Dokumentenmanagement-System in der LBS RP

Transkript

1 Dokumentenmanagement-System in der LBS RP Thomas Klein Münster,

2 Kurze Vorstellung Thomas Klein Thomas Klein Gruppenleiter SK- und AD-Betreuung Bauspar-Geschäft Verantwortlich für die Einführung des DMS aus IT-Sicht Nach Wechsel heute verantwortlicher Anwender des DMS Experte für DMS in der gesamten LBS-Gruppe in ganz Deutschland

3 Inhalte Warum hat die LBS RLP sich für eine DMS-Lösung von SER entschieden? Was sind die Vorteile der Doxis4 DMS-Lösung? Wie sieht die DMS-Lösung aus? Was sagen die Anwender, die LBS-Entwickler und die LBS-Administratoren?

4 Kurze Vorstellung der LBS RLP

5 Warum DMS von SER? Im Jahr 2009 Start der Suche nach einem geeigneten DMS Ziel: Optimierung des Prozesses vom Scannen der Eingangsdokumente über die Verarbeitung mit einem Workflow bis hin zur Kreditakte Gründe für SER: Deutscher Hersteller Umfassendes Portfolio Software, Dienstleistungen und Wartung aus einer Hand Überzeugende Lösungspräsentation Kompetente Beratung Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis

6 Neue Ära mit Doxis Papier-Postkorbeingänge pro Mitarbeiter pro Tag werden in wenigen Minuten dem richtigen Sachbearbeiter zur weiteren Bearbeitung elektronisch zur Verfügung gestellt Keine Liege- und damit auch keine Wartezeiten Keine Suche mehr nach Vorgängen durch die Sachbearbeiter Mehr Zeit für andere Tätigkeiten und mehr Spaß an der Arbeit

7 Die DMS-Lösung der LBS RLP Elektronische Akten Scanning Klassifikation und Extraktion Elektronische Archivierung Postkörbe

8 Lösungsbausteine und Weiterentwicklung des Systems Elektronische Akten Scanning Klassifikation und Extraktion Elektronische Archivierung Postkörbe

9 Lösungsbausteine und Weiterentwicklung des Systems Unkomplizierte Zusammenarbeit mit SER Änderungen in Eigenregie von der Aufnahme der Anforderungen über die Realisierung bis zur fertigen Lösung Super Ergebnisse in kürzester Zeit unabhängig von SER

10 Die DMS-Lösung der LBS RLP Elektronische Akten Scanning Klassifikation und Extraktion Elektronische Archivierung Postkörbe

11 Scanning, Klassifikation und Extraktion automatisch Komfortable Stapelverarbeitung mit dem Doxis4 Massen- Scanclient und Hochleistungsscanner Automatische Extraktion relevanter Daten für die automatische Archivierung Automatische Klassifikation für die automatische Zuordnung zu elektronischen Akten und Postkörben Über einen separaten Validierungs-Arbeitsplatz werden Belege, die nicht automatisiert verarbeitet werden können, manuell nachbearbeitet

12 Die DMS-Lösung der LBS RLP Elektronische Akten Scanning Klassifikation und Extraktion Elektronische Archivierung Postkörbe

13 Elektronische Archivierung mit Doxis4 Revisionssichere Dokumentenablage Nachvollziehbarkeit aller Änderungen an den Dokumenten Plattform für das Dokumenten-Management-System mit den Bausteinen elektronische Akte und elektronischer Dokumenten-Postkorb Einfache Anbindung weiterer Anwendungen, wie z.b. LBS Neu Freie Wahl des Storage Systems u.v.m.

14 Elektronische Akten und Postkörbe Automatische Befüllung der Postkörbe der zuständigen Sachbearbeiter Bei erforderlicher Sekundärinformation für die Bearbeitung der Vorgänge kann per Knopfdruck die passende Akte mit allen Informationen angezeigt werden Neben Bausparakten wurden weitere Aktentypen realisiert: Kreditakte, Rechtsakte, Revisionsakte, Handelsvertreterakte und Sparkassenakte Simple Realisierung der Akten mit bestehenden Bordmitteln dank der leichten Bedienbarkeit der Entwicklungswerkzeuge

15 Elektronische Akten und Postkörbe - aus Anwendersicht Zufriedene Anwender sprechen für sich dem ist nichts hinzuzufügen.

16 Elektronische Akten und Postkörbe - Beispiel Fehlanzeige Hinterlegen von Vorlagen im System inkl. Einmischen eingegebener Informationen in die Vorlage Grafische Darstellung des Prozesses Einfache Prozessmodellierung Gleicher und stets aktueller Informationsstand für alle Beteiligten

17 Die Highlights auf einen Blick Volle Akzeptanz bei allen Anwendern Beschleunigung der Prozesse, somit Steigerung der Wirtschaftlichkeit Unabhängigkeit von SER-Ressourcen dank einfach zu bedienender Entwicklungstools Highlights aus dem Projekt Projekt in time und in budget Nur 6 Monate von der Planung bis hin zur Produktivsetzung inkl. Migration des Altsystems Und nicht zuletzt: Aus Geschäftspartnern wurden Geschäftsfreunde

18 Ich wünsche Ihnen viel Spaß bei Ihrem Projekt!