Das führende -Archiv für JEDE Unternehmensgröße

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1 Das führende -Archiv für JEDE Unternehmensgröße Rechtskonforme -Archivierung im Rechenzentrum Jan Novak, pre Sales, System Engineer, ByteAction GmbH/Lovosoft GmbH Die Kommunikation ist einer der wenigen prüfbaren und nachvollziehbaren schriftlichen Kommunikationsmittel innerhalb Ihres Unternehmens. Wie in der Brief- oder Faxkommunikation werden auch geschäftlich und steuerrelevante s empfangen und versandt. Der Informations- und Datenfluss, der via geregelt werden muss, ist die erste und wichtigste Herausforderung für jeden Geschäftsführer und Unternehmer. Rechtssicher Datenschutzkonform (4-Augen) - Betriebsrat sicher

2 BytStorMail im Rechenzentrums -Betrieb Vorteile für Ihr Unternehmen Auf einfachstem Weg Profite generieren Kundenbindung an Ihr Unternehmen für bis zu 10 Jahren Auslastung Ihrer Infrastruktur Entlastung Ihres Exchange-Server Einfache Administration. Beste Cross-Selling Möglichkeiten Monatliche oder jährliche Abrechnung Mailkontengenau möglich Keine Umstellung der bisherigen Infrastruktur notwendig Branding auf Ihr Unternehmen auf Wunsch realisierbar Erweiterbar mit verschiedenen Anwendungen ( Workflow, DMS)

3 Vorteile für Sie und Ihre Kunden Geschäftsführung Minimierung des Haftungsrisikos für die Geschäftsleitung Beweisfähigkeit bei Rechtstreitigkeiten Einhaltung der rechtlichen Anforderungen der GDPdU und des Datenschutzes Fälschungssichere Archivierung durch Log-Prüfsumme -Schutz durch 4-Augen Prinzip Schnelles Wiederfinden von wichtigen s Schutz der vorhandenen Investitionen IT-Abteilung Entlastung des -Servers & gleichzeitiges -Backup Betrieb unabhängig von vorhandener Hardware, -Servern und Betriebssystemen Einfache -Backup Lösung Keine Client-Installationen notwendig Einfache Administration Postfachbegrenzungen abschaffen und Löschen vermeiden Keine Anwenderschulungen erforderlich Unternehmen Produktivität und Informations- verfügbarkeit steigern Keine verdeckten Zusatzkosten für Lizenzen oder Funktionen Schnelles Finden und Wiederherstellen spart Zeit und minimiert Kosten Kostenfreier Spam- und Virenfilter enthalten Auch bei Ausfall des Mailservers sind alle archivierten s weiterhin verfügbar Mit der -Archivierungslösung BytStorMail erfüllen wir alle gesetzlichen Anforderungen zur -Aufbewahrung und halten auch die strengen Vorgaben zum Datenschutz ein Dirk U. Krohberger, Prokurist & Leiter Geschäftsbereich Organisation beim Automobilclub von Deutschland (AvD)

4 Acht gute Gründe für die Archivierung Ausgangssituation Verhindern Sie das Löschen von geschäftsrelevanten s. Automatische Markierung geschäftsrelevanter s Alle s werden zentral erfasst bevor sie beim Benutzer landen! Erhöhen Sie Ihre Beweisfähigkeit bei Rechtsstreitigkeiten. Jede fälschungssicher wird mit Zeit, Datumsstempel und Prüfsumme versehen. Spam- & Virenfilter integriert sehr effektives System zur Spamabwehr kostenlos und lizenzfrei Sanktionen wegen Aufbewahrungsfristen / Vorschriften vermeiden. es können sämtliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden Fa/Steuerprüfer IDEA-Schnittstelle 4

5 Acht gute Gründe für die Archivierung Ausgangssituation Schutz vor Datenverslust aufgrund technischer Probleme. Selbst wenn es Server/Client Probleme gibt Ihr Archiv ist immer online von jedem Client aus Kosten sparen und Verwaltungsaufwände minimieren Keine Backups einspielen, kein umständliches Suchen einfache & intuitive Suche für alle Clients gleich Verlinkung der Anhänge spart Speicherplatz auf Mailserver Schutz vor Einsichtnahme auf fremde inhalte. Das 4 Augenprinzip gewährleistet den maximalen Datenschutz Platformunabhängig & SAAS fähig BytStorMail ist Plattform, Mailserver- und Clientunabhängig Software as a Service möglich 5

6 Technischer Aufbau von BytStorMail 6

7 Technischer Aufbau von BytStorMail 1a) Umfangreiche Nachrichtenerfassung: Nachrichten werden in Echtzeit über den BytStorMail Server an Ihren Mailserver geroutet und vor Zustellung mit Prüfsumme, verschlüsselt archiviert. 1b) Interne s: Die Nachrichten werden vom internen Journaling Postfach Ihres Servers abgerufen und archiviert. 2. Nachrichtensicherheit Immer aktiv, immer aktuell : Das Routing von Nachrichten über die BytStorMail eigene Nachrichtensicherheitsfunktion liefert Echtzeitschutz vor Bedrohungen, Virenerkennung, inhaltsbasiertes Filtern und richtlinienkonforme TLS-Verschlüsselung (auf Anfrage SaaS). 3. Sichere Archivierung: Nachrichten und ihre Anhänge werden in einer zentralen Datenbank gespeichert und katalogisiert (Geschäftsrelevanz, privat). 4. Webzugriff mit Inhalt: Autorisierte Einzelpersonen erhalten durch genehmigungsbasierten Zugriff auf Inhalte (4-Augen Prinzip), um s schnell und einfach suchen zu können, Log-Files zu prüfen (Datenschutz & Administration) oder im Falle einer Steuerprüfung im 4-Augen Prinzip geschäftsrelevanten Inhalt auszuleiten (IDEA). 5. Webzugriff ohne Inhalt: Administratoren, Prüfe oder Datenschützer (auch Geschäftsführer) haben keinen direkten Zugriff auf Inhalte. Auch nicht in einem Vorschaufenster! Somit bleiben Inhalte vor dem ungerechtfertigten Zugriff Dritter geschützt, was nicht nur dem Datenschutz Rechnung trägt. 7

8 BSM als Archiv-SAAS FAZIT Auch für Sie als Rechenzentrums Betreiber ist der Einsatz einer rechtskonformen Archivierung aus vertrieblichen und wirtschaftlichen Gründen sinnvoll. BytStorMail ist ein Archivierungssystem, mit dem alle Vorgaben gesetzlich, Steuerrechtlich und aus Datenschutzsicht eingehalten werden können. Mit BytStorMail werden alle Anwender auf den korrekten Umgang mit s sensibilisiert Wir unterstützen Sie auch während der Einführung der Lösung auch im Hinblick auf Datenschutz, Betriebsvereinbarungen, Audits etc. Sprechen Sie uns einfach an!

9 Auszug aus unseren Referenzen. Kontakt ByteAction GmbH Auf der Beune Münster Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) Webseite Hersteller & Produkt: BytStorMail wird seit vielen Jahren sowohl in kleinen Unternehmen als auch in weltbekannten Konzernen eingesetzt Die ByteAction Produkte werden von mehr als Anwendern weltweit eingesetzt Geringe Gesamtkosten durch geringe Systemanforderungen, günstige Preise und einfache Implementierung