Sie können ihr Kennwort nicht über die Webmail Bedienoberfläche unter Einstellungen ändern.

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1 Version vom: 2016/07/06 00:21 Gauß-IT-Zentrum Wichtiger Hinweis Um ihr Kennwort zu ändern müssen sie diese Seite aufrufen: Sie können ihr Kennwort nicht über die Webmail Bedienoberfläche unter Einstellungen ändern. Allgemein Das Webmail wurde eingeführt, um Ihnen mehr Performance und Ausfallsicherheit zu bieten, sowie Ihnen das Arbeiten mit Groupwarefunktionen zu ermöglichen. Was bedeutet dieses für Sie? Mit einfachen Worten, Sie können nun Beispielweise einen Gruppenkalender führen oder Ihr Sekretariat kann ihre Termine oder s bearbeiten. Mit Webmail können Sie Ihre Abwesenheitsbenachrichtigung selbst verwalten. Hinweis: Sie sollten überwiegend mit einem Mailclient (Thunderbird/Lightning, Outlook, etc.) arbeiten. Webmail ist kein Ersatz für diese Programme. Beachten Sie bitte, dass sich diese Anleitung nicht auf die -Konten des Verwaltungsnetzwerkes der TU Braunschweig bezieht, sondern ausschließlich die Konfiguration von Konten des zentralen -Systems vom Gauß-IT-Zentrum behandelt wird. Anmeldung Die Anmeldung erfolgt unter oder wie gewohnt über Geben Sie hier Ihre Benutzerkennung und Ihr Kennwort ein und klicken Sie auf [Anmelden].

2 Seite: 2/35 Nachdem Sie nun auf [Anmelden] geklickt haben, sehen Sie die Webmail-Oberfläche. s empfangen Empfangene s befinden sich im Ordner INBOX. Printed on 2016/07/06 00:21

3 Seite: 3/35 Ist im linken Navigationsbereich die INBOX markiert, so kann man im Posteingang die s sehen. Wird eine mit der linken Maustaste markiert, so erscheint die Mail auf einer neuer Seite.

4 Seite: 4/35 s versenden Klicken Sie oben auf den Knopf [ verfassen]. Es öffnet sich ein Fenster. Printed on 2016/07/06 00:21

5 Hier können Sie nun eine neue erstellen: 1 [Speichern] wird in Drafts gespeichert 2 [Senden] verschicken 3 [Zurücksetzen] Die auf den Ursprung setzen 4 [Hilfe] Hilfe erhalten 5 [Adressbuch] Kontaktliste wird auf der gleichen Seite geöffnet 6 [Verzeichnis-Adressbuch] Kontaktliste wird in einem neuen Fenster geöffnet 7 [Einstellung] Einstellungsfenster wird geöffnet [Benachrichtigen] wenn gelesen oder wenn empfangen [Priorität] Wichtigkeit einer Nachricht [Anhänge] Dateien als Anhang hinzufügen Wenn Sie auf [Rich-Text] klicken, haben Sie eine Erweiterung zur Textformatierung. Navigation in Webmail Webmail zeigt auf der linken Seite die Navigationsleiste, mit folgenden Punkten: INBOX (Posteingang) Calender (Kalender) Contacts (Kontakte) Drafts (Entwürfe) Seite: 5/35

6 Seite: 6/35 Notes (Notize) Sent Items (Postausgang) Tasks (Aufgaben) Trash (Papierkorb) Posteingang Oben befindet sich die obere Navigationsleiste, hier stehen folgende Tastenkürzel bereit: Unten befindet sich die untere Navigationsleiste für die . Printed on 2016/07/06 00:21

7 Seite: 7/35 Anlegen und Löschen von Ordnern Ordner anlegen Dieser Abschnitt beschreibt, wie Ordner mit CommuniGate Pro Webmail erstellt werden. Loggen Sie sich unter Webmail ein. Tragen Sie links unten bei Management im Textfeld den gewünschten Ordnernamen ein. Wählen Sie in dem Drop-Down-Menü unter dem Textfeld die gewünschte Art des zu erstellenden Ordners aus. Für -Ordner wählen Sie bitte s aus. Bestätigen Sie mit einem Klick auf [Erstellen].

