Erfolg durch übergreifende Auswertung konsolidierter Datenquellen

Transkript

1 Effektives Reisedatenmanagement: Erfolg durch übergreifende Auswertung konsolidierter Datenquellen Best Practice Beispiel EADS NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement,

2 Agenda 1. Vorstellung 2. Projektziele und Aufgabenstellung 3. Rahmenbedingungen 4. Herausforderungen 5. Lösung im Überblick 6. Praxisbeispiele 7. Ergebnisse NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 2

3 Vorstellung Unternehmen/Person NP4 GmbH, Torsten Andres + Gründung SW-Entwicklung für die Reiseindustrie + Datenkonsolidierung und Automatisierung von Geschäftsreiseprozessen + Produktfamilie TD Suite + BWL/ IT Studium + Branchenerfahrung: ca. 12 Jahre im Bereich GDS und Touristik, seit 2009 bei NP4 + Aufgabenbereiche: Head of Operations Produkt-/Projektmanagement NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 3

4 Vorstellung Person Karlheinz Hammerer Senior Manager Travel Expense + Informatikstudium Karlsruhe + Tätig für verschiedene Unternehmen im badischen Raum + Seit 2002 bei EADS: Leitung 1. globales EADS Travel Reporting Projekt mit NP4 -> "Globale Einführung Reporting Tool als Corporate Application" + Im EADS Travel Management zuständig für (post trip activities) Expense Management Data Management Travel Reporting NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 4

5 Vorstellung Unternehmen European Aeronautic Defence and Space Company (EADS) Konzern ging aus Fusion der deutschen DASA, der französischen Aérospatiale-Matra und der spanischen CASA hervor Europas größter Luft- und Raumfahrt-, sowie zweitgrößter Rüstungskonzern Umsatz von 45,75 Milliarden Euro (Stand: 2010) zweitgrößte Luft- und Raumfahrtunternehmen der Welt mehr als 70 Entwicklungs- und Produktionsstandorten in Europa sowie 35 Außenbüros weltweit etwa Mitarbeiter Seit Gründung am 10. Juli 2000 werden EADS Aktien an der Börse gehandelt Sitz der Deutschlandzentrale: Ottobrunn bei München NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 5

6 Projektziele und Aufgabenstellung Webbasiertes System EADS Reisedaten Reporting System- anforderung Tagesaktuelle Daten Einhaltung Sicherheitsrichtlinien Sicherung Datenqualität Vergleichbarkeit der Daten Flexibilität des Systems NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 6

7 Rahmenbedingungen Definition der Ansprechpartner innerhalb der EADS Divisionen Definition der Anforderungen an das Reportingsystem Integration der Schnittstellen und Datenquellen Auswahl von 37 KPIs für Standard Reporting Implementierung des Reise & Genehmigungsdokumentes im Konzern Dokument NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 7

8 Herausforderungen im Projekt Mehrere Reisebüros & Travel Supplier Heterogene Daten 5 Divisionen, mit mehr als 400 Einzelfirmen Implementierung Unterschiedlichste Prozesse Mehr als 30 Abrechnungssysteme Datenschutz & Datensicherheit Ständige Organisationsänderungen NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 8

9 Lösung im Überblick PreTrip Datenfluss PostTrip Datenfluss Reisebüro OBE GDS Direct Lin nks olling heck) PNR Contr (Qualitiy C Unternehmensstrukturdaten EADS Strukturdaten Expense Initialization Expense Management Kreditkarte Quality Controlling Travel Reporting Reisekosten- abrechnung Quality PreTrip PostTrip NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 9

10 Agenda 1. Vorstellung 2. Projektziele und Aufgabenstellung 3. Rahmenbedingungen 4. Herausforderungen 5. Lösung im Überblick 6. Praxisbeispiele 7. Ergebnisse NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 10

11 Praxisbeispiel 1 Auswertung der Buchungsdaten für unterschiedliche Konzernbereiche NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 11

12 Auswertung Buchungsdaten Konzernbereiche Praxisbeispiel 1 Ziel: - Erstellung von Auswertungen der Buchungsdaten - Berücksichtigung der internen Organisationsstruktur 1. Prüfung der Anforderungen 2. Abstimmung mit den Konzernbereichen 3. Implementierung der Organisationslevel (Reportingsystem) 4. Sicherung der Datenqualität 5. Regelmäßige Prüfung mit Konzernbereichen (Updates und Reorganisationen) NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 12

13 Lösung im Überblick Auswertung Buchungsdaten Konzernbereiche Praxisbeispiel 1 PreTrip Datenfluss PostTrip Datenfluss Reisebüro OBE GDS Direct Lin nks olling heck) PNR Contr (Qualitiy C Unternehmensstrukturdaten EADS Strukturdaten Expense Initialization Expense Management Kreditkarte Quality Controlling Travel Reporting Reisekosten- abrechnung Quality PreTrip PostTrip NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 13

14 PreTrip Daten im Detail Auswertung Buchungsdaten Konzernbereiche Praxisbeispiel 1 Reisebüro OBE Buchung via PNR Queueing NU Travel Reporting PreTrip Abgleich Profile Filter und Prüfung der Abschluss-Prüfung der (Company/ Traveller) Datenqualität (Buchungsprozess) Datenqualität Unternehmensstrukturdaten NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 14

