Kalender-Synchronisation

Transkript

1 Kalender-Synchronisation 1. ALLGEMEIN Microsoft Outlook Weitere - und Kalendersoftware 2 2. ABGLEICH Abgleich mit Outlook Abgleich mit Thunderbird/Lightning 3 1. Allgemein 1.1 Microsoft Outlook Der BSCW unterstützt den Abgleich von Kontakten und Terminen mit entsprechenden Daten in Microsoft Outlook ( - und Kalendersoftware). D.h. BSCW-Benutzer, die lokal (z.b. Arbeitsplatz-PC) in einer Windows-Umgebung arbeiten, können ihre Kontaktlisten und persönlichen Kalender sowie Gruppenkalender auf dem BSCW mit entsprechenden Daten in ihren lokalen Microsoft Outlook-Anwendung synchron halten. Auf diese Weise können die Termine eines BSCW-Kalenders auf einen lokalen Computer heruntergeladen werden, die lokalen Kontaktdaten der Mitglieder eines Arbeitsbereichs in einer BSCW-Kontaktliste des Arbeitsbereichs versammelt werden und Kontakte ebenso wie Termine in BSCW und Outlook über regelmäßige Microsoft Outlook-Abgleiche auf dem Laufenden gehalten werden. Bild 1 BSCW-Kalender synchronisieren mit Microsoft Outlook-Kalender Seite 1 von 6

2 Bild 2 Darstellung eines persönlichen bzw. eines Arbeitsbereichskalender als separater Kalender in Microsoft Outlook 1.2 Weitere - und Kalendersoftware Der Abgleich von Terminen sollte auch für weitere - und Kalendersoftware möglich sein. D.h. Kalender sollten für externe Kalender lesend zugänglich gemacht werden. Hier sollte eine Quelle (Public URL) angezeigt werden mit einer Buchstaben- oder Zahlenfolge (mit Nonce) die speziell ein Abgleich mit Thunderbird/Lightning ermöglicht. Bild 3 Beispiel in Thunderbird/Lightning 2. Abgleich 2.1 Abgleich mit Outlook Wenn man auf einem lokalen Computer z.b. mit Windows 7 und Outlook ab 2007 arbeitet, kann man auf BSCW mittels Datei > Abgleichen im oberen Menü oder dem Icon in der Schnellstartleiste alle Termine eines BSCW-Kalenders mit den Terminen eines Outlook- Kalenders abgleichen. Zur besseren Übersichtlichkeit erstellt man sich unter [Meine Kalender] einen neuen Kalender z.b. [BSCW]. Seite 2 von 6

3 Bild 4 neuen Kalender anlegen Bild 5 Name BSCW Anschließend wechselt man auf den BSCW und startet den Abgleich. Es öffnet sich ein JAVA- Applet. Man wählten den entsprechenden Microsoft Outlook-Kalender zum Abgleich aus und kann den Abgleich entsprechend eigener Vorgaben mit dem entsprechenden Microsoft Outlook- Kalender z.b. [BSCW] starten. Bild 6 Java-Applet Auswahl des Outlook- Kalenders Bild 7 Abgleich mit Outlook-Kalender, Auswahlrichtung Für nachfolgende Abgleiche werden alle seit dem letzten Abgleich erzeugten, geänderten, entfernten Daten in den lokalen Outlook-Ordner übertragen und umgekehrt. Konflikte, müssen manuell aufgelöst werden, in dem man Änderungen und deren Richtung auswählt. 2.2 Abgleich mit Thunderbird/Lightning Wenn man auf einem lokalen Computer z.b. mit Windows 7 und Thunderbird/Lightning arbeitet, kann man mittels Datei > Link kopieren im oberen Menü alle Termine eines BSCW-Kalenders mit den Terminen eines Thunderbird/Lightning-Kalenders abgleichen. Seite 3 von 6

4 Man meldet sich am BSCW an, wechselt in den Kalender und wählt Datei > Link kopieren. Anschließend kopiert man z.b. mit Strg-C (Link ist schon vorselektiert) den Hyperlink und wechselt zu Thunderbird in den Lightning-Kalender-Tab. Bild 8 im BSCW Kalender [Datei > Link kopieren] Bild 9 Hyperlink kopieren z.b. mit Strg-C (Link ist schon vorselektiert) Dort erstellt man einen neuen Kalender, über rechte Maustaste > Kontexmenü > [neuer Kalender], wählt [im Netzwerk] und bestätigt mit [Weiter]. Seite 4 von 6

5 Bild 10 Neuer Kalender erstellen Bild 11 im Netzwerk Bild 12 Adresse einfügen Bild 13 Name vergeben ggf. -Adresse Es öffnet sich ein neues Fenster, man gibt man unter [Adresse] die kopierte URL z.b. ein, wählt das Format [icalender (ICS)] und bestätigt mit [Weiter]. Man gibt dem Kalender einen Namen z.b. [BSCW], kann eine Farbe zuordnen, ggf. eine -Adresse und bestätigt mit [Weiter]. Der BSCW-Kalender wird als neue Ebene dargestellt und man kann über das Auswahlkästchen vor dem Namen die Ebenen ein oder ausblenden. Seite 5 von 6

6 Bild 12 Kalender mit 2 Ebenen Der Kalender ist erstellt. Synchronisieren kann man den BSCW-Kalender [automatisch] in dem man die Eigenschaften ändert. Man klickt doppelt auf den Namen der Ebene [BSCW] oder wählt über die rechte Maustaste das Kontexmenü > Eigenschaften. Bild 13 Kontexmenü Bild 14 Aktualisierungseinstellung Bild 15 manuell synchronisieren Bild 16 Synchronisieren auf alle 30 Minuten ändern Seite 6 von 6