Qualitätssicherungsvereinbarung. der. Mektec Europe Production GmbH

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1 Qualitätssicherungsvereinbarung der Mektec Europe Production GmbH Seite 1 / 8

2 Diese Qualitätssicherungsvereinbarung wird zwischen Mektec Europe Production GmbH (MEK-EP) und (Lieferant) vereinbart. Sie begründet sich in dem Verständnis beider Vertragspartner darauf, dass Qualität ein zentraler Wettbewerbsfaktor ist. Eine gleichbleibend hohe Produktqualität kann nur durch eine partnerschaftliche Zusammenarbeit erreicht werden. Diese Vereinbarung soll unseren Lieferanten, welche die Qualität unserer Produkte maßgeblich beeinflussen, helfen, die Anforderungen des gemeinsamen Marktes umzusetzen. Nur so kann die Zusammenarbeit während des Produktentstehungsprozesses und der Serienproduktion optimiert werden, um unsere Kunden stets mit hochwertiger und fehlerfreier Ware termingerecht und zuverlässig zu beliefern. Im Sinne des Wertschöpfungsgedankens sind wir hierzu auf Partner angewiesen, die an sich selbst die gleichen hohen Anforderungen stellen wie wir an uns. Inhalt I. Geltungsbereich... 3 II. Qualitätsmanagementsystem... 3 III. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess... 3 IV. Produktentstehungsprozess... 4 V. Anforderungen an die Serienlieferung... 5 VI. Wareneingangsprüfung, Kennzeichnung, Verpackung... 5 VII. Reklamationsmanagement... 6 VIII. Informations-, Nachweis- und Dokumentationspflichten des Lieferanten... 6 Seite 2 / 8

3 I. Geltungsbereich 1. Diese Vereinbarung gilt für sämtliche Produkte und Dienstleistungen, die der Lieferant während der Dauer dieser Vereinbarung an MEK-EP liefert bzw. leistet. Dabei ist es nicht entscheidend, ob diese Lieferungen auf Bestellungen, Lieferplänen oder anderen verbindlichen Methoden der Auftragsvergabe basieren. 2. Diese Vereinbarung kann von jedem Partner mit einer Frist von zwölf Monaten jeweils zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden. 3. Der Lieferant ist verpflichtet, gesetzliche Regelungen, insbesondere bzgl. Umwelt und Arbeitsschutz einzuhalten. Er bestätigt, dass alle für den Betrieb notwendigen Genehmigungen in aktueller und gültiger Form vorliegen. 4. Jeder Partner benennt dem anderen in schriftlicher Form einen Qualitätssicherungsbeauftragten, der die Durchführung dieser Vereinbarung zu koordinieren und damit zusammenhängende Entscheidungen zu treffen oder herbeizuführen hat. Ein Wechsel des Beauftragten ist unverzüglich schriftlich anzuzeigen. 5. Abweichungen zu dieser Vereinbarung müssen schriftlich über das entsprechende Formular Anlage zur QSV für Lieferanten der MEK-EP in seiner gültigen Form genehmigt werden. 6. Im Rahmen der Lieferantenentwicklung wird von MEK-EP regelmäßig eine Lieferantenbewertung durchgeführt. Das Ergebnis und die Einteilung in Leistungsklassen werden dem Lieferanten schriftlich mitgeteilt. Um die Leistung der gesamten Lieferkette zu verbessern, strebt MEK-EP in Zukunft eine Zusammenarbeit ausschließlich mit Lieferanten an, die als A-Lieferanten eingestuft sind. Erhält der Lieferant eine unzureichende Bewertung, wird er die entsprechenden leistungssteigernden Maßnahmen einleiten. MEK-EP behält sich vor, gegebenenfalls weitere Maßnahmen zu fordern und die Umsetzung der Maßnahmen zu prüfen. II. Qualitätsmanagementsystem 1. Das Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten ist mindestens nach DIN EN ISO 9001 in der gültigen Fassung zertifiziert. Der Lieferant wird die Produkte entsprechend den Regeln dieses Qualitätsmanagementsystems entwickeln, herstellen, prüfen und ausliefern. 