Buchungsunterlagen TOMA

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1 Buchungsunterlagen TOMA Stand: August 2015 Autor: myaustrian Holidays P a g e 1

2 1. Index 2. Mögliche Aktionscodes Darstellen einer Buchung Anlegen einer Buchung Roundtrip-Buchung Oneway-Buchung Gabelflug-Buchung Buchungsdetails (Aktion DR) Erstellung der Rechnung und Erhalt der Buchungsbestätigung (Aktion XR) Storno einer Buchung Stornoanfrage Storno Kontakte P a g e 2

3 2. Mögliche Aktionscodes Das Veranstalterkürzel von myaustrian Holidays in TOMA lautet AUAC! Aktionscodes, die verwendet werden können sind: D G BA B DR XR SA S GZ I Darstellen einer Buchung mittels Vorgangsnummer Wird das Feld Vorgangsnummer nicht befüllt, so wir die letzte Buchung aufgerufen Gerätevakanz = Flugverfügbarkeits-/Preisabfrage Buchungsanfrage Buchen Anforderung der Buchungsdetails (Sie erhalten automatisch eine mit den Buchungsdetails in übersichtlichem PDF-Format im Anhang) Anforderung der Rechnung (Sie erhalten eine mit der Rechnung/Gutschrift als PDF- Dokument im Anhang) und der Buchungsbestätigung/en für den/die Kunden (Sie erhalten eine separate mit der Buchungsbestätigung als PDF-Dokument im Anhang) Stornoanfrage Komplettes Storno der Buchung Anzeigen von allen gebuchten Flügen in der Buchung Information (Kontakt des Austrian myholiday Callcenters) Die Verwendung dieser Aktionscodes wird in den folgenden Kapiteln näher beschrieben. 3. Darstellen einer Buchung Eine bestehende Buchung kann mit der Aktion D (Darstellung), der Eingabe des Veranstalterkürzels AUAC und der Vorgangsnummer aufgerufen werden. Aufgrund einer Systemumstellung haben Buchungen, die bis zum angelegt wurden, siebenstellige Buchungsnummern. Buchungen, die ab dem angelegt wurden, haben neunstellige Buchungsnummern. z.b. P a g e 3

4 INFO: Wird das Feld Vorgangs-Nr.: nicht befüllt, so wird automatisch die zuletzt an diesem Terminal bearbeitete Buchung dargestellt! 4. Anlegen einer Buchung Für jede Buchungsanlage ist eine Vakanz-Abfrage (Aktion G), gefolgt von einer Buchungsanfrage (Aktion BA) zum Erstellen der Buchung (Aktion B) notwendig. In TOMA können nur Fixbuchungen angelegt werden. Benötigt ein Reisebüro eine Optionsbuchung, so ist dies im myaustrian Holidays Callcenter möglich (siehe Kapitel 6. Kontakte). INFO: Kinder von 2 bis unter 12 Jahre erhalten 20% Ermäßigung auf den Erwachsenen- Bruttopreis. Kinder unter 2 Jahren erhalten 90% Ermäßigung auf den Erwachsenen- Bruttopreis. Maßgebend für die Berechnung ist das jeweilige Alter für jedes einzelne Flugsegment! 4.1. Roundtrip-Buchung Die Eingaben für eine Roundtrip-Buchung sind: Aktion: Veranstalter: Personen: Anf.-Code: Leistungs-Code: Von: Bis: G AUAC es können maximal 6 Personen in einem Vorgang gebucht werden F (Flug) Flugstrecke z.b. VIE CTA Abflugsdatum hier kann die Anzahl der Tage des Aufenthalts oder ein bestimmtes Rückflugdatum eingegeben werden zum Beispiel: P a g e 4

5 Nachdem Enter gedrückt wurde, erscheint die Flugvakanz. Es werden Flüge angezeigt, die idealerweise exakt mit dem eingegebenen Termin übereinstimmen und zusätzlich alle Flüge, die im Zeitraum von etwa zwei Wochen vor und nach dem angefragten Termin stattfinden: Hinflüge Rückflüge Erklärung der Vakanz-Anzeige: A- : Route: VT: FlNr: Dat.: Ab: An: Vak: Preis: Aufzählung Flugstrecke Verkehrstag Flugnummer Datum lokale Abflugszeit lokale Ankunftszeit Vakanz (9Y: 9 oder mehr verfügbare Plätze; Y = Economy Class) OW-Preis je Strecke in EUR für einen Erwachsenen P a g e 5

6 Die Auswahl der gewünschten Flüge erfolgt mit der Aktion BA (Buchungsanfrage) und die Eingabe, der den Flugzeilen entsprechenden Buchstaben, für Hin- und Rückflug in die Multifunktionszeile. z.b. Durch Drücken der Enter-Taste werden die gewählten Flüge übernommen und eine Buchung (Aktion B) wäre möglich: P a g e 6

7 INFO: Es wird der Preis für Erwachsene ausgewiesen. Wird bei der Namenseingabe ein Kind eingetragen, so wird der Preis automatisch angepasst. Zusätzlich zur Aktion B zum Buchen der Flüge, müssen die Anrede (D - Dame, H - Herr, K - Kind oder B - Baby) und die Passagiernamen (bei Kindern und Kleinkindern auch das Geburtsdatum) eingegeben werden! Beispiel einer abgeschlossenen Buchung mit richtiger Teilnehmerzuordnung, richtigem Preis und erhaltener Vorgangsnummer: 4.2. Oneway-Buchung Bei einer Oneway-Flugbuchung wird bei der Vakanz-Abfrage (Aktion G), das Bis -Feld nicht befüllt: P a g e 7

