MOBILE APP. MDE Mobile Datenerfassung für kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen. Mehr Informationen auf

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1 MOBILE APP MDE Mobile Datenerfassung für kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen Mehr Informationen auf Ihre Praxis. Unsere Kompetenz. Sichere Zukunft.

2 Ihre Praxis. Knappe Ressourcen, hoher Aufwand Die Leistungserfassung stellt in den meisten kommunalen Betrieben einen komplexen Vorgang dar, der einen großen Zeit- und Personalaufwand verursacht und das bei knappen Ressourcen. Denn in der Regel wird doppelt erfasst: Die Arbeiter rapportieren auf Papier, die Verwaltungsmitarbeiter geben die gleichen Daten manuell in das EDV-System ein. Das zieht unter Umständen Probleme bei der Qualität und Übertragung der Daten nach sich, wie z.b. unvollständige Aufschriebe, nicht lesbare Zahlen oder Texte, falsch gewählte Auftragsnummern, Tätigkeitsschlüssel oder Objektnummern, Fehlübertragungen bei der Eingabe im System. Hinzu kommen noch die fachliche Kontrolle (Auftrag, Leistung, Menge) und die personaltechnische Prüfung (Zuschläge TVÖD, Mehrarbeit). Diese Tätigkeiten sind personal- und somit auch kostenintensiv. Große Teile dieser Prozesse lassen sich aber durch eine intelligent eingerichtete mobile Datenerfassung verkürzen und qualitativ verbessern. Unsere Kompetenz. Mobile Datenerfassung für verkürzte und verbesserte Prozesse Seit mehr als 25 Jahren unterstützt INFOMA kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen erfolgreich in ihrem Handeln auf dem Weg zu Innovation, Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit. Die im Dialog mit unseren Kunden entwickelten und realisierten Praxisthemen stellen sicher, dass sie die an ihren Zielen ausgerichtete Lösung erhalten. Basis ist unser Fachmodul Kommunale Betriebe und öffentliche Einrichtungen, das zahlreiche fachspezifische Anwendungen kunden- und bedarfsorientiert integriert wie z.b. Auftragswirtschaft, Leistungserfassung, Faktura, Personal und TVÖD mit automatisierter Zuschlagserkennung, Materialwirtschaft und Fuhrparkverwaltung. Mobile App MDE - Mobile Datenerfassung Mobile Leistungserfassung macht Schluss mit der Doppelerfassung von Leistungen und sorgt für die zielgerichtete Zusteuerung von Aufträgen an die dafür vorgesehenen Benutzer. Dabei werden nur die genau dazu passenden Leistungsarten angeboten. So ist eine schnelle, fehlerfreie Erfassung von Einsätzen direkt und zeitnah am Entstehungsort möglich. Intelligente Kontrollsichten stellen die Vollständigkeit aller Mitarbeiter für die erfassten Tage sicher. Bei der Erfassung der Rohleistungsdaten können ergänzte Statistikfelder wie Objekt oder Leistungsart verwendet werden. Die Leistungen lassen sich vor Ort mit wertvollen Zusatzinformationen anreichern wie z.b. Fotos, GPS-Koordinaten oder variablen Notizen. Unterstützt werden alle gängigen Betriebssystemplattformen (Android, ios, Windows Phone bzw. Windows 10) und Geräteklassen (Smartphones, Phablets, Tablets, ). 2

3 Die Leistungsmerkmale Erfassung von Produktivleistungen Erfassung von Leistungen direkt am Einsatzort Offline-Modus» Keine permanente Verbindung zu newsystem erforderlich» Alle notwendigen Stammdaten werden auf dem Gerät vorgehalten Individuelle Synchronisierungsmöglichkeiten Erfassung von unterschiedlichen Ressourcentypen, z.b. Mitarbeiter, Fahrzeuge, Maschinen und Material Direkte Zuordnung der Einsätze zu den Aufträgen Sichtbare Auftragsdetails, wie z.b. Beschreibungen und Durchführungsanweisungen Erfassung von qualitativen Zusatzinformationen, wie z.b. Leistungsarten, Objekte etc. Gezielte Zusteuerung ausschließlich passender Aufträge an bestimmte Mitarbeiter oder Teams Vorkonfigurierte Auswahl nur der jeweils zum Auftrag passenden Leistungsarten und Objekte Mobile Erfassung mit Auswahl der Ressourcen Erfassung von Fehlzeiten Erfassung von Fehlzeiten und Abwesenheiten aller Art (Krankheit, Arztbesuch, Urlaub, Überstunden etc.); Einschränkung nur auf bestimmte Fehlzeiten möglich 3

