Manfred Roux. PROJEKTMANAGEMENT

Transkript

1 Manfred Roux PROJEKTMANAGEMENT

2 Allgemeine Themen zu Einführung Zur Person Termine 20.4., 4.5., 18.5., 1.6., 15.6., Abschlußprüfung/Klausur Im 13. Juli Vorlesungsmaterialien Referenzen Einleitung 2

3 Unterlagen Vorlesungsunterlagen finden Sie hier ftp://rouxsifi.dyndns.org/ Bitte beachten: FTP Site! Der Server läuft tagsüber von 8:00 bis 24:00 Uhr Einleitung 3

4 Organisationen GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement PMI Project Management Institute Projektmanagement - Motivation 4

5 Nützliche Referenzen A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Project Management Institute H. Kerzner, Projektmanagement: Ein systemorientierter Ansatz zur Planung und Steuerung, mitp Business J. P. Clements, J. Gido, Effective Project Management, South-Western CENGAGE Learning J. R. Meredith, S. J. Mantel, Jr., Project Management A Managerial Approach, Wiley & Sons O. Hummel, Aufwandsschätzungen in der Software-und Systementwicklung, Spektrum Verlag K. Schwalbe, Information Technology Project Management, Thomson Course Technology Projektmanagement - Motivation 5

6 WAS VERSTEHEN SIE UNTER EINEM PROJEKT? Projektmanagement - Motivation 6

7 Was ist ein Projekt? Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.b. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation. DIN DES DEUTSCHEN INSTITUTS FÜR NORMUNG E.V. Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Unternehmen, das unternommen wird, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen. PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE DES PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE ein zeit- und kostenbeschränktes Vorhaben zur Realisierung einer Menge definierter Ergebnisse entsprechend vereinbarter Qualitätsstandards und Anforderungen IPMA COMPETENCE BASELINE DER INTERNATIONAL PROJECT MANAGEMENT ASSOCIATION Projektmanagement - Motivation 7

8 Was ist den Definitionen gemeinsam? Zeitliche Befristung: Projekte sind zeitlich begrenzt. Zielvorgabe: Für Projekte existieren bestimmte Zielvorgaben Neuartigkeit: Projekte umfassen neuartige Aufgaben Risiko: Der Grad der Ungewißheit, der mit einem Projekt verbunden ist, ist höher als der einer Routinetätigkeit. Komplexität: Ein Projekt besteht aus einer Mehrzahl von Einzelaufgaben. Projektmanagement - Motivation 8

9 Grossprojekte in den Medien Projektmanagement - Motivation 9

10 Kostensteigerungen in Projekten der öffentlichen Hand, Teure öffentliche Projekte FAZ.NET/STATISTA - LIZENZ: CC BY-ND 3.0

11 Was sind typische Projekte? Bau eines Bürokomplexes Entwicklung eines neuen Produkts Unternehmensweite Umstellung auf Linux Durchführung einer Tagung/eines Jubiläums Ihr Projekt??? Projektmanagement - Motivation 11

12 WAS WOLLEN SIE IN DIESER VORLESUNG LERNEN? Einleitung 12

13 Am Ende des Semesters verstehen Sie (hoffentlich) Warum Projektmanagement für Ihre Karriere in einem IT Beruf bedeutsam ist Wie Projekte entstehen, wie Projekte aufgesetzt werden Welche Aspekte im Projektverlauf Ihre besondere Aufmerksamkeit verdienen Sie kennen Fallen, Fehlentwicklungen im Projektverlauf Einleitung 13

14 Was werden wir besprechen? Die 5 Projektmanagementprozessgruppen Wie entstehen Projekte Initiierung Was gehört zur Projektplanung Planung und zur Projektdurchführung Ausführung Wie werden Projekte kontrolliert und gesteuert Überwachung & Steuerung und wie schließt man Projekte ab Abschluss Einleitung 14

15 Was werden wir besprechen? Die 9 Wissensgebiete des Projektmanagements Integrationsmanagement Inhalts- und Umfangsmanagement Terminmanagement Kostenmanagement Qualitätsmanagement Personalmanagement Kommunikationsmanagement Risikomanagement Beschaffungsmanagement Einleitung 15

16 Was werden wir besprechen? Verschiedene weiche Themen Führungskompetenz Teambildung Motivation Kommunikation Beeinflussung Entscheidungsfindung Verhandlungen Einleitung 16

17 WARUM SIND SIE HIER? Einleitung 17

18 Welchen Bezug gibt es zur IT? IT Projekte sind häufig nicht erfolgreich Studien der Standish Group (CHAOS Studie) zeigen auf Eine Minderheit der Projekte führten zum Erfolg Etwa 1/3 der Projekte wurden abgebrochen Der Rest überschritt Kostenrahmen, erfüllte die Anforderungen nicht, führte zu Unzufriedenheit Projektmanagement - Motivation 18

19 Erfolgsfaktoren des IT-Projektmanagements Was schadet Unklare Ziele, unklare Anforderungen Fehlende Management-Unterstützung Mangelnde Projektmanagementmethodik und technik Ressourcenmangel Mangelnde Qualifikation, Flexibilität, Engagement Was hilft Einbeziehung der Anwender/Nutzer Standardisierte Software-Infrastruktur Angemessenes Vorgehensmodell einschließlich Qualitätssicherung für den gesamten Software-Life-Cycle Projektumfang - mit der Projektgröße sinkt die Termintreue Project Management I - 16 Projektmanagement - Motivation 19

20 Konkurrierende Anforderungen Das Magische Dreieck oder der Triple Constraint Projektinhalt und -umfang (Scope) Zeit (Time/Schedule) Kosten (Budget/Cost) Projektmanagement - Grundlagen 20

21 Globale Projekte steigern Komplexität Schnittstellen Zeitunterschiede Physische Distanz Gemeinsames Sprachverständnis Kulturelle Unterschiede Unterschiedliche nationale Gesetze und Regeln Projektmanagement - Grundlagen 21

22 PROJEKTMANAGEMENT GRUNDLAGEN Projektmanagement - Grundlagen 22

23 Definitionen Projekt Teil-/Unterprojekt Projektmanagement Stakeholder Programm Programmmanagement Portfolio Portfoliomanagement Projektmanagement - Grundlagen 23

24 Definition : Projekt ist ein Mittel zur Organisation von Aktivitäten, die innerhalb der Betriebsgrenzen einer Organisation nicht durchgeführt werden können. Interdisziplinär Eingeschränkt durch begrenzte Einsatzmittel Einmalig Zeitlich begrenzt Geplant, durchgeführt, gesteuert Projektmanagement - Grundlagen 24

25 Definition : Teilprojekt Projekte werden häufig in einfacher steuerbare Komponenten oder Teilprojekte aufgeteilt, die auch als Projekt bezeichnet und gemanagt werden können. Teilprojekte, die z.b. eine bestimmte Phase im Projekt-Lebenszyklus abdecken Teilprojekt, die bestimmte Anforderungen an Fähigkeiten des ausführenden Personals stellen Teilprojekte, die spezialisierte Technologie erfordern Projektmanagement - Grundlagen 25

26 Definition: Projektmanagement Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fertigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf Projektvorgänge, um die Projektanforderungen zu erfüllen. Identifizieren von Anforderungen Formulieren klarer, erreichbarer Ziele Ausgleichen konkurrierender Bedürfnisse von Qualität, Inhalt und Umfang, Zeit und Kosten Anpassen der Spezifikationen, Pläne, Herangehensweisen an unterschiedliche Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder Projektmanagement - Grundlagen 26

27 Was ist Projektmanagement? Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, - techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. DIN-Norm (DIN : ) Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fertigkeiten, Werkzeugen und Methoden auf Projektvorgänge, um die Projektanforderungen zu erfüllen. Project Management Institute (PMI) Das Projekt führen, koordinieren, steuern und kontrollieren. Gesellschaft für Informatik Projektmanagement - Motivation 27

28 Definition : Stakeholder Stakeholder eines Projektes sind Personen oder Organisationen, die ein Interesse am Projekt haben oder von ihm in irgendeiner Weise betroffen sind. Projektleiter Kunden / Benutzer Projektmitarbeiter Trägerorganisation Sponsor Einflussnehmer Lieferanten Projektmanagement - Grundlagen 28

29 Weitere Definitionen Ein Programm ist eine Gruppe verwandter Projekte DasProgrammmanagement ist das koordinierte Management einer Gruppe verwandter Projekte, um die strategischen Ziele und Leistungen des Programms zu erreichen Projektmanagement - Grundlagen 29

30 Weitere Definitionen Portfolio ist eine Sammlung von Projekten, Programmen und anderer Aktivitäten, die in Gruppen zusammengefasst, dem Erreichen strategischer Unternehmensziele dienen. Portfoliomanagement dient der Wertmaximierung eines Portfolios durch sorgfältige Untersuchung und Priorisierung von Programmen und Projekten. Projektmanagement - Grundlagen 30

31 DER PROJEKTMANAGER Einleitung 31

32 Verantwortung des Projektmanagers Verantwortlich für: Planung und Organisation der Arbeitsschritte Management der täglichen Aktivitäten im Projekt Identifikation und Beteiligung aller Stakeholder Auslieferung des fertigen Produkts an den Kunden Projektmanager = Zentrale Anlaufstelle innerhalb des Projektteams Projektmanagement - Grundlagen 32

33 Anforderungen an Projektmanager Technische Kompetenz Entscheidungsfähigkeit Kenntnis der Projektumgebung Politische Sensibilität - Umfeld Problemorientierung - Problemlösung Zielorientierung Fokus auf Resultate Selbstsicherheit Fähigkeit Fehler zuzugeben Projektmanagement - Grundlagen 33

34 Anforderungen an Projektmanager Zwischenmenschliche Fähigkeiten Effektive Kommunikation Einfluss auf die Organisation Dinge zum Laufen bringen Führung Vision & Strategie Mitarbeitermotivation Verhandlung & Konfliktmanagement Problemlösung Problemdefinition, Analyse von Alternativen, Entscheidungsfindung Projektmanagement - Grundlagen 34

35 Was ist besonders wichtig? 1. Management von Inhalt und Umfang Das Projektteam arbeitet nur an Projektinhalten 2. Personalmanagement Das Projektteam arbeitet als Team. 3. Kommunikationsmanagement Auf unterschiedlichen Ebenen, z.b. im Projektteam, mit Kunden, Lieferanten, Managern 4. Terminmanagement Der Projektmanager sorgt dafür, dass das Team im Plan bleibt und termingerecht liefert. 5. Qualitätsmanagement Die Arbeitsergebnisse/Liefergegenstände müssen den Erwartungen des Kunden entsprechen 6. Kostenmanagement Der Projektmanager muß die Kosten im Auge behalten, damit das Projekt im Kostenrahmen abgeschlossen werden kann. Projektmanagement - Grundlagen 35

36 PROJEKTORGANISATION Einleitung 36

37 Formen der Projektorganisation Stab-Projektorganisation Matrix-Projektorganisation Reine Projektorganisation Projektmanagement - Grundlagen 37

38 Einfluss der Organisationsstruktur Projektmanagement - Grundlagen 38

39 Projekttyp und Organisationsform Kriterien Stab-PO Matrix-PO Reine PO Bedeutung für das Unternehmen gering groß sehr groß Projektumfang gering groß sehr groß Unsicherheit der Zielerreichung gering groß sehr groß Technologie standard komplex neu Zeitdruck gering mittel hoch Projektdauer kurz mittel lang Komplexität gering mittel hoch Bedürfnis nach zentraler Steuerung mittel groß sehr groß Projektleiterpersönlichkeit wenig relevant qualifizierte PL professionelle PL Projektmanagement - Grundlagen 39

