EASY DMS World: Dokumentenmanagement Archivierung

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Gertrud Straub
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1 Herzlich Willkommen EASY DMS World: Dokumentenmanagement Archivierung Dipl. Inf. Frank Birnbaum CES IT-Systemhaus GmbH 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 1 von 21

2 Agenda Vorstellung EASY Software AG Überblick über Dokumentenmanagement und Archivierung Vorstellung einzelner Produkte ( Archivierung, Erfassung, Dokumentenmanagement) 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 2 von 21

Produkte (Email Archivierung, Erfassung, Dokumentenmanagement) 14.

3 EASY SOFTWARE AG Firmensitz: Mülheim an der Ruhr Gründung: 1990 (als EASY Elektronische Archivsysteme GmbH) Börsengang: 1999 Beteiligungsgesellschaften: USA, Großbritannien und Österreich Branche: Archivierung und Dokumentenmanagement 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 3 von 21

USA, Großbritannien und Österreich Branche: Archivierung und

4 EASY SOFTWARE AG Die EASY SOFTWARE 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 4 von 21

5 Komplettes Dokumentenmanagement 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 5 von 21

6 Komplettes Dokumentenmanagement 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 6 von 21

7 Komplettes Dokumentenmanagement EASY ENTERPRISE steht für das kompletteste Standard-Produkt- Portfolio im DMS-Markt mit: Scannen, Klassifizieren und Archivieren von Belegen ERP-Archivierung wie z. B. SAP, Navision, Business One -Archivierung für Exchange und Lotus Notes Elektronisches Dokumentenmanagement Volltextrecherche und Relationale Datenbanken Prozessoptimierung (z. B. Eingangsrechnungsverarbeitung) Web-basierter Workflow Sie erwerben nur dass, was sie wirklich brauchen! Bausteinsystem sorgt für spätere Erweiterbarkeit und Investitionsschutz 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 7 von 21

8 Archivierung mit EASY xbase Problemstellung : Immer mehr s: Überlaufende Postfächer - evtl. Postfachbeschränkungen - schwierige, langwierige Suche nach s - Sicherung problematisch Aufbewahrung geschäftskritischer s 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 8 von 21

Postfachbeschränkungen - schwierige, langwierige Suche nach E-Mails - Sicherung

9 Archivierung mit EASY xbase Bei Einsatz von EASY xbase: -Archivierung für Outlook/ Microsoft Exchange Entlastung von Mail-Datenbank und Server Rechtskonforme und revisionssichere Ablage Volltextsuche aus MS Outlook heraus zero Administration 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 9 von 21

Rechtskonforme und revisionssichere Ablage Volltextsuche aus MS Outlook heraus zero

10 Archivierung mit EASY xbase Der normale Server Outlook Server Datenbank Backup 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 10 von 21

11 Archivierung mit EASY xbase Server mit EASY XBase Outlook Server Datenbank EASY xbase Backup 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 11 von 21

12 EASY xbase -Administration Vereinfacht an zentraler Stelle im EASY xbase Control Center 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 12 von 21

13 EASY xbase -Client Ist vollständig in MS Outlook integriert und ermöglicht eine einfache Suche in den abgelegten sowie in den Dateianhängen. EASY LOGISTICS CENTER 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 13 von 21

den Dateianhängen. EASY LOGISTICS CENTER 14.September.

14 EASY Capture - Belegerfassung Problemstellung: Dokumentenflut Verschiedenartigste Papierarten und Papiergrößen Lösung: Schnelle Scansysteme mit guten Papiereinzügen z.b. Multifunktionale Geräte 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 14 von 21

Scansysteme mit guten Papiereinzügen z.b. Multifunktionale Geräte 14.

15 EASY Capture- Belegerfassung Buchhaltung Einkauf Auftragsabwicklung CAPTURE Klassifizierung Indexierung Texterkennung Barcodeerkennung ODBC Rechnung Kunde: Musterfirma Vorgang: Datum: Kurztext: EASYWARE EASY DOCUMENTS 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 15 von 21

Musterfirma Vorgang: 120-22-1113 Datum: 29.07.

16 EASY Capture- Belegerfassung 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 16 von 21

17 EASY LOGISTICS CENTER -Das DMS von EASY Geschäftsvorgänge werden in einer digitalen Mappe zusammengefasst Gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender (DMS) Rationalisierung des Dokumentenflusses durch vorgegebene oder frei definierbare Versendeszenarien Transparenz der Vorgänge über den Browser Möglichkeit, eine Mappe aufgrund eines Bestellvorgangs im Shop oder eines eingegangenen Formulars anzulegen CONTENT EASY ARCHIV COMMUNITY DOCUMENTS EASY LOGISTICS CENTER SHOP MODULE 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 17 von 21

über den Browser Möglichkeit, eine Mappe aufgrund eines Bestellvorgangs im Shop oder eines eingegangenen Formulars anzulegen CONTENT EASY

18 EASY LOGISTICS CENTER Beispielhafter Dokumentenlauf im Unternehmen: Posteingangsstelle erfassen / scannen Buchhaltung Vorkontierung Buchhaltung Leiter Buchhaltung Zur Info Rechnungsprüfung Frau Meier Herr Müller Herr Kunze Prüfung auf Bestellung nein Besteller Frau Dr. Franke Bestätigung ja Buchhaltung Zahlungsanweisung Vertrieb FiBu EASY - ARCHIV 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 18 von 21

Herr Kunze Prüfung auf Bestellung nein Besteller Frau Dr.

19 EASY LOGISTICS CENTER Beispielhafter Workflow im Unternehmen: Start (Rechnungs prüfung) Sachliche Prüfung Geprüft und nicht OK! (Buchhaltung) Buchhaltung Mailversand ( ) an Lieferant Ende Eingangsrechnung Workflow für Eingangsrechnungen mit den Rollen Sachprüfung, Buchhaltung und Finanzvorstand. Geprüft und OK Betrag > 500 (Buchhaltung) Fachliche Prüfung Rechnung OK - Auszahlung empfehlen Betrag > 1000 (Finanzvorstand) Aktion Rechnung nicht OK Betrag < 500 Betrag >= 500 AND Betrag < 1000 Zahlung - Überweisung Zahlung - Abbuchung (Buchhaltung) Auszahlung Zahlung (XML Export) Signalausgang Zahlung (Buchhaltung) Aktion (Archivierung) Rechnungsarchiv Ende 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 19 von 21

Geprüft und OK Betrag > 500 (Buchhaltung) Fachliche Prüfung Rechnung OK - Auszahlung empfehlen Betrag > 1000 (Finanzvorstand) Aktion Rechnung nicht OK Betrag < 500 Betrag >= 500 AND Betrag <

20 EASY LOGISTICS CENTER Visualisierung der erfassten Daten im ELC: 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 20 von 21

21 EASY DMS World Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Kontaktdaten: Dipl. Inf. Frank Birnbaum CES IT-Systemhaus GmbH Marie-Curie Str Dresden Tel.: 0351/ f.birnbaum@ces-dresden.de Webseite: 14.September.2006 Mittelstandsforum EASY DMS World CES IT-Systemhaus GmbH Folie 21 von 21

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