8 Seite: 8/35 Sie haben jetzt einen Ordner auf der obersten Ebene erstellt,der auf der linken Seite in der Baumstruktur der Ordner zu sehen ist: Unterordner anlegen Wenn Sie in der tieferliegenden Ebene einen Ordner erstellen möchten, tragen Sie in das Textfeld den Hauptordnernamen und dahinter mit Schrägstrich getrennt den gewünschten Unterordnernamen ein. Klicken Sie auf [Erstellen] zum Anlegen des Unterordners. Beispiel: Neuer Ordner/Unterordner Printed on 2016/07/06 00:21

9 Seite: 9/35 Sie haben jetzt einen Unterordner erstellt,der auf der linken Seite in der Baumstruktur der Ordner zu sehen ist: Ordner löschen Falls die Ordnerstruktur geändert werden soll, so können selbst angelegte Ordner auch wieder gelöscht werden. Dazu klicken Sie auf ihren Ordner, den Sie löschen wollen und dann klicken Sie oben Rechts auf die Einstellung.

10 Seite: 10/35 Es erscheint ein Fenster. Klicken Sie zum Löschen des Ordners auf [Ordner löschen]. Der gelöschte Ordner wird nicht in den Papierkorb verschoben, sondern sofort gelöscht! Einstellungen Mobile Geräte Der Reiter [Mobile] unter [Einstellungen] zeigt alle mobilen Geräte, mit denen Sie sich jemals mit groupware.tu-braunschweig.de verbunden haben. Printed on 2016/07/06 00:21

11 Seite: 11/35 Mit der Funktion [Aufheben] können Sie das ausgewählte Gerät auf die Werkseinstellungen zurück setzen. Diese Funktion ist für den Verlust oder Diebstahl des Geräts gedacht, damit niemand Unbefugtes die auf dem Mobiltelefon bzw. Tablet hinterlegten Daten auslesen kann. Achtung: Es wird nicht nur die Verbindung zu groupware.tu-braunschweig.de gekappt, sondern das komplette Gerät auf Werkseinstellungen zurückgesetzt, sodass eine komplette Neueinrichtung des jeweiligen Geräts nötig ist!!! Kalender In diesem Abschnitt der Anleitung erfahren Sie, wie Sie Kalender anlegen, bearbeiten, löschen oder freigeben.

12 Seite: 12/35 Um den Kalender aufzurufen, klicken Sie auf das Links im Navigationsbereich auf [Calender] oder oben auf [Kalender]. Übersicht So sieht der Kalender aus. Termin anlegen Termine können erstellt werden indem man in der Menüleiste auf [Neu Termin] Klicken. Printed on 2016/07/06 00:21

13 Seite: 13/35 Es öffnet sich nun ein Fenster, indem der Termin und seine Eigenschaften definiert werden können. [Priorität] Wichtigkeit des Termins [Beginn] Startdatum des Termins [Ganztägig] Ganztägig [Privat] Bei freigegebenem Kalender sind als privat markierte Termine niemals sichtbar [Alarm] an den Termin erinnern [Status] Status des Terminerstellers [Speichern] den Termin mit den Einstellungen speichern [X] löscht die bisherige Einstellungen und schießt das Fenster [Anhänge] Dateien als Anhänge einfügen [Wiederkehr] Termin als Serientermin definieren [An] Einladungen an Teilnehmer verschicken [Verfügbarkeit anzeigen] Verfügbarkeit der Teilnehmer zu diesem Termin anzeigen Mit einem Klick auf die Schaltfläche [Speichern] kann der Termin gespeichert werden und das Fenster schließt sich.

