Untersuchung der Organisation von Studium und Lehre an der Universität Bielefeld

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1 Untersuchung der Organisation von Studium und Lehre an der Universität Bielefeld Informationsveranstaltung zum Projektauftakt Bielefeld, 25. November 2009 Birga Stender Dr. Yvonne Bauer

2 Agenda für die Informationsveranstaltung Vorstellung HIS Zielstellung und Projektarchitektur Nächste Schritte Koordination und Projektkommunikation 2

3 HIS-Projektteam Birga Stender Dipl.-Pädagogin, MBA Tel.: Mobil: Dr. Yvonne Bauer Dipl.-Sozialwissenschaftlerin Mobil: Internet: 3

4 HIS Hochschul-Informations-System Hochschul-IT Informationstechnologie in der Hochschulverwaltung Hochschulforschung Studium, Lehre, Forschung, Finanzierung Hochschulentwicklung Bau, Infrastruktur, Hochschulmanagement, Forschungs-/Lehrmanagement 4

5 Arbeitsbereich Hochschulmanagement Beratung in allen Fragen der Anpassung und Optimierung von Organisationsstrukturen und Abläufen (hochschulintern, hochschulübergreifend, Land-Hochschule) Arbeitsschwerpunkte: Organisationsanalysen und beratungen für die Hochschulverwaltung und den akademischen Bereich Evaluation von Verwaltungsprozessen und Strukturen/ Strategieberatung für Hochschulen Kennzahlen-, prozessorientiertes Benchmarking Projekt- und Changemanagement bei der Einführung und Veränderung von IT-Systemen Forschungs- und Lehrmanagement 5

6 Agenda für die Informationsveranstaltung Vorstellung HIS Zielstellung und Projektarchitektur Nächste Schritte Koordination und Projektkommunikation 6

7 Zielstellung des Projektes Untersuchung der derzeitigen Studien- und Prüfungsorganisation an der Universität Bielefeld Beschreibung und Analyse des Ist-Zustandes der Aufbau- und Ablauforganisation in den Fakultäten und den zentral beteiligten Bereichen (v.a. Dez. I, Dez. II, Dez. FM, ZfL, ZSB, DV/BIS) Entwicklung von Handlungsempfehlungen und Verbesserungspotenzialen für die zukünftige Gestaltung dieses Bereiches Bedarfe/Wünsche der Fakultäten bezogen auf zentrale Unterstützungsmöglichkeiten sammeln Vorschläge zur Bündelung von zentral wahrgenommenen Aufgaben geben 7

8 Erwartbarer Nutzen für die Universität Bielefeld systematische Informationen zur Gestaltung der Studien- und Prüfungsorganisation in den Fakultäten und zentralen Bereichen neutrale Betrachtung der verschiedenen Perspektiven innerhalb der Universität Bielefeld Beteiligung aller Akteure im Bereich der Studien- und Prüfungsorganisation bei der Analyse und der Soll-Konzeption Bewertung der derzeitigen Organisation anhand transparenter Kriterien Handlungsempfehlungen zur zukünftigen Gestaltung des Bereichs mit HIS als Partner hochschulspezifisches Knowhow wie auch Erfahrungen und Lösungen anderer Hochschulen einbeziehen können 8

9 Projektstruktur und Phasen Vorbereitungsphase Erhebungs-, Analyse- & Bewertungsphase Entwicklung Sollkonzept Umsetzungsphase (mögliche 2. Phase) Feinabstimmung (organisatorisch und inhaltlich) Strategiegespräch Projektauftakt Aufgaben-und Ressourcenanalyse Strukturanalyse Prozessanalyse Nutzersicht Handlungsempfehlungen und Reorganisationsvorschläge zur Optimierung der Ablauf- und Aufbauorganisation Umsetzung der Handlungsempfehlungenim Rahmen einer Organisationsentwicklung Erhebung in 2 Schritten: 1.Überblicksanalyse (bis Ende 01/10) 2. Vertiefte Analyse (bis Ende 04/10) Monate 9

10 Für die Zusammenarbeit sind uns wichtig: Beteiligung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in allen Projektphasen Ehrlichkeit Verbindlichkeit kooperative Zusammenarbeit und Unterstützung Mut zur Auseinandersetzung 10

11 Erhebungs- und Analysephase Analyse der wahrgenommenen Aufgaben und ihrer Verteilung innerhalb der Fakultät/Einheit Analyse der Formalstruktur Ressourcenanalyse (quantitative Personalausstattung, Qualifikationsstruktur) Analyse ausgewählter Geschäftsprozesse (Schnittstellen, Beteiligte, Arbeitsschritte) Analyse der Nutzeranforderungen (Studierende, Lehrende) 11

12 Methoden und Instrumente Erster Analyseschritt: Überblicksanalyse aller Fakultäten und der beteiligten zentralen Einheiten - schriftliche Erhebung (Aufgabenmatrix) - je ein übergreifendes Gespräch je Fakultät/Einheit (Leitfaden) Festlegung des Vorgehens bei der vertieften Analyse Zweiter Analyseschritt: vertiefte Analyse einer Stichprobe von Fakultäten bzw. gegebenenfalls anderer Bereiche, die in der Überblicksanalyse markant sind - ergänzende Interviews - Prozessanalysen - Nutzerbefragungen 12

