Vergabe-Leitfaden. Inhaltsübersicht. Stand: Allgemeine Erläuterungen 2

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1 Stand: Vergabe-Leitfaden Inhaltsübersicht 1 Allgemeine Erläuterungen Einführung Form des Angebotes Nebenangebote Übersendung des Angebotes Zustelladresse Berichtigung oder Änderungen des Angebotes Bieterfragen 3 2 Fristen Angebotsfrist Zuschlagsfrist/Bindefrist 4 3 Inhalt und Gestaltung des Angebotes 3 4 Mitteilungen und Bekanntmachungen Nicht berücksichtigte Bewerbungen Nicht berücksichtigte Angebote 5 5 Hinweis auf einschlägige Vorschriften 5 6 Bewerber/Bieter Bietergemeinschaften Unterauftragnehmer/Subunternehmer Bevorzugte Bewerber/Bieter 6 7 Ansprechpartner 6 8 Nachprüfungsverfahren 6 1

2 1 Allgemeine Erläuterungen 1.1 Einführung Erfahrungsgemäß müssen viele interessante Angebote wegen Verstoßes gegen zwingende Vorschriften von der Wertung ausgeschlossen werden. Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, Fehler bei der Angebotserstellung zu vermeiden. Folgende Unterlagen haben Sie mit der Angebotsaufforderung und der Leistungsbeschreibung erhalten: Allgemeine Vertragsbedingungen des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB) Musterangebotstext Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit (Erklärung über die finanzielle Situation des Bieters) Ggf. Kostenplan Bitte lesen Sie diese Unterlagen vollständig und sorgfältig durch. Eine Nichtbeachtung der formalen Vorgaben für die Angebotserstellung hat den Ausschluss des Angebots von der Bewertung zur Folge. Die Abgabe des Angebotes allein ist nicht ausreichend. Zusätzlich sind von Ihnen Erklärungen abzugeben, die sowohl der Beurteilung Ihrer Leistungsfähigkeit als auch Ihrer Zuverlässigkeit dienen. Daher sind mit Ausnahme der Allgemeinen Vertragsbedingungen und der Leistungsbeschreibung alle oben aufgelisteten Anlagen ausgefüllt und unterschrieben mit dem Angebot zurückzusenden. Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Die Korrespondenz mit dem BIBB ist in deutscher Sprache zu führen. 1.2 Form des Angebotes Angebote sind auf Basis der bereitgestellten Vergabe- und Vertragsunterlagen zu erstellen. Das Angebot und die mit ihnen einzusendenden Unterlagen müssen eindeutige Angaben über Sie als Wirtschaftsteilnehmer enthalten (Firma, