Von der Doppik zur produktorientierten Steuerung Neue Herausforderungen an IT Verfahren und IT Projekte

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1 arf Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbh Schiffgraben Hannover Tel.: (05 11) Fax: (05 11) Von der Doppik zur produktorientierten Steuerung Neue Herausforderungen an IT Verfahren und IT Projekte Dr. Jörg Erdmann, arf GmbH Wirtschaftsuniversität Wien, 12. November 2013

2 Agenda Entwicklungsstand des öffentlichen Rechnungswesens im deutschsprachigen Raum Modernisierungstrends in der öffentlichen Verwaltung IT Projekte richtig managen 2

3 Entwicklungsstand des öffentlichen Rechnungswesens in Deutschland (Bundesländer) Entwicklungstendenzen Haushaltsdarstellung (sachl. Spezialität) Titel bzw. Konten Produktorientierung Produkthaushalt Rechnungsstil Kameralistik erweiterte Kameralistik Bayern, Rheinland-Pfalz, Brandenburg, Thüringen Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein, Mecklenburg-Vorpommern, Saarland, NRW Baden - Württemberg Berlin Niedersachsen, Bremen Doppik Hamburg, Hessen Quelle: Erhebungen und Bewertung der arf GmbH Ziele und Kennzahlen: Niedersachsen, Bremen, NRW: Budgetbegründende und ergebnisorientierte Kennzahlen Hessen: Budgetbegründende Kennzahlen werden in Verbindung zu politischen Zielen gesetzt Hamburg: Ergänzung von wirkungsorientierten Zielen 3

4 Entwicklungsstand des öffentlichen Rechnungswesens in Österreich und der Schweiz Schweiz Österreich Wirkungsorientierung seit 2013 im Grundgesetz Wirkungsorientierung seit Beginn der 1990er Jahre auf Kantonsebene Umstellung auf Doppik beginnt auf Bundesebene Verankerung der Wirkungsorientierung seit 1999 in der Landesverfassung 4

5 Modernisierungstrends in der öffentlichen Verwaltung Wandel der IT Architektur Funktionale Individuallösungen Einheitliches ERP Funktionale Integration Unternehmensweite Lösungen Prozessuale Integration ERP Verfahren Dokumentenmanagement Berichtswesen / BI Workflowmanagement Portalanwendungen 5

6 Modernisierungstrends in der öffentlichen Verwaltung Verfahren zur organisationsweiten Daten- und Prozessintegration Potentiale Herausforderungen - Organisationsweite Prozessunterstützung Überwindung von Verfahrensgrenzen. - Verfahrensübergreifende Prozesssteuerung. - Weitgehende Vermeidung von Medienbrüchen. - Verfahrensübergreifende Nutzung von Daten ( Single Point of Truth ). - Verfahren sind Werkzeugkästen. Keine direkt nutzbaren Funktionen und Prozesse. - Verfahrensübergreifende Vereinheitlichung von Datenmodellen und Prozesslogiken. - Verfahrensübergreifende Konzepte zur Benutzer- und Berechtigungsverwaltung (Identity Management). 6

7 Modernisierungstrends in der öffentlichen Verwaltung Schwerpunkte und Entwicklungslinien fachlich technisch Kameralistisches Rechnungswesen Insellösungen Eigenprogrammierungen Einführung Doppik ERP Verfahren IT Architektur modernisieren Produkthaushalt Budgetierung Wirkungsorientierte Steuerung BI Portal DMS Workflow Prozessintegration Fachverfahren ablösen Fachliche Potentiale der Doppik ausbauen Technische Potentiale der IT-Architektur ausbauen ReWe Verfahren ablösen Prozessunterstützung ausbauen 7

8 Modernisierungstrends in der öffentlichen Verwaltung Anforderungen der Projekte individuell bewerten Prozess zu modellieren KLR auf Basis ERP Typ IV Wirkungsorientierter Haushalt Geschäftsprozess Prozessanforderungen bekannt Prozess implementiert Typ II Typ I Doppik auf Basis ERP Einkauf auf Basis ERP Typ III Berichtswesen auf Basis BI Lösung vorhanden Lösung konfigurierbar IT System Lösung zu modellieren/ entwickeln 8