40 Projektmanagement in der Matrix Matrixorganisationen sind komplex und herausfordernd für Projektmanager und Linienmanager Autorität & Verantwortlichkeiten Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit anderen Gruppen Projektmanagement - Grundlagen 40

41 Wir kann eine Matrixorganisation funktionieren? Formaler Projektauftrag Project Charter Gute Arbeitsbeziehung zwischen Projektleiter und Linienmanager Führungskompetenz des Projektleiters Umgang mit einer Zwei-Boss Situation für das Projektteam Projektmanagement - Grundlagen 41

42 DER PROJEKTLEBENSZYKLUS Einleitung 42

43 Projektlebenszyklus Beginn des Projekts Ausgangswert: Projektauftrag Organisation und Vorbereitung Ausgangswert: Projektmanagementplan Ausführung der Projektarbeit Ausgangswert: Liefergegenstände abgenommen Abschluss des Projekts Ausgangswert: Projektdokumentation archiviert Projektmanagement - Grundlagen 43

44 Projektlebenszyklus bestimmt Welche Arbeiten sind auszuführen Was wird erzeugt und wie wird Fortschritt überprüft und genehmigt Welche Personen sind beteiligt Die Phasen sind häufig sequentiell Kosten- und Personalausstattung variieren über die Zeit Unsicherheit und Risiko sind anfänglich am höchsten, nehmen normalerweise ab Einflussmöglichkeiten der Stakeholdersind anfangs hoch, nehmen im Projektverlauf ab Projektmanagement - Grundlagen 44

45 Projektlebenszyklus Einflussmöglichkeiten Risiko Unsicherheit Änderungskosten Projektmanagement - Grundlagen 45

46 Projektlebenszyklus Projektmanagement - Grundlagen 46

47 Projektmanagementprozesse Ein Prozess besteht aus einer Folge von Tätigkeiten, die schrittweise ausgeführt werden, um ein Ziel zu erreichen Projektmanagementprozesse beschreiben, organisieren die Arbeitsschritte in einem Projekt Prozesse eines Projekts können zu Projektmanagementprozessgruppen zusammengefasst werden Projektmanagement - Grundlagen 47

48 5 Prozessgruppen Initiierungsprozessgruppe Initiating Planungsprozessgruppe Planning Ausführungsprozessgruppe Execution Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe Monitoring and Controlling Abschlussprozessgruppe Closing Projektmanagement - Grundlagen 48

49 Prozessverknüpfungen Projektmanagement - Grundlagen 49

50 Der Prozesszyklus Do Plan Check Act Projektmanagement - Grundlagen 50

51 9 Wissensgebiete 1. Integrationsmanagement 2. Inhalts- und Umfangsmanagement 3. Terminmanagement 4. Kostenmanagement 5. Qualitätsmanagement 6. Personalmanagement 7. Kommunikationsmanagement 8. Risikomanagement 9. Beschaffungsmanagement Projektmanagement - Grundlagen 51

52 Wissensgebiete & Prozessmanagementgruppen Integrationsmanagement Inhalts- und Umfangsmanagement Terminmanagement Kostenmanagement Qualitätsmanagement Personalmanagement Kommunikationsmanagement Risikomanagement Beschaffungsmanagement Initiierung Planung Ausführung Zeit Überwachung und Steuerung Abschluß Projektmanagement - Grundlagen 52

53 Vorgehensmodelle der Softwareentwicklung Projektmanagement - Grundlagen 53

54 Wasserfallmodell Anforderung Entwurf Codierung & Unit Test Integration & Systemtest Operation Projektmanagement - Grundlagen 54

