Lean Administration Grundlagen

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1 Lean Administration Grundlagen Lean Solutions Day 3. Dezember 2013 Inhalt 1. Wertschöpfung und Verschwendung 2. Merkmale schlanker Prozesse 2

2 Der Kunde definiert, was Wertschöpfung ist. Auch im Office gilt wie überall sonst: Wenn der Kunde bereit ist, für eine bestimmte Tätigkeit zu bezahlen, dann ist diese Tätigkeit wertschöpfend. 3 Der Kunde bezahlt nicht für Verschwendung. Hat eine Tätigkeit für den Kunden jedoch keinen Wert, dann ist er nicht bereit, dafür zu bezahlen. Damit sind solche Tätigkeiten Verschwendung. 4

3 Im Office gibt es viel demnach sehr viel Verschwendung. Genaugenommen sind fast alle Tätigkeiten in der Administration und im Office Verschwendung, denn der Kunde bezahlt für ein Produkt oder für eine Dienstleistung. Viele dieser Tätigkeiten sind jedoch notwendig für das Funktionieren des Unternehmens. Beispiele Rechnungen schreiben Monatsabschluss erstellen Materialbestellung Beispiele für Wertschöpfung im Office: Entwicklung Programmierung Verwechsle Wertschätzung und Wertschöpfung nicht. Auch nichtwertschöpfenden Mitarbeiter sind wertzuschätzen. 5 Die sieben Verschwendungsarten im Office. 1. Überproduktion 2. Bestände 3. Fehler, Nacharbeit 4. Verschwendung im Prozess (Over-Processing) 5. Transport 6. Bewegung 7. Wartezeit 6

4 Inhalt 1. Wertschöpfung und Verschwendung 2. Merkmale schlanker Prozesse 14 Vier Merkmale zeichnen schlanke Prozesse aus. 1. Störungsfreiheit 3. Takt 2. Fluss 4. Pull-Prinzip 15

5 Störungsfreiheit bildet die Grundlage schlanker Prozesse. Null-Fehler-Prinzip ("Akzeptiere keine Fehler, begehe selber keine Fehler, gebe keine Fehler weiter"). Adäquate Ordnung und Sauberkeit. Schnittstellen mit klar definiertem Input und Output zur Vermeidung von Rückfragen. Klar definierte Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen. Eindeutige Spezifikationen. Transparenz und Visualisierung. Störungsfreie Blockzeiten. Poka-Yoke wo immer möglich, z.b. Vermeidung von Falscheingaben. Systematische Ablagen (Papier und elektronisch). Systematische Wiedervorlage. Einsatz von Checklisten. Ausschalten der -Popups. Betrachte dazu den nachfolgenden Prozess immer als Kunden. 16 Fluss verkürzt die Durchlaufzeit. Nichts bleibt liegen. Sofortige Bearbeitung, sofortige Weitergabe. Verkettung von Prozessen. Prozessorganisation zur Reduktion von Schnittstellen. Automatisierung (EDV) von Standardabläufen Verkettung von Arbeitsplätzen (wer zusammenarbeitet sitzt auch nebeneinander) Abarbeitung nach FIFO-Prinzip. Keine Stapelbearbeitung. Keine Stapelweitergabe. One-Piece-Flow. Tägliche Shopfloor-Besprechung auch im Office zur raschen Information. Kein Multitasking. Flexibel einsetzbare Ressourcen, um personelle Engpässe zu vermeiden Jede Schnittstelle bremst den Fluss. 17

6 Schlanke Prozesse sind klug getaktet. Takt hat mehrere Aspekte 1. Kundentakt 2. Gleichmässige Arbeitsverteilung 3. Gleichmässige Auslastung über Zeit 4. Standardisierung Flexible Arbeitszeiten (Jahresarbeitszeit). Flexibel einsetzbare Ressourcen (Ressourcen dorthin, wo viel Arbeit ist). Bestelleingang nivellieren; langfristige Planung von Projekten. Gleiche Arbeit immer gleich erledigen; Vorgabezeiten auch für administrative Tätigkeiten; standardisierte Projektordner; standardisierte Visualisierungsboards; Standards auditieren. 18 Das Pull-Prinzip verhindert Überproduktion. Verbleibende Schnittstellen nach dem Pull-Prinzip ansteuern ("Ich brauche jetzt den nächsten Auftrag, das nächste Dokument, die nächste Information von Ihnen"). Min-Max Bestände für Aufträge und Dokumente festlegen. Falls Puffer voll, darf nichts mehr in diesen Arbeitsplatz hinein. limitiere Aufträge in Arbeit. (Kanban-Prinzip für Büromaterialversorgung.) Push-Prinzip: Arbeit wird gebracht. "Wo etwas fehlt, muss etwas hin." Pull-Prinzip: Arbeit wird geholt. 19

7 Der neue Schlankmacher mit viel Wirkung. Wertfabrik AG Birchstrasse 2 CH-8472 Seuzach Tel.: ; Fax: info@wertfabrik.ch; 20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit