ALFA Alle Fristen im Arbeitnehmerschutz
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- Christa Haupt
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1 ALFA Alle Fristen im Arbeitnehmerschutz ALFA DEMO Informationen und erste Schritte zu ALFA DEMO Ein Produkt der WKO Oberösterreich Sonderversion des Produkts KEC-LexTool Version 3.1 & KANZIAN ENGINEERING & CONSULTING GmbH / 2012 WKO Oberösterreich
2 Das Programm ALFA 2.0 unterstützt Sie dabei, für Ihren Betrieb relevante regelmäßige Überprüfungen, Unterweisungen, Schulungen oder ärztliche Untersuchungen herauszufinden und die Termine dafür systematisch zu verwalten. Sie können mit Hilfe von ALFA 2.0 zum Beispiel feststellen ob und in welchen Intervallen bestimmte Geräte oder Anlagen zu überprüfen sind, klären wer zu einer Überprüfung berechtigt ist, verantwortliche Personen für die Einhaltung bestimmter Verpflichtungen erfassen, Terminlisten für Überprüfungen und andere regelmäßige Pflichten erstellen und die Einhaltung der Pflichten auf einfache Weise verfolgen und dokumentieren. Mit der kostenlosen Demoversion von ALFA 2.0 können Sie die Funktionen und Möglichkeiten des Programms vorab kennenlernen. Gegenüber der Vollversion bestehen nur folgende Einschränkungen: die Nutzung ist auf maximal 60 Tage eingeschränkt (Vollversion unbeschränkt) die Demoversion behandelt nur 3 Verordnungen (AAV, AStV und VGÜ), die Vollversion 29 Gesetze und Verordnungen der Versand von Erinnerungsmails an verantwortlichen Personen ist nicht möglich Installation von ALFA 2.0 DEMO und erster Programmstart 1. Stellen Sie sicher, dass der PC mit dem Internet verbunden ist. Beim Klicken auf den Link zum Herunterladen der Demoversion ( öffnet sich ein Dialogfenster ähnlich der folgenden Abbildung zum Öffnen oder Speichern der gezippten Datei. Es empfiehlt sich, den Zipp-Ordner zu speichern, beispielsweise auf dem Desktop des PCs. Je nach Qualität der Internetverbindung kann das Herunterladen einige Zeit dauern (Dateigröße ca. 12,3 MB) 2. Öffnen Sie den Zipp-Ordner mit der Bezeichnung Alfa2Setup an dem Ort, wo sie ihn gespeichert haben. Der Ordner enthält die Datei Alfa2Setup.exe. Entpacken Sie die Datei und speichern Sie sie zb auf dem Desktop ab. Starten Sie die Datei Alfa2Setup.exe als Administrator. Es öffnet sich das Dialogfenster des InstallShield Wizard. Folgen Sie den jeweiligen Anweisungen zur Installation der ALFA 2.0 DEMO.
3 Klicken Sie zuletzt auf Fertigstellen. 3. Sie können ALFA 2.0 DEMO jetzt über das Symbol WKO Oberösterreich ALFA DEMO am Desktop oder über den Eintrag im Startmenü starten. 4. Beim erstmaligen Start der Software werden Sie unmittelbar zu einem Bildschirm weitergeleitet, wo Sie unter vordefinierten Musteranlagen auswählen können. Diesen Anlagen wurden bereits zugehörige Pflichten zugeordnet. Bei wiederkehrenden Prüfterminen sind auch schon
4 Konsequenzen vordefiniert, bei denen nur noch das Datum der letzten Prüfung und die Verantwortlichkeiten eingetragen werden müssen. Die Demoversion enthält nur die Musteranlagen zu den drei behandelten Verordnungen (AAV, AStV, VGÜ) Die Auswahl der gewünschten Anlage(n) wird mit einem Klick auf die Kästchen (ein Haken erscheint) vor der Anlagenbeschreibung vorgenommen. Man kann auch alle Anlagen aktivieren bzw. deaktivieren. Mit Klick auf das linke Kästchen unter der Liste der Musteranlagen werden alle Anlagen aktiviert, mit Klick auf das rechte alle deaktiviert. 5. Nach der Auswahl der Anlagen müssen diese in die Datenbank übernommen werden (Klick auf Auswahl übernehmen ). Nach dem Schließen dieses Fensters und dem neuerlichen Start von ALFA 2.0 DEMO können Sie bereits auf die ausgewählten Musteranlagen und die zugeordneten Gesetze, Pflichten und Konsequenzen (Termine) zugreifen. Sollten sie später Änderungen an ihrer Auswahl der Musteranlagen vornehmen wollen, können Sie das jederzeit im Menü Verwaltung, Menüpunkt Musteranlagen verwalten tun. 6. Nach erfolgreicher Installation von ALFA 2.0 DEMO können Sie den Zip-Ordner Alfa2Setup und die Datei Alfa2Setup.exe löschen. Sie werden für die weitere Verwendung der Demoversion nicht mehr benötigt.