14 Seite: 14/35 Termin löschen Termine können gelöscht werden, indem Sie mit der linken Maustaste auf den zu löschenden Termin klicken und in dem auftauchenden Fenster dann [löschen] anklicken. Frei/Gebucht Publikation Damit andere Benutzer z.b. in Outlook unter Terminplanung sehen können, wann Sie freie Zeiten in Ihrem Terminkalender haben, müssen Sie in groupware.tu-braunschweig.de einstellen, für welchen Zeitraum voraus Sie diese Information veröffentlichen wollen. Dazu loggen Sie sich bitte unter ein. Klicken Sie dann bitte auf das Icon [Einstellungen] Dann auf den Reiter [Kalender] klicken. Printed on 2016/07/06 00:21

15 Seite: 15/35 Treffen Sie bei [Frei/Gebucht Publikation] eine Auswahl der zu publizierenden Tage. Wählen Sie dazu unter Anzahl Tage publizieren den gewünschten Zeitraum aus. Zur Übernahme der Auswahl klicken Sie auf den blauen Haken oben links klicken. Aus Datenschutzgründen ist die Voreinstellung auf 0 Tage gesetzt. Um anderen Personen eine Terminplanung zu ermöglichen, sollte aus dem Drop-Down-Menü ein geeigneter Zeitraum ausgewählt werden. Anderen Personen können dann einsehen, zu welchen Zeiten bereits Termine vorliegen und

16 Seite: 16/35 frei verfügbare Zeitfenster einsehen. Es ist jedoch nicht möglich auf diese Art die einzelnen Termine einzusehen! Gruppenkalender Soll ein Kalender für mehrere Personen zugänglich sein, wird ein sogenannter Gruppenkalender benutzt. Hierzu muss ein neuer Kalender von einem beliebigen CGP-Konto erstellt und für mehrere Benutzer freigegeben werden. Gruppenkalender erstellen / freigeben Loggen Sie sich unter Webmail ein. Tragen Sie in das Feld unterhalb von Management den gewünschten Ordnernamen ein. Wählen Sie dann in dem Feld da drunter [Kalender] aus und bestätigen mit einem Klick auf [Erstellen]. Printed on 2016/07/06 00:21

17 Seite: 17/35 Im linken Navigationsbereich erscheint nun der neu angelegte Kalender. Wählen Sie diesen aus. Um die Einstellungen für diesen Kalender zu bearbeiten, klicken sie nun auf den Schraubenschlüssel, auf der rechten Seite. Hier können Sie unter [Zugriffskontrolle] die Benutzerkonten hinzufügen, die den Gruppenkalender nutzen dürfen. Tragen Sie hierzu in das Feld unter Identifikator die Benutzerkennung (z.b. y ) ein, für die der Ordner freigegeben werden soll. Bitte verwenden Sie an dieser Stelle nicht die Adresse. Anschließend kann noch angegebenen werden, welche Rechte der gerade eingetragen Benutzer für den freigegeben Kalender hat.

18 Seite: 18/35 Suche nach dem Kalender suchen Auswählen den Kalender im Webmail anzeigen Gelesen als gelesen markieren Markieren Markierungen setzen Einfügen Termine einfügen Versenden nicht unterstützt (Termine als versenden) Erstellen Termine erstellen Löschen Termine löschen Administration Freigaben verwalten Sie können jetzt bestimmen welche Rechte Sie dem Benutzerkonto geben wollen. Setzten Sie dazu an den gewünschten Stellen einen Haken. Um die Einstellungen zu übernehmen klicken Sie oben links auf den blauen Haken. Hier 3 Beispiele: Der Benutzer darf den Gruppenkalender nur lesen. Der Benutzer darf Termine im Gruppenkalender erstellen und ändern. Printed on 2016/07/06 00:21

19 Seite: 19/35 Der Benutzer darf den Gruppenkalender administrieren, d.h. alle Einstellungen verändern, sogar den Kalender löschen und an weitere Benutzerkennungen freigeben. Diese Rechte sind mit Vorsicht vergeben. Gruppenkalender aufrufen Loggen Sie sich unter Webmail ein und gehen Sie auf [Einstellungen].