4 Erfassung von Zuschlägen Erfassung von tariflichen Zuschlägen, wie z.b. Erschwerniszuschläge, Schmutzzulagen, Gefahrenzulagen mit eingeschränkten Auswahlmöglichkeiten als Ergänzung der Leistungen Automatische Prüfung, Übernahme und Ergänzung der Zuschläge beim Import der Mobildaten nach newsystem; vordefinierte Zuschläge werden vollständig ergänzt Kontrolle und Übersicht» Tageskontrolle pro Mitarbeiter mit Vergleich Soll-/Ist-Zeit und Differenz» Tageskontrolle pro Auftrag» Fehlzeitenübersicht Gesamt Tagesübersicht der Mitarbeiter mit Differenzkontrolle Weitere Funktionalitäten zur Optimierung des Gesamtprozesses Foto-Funktion» Integration der Gerätekamera» Zuordnung von Fotos zu Einsätzen und Aufträgen» Übergabe von Fotos ins Stammsystem newsystem GPS-Funktion» Registrierung der GPS-Koordinaten des Einsatzortes» Übergabe und Archivierung der GPS-Daten im Auftrag Fertigstellungsmeldung von Aufträgen» Möglichkeit der Kennzeichnung von Aufträgen als technisch fertiggestellt» Aktualisierung des Auftragsstatus bei Übergabe ins Stammsystem 4

5 Auftrag mit Foto-Dokumentation und Leistungen Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit im Fokus der Anwendung Automatische Anpassung an die Displaygröße der Hardware Unterstützung von Drehen, Kippen und Ausrichtung des Gerätes Individuelle Größenanpassung von Zeilenhöhen, Abständen und Schriftgrößen für gute Lesbarkeit und Bedienung Farbliche Unterscheidung der verschiedenen Erfassungsprozesse Automatische Anpassung der App an die Bedienlogik und die Konventionen der jeweiligen Plattform Vollständige Integration in die Produktfamilie newsystem Personalisiertes Rollencenter mit MDE-Aktivitätsfeldern in newsystem 5

6 Nutzen und Vorteile in der Praxis Vereinfachung des Erfassungsprozesses sowie Vermeidung von Doppelerfassungen Schnelle Leistungserfassung aller zu einem Auftrag gehörenden betrieblichen Ressourcen, wie Personal, Maschinen und Fahrzeuge, Artikel sowie tariflicher Zuschläge Automatische Anpassung an die Displaygröße, Drehen, Kippen sowie individuelle Größenanpassung von Zeilenhöhen, Abständen und Schriftgrößen Fehlervermeidung bei der Eingabe durch vorkonfigurierte Auswahl Gezielte Zusteuerung ausschließlich passender Aufträge an bestimmte Mitarbeiter oder Teams Unterstützung eines durchgängigen, medienbruchfreien digitalen Prozesses Einsatz im Online- und Offline-Modus Endgeräte mit den Betriebssystemen Android, ios, Windows Phone bzw. Windows 10 Unterstützung von Kamera, GPS und Barcode je nach Gerätetyp Rahmenbedingungen Erwerb der App über den offiziellen App-Store der jeweiligen Plattform (Apple AppStore, Google Play Store, Windows Store bzw. Windows Phone Store) Verteilung über eine MDM Software (Mobile Device Management) möglich Gern erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot. Wenden Sie sich bitte einfach an Ihren zuständigen INFOMA -Ansprechpartner. Ihr Ansprechpartner Jens Wetzstein, Produktmanager & Senior Consultant Kommunale Betriebe , 6

7 09/ / visuelle 2015 visuelle kommunikation paqui garcía-arias Software Consulting GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Web Geschäftsstellen Deutschland Berlin Düsseldorf Hannover Limburg München Münster Schweiz Rotkreuz Part of FRITZ & MACZIOL group, member of the Axians ICT network