8 Nach dem Drücken der Enter-Taste werden nur Hinflüge angezeigt: Nun kann der gewünschte Hinflug mit der Aktion BA (Buchungsanfrage) und der Eingabe des richtigen Buchstabens für den jeweiligen Flug in die Multifunktionszeile gewählt werden: Nach Drücken der Enter-Taste wird der gewählte Flug übernommen, welcher mit der anschließenden Aktion B und der Eingabe der Namen gebucht wird. Die Information Buchung ok und eine Vorgangsnummer erscheinen! P a g e 8

9 4.3. Gabelflug-Buchung Für die Buchung eines Gabelfluges (Open Jaw) wird bei der Vakanz-Abfrage (Aktion G), das gewünschte Routing in die Flugleistungszeile eingetragen. z.b.: Nach dem Drücken der Enter-Taste werden die Flüge für die gewählten, unterschiedlichen Flugstrecken angezeigt: Hinflüge VIE-RHO Rückflüge HER-VIE P a g e 9

10 Die Auswahl der gewünschten Flüge erfolgt mit der Aktion BA (Buchungsanfrage) und die Eingabe, der den Flugzeilen entsprechenden Buchstaben, für Hin- und Rückflug in die Multifunktionszeile. Nach Drücken der Enter-Taste werden die gewählten Flüge übernommen, welche mit der anschließenden Aktion B und der Eingabe der Namen gebucht werden. Die Information Buchung ok und eine Vorgangsnummer erscheinen! 5. Buchungsdetails (Aktion DR) Verwendet man die Aktion DR, so werden die Details der dargestellten Buchung als Zusammenfassung und für eine eventuelle Ablage, per an die in unseren Agenturstammdaten hinterlegte -Adresse des Reisebüros gesendet. Der Betreff des s lautet Booking Details/Buchungsdetails Bookingcode/Buchungscode:, und im Anhang befindet sich das Dokument mit den übersichtlichen Buchungsdetails in PDF-Format. Eine Information über den Versand dieses s wird in der Mitte des TOMA-Fensters angezeigt. Z.B.: P a g e 10

11 6. Erstellung der Rechnung und Erhalt der Buchungsbestätigung (Aktion XR) Durch die Aktion XR wird die Rechnung für die geöffnete Buchung erstellt und als PDF-Dokument an die, bei uns in den Agenturstammdaten hinterlegte, -Adresse des Reisebüros geschickt ( -Betreff: Invoice(s)/Rechnung(en) Bookingcode/Buchungscode: ). Gleichzeitig erfolgt auch der Versand der Buchungsbestätigung als PDF-Dokument in einem separaten an das Reisebüro, welche als Ticket für den Kunden gilt ( -Betreff: Passenger Receipt(s)/Buchungsbestätigung(en) Bookingcode/Buchungscode: ). Eine Information über den Versand dieser s wird in der Mitte des TOMA-Fensters angezeigt. Z.B.: INFO: Es ist möglich, unterschiedliche -Adressen, an welche der Versand von Rechnungen und der Versand von Buchungsbestätigungen erfolgen sollen, anzugeben. (Für eine eventuelle Anpassung siehe Kapitel 6. Kontakte.) 7. Storno einer Buchung Ein Komplettstorno einer Buchung, d.h. das Storno von allen Flügen und allen Passagieren in der Buchung ist in TOMA möglich. Für Teilstornos steht unser myaustrian Holidays Callcenter zur Verfügung (siehe Kapitel 6. Kontakte). INFO: Eine Stornierung am selben Kalendertag der Buchungsanlage ist kostenlos und kann in TOMA erledigt werden Stornoanfrage Eine Stornoanfrage zur informativen Berechnung der Stornokosten ist durch die Aktion SA in der geöffneten Buchung möglich. P a g e 11

12 Nach dem Drücken der Enter-Taste erscheint die Meldung Stornierung möglich, bitte Aktion S verwenden. Die Stornokosten pro Passagier und der Gesamtbetrag werden angezeigt: 7.2. Storno Muss eine Buchung komplett storniert werden, so erfolgt dies mit der Aktion S und dem Überschreiben der ersten Ziffer der Buchungsnummer mit einem +. z.b. P a g e 12

13 Nach dem Drücken der Enter-Taste ist die Buchung storniert: Mit der Aktion XR muss nun noch die Stornorechnung erstellt werden, welche anschließend per an das Reisebüro geschickt wird! 8. Kontakte Für Fragen zu Buchungen, Anlage von Optionsbuchungen, Teilstornos, allgemeine Auskünfte: myaustrian Holidays Callcenter Tel. aus Österreich: Tel. aus dem Ausland: charter.myholiday@austrian.com Für TOMA-Freischaltung und Bearbeitung der Agenturstammdaten: Austrian Leisure Indoor Sales/CSAT Head Office Office Park 2, P.O. Box Flughafen Wien, Austria Tel: leisure.myholiday@austrian.com P a g e 13