20 Seite: 20/35 Klicken sie auf den Reiter [Ordner] und anschließend auf [Alle abonnierten Ordner]. Geben Sie unter Alias einen Namen für den Kalender ein. Unter Ordnernamen tragen Sie den Pfad des freigegeben Kalenders ein. Um die Einstellungen zu übernehmen klicken Sie oben links auf den blauen Haken. Printed on 2016/07/06 00:21

21 Seite: 21/35 Links im Menü erscheint nun der freigegeben Kalender. Wenn Sie den Kalender auf diese Art abonnieren, haben Sie ihn in Outlook, mobilen Geräten, webmail und Pronto automatisch eingebunden. Sie erhalten dann allerdings auch alle Erinnerungen, falls diese in dem abonnierten Kalender aktiviert sind. Möchten Sie diese Erinnerungen z.b. in Ihrem Outlook Client nicht sehen, gehen Sie bitte so vor, wie unter:

22 Seite: 22/35 beschrieben. Kontaktliste In diesem Abschnitt der Anleitung wird beschrieben, wie ein Anwender Kontaktlisten erstellt, bearbeitet und löscht. Ebenso ist beschrieben, wie Kontakte angelegt, gelöscht oder bearbeitet werden. Übersicht Rufen sie die Kontaktliste auf, indem sie auf der linken Menüleiste auf [Contacts] klicken. Kontakte anlegen Wählen sie das Symbol mit dem Menschen [Neuer Kontakt] aus. Anders geht es auch, indem sie auf den [Pfeil] an der oberen Leiste neben [ verfassen] klicken Printed on 2016/07/06 00:21

23 Seite: 23/35 und danach [Neuer Kontakte] auswählen. Es öffnet sich in einer neuen Seite ein Datenblatt, in welchem Sie nun Daten zu dem neuen Kontakt eintragen können.

24 Seite: 24/35 Mit [grüner haken] fügen sie die geänderten Daten ihrer Kontaktliste hinzu, mit [X (oben rechts)] verwerfen sie alle Änderungen. Kontakte Löschen Wenn Sie Kontakte löschen möchten, wählen Sie mit den zu löschenden Kontakt aus und klicken sie im oberen Menü auf die Mülltonne [Löschen]. Printed on 2016/07/06 00:21

25 Seite: 25/35 Kontakte Bearbeiten Wenn Sie Kontakte bearbeiten möchten, wählen Sie den zu bearbeitenden Kontakt aus und klicken sie im oberen Menü auf den Stift [Bearbeiten].

26 Seite: 26/35 -Kontrolle Abwesenheits-Benachrichtigung Standard-Variante Dieser Abschnitt beschreibt, wie in Webmail eine Abwesenheitsbenachrichtigung in vereinfachter Form eingerichtet werden kann. Melden Sie sich beim Webmail an und klicken Sie auf [ -Kontrolle]. Die Abwesenheitsbenachrichtigung kann bei Abwesenheits-Benachrichtigung eingerichtet und mit durch Klicken auf 'Aktivieren' aktiviert werden. Printed on 2016/07/06 00:21

27 Seite: 27/35 Durch Klick auf den Haken links oben wird der Vorgang abgeschlossen. Hinweis: Der Startzeitpunkt muss später als das aktuelle Datum gewählt werde. Möchte man eine Abwesenheitsnotiz eintragen, die ab sofort gilt, lässt man den Beginn des Zeitraums frei. Der Endzeitpunkt der Abwesenheits-Benachrichtigung bezieht sich auf den Tagesanfang des darauf folgenden Tages. In diesem Beispiel ist die Benachrichtigung bis zum 12. Januar :59:59 Uhr aktiv. Am 13. Januar 2017 um 00:00 Uhr endet somit die Benachrichtigung. Nach Beendigung Ihrer Abwesenheit sollte durch Klick auf [Löschen der 'Benachrichtungsliste'] die Liste für die nächste Abwesenheit geleert werden. Falls ein Absender nämlich bereits in der Liste steht, bekommt er die Abwesenheitsbenachrichtigung nicht erneut zugestellt. Zusätzlich ist es sinnvoll den Haken bei 'Aktivieren:' zu entfernen. Erweiterte Variante In einer erweiterten Form kann die Abwesenheitsbenachrichtigung detailierter formuliert werden. Dazu muss zunächst eine eigene Rede erstellt werden. Auf der Seite mit der AbwesenheitsBenachrichtigung von Möglichkeit 1 geben Sie unterhalb von Regeln und Hinzufügen bei Name: einen beliebigen Namen ein und klicken auf [Erstellen]. Unterhalb von Regeln erscheint nun einen Eintrag für eine Regel mit dem soeben gewählten Namen.