2. Ziel ist es, daß Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten darüber hinaus nach ISO/TS in der gültigen Fassung zu entwickeln. Dazu erfolgt eine Absprache mit MEK-EP (Einkauf / SQM). 3. Bezieht der Lieferant für die Herstellung oder Qualitätssicherung der Produkte Produktions- oder Prüfmittel, Software, Dienstleistungen, Material oder sonstige Vorlieferungen von Vorlieferern, so wird er diese vertraglich in sein Qualitätsmanagementsystem einbeziehen oder selbst die Qualität der Vorlieferungen sichern. Dies schließt von MEK-EP vorgegebene Bezugsquellen / Lieferanten ein. III. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess 1. Der Lieferant verpflichtet sich zur eigenständigen Durchführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, um seine Prozesse und Verfahren weiterzuentwickeln und seine Leistungen und die Qualität seiner Leistungen beständig zu steigern. Über diesen Prozess ist MEK-EP auf Nachfrage ein Statusbericht vorzulegen. Aus diesem sollen geplante Maßnahmen, angestrebte Resultate, Zieltermine, verantwortliche Bereiche und Erfüllungsgrad abzulesen sein. 2. Der Lieferant verpflichtet sich zur Einhaltung einer Null Fehler Strategie. Null Fehler heißt, dass der Lieferant ein Qualitätssystem unterhält, welches MEK-EP vor jeglichen Fehlern schützt. Seite 3 / 8

4 3. Der Lieferant verpflichtet sich, regelmäßig seine Prozesse zu auditieren, die Ergebnisse zu dokumentieren und auf Verlangen von MEK-EP diese Auditergebnisse zur Verfügung zu stellen. 4. Des Weiteren verpflichtet sich der Lieferant, bei Abweichungen oder Auffälligkeiten innerhalb der einzelnen Prozesse selbständig und unaufgefordert Abstellmaßnahmen einzuleiten, zu verifizieren, zu dokumentieren und soweit gefordert, MEK-EP zur Überprüfung zugänglich zu machen. IV. Produktentstehungsprozess 1. Der Lieferant wird jeweils unverzüglich prüfen, ob eine von MEK-EP vorgelegte Anfrage oder die zugehörigen Bestellunterlagen (z.b. Zeichnungen, Lastenheften, Spezifikationen) offensichtlich fehlerhaft, unklar, unvollständig oder widersprüchlich sind. Erkennt der Lieferant, dass dies der Fall ist, wird er MEK- EP unverzüglich schriftlich verständigen. Der Lieferant ist verpflichtet, die mitgeltenden Dokumente in ihrer jeweils gültigen Form zu prüfen bzw. in die Prüfung einzubeziehen. Hierzu zählen zum Beispiel nationale und internationale Normen, sowie Spezifikationen und Richtlinien des Kunden. 2. Der Lieferant führt im Zuge der Angebotserstellung an MEK-EP eine Machbarkeitsstudie (Feasibility Commitment) durch. Hierfür berücksichtigt er seine aktuellen Produktionsfähigkeiten, Kapazitäten und alle für die Entwicklung, Planung und Produktion des Produktes relevanten Rahmenbedingungen. Die Machbarkeitsstudie ist MEK-EP mit dem Angebot zur Verfügung zu stellen. 3. Der Lieferant muss, wenn nichts anderes mit MEK-EP vereinbart ist, bei jeder Produkt- oder Prozessfreigabe entsprechend den Anforderungen des PPF-Prozesses (Produktionsprozess- und Produktfreigabe) nach VDA-Band 2 verfahren. Die anzuwendende Vorlagestufe wird mit Beauftragung zwischen Lieferant und MEK-EP vereinbart. Abweichende Anforderungen werden von MEK-EP im Einzelfall angezeigt und werden für den jeweiligen Fall zwischen beiden Parteien vereinbart. 4. Alle zwischen Lieferant und MEK-EP festgelegten PPF-Nachweise sind vollständig zusammen mit den Erstmustern an MEK-EP zu senden. Die Lieferung der PPF-Nachweise und im Besonderen der Erstmusterteile muss separat und deutlich als Erstmuster ausgewiesen erfolgen. Die Lieferung erfolgt zu Händen Supplier Quality Management. Die unten aufgeführte Verpackungskennzeichnung ist zu verwenden. Achtung: Erstmuster! 5. Der Lieferant weist für die je Produkt vereinbarten Wichtigen Merkmale eine vorläufige Prozessfähigkeit nach. Zur Ermittlung der Prozessfähigkeit sind mindestens 125 Teile/Nest, kontinuierlich über das gesamte Fertigungslos (bestehend aus mind. 300 hergestellten Teilen) verteilt zu entnehmen und zu prüfen (z.b. 25 Stichproben je 5 Teile). Alle weiteren Wichtigen Merkmale sind mit geeigneten Maßnahmen zu besetzen, welche die Produktqualität sicherstellen. Weitere Merkmale können jederzeit durch die Parteien vereinbart werden. 6. Für die vorläufige Prozessfähigkeit (Ppk) muss der Lieferant einen Wert von > 2,0 und für die Serienproduktion eine langfristige Prozessfähigkeit (Cpk) von > 1,67 nachweisen, sofern kein anderer Wert vereinbart wurde. 7. Vor einer Freigabe durch MEK-EP dürfen vom Lieferanten keine Serienteile an MEK-EP geliefert werden. Die Freigabe erfolgt durch Zusendung des beurteilten Erstmusterprüfberichts. Ausnahmen bedürfen einer schriftlichen Abweichgenehmigung. Seite 4 / 8

5 V. Anforderungen an die Serienlieferung 1. Die Produkte müssen der vereinbarten Beschreibung (z.b. Freigabe, Spezifikationen, Datenblättern, Zeichnungen) und/oder den vereinbarten Mustern entsprechen. Dem Lieferanten wird bei der Lieferung mangelhafter Produkte Gelegenheit zur Nachbesserung (Nacharbeit oder Nachlieferung) gegeben; die Wahl der Form der Nachbesserung steht MEK-EP zu. Darüber hinaus wird der Lieferant MEK-EP von gegebenenfalls erforderlicher Nacharbeit unverzüglich unterrichten. Derartige Maßnahmen sind nur mit vorheriger Zustimmung von MEK-EP zulässig. 2. Alle Lieferungen an MEK-EP sind mit einer Prüfbescheinigung nach DIN EN anzuliefern, welche je nach Produktanforderung zwischen Lieferant und MEK-EP im Einzelnen festgelegt wird. Die Prüfbescheinigung dokumentiert und bestätigt, dass die gelieferten Produkte den festgelegten Anforderungen entsprechen. Abweichend kann diese Prüfbescheinigung durch eine Langzeit-Konformitäts- Erklärung (COC Certificate of Conformity) nach Genehmigung durch MEK-EP ersetzt werden 3. Bei Lieferungen von Chemikalien ist eine Aufstellung der qualitätsrelevanten Bestandteile/Inhaltsstoffe zu erstellen und an MEK-EP zu übergeben. Ergänzend hierzu ist eine detaillierte Beschreibung der zugehörigen Prüftests zu liefern. Die qualitätsrelevanten Prüfparameter sind für jede Lieferung in einem chargenbezogenen Prüfzertifikat anzugeben, welches der Lieferung beizulegen ist. Es beinhaltet die vereinbarten und gemessenen Prüfwerte (Istwert und Sollbereich). Sollten mehrere Chemieprodukte eines Lieferanten miteinander wechselwirken, ist die Produktqualität der parallel eingesetzten Chemiechargen gegeneinander zu testen. Die entsprechenden Prüfparameter sind ebenfalls im Prüfzertifikat anzugeben. Details über die zu prüfenden Merkmale sind mit MEK-EP abzustimmen. 4. Statistische Prozessregelung: Der Lieferant verpflichtet sich, seinen Serienprozess unter statistischer Kontrolle zu halten. Dazu sind die gängigen Verfahren der statistischen Prozessregelung wie z.b. die Regelkartentechnik und Fähigkeitsuntersuchungen zu benutzen. Die Anwendung der statistischen Methoden soll gemäß VDA-Band 2 erfolgen. 5. Ziele für die Ausfallrate (ppm) der an MEK-EP gelieferten Produkte sind in der Anlage zur QSV definiert und vom Lieferant zu bestätigen. Als allgemeines Ziel gelten die in der Lieferantenbewertung der Mektec zugrunde gelegten Kriterien im Bewertungsbereich Qualität. 6. Für den Fall, dass MEK-EP dem Lieferanten Produkte für die Bearbeitung in seinem Hause beistellt, gelten folgende Vereinbarungen: Auf Basis einer losbezogenen Produktanlieferung durch MEK-EP an den Lieferanten verpflichtet sich der Lieferant seinerseits zu einer losbezogenen Produktrücklieferung. Bei signifikanten Ausschußraten ist MEK-EP auch in Einzelfällen unverzüglich zu informieren. Es findet gemäß Absprache mit dem Lieferanten mindestens 1x jährlich eine Inventur der beigestellten Teile statt. Eine ev. auftretende Inventurdifferenz zwischen Beständen beim Lieferanten und der seitens Mektec gelieferten Mengen wird in Rechnung gestellt. VI. Wareneingangsprüfung, Kennzeichnung, Verpackung 1. MEK-EP wird unverzüglich nach Eingang von Produkten prüfen, ob diese der bestellten Menge und dem bestellten Typ entsprechen und ob äußerlich erkennbare Transportschäden vorliegen. 2. Entdeckt MEK-EP bei den vorgenannten Prüfungen einen Schaden oder einen Fehler, wird sie diesen dem Lieferanten unverzüglich anzeigen. Entdeckt MEK-EP im ordnungsgemäßen Geschäftsablauf einen Schaden oder Fehler, wird sie dies ebenfalls unverzüglich anzeigen. MEK-EP obliegen gegenüber dem Lieferanten keine weitergehenden als die vorstehend genannten Prüfungen und Anzeigen. Der Lieferant verzichtet insoweit auf den Einwand der verspäteten Mängelrüge. Seite 5 / 8

6 3. Der Lieferant wird durch Kennzeichnung der Produkte oder, falls sie unmöglich oder unzweckmäßig ist, durch andere geeignete Maßnahmen dafür sorgen, dass er bei Auftreten eines Fehlers an Produkten unverzüglich feststellen kann, welche weiteren Produkte betroffen sein könnten. Der Lieferant wird über sein Kennzeichnungssystem oder seine sonstigen Maßnahmen MEK-EP so unterrichten, dass MEK-EP im nötigen Umfang eigene Feststellungen treffen kann. 4. Die Verpackung der Produkte ist in jedem Fall mit MEK-EP abzustimmen. Bei Lieferungen, für die technische Unterlagen (z.b. Freigabe, Spezifikation, Lastenheft, Zeichnungen, etc.) eine bestimmte Verpackung vorschreiben, sind die darin enthaltenen Angaben zu befolgen. 5. Die Verpackung muss vom Lieferanten grundsätzlich so gewählt werden, dass Qualität und Sauberkeit der Produkte gewährleistet sind. Beschädigungen, Verschmutzungen oder Veränderungen auf dem Transport oder während der Lagerung sind auszuschließen. Hierbei sind die jeweils gültigen Anlieferrichtlinien der MEK-EP zu beachten. 