Skype for Business. Online zusammenarbeiten. Reinhold Gaugler. 1. Ausgabe, Juli 2015 ISBN: SKYPE2015AN

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1 Skype for Business Reinhold Gaugler Online zusammenarbeiten 1. Ausgabe, Juli 2015 ISBN: SKYPE2015AN

2 Anwesenheitsinformationen und Kontakte Anwesenheitsinformationen und Kontakte 4.1 Anwesenheitsstatus und Standortangabe Was ist die Anwesenheitsfunktion? Die Anwesenheitsfunktion (Präsenzfunktion) zeigt die persönliche Verfügbarkeit einer Person anhand eines Status wie z. B. Verfügbar oder Beschäftigt an. Durch umfangreiche Informationen zur Anwesenheit können alle Beteiligten eine effektivere Kommunikationsauswahl treffen. Die Anwesenheit einer Person setzt sich aus Informationen zusammen, die die Verfügbarkeit, den Kommunikationswillen, weitere Hinweise (z. B. den Standort) sowie die Möglichkeiten der Kontaktaufnahme berücksichtigen. Die Möglichkeit, mit Kollegen zur richtigen Zeit mit den geeigneten Kommunikationsmethoden Kontakt aufzunehmen, trägt generell zu einer produktiveren Arbeitsumgebung bei. Anwesenheitsfunktion einstellen Mithilfe der Anwesenheitsfunktion unter Ihrem Benutzernamen können Sie steuern, welche Informationen zur Anwesenheit und zum Standort angezeigt werden, z. B. die Verfügbarkeit der Standort (z. B. im Büro, im Home-Office oder bei einem Kunden) ggf. eine Zusatzinformation bzw. persönliche Notiz Die Standardeinstellung der Anwesenheit nach dem Start von Skype for Business ist üblicherweise auf Grün (Verfügbar) gesetzt. HERDT-Verlag 21

3 4 Anwesenheitsinformationen und Kontakte Status manuell einstellen Sie können Ihren Status jederzeit manuell einstellen bzw. ändern. Mit einem Klick auf Ihre Anwesenheitsinformation unter Ihrem Benutzernamen wählen Sie den gewünschten Status aus. Dieser Status bleibt erhalten, bis Sie einen anderen Status einstellen oder die Einstellung Status zurücksetzen wählen. Beachten Sie, dass eine manuell vorgenommene Statuseinstellung auch nach der Abmeldung und einem Neustart erhalten bleibt, bis Sie diese erneut manuell verändern bzw. den Status zurücksetzen. Die wichtigsten Statuseinstellungen können Sie auch vornehmen, indem Sie mit der Maus auf die Skype for Business-Schaltfläche in der Statusleiste zeigen. Status Erklärung Wird gesetzt durch Sie sind direkt verfügbar (online) für andere. Sie sind beschäftigt, z. B. weil Sie an einer Besprechung teilnehmen. Haben Sie diesen Status gesetzt, werden keine Sofortnachrichten durchgestellt, der Absender erhält eine entsprechende Information. Lediglich Nachrichten der eigenen Arbeitsgruppe werden weiterhin durchgestellt (siehe Private Beziehung ändern in Abschnitt 4.2). Setzen Sie diesen Status, wenn Sie für kurze Zeit nicht am Rechner sind. Setzen Sie diesen Status, wenn Sie nicht arbeiten und kein Kontakt möglich sein soll. Der Inaktiv-Status wird gesetzt, wenn Sie zwar angemeldet sind, aber für eine gewisse Zeit nicht am Rechner gearbeitet haben. Standardmäßig wird nach 5 Minuten Computer-Leerlauf der Inaktiv- Status gesetzt. Nach weiteren 5 Minuten wird der Status auf Abwesend gesetzt. 22 HERDT-Verlag

