Schutz von Kindern und Jugendlichen in Einrichtungen gem. 45 ff. SGB VIII Hier: Meldepflichten gemäß 47 SGB VIII

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1 Ministerium für Soziales, Gesundheit, Familie und Gleichstellung des Landes Schleswig-Holstein Ministerium für Soziales, Gesundheit, Familie und Gleichstellung Postfach Kiel An die Trägerinnen und Träger von Kinder- und Jugendhilfeeinrichtungen aus Schleswig-Holstein und von Kindertageseinrichtungen der kreisfreien Städte Ihr Zeichen: Ihre Nachricht vom: Mein Zeichen: VIII 309 Meine Nachricht vom: Albert Prahl Telefon: Telefax: Kiel, 11. März 2014 Schutz von Kindern und Jugendlichen in Einrichtungen gem. 45 ff. SGB VIII Hier: Meldepflichten gemäß 47 SGB VIII Sehr geehrte Damen und Herren, wie wir in unserem Anschreiben zur Stichtagsmeldung vom mitgeteilt haben, ist das Service-Portal seit Dezember 2013 online und steht Ihnen für das Hochladen der Stichtags- und Personalmeldungen zur Verfügung. Seither sind viele Meldungen bei uns eingegangen, aber auch Fragen und Hinweise. In diesem Schreiben möchten wir auf einige Punkte eingehen, einige Fragen beantworten und Ihnen kleine Tipps geben. Falls Sie das Schreiben im November nicht erhalten haben, wenden Sie sich bitte an uns. Hintergründe: Unserer Aufsicht unterliegen ca Einrichtungen in Schleswig-Holstein (Jugendhilfeeinrichtungen, Kindertagesstätten in den kreisfreien Städten), die jährlich für jede Einrichtung die Belegung (Stichtagsmeldungen) und die laufenden Veränderungen des Personals (Personalmeldungen) melden müssen. Diese einrichtungs- und trägerrelevanten Informationen werden bei uns in einer Datenbank gespeichert und stehen uns für die Durchführung der Aufsicht zur Verfügung. Dienstgebäude Adolf-Westphal-Str. 4, Kiel Telefon Telefax Bushaltestelle Gablenzstraße - Adressen: Kein Zugang für elektronisch signierte oder verschlüsselte Dokumente Das Landeswappen ist gesetzlich geschützt.

2 - 2 - Aus datenschutzrechtlichen Gründen müssen personenbezogene Informationen, wie sie z. B. in den Personal- und Stichtagsmeldungen enthalten sind, verschlüsselt bzw. über eine verschlüsselte Verbindung übertragen werden. Da dies nicht über die normale Verbindung gegeben ist, müssen die Meldungen über die gesicherte Verbindung unseres Online-Portals hochgeladen (=gesendet) werden. Anschließend werden die eingegebenen Daten von einem Programm aus den PDF-Dokumenten ausgelesen und in unsere Software konvertiert. Diese wiederum vergleicht alle eingegebenen Daten mit unserem Datenbestand und legt die Meldungen der zuständigen Sachbearbeiterin bzw. dem zuständigen Sachbearbeiter zur Überprüfung vor. Es ist unabdingbar, dass Sie die Meldungen ausschließlich mit den aktuellen PDF-Vorlagen erstellen, die Felder komplett und genau ausfüllen und die Dokumente nur über das Portal hochladen. Mit der Umstellung auf ein onlinebasiertes Verfahren versprechen wir uns für beide Seiten eine Vereinfachung. Für Sie reduziert sich der technischen Aufwand (Papier, Druck, Portokosten) und Sie können die Meldungen rund um die Uhr und zeitnah abgeben. Zusätzlich können Sie die Dateien mehrfach benutzen bzw. duplizieren und so ggf. wiederholte Eintragungen gleichbleibender Angaben (z.b. die Angaben über den Träger oder die Einrichtung) vermeiden. Für uns reduziert sich der Aufwand, mehrere tausend Meldungen pro Jahr per Hand in die Datenbank übertragen zu müssen. Dies wiederum kommt Ihnen zugute, da wir zusätzliche Zeit für unsere eigentlichen Aufgaben im Rahmen der Heimberatung gewinnen. Wir möchte Sie zusätzlich nochmal daran erinnern, dass Sie sich bei Neuanstellungen ein max. 3 Monate altes erweitertes Führungszeugnis mit der Aufnahme der Tätigkeit vorlegen zu lassen. Melden Sie uns unverzüglich die Neueinstellung über das Online- Portal und lassen Sie sich nach max. 5 Jahren abermals ein aktuelles erweitertes Führungszeugnis vorlegen. Mit freundlichen Grüßen Sabine Toffolo

3 - 3 - Hinweise und Tipps im Umgang mit dem Portal und den Formularen In den vergangenen Wochen sind bei den eingehenden Meldungen und Anfragen einige Punkte hervorgetreten, auf die wir im Folgenden eingehen möchten. Aus ökologischen und ökonomischen Gründen wurden auch die Rückseite des Schreibens vom November 2013 und der damals mitgeschickten Kurzanleitung bedruckt. Bitte lesen Sie sich beide Seiten genau durch. Die in den Schreiben angegebene Internetadresse tragen Sie bitte in die Adresszeile Ihres Browsers ein. Benutzen Sie bitte nicht das Google Suchfenster, da gegebenenfalls ein falscher Link ausgewiesen werden kann. Nachdem Sie die Adresszeile aufgerufen haben, überprüfen Sie bitte nochmals, ob Sie auch wirklich auf unserer Seite sind: (= Bitte laden Sie nur die PDF-Dateien über das Online-Portal hoch, die Sie dort auch als Download finden und keine Bilder, Notizen oder andere Dateien. Passwort Bei dem ersten Anmeldevorgang werden Sie aufgefordert, sich ein neues Passwort zu geben; dieses muss 3 Kriterien erfüllen: mind. 8 Zeichen lang, Groß- und Kleinschreibung und Zahlen oder Sonderzeichen. Nach mehrmaliger Eingabe eines falschen Passwortes wird der Zugang gesperrt und kann erst wieder durch uns freigeschaltet werden. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an: albert.prahl@sozmi.landsh.de Sie erhalten dann ein neues vorläufiges Passwort. Von unserer Seite werden keine weiteren Browser-Fenster geöffnet (z.b. Popups oder Passwortmanager). Falls Sie Ihren Benutzernamen eingeben und kleine schwarze Punkte im dem Feld Passwort auftauchen, benutzen Sie die Speicherfunktion von Passwörter Ihres Browsers. Wir raten Ihnen dazu, falls

4 - 4 - Sie diese Funktion benutzen wollen, nicht das vorläufige Passwort abzuspeichern, da dieses in der Regel keine lange Gültigkeitsdauer besitzt. Bitte geben Sie das Passwort nur an Personen weiter, die von Ihnen autorisiert worden sind, Stichtags- bzw. Personalmeldungen abzugeben. Teilen Sie uns schriftlich (auch per ) den Namen der Personen mit, die gegebenenfalls ein neues Passwort von uns erhalten sollen oder nehmen Sie Kontakt zu Ihrer zuständigen Sachbearbeiterin bzw. Ihrem zuständigen Sachbearbeiter auf. Grundsätzlich sind Sie als Träger uns gegenüber meldepflichtig, nicht die einzelnen Einrichtungen. Wenn Sie als Träger mehrerer Einrichtungen das Passwort unter Ihren Einrichtungen verteilen, geschieht dies allein in Ihrer Verantwortung, wir raten von diesem Verfahren ab. Ist durch die Eingabe eines falschen Passwortes der Zugang zu dem Onlineverfahren nicht mehr möglich, erhalten (nur) Sie als Träger ein neues vorläufiges Passwort und das alte Passwort verliert seine Gültigkeit. Versuchen nun Ihre Einrichtungen sich mit dem alten Passwort anzumelden, wird abermals der gesamte Zugang blockiert. PDF-Formulare Auf Grund der hohen Kompatibilität zu verschiedenen Betriebssystemen unterschiedlichen Alters haben wir uns für ein online-basiertes Verfahren und der Nutzung des PDF-Formats entschieden. Um die PDF-Formulare ausfüllen zu können, benötigen Sie den Acrobat Reader bzw. ein vergleichbares Programm. Laden Sie sich gegebenenfalls dieses Programm über das Internet herunter. Wir empfehlen Ihnen, das PDF-Formular zunächst auf Ihrem Rechner abzuspeichern. Klicken Sie dazu oben links auf das Feld Datei und dort auf Speichern unter. Sie werden dann aufgefordert einen Speicherort auf Ihrem PC auszuwählen. Wenn Sie nun auf Speichern drücken, erhalten Sie die Information, dass alle notwendigen Felder ausgefüllt werden müssen. Dies ist ein Hinweis, der jedoch nicht das Abspeichern auf Ihrem PC verhindert. Klicken Sie also auf Speichern, öffnen Sie die Datei von diesem Speicherort aus und tragen Sie die Daten in das Formular ein. Über das Symbol der Diskette oder über Datei -> Speichern können Sie zu jedem Zeitpunkt die eingetragenen Daten