6. Jede Verpackungseinheit muss den Festlegungen der MEK-EP entsprechend gekennzeichnet werden. VII. Reklamationsmanagement 1. Werden Mängel der Lieferteile noch in den MEK-EP Betriebsstätten entdeckt, ist MEK-EP unbeschadet der sonstigen MEK-EP zustehenden Ansprüche berechtigt, dem Lieferanten pro fehlerhafter Lieferung einen Betrag in Höhe von 300,00 als pauschalierten Schadensersatz zu belasten. Treten Mängel der Lieferteile erst bei den Kunden von MEK-EP oder deren Kunden auf, ist MEK-EP unbeschadet der sonstigen MEK-EP zustehenden Ansprüche berechtigt, dem Lieferanten pro fehlerhafter Lieferung einen Betrag in Höhe von 1.500,00 als pauschalierten Schadensersatz zu belasten. Das Recht des Lieferanten zum Nachweis, dass ein Schaden oder eine Wertminderung überhaupt nicht entstanden oder wesentlich geringer sei, bleibt unberührt. Die Anwendung der 339 ff. BGB, insbesondere 341 Abs. 3 BGB, ist ausgeschlossen. 2. Der Lieferant ist verpflichtet, MEK-EP alle durch die Lieferung des fehlerhaft gelieferten Materials nachweislich entstehenden Kosten zu ersetzen (sowohl intern entstehende also auch MEK-EP durch seine Kunden in Rechnung gestellte Kosten). Hierzu zählen zum Beispiel Kosten für die Bearbeitung der Reklamation, für Prüfungen und den Rückruf oder Austausch von Produkten. Der Lieferant ist ebenfalls verpflichtet, MEK-EP die Kosten für Schlechtteile, Sortieraktionen, Bandstillstandszeiten und Feldausfälle zu ersetzen. Für die Berechnung ist nicht ausschlaggebend, ob die Kosten intern oder extern angefallen sind. 3. Der Lieferant wird jede Reklamation mittels eines 8D-Reports bearbeiten. Im Reklamationsfall wird der Lieferant eine erste Stellungnahme innerhalb der ersten 24 Stunden nach Anzeige durch MEK-EP abgeben. Der Lieferant verpflichtet sich Reklamationen innerhalb von 10 Arbeitstagen abzuschließen. 4. Bei Anlieferung selektierter Ware nach einer Reklamation ist diese gesondert zu kennzeichnen. Die Kennzeichnung ist mit MEK-EP abzustimmen und für eine abgestimmte Anzahl Lieferungen aufrechtzuerhalten. VIII. Informations-, Nachweis- und Dokumentationspflichten des Lieferanten 1. Vor geplanten Änderungen im Prozess oder am Produkt wird der Lieferant MEK-EP mindestens 12 Monate vorher benachrichtigen, so dass diese prüfen kann, ob sich die Änderungen nachteilig auswirken können. Alle relevanten Dokumente und Informationen im Zusammenhang mit der Prozessänderung sind dem Einkauf von MEK-EP gesammelt zur Verfügung zu stellen. Das jeweils aktuelle Formular ( K3_ZE_4_Vorlage PCN Template ) der MEK-EP ist zu verwenden. Kritische Änderungen sind z.b. Seite 6 / 8

7 Änderungen von Fertigungsverfahren, Materialien oder Zulieferteilen für die Produkte, Verlagerungen von Fertigungsstandorten, auch innerhalb eines Werks oder Gebäudes Änderungen von Verfahren oder Einrichtungen zur Prüfung der Produkte Wechsel eines Vorlieferanten, Wiederaufnahme der Produktion nach einer Pause von mehr als 12 Monaten Unabhängig davon gelten die Vorgaben gemäß VDA 2. Die angezeigte Änderung darf erst nach schriftlicher Zustimmung durch MEK-EP durchgeführt werden. Erste Lieferungen nach durchgeführter Änderung bedürfen der schriftlichen Freigabe durch MEK-EP. Art und Umfang des Freigabeprozesses entsprechen IV.3 dieser Vereinbarung. 2. Ab dem Änderungszeitpunkt hat der Lieferant ausschließlich Teile entsprechend der aktuell gültigen Freigabe zu liefern. 3. Nach Änderungen sind die ersten Lieferungen auf Lieferschein, Gebinden und gegebenenfalls Teilen gesondert zu kennzeichnen. Einzelheiten sind jeweils zwischen dem Lieferanten und MEK-EP schriftlich zu vereinbaren. 