55 Das V-Modell Übereinstimmung mit Wasserfallmodell Projektmanagement - Grundlagen 55

56 Rapid Prototyping Entwicklung des Prototyps Wiederholen so häufig wie nötig Planung und Risikoassessment Evaluierung des Prototyps Projektmanagement - Grundlagen 56

57 Spiralmodell nach Boehm Wasserfall+Risikoanalyse+Iterationen Projektmanagement - Grundlagen 57

58 Scrum - Agile Projektmanagement - Grundlagen 58

59 Integration von Projekt- und Produktlebenszyklus Kontrolle und Steuerung Initiieren Planen Ausführen Beenden Analyse Entwurf Coding Test Support Projektmanagement - Grundlagen 59

60 Integrationsmanagement Prozessgruppe Initiierung Planung Ausführung Überwachung & Steuerung Abschluß Aktivität 1. Projektcharta/Projektauftrag entwickeln 1. Projektmanagementplan entwickeln 1. Projektdurchführung steuern 1. Projektarbeiten überwachen und kontrollieren 2. Änderungskontrolle durchführen 1. Projekt- oder Phasenabschluß durchführen Projektmanagement - Grundlagen 60

61 Inhalts- und Umfangsmanagement Prozessgruppe Initiierung Planung Ausführung Überwachung & Steuerung Abschluß Aktivität 1. Anforderungen sammeln 2. Inhalt und Umfang definieren 3. Projektstrukturplan [PSP] erstellen 1. Inhalt und Umfang verifizieren 2. Inhalt und Umfang steuern Projektmanagement - Grundlagen 61

62 Terminmanagement Prozessgruppe Initiierung Planung Ausführung Überwachung & Steuerung Abschluß Aktivität 1. Vorgänge definieren 2. Vorgangsfolge festlegen 3. Personal- und Materialbedarf abschätzen 4. Vorgangsdauer abschätzen 5. Terminplan entwickeln 1. Termin- und Fertigstellungsplan steuern Projektmanagement - Grundlagen 62

63 Kostenmanagement Prozessgruppe Initiierung Planung Ausführung Überwachung & Steuerung Abschluß Aktivität 1. Kosten abschätzen 2. Budget festlegen 1. Kosten steuern Projektmanagement - Grundlagen 63

64 Personalmanagement Prozessgruppe Initiierung Planung Ausführung Überwachung & Steuerung Abschluß Aktivität 1. Personalbedarfsplan entwickeln 1. Projektteam zusammenstellen 2. Projektteam entwickeln 3. Projektteam managen Projektmanagement - Grundlagen 64

65 Qualitätsmanagement Prozessgruppe Initiierung Planung Ausführung Überwachung & Steuerung Abschluß Aktivität 1. Qualitätsplan entwickeln 1. Qualitätssicherung durchführen 1. Qualitätskontrolle/-lenkung durchführen Projektmanagement - Grundlagen 65

66 Kommunikationsmanagement Prozessgruppe Initiierung Planung Ausführung Überwachung & Steuerung Abschluß Aktivität 1. Stakeholder identifizieren 1. Kommunikation planen 1. Informationen verteilen 2. Stakeholdererwartungen managen 1. Projektleistung berichten Projektmanagement - Grundlagen 66

67 Risikomanagement Prozessgruppe Initiierung Planung Ausführung Überwachung & Steuerung Abschluß Aktivität 1. Risikomanagement planen 2. Risiken identifizieren 3. Qualitative Risikoanalyse durchführen 4. Quantitative Risikoanalyse durchführen 5. Risikobewältigungsmaßnahmen planen 1. Risiken überwachen und steuern Projektmanagement - Grundlagen 67

68 Beschaffungsmanagement Prozessgruppe Initiierung Planung Ausführung Überwachung & Steuerung Abschluß Aktivität 1. Beschaffung planen 1. Beschaffung durchführen 1. Beschaffung verwalten 1. Beschaffung abschließen Projektmanagement - Grundlagen 68