Software Asset Management Potentiale und Herangehensweise Dr. Bernhard Schweitzer

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Kirsten Lehmann
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1 Software Asset Management Potentiale und Herangehensweise Dr. Bernhard Schweitzer

2 SAM there s more under the surface than meets the eye

3 Agenda Warum SAM? Finanzielle Motivation Juristische Motivation Pragmatische Herangehensweise um SAM einzuführen 3 Schritte zum Erfolg Prozesse im Software Asset Management Toollösungen Erfolgsfaktoren SAM Services bei Insight Fragen

4 Motivation Finanzielle Aspekte mit zum Teil erheblichen Kosteneinsparungen Konzernweit konsolidierte Prozesse im Umgang mit Lizenzen Konsolidierung von Lizenzverträgen (Bsp. Abrufverträge, Wartung) Optimierte Basis für globale Vertragsverhandlungen Verlagerung von Lizenzen innerhalb des Konzerns Einkauf nur dessen, was tatsächlich gebraucht wird Juristische Aspekte (durch Transparenz) Schutz vor Revisionen (extern, intern oder durch Hersteller) Aktuellen Anforderungen nach Transparenz entsprechend Sarbanes- Oxley Act, KonTraG, Corporate Governance, ITIL, ISO Den rechtlichen Anforderungen genügen Urheberrecht

Abrufverträge, Wartung) Optimierte Basis für globale Vertragsverhandlungen Verlagerung von Lizenzen innerhalb des Konzerns Einkauf nur dessen, was

5 SAM Effekte Konsolidierung von Verträgen Verbessern der Einkaufskonditionen durch Bündelung (8-10% Preisvorteil pro Preisstaffel) Kündigen ungenutzter Verträge Standardisierung Nachverhandeln nachteiliger Vertragsbedingungen Exakte Kenntnis erlaubt eine wesentlich bessere Strategieplanung für die Zukunft Die Position des Kunden ist wesentlich gestärkt, wenn er genau weiß, was er braucht und will

nachteiliger Vertragsbedingungen Exakte Kenntnis erlaubt eine wesentlich bessere Strategieplanung

6 Potentiale im Lizenzmanagement One Time Potentiale Vertragsgestaltung genau das kaufen, das notwendig ist Erfahrung: Einsparungen bis zu 300 /PC Risiko: Unterlizenzierungen müssen ausgeglichen werden Permanente Potentiale Prozessoptimierung: z.b. effizienteres Bestellwesen Möglichkeit von Lizenzpooling Lizenzen werden im Unternehmen verschoben Erfahrung: Einsparung bis zu 10% des Lizenz Budgets

ausgeglichen werden Permanente Potentiale Prozessoptimierung: z.b.

7 Beispiel Usage 21-Mai-10 Slide 7

8 SAM Vorgehensweise Schritt 1: Basis Compliance Schritt 2: Definition von Prozessen, Rollen und Richtlinien Schritt 3: Weiterführendes Lizenzmanagement

9 Der LRS Prozess als Übersicht

10 Compliance Bericht

11 Was ist SAM Prozesse Prozesse Planung Steuerung Kontrolle Richtlinien Rollen

12 Prozesse In der Regel existieren einige Prozesse in Unternehmen, die mit dem Lizenzmanagement in Verbindung stehen Kern des Lizenzmanagements wird aber in der Regel nicht getroffen Lizenzpool als Kern des Lizenzmanagements Die Kernbereiche Prozesse Rollen Policy

