Bedienungsanleitung C300 Sprachinfoserver der PH Freiburg

Transkript

1 Inhaltsverzeichnis : 1. Einstellungen: PIN-Nummer ändern Seite 2 2. Begrüßungstext aufnehmen: Seite 3 3. Aktivieren der Rufumleitung zur Sprachbox Seite 5 4. Sprachnachrichten abhören Seite Sprachnachrichten abhören (von eigener Nebenstelle): Seite Sprachnachrichten aus der Ferne abhören (z.b. vom Handy aus): Seite 6 5. Gesamtübersicht: Hauptmenü / Allgemeine Infos Seite 6 Version 1.1 vom / EDV Verwaltung / bei Fragen Mail an: c300@vw.ph-freiburg.de Seite 1

2 1. Einstellungen: Pin Nummer ändern 1.Schritt: Nummer des Sprachinfoservers Ihre eigene Nebenstellennummer anwählen Guten Tag. Sie haben den Sprachinfoservice erreicht. Bitte geben Sie Ihre Pin ein und beenden Sie Raute 2.Schritt: Achtung: Beim der Einrichtung der Mailbox ist keine PIN vergeben worden, drücken Sie bitte nur die Raute Taste um ins Hauptmenü zu gelangen. Sie sollten eine Pin einrichten, da sonst jeder Ihre Mailbox abfragen kann. Ändern der Pin: Sprung ins Untermenü Schritte: konfigurieren Sie Ihre PIN Ihr Aktueller Pin lautet XXXXX. Mit der geben Sie Ihren neuen Pin ein. Bitte geben Sie Ihre neue Pin nach dem Signalton ein und beenden Sie Rautetaste Ihr neuer Pin lautet XXXXX. Mit der speichern Sie Ihren neuen Pin. Mit der verwerfen Sie die neue Pin. Verlassen des Sprachinfoservers - Hörer auflegen Version 1.1 vom / EDV Verwaltung / bei Fragen Mail an: c300@vw.ph-freiburg.de Seite 2

3 2. Begrüßungstext aufnehmen: Bedienungsanleitung Solange Sie keine persönliche Ansage aufgenommen haben, wird eine Standardansage verwendet: Guten Tag. Sie haben den Sprachinfoservice erreicht. Der gewünschte Teilnehmer (Nebenstelle) ist zurzeit nicht erreichbar Anwählen des Systems von der eigenen Nebenstelle: Nummer des Sprachinfoservers Ihre eigene Nebenstellennummer anwählen Guten Tag. Sie haben den Sprachinfoserver erreicht. Bitte geben Sie Ihren Pin ein und beenden Sie Raute (Wenn Sie die Pin noch nicht eingerichtet haben drücken Sie nur die Rautetaste ) Beschreibung der unterschiedlichen Ansagen: 1. Namensansage a. Wird nur bei externen Anrufen abgespielt und nur wenn 2 (individuelle Benutzeransage) nicht aktiv ist i. Es wird eine Standardnachricht angesagt Guten Tag. Sie haben den Sprachinfoserver erreicht. Der gewünschte Teilnehmer Ihre Namensansage ist zurzeit nicht erreichbar: Bitte hinterlassen. b. Bei dieser Ansage sprechen Sie nur Ihren Namen auf. Das System bindet Ihren Namen in die Standardansage unter Punkt 1.b.i ein 2. Individuelle Benutzeransage a. Wird nur bei externen Anrufen abgespielt b. Diese Ansage ersetzt die Standardansage und wird komplett abgespielt c. Es gibt keinen automatischen Zusatz wie z.b. bei der Namensansage d. Sie können insgesamt 10 individuelle Ansagen hinterlegen und je nach Bedarf aktivieren 3. Interne Benutzeransage a. Wird nur bei internen Anrufen abgespielt b. Diese Ansage ersetzt die Standardansage und wird komplett abgespielt c. Danach erfolgt die Weiterschaltung auf den Sprachinfoserver 4. Infoansage a. Kann für interne & externe Anrufe geschaltet werden b. Reine Ansage ohne Aufzeichnungsmöglichkeit Version 1.1 vom / EDV Verwaltung / bei Fragen Mail an: c300@vw.ph-freiburg.de Seite 3

4 Menü für Konfiguration von Ansagen (Aufsprechen von Ansagen) konfigurieren Sie Ihre Namensansage (nur für Extern und nur wenn nicht aktiviert ist) konfigurieren Sie Ihre individuelle Benutzeransage (nur für Externanrufe / Ansage 0-9) mit dem konfigurieren Sie Ihre interne Benutzeransage (nur für Internanrufe) konfigurieren Sie Ihre Infoansage (Intern/Extern möglich reine Infoansage ohne Aufsprechmöglichkeit) gelangen Sie zurück in das Hauptmenü Beispiel für Menüauswahl für die individuelle Benutzeransagen konfigurieren Sie Ihre individuelle Benutzeransage gelangen Sie in den Ordner Verwalten der Ansagen (bis zu 10 Ansagetexte für Externanrufe können auf den Zifferntasten 0-9 hinterlegt werden) mit dem gelangen Sie zurück zum aktuellen Menü (vorherigem Menü) Menüauswahl für Verwalten der Benutzeransagen (Aufsprechen und Speichern) Es wurde keine Ansage aufgenommen. Bitte drücken Sie die gewünschte Zifferntaste (z.b. 0). Ansage aufnehmen und mit abschließen. Die aufgenommene Ansage wird abgespielt wird die neue Ansage gespeichert wird die neue Ansage verworfen Nach dem Speichern wird die neue Ansage abgespielt, weitere Ansage, s.o. beschrieben aufnehmen Mit der gelangen Sie zurück zum aktuellen Menü (vorherigem Menü d.h Menüauswahl ) Menüauswahl zum aktivieren der individuellen Benutzeransage Die aktuelle Ansage wird abgespielt hören Sie die zur Verfügung stehenden Ansagen an aktivieren Sie die gewünschte Ansage entsprechenden Kennziffer (z.b. 0) hören Sie Ihre aktivierte Ansage nochmals an deaktivieren Sie die aktuelle Ansage gelangen Sie zurück zum Hauptmenü Menüauswahl um die ausgewählte Ansage zu aktivieren Geben Sie die entsprechende Kennziffer (z.b.0) ein, um die Ansage zu aktivieren. Ansage ist nun aktiviert! Version 1.1 vom / EDV Verwaltung / bei Fragen Mail an: c300@vw.ph-freiburg.de Seite 4

5 3. Aktivieren der Rufumleitung zur Sprachbox Programmieren Sie die Rufumleitung zu dem Ziel Ihre eigene Nebenstelle Die Programmierung der Rufumleitung entnehmen Sie bitte der Bedienungsanleitung Ihres Telefonapparates Je nach Apparatetyp wird die Rufumleitung unterschiedlich eingeleitet. Nach Aktivierung der Mailbox hört der Anrufer Ihren persönlichen Begrüßungstext und hat die Möglichkeit eine Nachricht zu hinterlassen. Achtung! Bei Aktivierung der Infoansage ist keine Nachrichtenaufzeichnung möglich. Zudem ist je nach Aktivierung, intern und/oder extern, kein anderer Ansagetext wirksam. 4. Sprachnachrichten abhören 4.1 Sprachnachrichten abhören (von eigener Nebenstelle): Anwählen des Systems von der eigenen Nebenstelle: Nummer des Sprachinfoservers + Ihre eigene Nebenstellennummer anwählen Guten Tag. Sie haben den Sprachinfoserver erreicht. Bitte geben Sie Ihre Pin ein und beenden Sie Rautetaste. - Geben Sie Ihre Pin ein - und bestätigen Sie mit dem Doppelkreuz (Wenn Sie den Pin noch nicht eingerichtet haben drücken Sie nur die Rautetaste) Ansage: Sie haben X neue Sprach-Nachrichten Menüauswahl um die neuen Nachrichten anzuhören Die erste Nachricht wird abgespielt. Im Anschluss an diese Nachricht erhalten Sie Datum, Uhrzeit und Absender der Nachricht löschen Sie die aktuelle Nachricht hören Sie die nächste Nachricht ab wiederholen Sie die aktuelle Nachricht hören Sie die vorherige Nachricht ab mit dem gelangen Sie zurück in das Hauptmenü Verlassen des Sprachinfoservers - Hörer auflegen Version 1.1 vom / EDV Verwaltung / bei Fragen Mail an: c300@vw.ph-freiburg.de Seite 5

6 4.2 Sprachnachrichten aus der Ferne abhören (z.b. vom Handy aus): Der Sprachspeicher kann jederzeit von außerhalb direkt angewählt werden. Dazu benötigen Sie einen Apparat mit MFV (Mehrfrequenz-Wahlverfahren) oder einen Handsender für MFV-Töne (Fernabfrage z.b. vom Anrufbeantworter). Anwählen des Systems von aus der Ferne: Firmennummer anwählen Nummer des Sprachinfoservers anwählen - eigene Nebenstelle eingeben - Beispiel: Sie Hören Ihre eigene Begrüßung - unterbrechen Sie Ihre Begrüßung Taste Guten Tag. Sie haben den Sprachinfoserver erreicht. Bitte geben Sie Ihre Pin ein und beenden Sie mit Rautetaste - Geben Sie Ihre Pin ein - und bestätigen Sie Rautetaste 5. Gesamtüberblick: Hauptmenü Hauptmenü: Version 1.1 vom / EDV Verwaltung / bei Fragen Mail an: c300@vw.ph-freiburg.de Seite 6

7 hören Sie Ihre neuen Nachrichten ab hören Sie Ihre alten Nachrichten an konfigurieren Sie Ihre Ansage konfigurieren Sie Ihre Pin-Nummer löschen Sie alle Nachrichten mit dem wiederholen Sie den Nachrichtenzähler verlassen Sie den Sprachinfoserver Version 1.1 vom / EDV Verwaltung / bei Fragen Mail an: c300@vw.ph-freiburg.de Seite 7