15 Ergebnis KPI Report Auswertung Buchungsdaten Konzernbereiche Praxisbeispiel 1 + YTD Report mit Vorjahresvergleich + Unterteilung der Kennzahlen in unterschiedliche KPI Gruppen + Auswertung der Daten nach Funktionslevel in den Ebenen 1 bis 3 NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 15

16 Praxisbeispiel 2 Optimierung Hoteldatenqualität NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 16

17 Optimierung Hoteldatenqualität Praxisbeispiel 2 Ziel: Optimierung der Datenqualität für Hotelauswertungen Problemstellung: Hotelbuchungen zum Teil außerhalb des Standardprozesses Aussagekraft der Auswertungen daher nicht immer gegeben Vorgehen: Integration aller Hoteldaten durch Verarbeitung von Abrechnungsdaten (Expense Management) NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 17

18 Lösung im Überblick Optimierung Hoteldatenqualität Praxisbeispiel 2 PreTrip Datenfluss PostTrip Datenfluss Reisebüro OBE GDS Direct Lin nks olling heck) PNR Contr (Qualitiy C Unternehmensstrukturdaten EADS Strukturdaten Expense Initialization Expense Management Kreditkarte Quality Controlling Travel Reporting Reisekosten- abrechnung Quality PreTrip PostTrip NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 18

19 PostTrip Daten im Detail Optimierung Hoteldatenqualität Praxisbeispiel 2 NP4 PreTrip Datenfluss PostTrip Datenfluss Expense Initialization Expense Management OnTrip Data Reisekostenabrechnung Expense Management Travel Reporting PostTrip Kreditkarte NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 19

20 Status Optimierung Hoteldatenqualität Praxisbeispiel 2 Lösungsansätze 1. Integration der Hoteldaten mit Fokus auf Umsätze 2. Erhöhung der Datenqualität Herausforderungen Bei Verarbeitung der Hoteldaten weicht Datenqualität ab Zusatzdaten der Buchung z.t. nicht umfassend verfügbar NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 20

21 Praxisbeispiel 3 Abgleich der Datenquellen im Reiseprozess NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 21

22 Abgleich der Datenquellen im Reiseprozess Praxisbeispiel 3 Ziel: - Transparenz über Reiseprozesse und Kosten erhöhen - Im Hinblick auf das Buchungsverhalten & Reiseverhalten Problemstellung: Die Verarbeitung der Buchungsdaten alleine liefert nur einen eingeschränkten Blick auf die Reiseaktivitäten Wie soll eine Integration der unterschiedlichen Datenquellen verlaufen? Vorgehen: 1. Definition der Datenquellen und Inhalte 2. Datenkonsolidierung im Reiseprozess 3. Datenabgleich zur Optimierung der Auswertungen NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 22

23 Datenkonsolidierung im Überblick Abgleich der Datenquellen im Reiseprozess Praxisbeispiel 3 PreTrip Datenfluss Unternehmensstrukturdaten Business Modell Prozess-Regeln PostTrip Datenfluss EADS Strukturdaten Expense- Daten Buchungs- Daten Kreditkarten- Daten Qualit ty Controllin ng Dat ta Matching Travel Reporting PreTrip Reporting PostTrip Reporting Quality Reporting NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 23

24 Herausforderungen Abgleich der Datenquellen im Reiseprozess Praxisbeispiel 3 Datenrating definieren Welche Daten sind Masterdaten? Berücksichtigung von inhaltlichen Änderungen Umbuchungen Währungskurse Sicherstellung der Datenqualität Insbesondere für Buchungen außerhalb Standardprozess OnTrip Leistungen NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 24

25 Ausblick Abgleich der Datenquellen im Reiseprozess Praxisbeispiel 3 Lösungsansätze Buchungsverhalten: Onlinebuchung steigern Umbuchungen reduzieren Einhaltung Supplier-Programme Reiseverhalten: Analyse Reiseaktivitäten Integration Ground Transportation Etablierung weiterer Kennzahlen Nächste Schritte Festigung der Prozesse für den Datenabgleich (Sonderfälle und Probleme) Etablierung der Kennzahlen und Auswertungen NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 25

26 Agenda 1. Vorstellung 2. Projektziele und Aufgabenstellung 3. Rahmenbedingungen 4. Herausforderungen 5. Lösung im Überblick 6. Praxisbeispiele 7. Ergebnisse NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 26

27 Ergebniszusammenfassung NP4 + Durch die enge und intensive Zusammenarbeit aller Beteiligten ist ein maßgeschneidertes System für EADS entstanden + Die Integration der Datenquellen bringt Herausforderungen mit sich, öffnet aber sehr interessante und ganz neue Möglichkeiten NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 27

28 Ergebniszusammenfassung EADS Bisherige Erfolge + Vergleichbarkeit der Buchungsdaten, unabhängig von Buchungsmedium und Unternehmenseinheit + Deutliche Erhöhung der Datenqualität Ausstehende Herausforderungen Ausrollen auf die nicht Kernländer ohne vorherige Reisebürokonsolidierung Anbindung aller Expense-Systeme NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 28

29 Kontaktinformationen Torsten Andres Head of Operations NP4 GmbH Rheinstr Darmstadt Tel.: Fax: net Karlheinz Hammerer Senior Manager Travel Expense EADS Deutschland GmbH Postfach München NP4 GmbH Herbsttagung für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement, Seite 29