28 Seite: 28/35 Die Standardpriorität beim Einrichten einer neuen Regel ist '5', kann aber nach dem Erstellen sofort verändert werden. Die Priorität der Standard-Abwesenheitsbenachrichtigung ist '2'. Wenn Sie andere Regeln, z.b. zum Sortieren/Verschieben/Löschen von ankommenden Nachrichten, nutzen, dann sollten Sie die Priorität(en) entsprechend anpassen. Mit einem Klick auf den zugehörigen [Bearbeiten]-Knopf können Sie die Regel formulieren. Auf das genaue Einhalten der Schreibweisen bei der Konfiguration der erweiterten Abwesenheitsbenachrichtigung ist zu achten! In der Kopfzeile erscheint nochmal der von Ihnen vergebenen Namen der Regel und deren Priorität mit dem Wert '2'. Zur Formulierung von Bedingungen und Tätigkeiten muss jeweils danach der Haken oben links angeklickt werden, um fortfahren zu können.. Daten, Operation und Parameter bestimmen die Bedingungen, denen eine entsprechen muss, um anschließend durch Tätigkeit und Parameter bearbeitet zu werden. Nachfolgend sind die Angaben mit Beispiel und Erklärung aufgeführt, die Sie benötigen, damit die Regel als Abwesenheitsbenachritigung funktioniert. Kommentar: Hier können Sie beliebigen Text eingeben. Manuell erstellt bedarf keines Parameters und entsprechend ist Operation ohne Bedeutung. Automatisch erstellte s erhalten von vornherein keine Abwesenheitsbenachrichtigung. Von:, enthält, *tu-braunschweig.de,*tu-bs.de Nur Absender mit Adressen innerhalb der TU Braunschweig erhalten eine Abwesenheitsbenachrichtigung. Hier kann nach Wunsch erweitert werden. Von:, enthält nicht, #RepliedAddresses Hier wird kontrolliert, ob der Absender bereits eine Abwesenheitsbenachrichtigung erhalten hat. Eine Zweite soll er nicht bekommen. Aktuelles Datum, größer als und kleiner als, <dd mmm yyyy hh:mm:ss ±zzzz> (03 Jan :00: ) Printed on 2016/07/06 00:21

29 Seite: 29/35 Hier wird der Benachrichtigungs-Zeitraum mit Datum, Uhrzeit und Zeitzone eingegrenzt. Diese Elemente müssen auch vollzählig eingegeben werden, sofern die Uhrzeit von Bedeutung sein soll. Tragen Sie jeweils nur das Datum ein, an denen eine Abwesenheitsbenachrichtigung versendet werden soll, liegen die Tage der Benachrichtigung genau zwischen diesen beiden Tagen. Beim Datum ist das Format, wie es in der Abbildung benutzt wird einzuhalten (z.b. 03 Jan 2016). Die dreibuchstabigen Abkürzungen der Monatsnamen sind der englischen Schreibweise zu entnehmen (Jan, Feb, Mar, Apr, May, Jun, Jul, Aug, Sep, Oct, Nov, Dec). Die Uhrzeit, in Form von Stunden, Minuten und Sekunden wird immer zweistellig und im 24Stunden-Format angegeben (z.b. 09:00:00). Die Zeitzone lautet in unserem Fall Bei den Tätigkeiten gibt es keine Operationen und auch nicht immer zugehörige Parameter. Die beiden Tätigkeiten hier erwarten allerdings jeweils auch einen Parameter. Antworten mit, sinvoller Text Hier legen Sie den Inhalt ihrer Abwesenheitsbenachrichtigung fest. Von:' aufbewahren in, RepliedAddresses Jeder Absender wird in der Variablen RepliedAddresses gespeichert, damit er nicht ein weiteres Mal benachrichtigt wird. Einmal so formuliert, kann diese Form der Abwesenheitsbenachrichtigung immer wieder benutzt werden, indem die Einträge entsprechend angepasst werden. Am Ende des Abwesenheitszeitraumes sollten ist zu bedenken, dass mit einem Klick auf [Löschen der 'Benachrichtigungsliste'] die Liste der informierten Absender zu leeren. Erst dann wieder erhalten Sie eine Abwesenheitsbenachrichtigung. Generelle -Weiterleitung/ Umleitung Dieser Artikel beschreibt, wie Sie eine generelle -Weiterleitung erstellen. Klicken Sie auf [ -Kontrolle].