5 Struktur von ALFA 2.0 Gesetz: Pflicht: Anlage: Konsequenz: Herkunftsort von Pflichten, also Rechtsvorschriften wie Gesetze, Verordnungen usw. Relevante Gesetze können über den Reiter Gesetze in Listenform betrachtet (Unterreiter Liste ) bzw. über den Unterreiter Details bearbeitet werden. Aus einer Rechtsvorschrift stammende Forderung. Aus jeder Vorschrift können mehrere Pflichten hervorgehen. Relevante Bestimmungen aus den Rechtsvorschriften können über den Reiter Pflichten in Listenform betrachtet (Unterreiter Liste ) bzw. über den Unterreiter Details bearbeitet werden (Zuordnung von Verantwortlichen, Informationen zur internen Umsetzung der Verpflichtung). Feste Anlagen (Maschinen, Gebäude, Infrastruktur,...) oder Betriebsmittel (Hebezeuge, Transportmittel,...) im Unternehmen. Vorhandene Anlagen können über den Reiter Anlagen in Listenform betrachtet (Unterreiter Liste ) bzw. über den Unterreiter Details bearbeitet werden (Zuordnung von Verantwortlichen, Erfassung von Detailinformationen zu den Anlagen, wie z.b. Standort, Raum, Zeitpunkt der Inbetriebnahme). Sind mehrere gleichartige Anlagen in Betrieb, können diese (inkl. Der zugeordneten Pflichten) mittels Klonfunktion (ebenfalls im Unterreiter Details zu finden) dupliziert werden. Anlagenspezifische Auswirkungen einer Pflicht, zumeist verbunden mit einem Termin. Jeder Anlage können mehrere Pflichten zugeordnet werden und jede Pflicht kann mehreren Anlagen zugeordnet sein. Für jede derart hergestellte Kombination von Anlage und Pflicht gibt es eine oder mehrere Konsequenzen. Konsequenzen können sowohl über den Reiter Anlagen als auch den Reiter Pflichten (jeweils über den Unterreiter Konsequenzen ) mit Doppelklick aufgerufen und bearbeitet (durch Erfassung der Prüftermine, Festlegung der Verantwortlichkeiten für Überprüfungen usw.) werden. Durch das Archivieren von Konsequenzen (gleichnamige Funktion im Konsequenz- Fenster) bei gleichzeitiger Neuanlage von Folgeterminen kann eine lückenlose Erfassung von durchgeführten Prüfungen sichergestellt werden. Terminwarnungen: Die gesammelten Termine (sowohl für durchzuführende Überprüfungen als auch noch nicht behobene Mängel, die im Zuge von durchgeführten Überprüfungen entdeckt wurden) können über den Menüpunkt Terminwarnungen im Menü Verwaltung aufgerufen werden. Dort besteht die Möglichkeit, die Termine zu filtern, zu sortieren und Aufgaben an Durchführungsverantwortliche im Betrieb zu verteilen (durch Ausgabe von Berichten). In der Business Version ist es zudem möglich, diese Aufgaben per Mail an die Betroffenen zu versenden (Menü Verwaltung, Menüpunkt Fällige Termine als E- Mail versenden). Weitere Informationen zu den Funktionen und der Bedienung von ALFA 2.0 finden Sie im Handbuch, das unter dem Menüpunkt Hilfe abrufbar ist. Wenn Sie sich nach dem Testen dafür entscheiden, die Vollversion von ALFA 2.0 zu erwerben, wenden Sie sich bitte an unseren WKO-Shop (T , E alfa@wkooe.at, W wko.at/ooe/wko-shop).
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