4. Stellt der Lieferant eine Zunahme der Abweichungen der Ist-Beschaffenheit von der Soll-Beschaffenheit der Produkte fest (Qualitätseinbrüche), wird er MEK-EP hierüber und über geplante Abhilfemaßnahmen unverzüglich benachrichtigen. Hierbei ist es egal, ob die Qualitätseinbrüche bei funktional relevanten Merkmalen oder irrelevanten Prozessmerkmalen oder sonstigen Indikatoren auftreten. 5. Der Lieferant führt zur Absicherung seiner Qualität eine jährliche Requalifikation seiner Produkte durch. Er wird MEK-EP auf Anfrage Einsicht in die Ergebnisse gewähren. 6. Der Lieferant hat für seinen gesamten Produktionsprozess und etwaige andere Prozesse einen Notfallplan aufzustellen. Dieser ist der MEK-EP bei Abschluss der QSV und anschließend bei Änderungen oder auf Nachfrage vorzulegen. 7. Der Lieferant wird es MEK-EP oder von ihr beauftragten Dritten in angemessenen Zeitabständen, sowie beim Auftreten von Qualitätsproblemen unverzüglich ermöglichen, sich von der Durchführung sämtlicher Qualitätssicherungsmaßnahmen zu überzeugen. 8. Der Lieferant wird MEK-EP nach vorheriger Vereinbarung eines Termins Zutritt zu seinen Betriebsstätten gewähren. Während eines solchen Audits ist der Lieferant verpflichtet, einen fachlich qualifizierten Mitarbeiter zur Unterstützung zur Verfügung zu stellen. Einblicke in geheimhaltungsbedürftige Fertigungsverfahren und sonstige Betriebsgeheimnisse können verweigert werden, sofern diese nicht im Zusammenhang mit aufgetretenen Qualitätsproblemen stehen. Bei diesen Audits ist es MEK-EP nach Absprache gestattet, eigene Kunden einzuladen bzw. das Audit durch diese durchführen zu lassen. MEK- EP kann die durchzuführenden Audits nach Ankündigung auch in Kooperation mit anderen Firmen im Sinne eines Joint Audits durchführen. 9. Der Lieferant wird auf ein entsprechendes Verlangen MEK-EP die Durchführung von Audits bei seinen Vorlieferanten ermöglichen. Gründe für die Durchführung eines solchen Audits sind zum Beispiel die Freigabe neuer Lieferanten, Produkt- und/oder Prozessänderungen und Qualitätsprobleme 10. Der Lieferant wird über die Durchführung seiner Qualitätssicherungsmaßnahmen, insbesondere über Messwerte und Prüfergebnisse Aufzeichnungen führen und diese Aufzeichnungen sowie etwaige Muster der Produkte übersichtlich geordnet mindestens 15 Jahre verwahren. Er wird MEK-EP im nötigen Umfang Einsicht gewähren und Kopien der Aufzeichnungen sowie etwaige Muster aushändigen. Sollte es sich bei dem gelieferten Produkt um ein sicherheitsrelevantes oder aus anderen Gründen kritisches Bauteil handeln, sind die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Abweichungen von dieser Regelung werden durch MEK-EP im Einzelfall angezeigt. 11. Der Lieferant muss sicherstellen, dass zu jedem an MEK-EP gelieferten Produkt ein aussagefähiger Lebenslauf geführt wird. Dieser enthält Angaben über Werkzeugwartung, -änderung, -nutzung und - korrektur, Prozessoptimierungen, Index-Änderungen, neue Werkstoffe und sämtliche anderen Seite 7 / 8

8 Veränderungen. Der Lebenslauf muss auf Anfrage und bei Bemusterungen zur Verfügung gestellt werden. Der Lebenslauf soll nach Ende der Belieferung noch für mindestens 15 Jahre bereitgehalten werden. (MEK-EP) Ort, Datum Unterschrift (Lieferant) Ort, Datum Unterschrift Seite 8 / 8