30 Seite: 30/35 Nun setzten Sie den Haken bei Aktivieren: Anschließend tragen Sie die -Adresse in das Textfeld ein. Hier gibt es einige Zusatzfunktionen: Kopie behalten = umgeleitete s werden als Kopie gespeichert Automatisch generierte nicht umleiten = automatisch erstellte s werden nicht umgeleitet An: und Cc: Felder beibehalten = An: und Cc: Felder werden beibehalten Nachdem Sie die gewünschten Optionen definiert haben, klicken Sie auf den blauen Haken um zu aktualisieren. Printed on 2016/07/06 00:21

31 Seite: 31/35 Regeln/Filter Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie eine Regel im Webmail erstellt. Loggen Sie sich unter Webmail ein und gehen sie auf [ -Kontrolle]. Beispiel 1 ( Bestimmte Adressen Filtern ) Tragen Sie unter [Hinzufügen] den gewünschten Regel/ Filter-Namen ein und klicken Sie dann auf [Erstellen]. Klicken Sie unter Regeln auf [Bearbeiten] um die Regelbedingungen einzustellen.

32 Seite: 32/35 Wenn Sie auf die Absender-Adresse einer Bestimmten filtern wollen, wählen Sie Von: bei Daten und ist bei Operation aus und tragen Sie im Textfeld Parameter die gewünschte Adresse hinein. Nun müssen Sie noch eingeben, was mit einer geschehen soll, die von der angegebenen Adresse verschickt worden ist. Wenn Sie eine nun automatisch in einen anderen Ordner verschieben lassen wollen, wählen Sie bei Tätigkeit Speichern in aus und schreiben den gewünschten Zielordner in das Feld Parameter. Klicken Sie anschließend auf auf den blauen Haken oben links. Hinweis: Sollte der Ordner Infos nicht existieren, so wird er automatisch angelegt. So sieht die von Ihnen angelegte Filterregel aus. Damit die in den Ordner kopierte nicht auch Printed on 2016/07/06 00:21

33 Seite: 33/35 noch im Posteingang Ihres -Accounts liegen bleibt, muss eine zweite Aktion definiert werden. Wählen Sie bei Tätigkeit den Wert Verwerfen aus und klicken Sie anschließend auf den blauen Haken oben links. Eingehende s mit der Absender-Adresse werden nun in den Ordner Infos kopiert und anschließend aus dem Posteingang gelöscht. Hinweis: Regeln, die nach diesem Verfahren angelegt werden, sind serverseitig gespeichert, was bedeutet, sie greifen sowohl im Webmail als auch im Pronto, sowie mit jedem beliebigen -Client. Beispiel 2 ( Adressen Filtern )

34 Seite: 34/35 Tragen Sie unter [Hinzufügen] den gewünschten Regel/ Filter-Namen ein und klicken Sie dann auf [Erstellen]. Klicken Sie unter Regeln auf [Bearbeiten] um die Regelbedingungen einzustellen. Wählen Sie Von: bei Daten und enthält bei Operation aus und tragen Sie im Textfeld Parameter die gewünschte -Adresse hinein. Nun müssen Sie noch eingeben, was mit einer geschehen soll, die von der angegebenen Adresse verschickt worden ist und davor muss ein * sein. Wenn Sie eine nun automatisch in einen anderen Ordner verschieben lassen wollen, wählen Sie bei Tätigkeit Speichern in aus und schreiben den gewünschten Zielordner in das Feld Parameter. Klicken Sie anschließend auf auf den blauen Haken oben links. Printed on 2016/07/06 00:21

35 Seite: 35/35 Hinweis: Sollte der vorgegebene Regel/ Filter-Name nicht existieren, so wird er automatisch angelegt. From: - Gauß-IT-Zentrum Permanent link: Last update: 2016/05/27 10:48