die Anmeldeinformationen werden dem Auftraggeber schriftlich mitgeteilt. 3. Analyse und Angebot Die vom Auftraggeber übergebenen Daten werden von financetec AG analysiert. Dabei findet eine Prüfung statt, ob die Daten in das System AdWorks übertragen werden können. Bei positivem Ergebnis wird der Aufwand zum Import der Daten geschätzt und dem Auftraggeber wird ein Angebot zur Übernahme der Daten erstellt. 4. Beauftragung Nach erfolgter Beauftragung durch den Auftraggeber werden die gelieferten Daten konsolidiert und in das AdWorks System des betreffenden Kunden importiert. Fehlerhafte und unvollständige Datensätze werden dem Auftraggeber zur Überprüfung zurück gemeldet. 5. Haftungsausschluss Die financetec AG übernimmt keinerlei Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Rechtssicherheit der überlassen und importierten Daten. Die financetec AG weist ausdrücklich darauf hin, dass die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Daten nach dem Import in AdWorks einer manuellen Überprüfung durch den Auftraggeber unterzogen werden müssen. Erst nach schriftlicher Freigabe durch den Auftraggeber ist eine Nutzung der Daten aus dem System AdWorks gestattet. financetec AG

5 6. Rechnungstellung Nach schriftlicher Erteilung der Freigabe durch den Auftraggeber erfolgt die Rechnungstellung laut Angebot. Aufwände zum Import der Daten, die zum Zeitpunkt der Angebotserstellung nicht absehbar waren und zusätzliche nachträglich beauftragte Aufwände, werden mit einem Stundensatz von Euro (netto) gesondert berechnet. 7. Datenschutz Die financetec AG erklärt ausdrücklich, dass die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Daten unter keinen Umständen an Dritte weitergegeben oder zu anderen Zwecken verwendet werden. Die geltenden gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz werden eingehalten. Die Vertragspartner bestätigen mit ihrer Unterschrift, eine schriftliche Ausfertigung dieser Vereinbarung erhalten zu haben. Frankfurt, den Ort, Datum financetec AG Auftraggeber Zusatzerklärung des Auftraggebers nach erfolgtem Datenimport: Der von uns beauftragte Import unserer Geschäftsdaten wurde von financetec AG durchgeführt. Wir wurden über fehlerhafte und unvollständige Datensätze schriftlich informiert. Es hat eine manuelle Überprüfung der importierten Daten in AdWorks durch uns stattgefunden. Für Inhalt und Qualität der Daten sind ausschließlich wir als Auftraggeber verantwortlich. Ort, Datum, Auftraggeber financetec AG