9 IT Projekte in der öffentlichen Verwaltung Mögliche Projekttypen Typ I Klassisches Fachprojekt mit paralleler Abbildung in der IT Typ II ERP Projekt: Ablösung von Fachverfahren Typ III Tool-gestütztes Projekt: Konfiguration von Lösungen unter Nutzung eines Werkzeugkastens Typ IV Innovationsprojekt: Neue Technologie für neue Prozesse 9

10 IT Projekte richtig managen Charakteristika Erfolgsfaktoren I II ERP Projekt Fachprojekt Fokus auf Erreichung neuer fachlicher Ziele Entwicklung geeigneter fachlicher Instrumente und Prozesse Unterstützende IT Verfahren stehen zur Verfügung IT Funktionen stehen im Standard zur Verfügung Ausbau der Nutzung von Funktionen eines Verfahrens Geschäftsprozesse und funktionale Anforderungen liegen vor Unterstützende IT Verfahren stehen zur Verfügung Anpassung der IT Funktionen und Prozesse an die Anforderungen ( Customizing ) Fachlichkeit vor Technik Vollständige und konsistente Prozess- und Anforderungsdefinition Fachliche Anforderungen liegen dokumentiert vor der Ausprägung/Konfiguration des Verfahrens vor Optimierung von Abläufen durch Integrationszusammenhänge Komplexitätsmanagement: Definition eines iterativen Vorgehens III Tool-gestütztes Projekt Individuelle Lösungen für fachliche Anforderungen Geschäftsprozesse und funktionale Anforderungen liegen vor Fertige IT-Verfahren stehen nicht zur Verfügung IT Tools zur effektiven Produktion/Konfiguration der Lösungen Fachliche Anforderungen liegen dokumentiert vor der Konfiguration der Lösung vor Schnelle Rückkopplung der konfigurierten Lösung ( rapid prototyping ) hinsichtlich Eignung und Akzeptanz IV Innovationsprojekt Individuelle Lösungen für komplexe fachliche Anforderungen Keine transparenten Prozesse und fachliche Anforderungen Fertige IT-Verfahren stehen nicht zur Verfügung IT Tools zur effektiven Produktion/Konfiguration der Lösungen Komplexitätsreduktion: Definition kleinstmöglicher Lösungselemente / Komponenten Anforderungen, Prozess und technische Lösung sind gleichlaufend und konsistent zu formulieren Umfangreiche Kommunikation Schnelle Entwicklung und Rückkopplung von Arbeitsergebnissen 10

11 IT Projekte richtig managen Typ II: Gesamtarchitektur entwickeln Kein Bezug ERP Kindergarten Datenmodell Bezug ERP vorhanden Einkauf Veranlagung anbinden Starker ERP bezug KLR integrieren Standardfunktion Funktion konfigurierbar Funktionsunterstützung Funktion zu entwickeln 11

12 IT Projekte richtig managen Typ II: Definition klarer Entwicklungsstufen (Zwiebel-Modell) KLR Finanzwesen Materialwirtschaft Veranlagung Instandhaltung Haushalt 12

13 IT Projekte richtig managen Typ IV: Nutzung agiler Projektmanagementmethoden in maximal 30 Tagen realisieren Kleinste Arbeitspakete 13

14 Rahmenbedingungen für die öffentliche Verwaltung Warum sind Innovationsprojekte so schwierig? Agile Projektmanagementmethoden / SCRUM Zerlegung des Projekts in kleinstmögliche Arbeitspakete Tägliche Realisierung, täglicher Review, ggf. tägliche Anpassung im Vorgehen Selbstorganisation der Projektteams Kommunikation geht vor Dokumentation Kontinuierliche Verbesserung der eingesetzten Projektmanagement Instrumente Bürokratiemodell nach Weber Arbeitsteilung: Klare Spezifizierung von langfristig stabilen Pflichten und Aufgaben Amtshierarchie: Klare Hierarchie mit eindeutiger Zuordnung von Befugnissen Dienst- und Fachaufsicht: Definition einzuhaltender Kommunikationswege ( Dienstweg ) Aktenmäßigkeit: Aufgabenerfüllung auf Basis von Schriftstücken 14

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt: Dr. Jörg Erdmann Bereichsleiter IT und IT-QS Prokurist arf Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbh Schiffgraben 25, D Hannover Tel.: (0511) , Fax: (0511) Hauptsitz: Nürnberg, AG Nürnberg, HRB Geschäftsführer: Helge C. Brixner