5 - 5 - abspeichern. Sie können die Datei danach schließen und zu einem anderen Zeitpunkt weiterarbeiten. Haben Sie alle Daten eingetragen, speichern Sie die Datei ab, schließen Sie die Datei und melden sich unter der angegebenen Adresse wieder an dem Meldeservice an. Neben dem Feld Formulare finden Sie das Feld Hochladen. Folgen Sie dort den Anweisungen. Sie können die PDF-Formulare duplizieren und müssen verschiedene Angaben z.b. zum Träger nicht mehrfach eintragen. Öffnen Sie dazu das Formular von Ihrem PC aus, tragen Sie die Daten in die entsprechenden Felder ein und speichern Sie die Datei ab. Klicken Sie dann oben links auf Datei -> Speichern unter -> PDF -> und geben Sie der Datei einen Namen (z.b. Einrichtung 1 oder Kunterbunt. Bei den Personalmeldungen z.b. Karl S. oder Einstellung Herr S ) und den Ort Ihrer Wahl an. Für weitere eigene Vorlagen führen Sie die Schritte nochmals durch. Bitte verwenden Sie keine Namen, die länger als 50 Zeichen sind. Bitte tragen Sie in den entsprechenden Formularfeldern das Aktenzeichen des Trägers bzw. Ihrer Einrichtung so ein, wie in dem Schreiben benannt. Das Aktenzeichen des Trägers besteht aus insgesamt drei bis vier Zahlen (z.b ), das der Einrichtung aus weiteren angehängten Zahlen (z.b ). Bitte benutzen Sie nur diese Aktenzeichen. Tragen Sie dort bitte nur das Aktenzeichen ein und keine weiteren Informationen wie z.b. den Namen der Einrichtung oder den der zuständigen Sachbearbeiterin bzw. des zuständigen Sachbearbeiters. Nach den Trägerangaben müssen Sie im Bereich der Anschrift des Ministeriums die zuständige Sachbearbeiterin bzw. den zuständigen Sachbearbeiter auswählen. Diese/diesen finden Sie im Schreiben hinter den Angaben zu Ihrer Einrichtung. Zur Veranschaulichung haben wir eine exemplarisch ausgefüllte Stichtagsmeldung für Heime angehängt. Sie können sich bei Ihren Eingaben daran orientieren.

6 StichtagHeim 1.2 Daten der Trägerin/ des Trägers: Aktenzeichen Verein der Winterfreunde e.v. Name Max Muster Ansprechpartner Torfstraße 32 Stra e Kupperdorf HausNr PLZ Ort winter@freunde.de Telefon Fax Rot umrandete Felder sind Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen. Bitte verwenden Sie pro Einrichtung jeweils einen Meldebogen und geben Sie das Personal jeweils nur für eine Einrichtung an. An das Sozialministerium des Landes Schleswig-Holstein VIII Albert Prahl Postfach Kiel Meldepflichten gem. 47 SGB VIII hier: Belegte Plätze/ Personalübersicht Stichtagsmeldung zum Daten der Einrichtung: Aktenzeichen Haus Schneebälle Name Lotsenweg 10 Stra e Puterdorf HausNr PLZ Ort schneebaelle@freunde.de Telefon Fax Art der Einrichtung Heim Nur für Heim: nur innewohnendes Personal nur Schichtdienst (Personal wohnt außerhalb) innewohnendes Personal und Schichtdienst Tagesgruppe Sonstige betreute Wohnform Verbandszugehörigkeit: Auslandsprojekte werden durchgeführt Belegung der Einrichtung Verband Dänemark In welchem Land? Plätze gemäß Betriebserlaubnis vom : belegte Plätze am Stichtag: aus Schleswig Holstein:

7 Name, Vorname geb. am Art der Ausbildung Tätigkeit in der Einrichtung (z.b. Gruppenbetreuung, Hausmeister, ) Arbeitszeit in Stunden / Woche Erweitertes Führungszeugnis vom: Führungszeugnis enthält keine Eintragungen Muster, Erika Diplom-Pädagogin Einrichtungsleitung Muster, Max Diplom-Sozialpädagoge Pädagogische Leitung Muster, Max Erzieher Gruppenbetreuung Muster, Erika Erzieherin Gruppenbetreuung Muster, Max kichl. anerkannter Heimerzieher Gruppenbetreuung 38, Muster, Erika Diplom-Sozialpädagogin Einzelbetreuung, Schulbegleitung Muster, Max Erzieher Gruppenbetreuung 38, Muster, Max Tischler Hausmeister 38, Muster, Erika Bürokauffrau Hauswirtschaft Muster, Erika Lehrerin Einzelbetreuung Muster, Max Bankkaufmann Verwaltung Die Größe der Buchstaben richtet sich nach der Anzahl der Buchstaben in einem der Felder und kann somit variieren. Es werden damit Zeilenumbrüche vermieden.