4 Anwesenheitsinformationen und Kontakte 4 Status Erklärung Wird gesetzt durch Offline (via Abmelden bzw. Beenden) Wenn Sie den Status Abmelden auswählen, wird Ihre Anwesenheitsinformation auf den Status Offline gesetzt. Wählen Sie diesen Status aus, wenn Sie nicht möchten, dass andere sehen, dass Sie online sind. Wenn Sie den Status Beenden auswählen, wird Skype for Business beendet und Ihr Status ebenfalls auf Offline gesetzt. In diesem Fall müssen Sie den Skype for Business-Client über einen Programmstart wieder öffnen. Wenn Sie den Rechner herunterfahren, wird ebenfalls der Status Offline gesetzt. Weitere Status Verschiedene weitere Status werden automatisch vom System gesetzt. Wenn Sie beispielsweise mit Skype for Business einen Anruf bzw. einen Videoanruf durchführen, wird Ihre Statusanzeige entsprechend angepasst (Rot für Beschäftigt mit Statustext Am Telefon). System Übergreifende Statusanzeige und Zusammenspiel von Skype for Business und Outlook Skype for Business übernimmt Ihre Anwesenheitsinformationen automatisch aus Ihrem Kalender von Outlook. Wenn Sie z. B. eine Besprechung in Outlook eingetragen haben, erscheinen Sie zu diesem Zeitpunkt automatisch mit dem Status In einer Besprechung. Sperren Sie Ihren Computer () l), wechselt die Farbe automatisch auf Gelb (Abwesend). Bei jedem Vorkommen eines Kontaktnamens in einer -Nachricht oder auf einer Teamwebsite werden Status- und Kontaktinformationen angezeigt. Anwesenheitsinformationen funktionieren auch auf mobilen Endgeräten, die einen Skype for Business Client ausführen. Daher stehen auch dort Status- und Kontaktinformationen der Kontakte in Echtzeit zur Verfügung. Einen Standort eingeben Falls Ihr Standort nicht automatisch angezeigt wird, können Sie den Standort über das entsprechende Feld festlegen. Klicken Sie in das Standort-Feld, um dieses zu aktivieren. Geben Sie den Standort ein. Sie können die Standortangabe jederzeit überschreiben oder löschen, wenn kein Standort angezeigt werden soll. HERDT-Verlag 23

5 4 Anwesenheitsinformationen und Kontakte Eine persönliche Notiz hinzufügen Sie können eine persönliche Notiz hinzufügen, um anderen Personen weitere Informationen zum Status zur Verfügung zu stellen, z. B. Überprüfung des Jahresbudgets oder Fertigstellung des Websitedesigns. Durch solche präzisen Verfügbarkeits- und Kontaktinformationen können Sie sicherstellen, dass Sie für Andere optimal erreichbar sind. Klicken Sie in die Notizzeile, um diese zu aktivieren. Geben Sie den gewünschten Text ein, um eine persönliche Notiz hinzuzufügen. Diese Notiz bleibt erhalten, bis Sie sie wieder löschen bzw. eine andere Notiz einfügen. Was wird bei anderen angezeigt? Beachten Sie, dass Ihr für andere sichtbarer Status (z. B. in der Kontaktliste) neben der Verfügbarkeit nur eine weitere Statusanzeige enthält. Hierbei überdeckt die persönliche Notiz den Standort. Wenn Sie also eine persönliche Notiz einfügen, wird der Standort nicht mehr angezeigt. Kein Standort definiert Standort definiert Standort definiert und persönliche Notiz eingegeben 4.2 Kontakte verwalten und finden Kontaktliste Skype for Business verwaltet innerhalb der Kontakte eine Liste der Personen, die Sie häufig kontaktieren. So können Sie auf einfache Weise mit den Personen in Kontakt bleiben, mit denen Sie am häufigsten kommunizieren. Kontakte können nach GRUPPEN, STATUS, BEZIEHUNGEN und NEU sortiert angezeigt werden. Standardmäßig wird die Ansicht GRUPPEN angezeigt. 24 HERDT-Verlag

6 4 Anwesenheitsinformationen und Kontakte 4.3 Übungen Übung 1: Anwesenheit und Zugriffsrechte Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Mit Kontaktgruppen arbeiten Anwesenheitsfunktionen prüfen Übungsdatei -- Ergebnisdatei Fügen Sie 2-3 Kontakte Ihrer Kontaktgruppe Kollegen hinzu. 2. Sperren Sie Ihren Arbeitsplatz und fragen Sie Ihre Kollegen, wie sich der Status Ihrer Anwesenheit ändert. 3. Verschieben Sie einen Kontakt in die Gruppe Kollegen. 4. Markieren Sie einen Kontakt für Statusänderungsbenachrichtigung und bitten Sie diesen Kontakt anschließend, seinen Status zu ändern. Beobachten Sie das Erscheinen der Statusänderung. Übung 2: Office-Integration Level Zeit ca. 5 min Übungsinhalte Mit Outlook arbeiten Anwesenheitsinformation nutzen Übungsdatei -- Ergebnisdatei Legen Sie einen Termin in der Zukunft in Outlook an und beobachten Sie, wie sich Ihr Status automatisch zu Beginn des Termins ändert. 2. Erstellen Sie ein Office-Dokument (Word o. Ä.) und fügen Sie als Autor einen Ihrer Kollegen hinzu. Zeigen Sie in Word den Status des Autors an. 32 HERDT-Verlag

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