Lizenzmanagements wird aber in der Regel nicht getroffen

13 Beispiel SAM Prozesssteckbrief Portfolio - Aufnahme-, Ablehnungsentscheidung und Dokumentation Zielsetzungen Verfügbarkeit und Pflege der aus SAM-Sicht relevanten Eigenschaften Kontrollierte Einbringung von Software in das Unternehmen Homogenisierung des Portfolios / Vermeidung von funktionsübergreifenden Softwarelösungen Input Aktivitäten Output / Ergebnis Von: Diverse Quellen Prozessverantwortlicher: Portfoliogremium Zu: Diversen Rollen/ Zielen Informationen über die benötigte SW Aktuelles SW Portfolio SW Strategieplanung Feststellen und Beurteilen der Notwendigkeit für die aufzunehmende Software Überprüfen, ob Alternativprodukte bereits im Portfolio enthalten oder erwerbbar sind Testinstallation und technische Prüfung gemäß SW- Prüfkriterien durchführen Lizenzrechtliche Prüfung der Nutzungsbedingungen und Lizenzierungsvarianten Festlegen & Auslösen der Paketierung Festlegen der Einsatzroadmap des Produktes (sofern nicht Fachverantwortet) Kommunikation des SW Portfolios Dokumentation der SAM relevanten Attribute Bestimmung des Produkt- und Lizenzverantwortlichen LM, Portfoliomanager Portfoliomanager IT LM IT Portfoliomanager Portfoliomanager LM LM Definiertes SW Portfolio inkl. Kategorisierung (Standard, Zusatz-SW, verbotene SW) Dokumentation der technischen Eigenschaften Dokumentation der lizenzrechtlich relevanten Eigenschaften Dokumentation der Genehmigung / Ablehnung Erfolgsfaktoren Vorhalten / Aufbereitung des historischen Softwareportfolios Vermeidung von regelmäßigen Ausnahmen Bekanntheit des SW Portfolios Mitwirkende Rollen Messkriterien Anzahl / Volumen der funktionsüberschneidenden Software MAXIMIZING Gesamtzahl der YOUR im Portfolio BUSINESS befindlichen ADVANTAGE Produkte

Prozessverantwortlicher: Portfoliogremium Zu: Diversen Rollen/ Zielen Informationen über die benötigte SW Aktuelles SW Portfolio SW Strategieplanung Feststellen und Beurteilen der Notwendigkeit für

14 Tools & Technology..

15 Welches Tool? Prozesse > Lizenz Management / Asset Management Tool hohe Automatisierung (Lizenzmanagement) Komplexität < 250 Excel-Sheet Keine Automatisierung DTM Tool mittlere Automatisierung (Lizenzmanagement light) Größe des Unternehmens (PC Zahl)

16 Erfolgsfaktoren Lizenzmanagement muss sich lohnen Die Kunst ist es die Einführung eines Lizenzmanagements so zu projektieren, dass sich ein deutlicher und schneller ROI ergibt. Bis zu welcher Tiefe muss analysiert werden Was sind die zu erreichenden Ziele? (Einsparungen, rechtl. Sicherheit) Welches sind die wichtigsten Produkte? Welches sind die wichtigsten Prozesse? Wer sind die Beteiligten? Welche Tools werden benötigt / sind angemessen? Das Vorhaben muss in machbare Schritte unterteilt werden

Bis zu welcher Tiefe muss analysiert werden Was sind die zu erreichenden Ziele? (Einsparungen, rechtl.

17 SAM Services at Insight SAM Services sind global strategische Services > 80 SAM Consultant weltweit (stark wachsend), 35 SAM Consultant in Europa Nr 1 weltweit, Nr 1 in CER SAM Services License Reconciliation Service Compliancy für große Kunden Classical LRS für Mittelstand SAM in a Box für Oracle Oracle Assessment SAM Partner und zertifiziert für alle großen Hersteller Microsoft Oracle Symantec Adobe AutoDesk SAM Prozessberatung Process Optimierung ISO assessment SOM assessment SAM Tool Implementierungsservice Evaluierung und Implementierung SAM Assurance Hosted License Management SAM Desk Outsourced License Management SAM for Data Centers SAM angepasst für Hoster und Rechenzentren

für alle großen Hersteller Microsoft Oracle Symantec Adobe AutoDesk SAM Prozessberatung Process Optimierung ISO assessment SOM assessment SAM Tool Implementierungsservice

18 Vielen Dank

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