13 Erhebung der Aufgabenverteilung schriftliche Erhebung in allen Fakultäten und beteiligten zentralen Bereichen Inhalte: - Aufgabenwahrnehmung innerhalb der Fakultät - Schnittstellen zu zentralen Bereichen (bzw. Fakultäten) - IT-Nutzung - Ressourcenschätzung schafft Grundlage für die folgenden Gespräche 13

14 Gespräche mit Fakultäten & zentralen Einheiten Inhalte: - Einschätzungen zur Aufgabenverteilung - zeitlicher Ablauf des Veranstaltungs- und Prüfungsmanagements - Konkretisierung und Bewertung der Schnittstellen - Einschätzung der zentral-dezentralen Aufgabenverteilung - Veränderungswünsche und Erwartungen Dauer: ca. 2 Stunden Leitfaden wird zur Vorbereitung zur Verfügung gestellt 14

15 Beispiele für Leitfragen Was hat sich in der Aufgabenwahrnehmung durch BA/MA verändert? Ist die Aufgabenverteilung ausreichend IT-unterstützt? Wie läuft die Studien- und Prüfungsorganisation in Ihrer Einheit zeitlich ab? Mit welchen konkreten Stellen/Personen arbeiten Sie an den Aufgabenschnittstellen zusammen? Wie schätzen Sie die aktuelle Aufgabenverteilung zwischen Fakultäten und zentralen Bereichen ein? Was wünschen Sie sich? Welche Veränderungswünsche für die Studien- und Prüfungsorganisation bestehen aus Sicht Ihrer Einheit? 15

16 Bewertung nach folgenden Kriterien Leistungsqualität bei der Aufgabenwahrnehmung Prozessorientierung Nutzerorientierung Ressourceneinsatz Es wird ein Stärken-Schwächen-Profil für die Studien- und Prüfungsorganisation an der Universität Bielefeld erstellt. 16

17 Entwicklung Sollkonzept Handlungsempfehlungen zur Verbesserung von Strukturen und Abläufen der Studien- und Prüfungsorganisation in den Bereichen: Schaffung einer transparenten und eindeutigen Organisationsund Entscheidungsstruktur eindeutige Zuordnung von Aufgaben zu den verschiedenen Funktionsträgern Entwicklung verbesserter Prozessabläufe mit klar formulierten Schnittstellen 17

18 Projektarchitektur An der Projektarbeit beteiligt sind: eine Steuerungsgruppe, die das Projekt strategisch steuert und die Ergebnisse abnimmt der Projektleiter, der für die universitätsinterne Koordination und die Abstimmung mit HIS zuständig ist ein Projektteam, das die konkreten Arbeitsphasen vorbereitet HIS als externer Partner, der die Durchführung der Organisationsuntersuchung übernimmt 18

19 Aufgaben Steuerungsgruppe Beratungsgremium des Auftraggebers (Rektorat) strategische Entscheidungen innerhalb des Projektes treffen Justierungen vornehmen Ergebnisse abnehmen Arbeitsaufwand: Teilnahme an den geplanten 4 Sitzungen bis Sommer 2010; ggf. Vorbereitung darauf 19

20 Aufgaben Projektteam operative Projektbegleitung Projektdurchführung inhaltlich und organisatorisch unterstützen (z.b. Abstimmung der Erhebungsinstrumente und Terminplanung) universitätsinternes Knowhow einbringen Arbeitsaufwand: regelmäßige Besprechungen während der Präsensphasen von HIS (ca. 4-wöchentlich); ggf. vorbereitende Tätigkeiten 20

21 Agenda für die Informationsveranstaltung Vorstellung HIS Zielstellung und Projektarchitektur Nächste Schritte Koordination und Projektkommunikation 21

22 Nächste Schritte Analysephase Arbeitsaufnahme des Projektteams und der Steuerungsgruppe Versenden der Aufgabenmatrix Informationstermin zur Erläuterung der Aufgabenmatrix Informationstermin im Personalrat (falls gewünscht) Gespräche mit den zentralen Bereichen Gespräche mit den Fakultäten Dez. 09 Dez. 09 Jan

23 Agenda für die Informationsveranstaltung Vorstellung HIS Zielstellung und Projektarchitektur Nächste Schritte Koordination und Projektkommunikation 23

24 Projektakteure Mitglied des Rektorats (Vorsitz) Fr. Lang, stv. Kanzlerin (Vorsitz) Hr. Roth, Projektleiter Fr. Dr. Franz, Dez. I Hr. Dr. Körber, Dez. II Hr. Klapper, CIO/IT Hr. Möhle, ZfL Steuerungsgruppe Projektteam 3-4 Dekane/Dekaninnen 2 Studierendenvertreter/-innen Fr. Stender, HIS Fr. Dr. Bauer, HIS Hr. Roth, Projektleiter Hr. Simon, Dezernat II Fr. Kerfien, DV/BIS Hr. Jablonski, ZfL ein/-e Studiendekan/-in 1-2 Verwaltungsleitungen ein/-e Prüfungsamtsmitarbeiter/-in Fr. Stender, HIS Fr. Dr. Bauer, HIS 24

25 Gestaltung der internen Kommunikation interner Projektleiter: Jürgen Roth, Dez. I juergen.roth@uni-bielefeld.de Tel.: 3327; Raum B3-127 hochschulöffentliche Information über das Projekt im Intranet Sounding Board für alle Mitwirkenden und Interessierten regelmäßige Informationstermine für den Personalrat 25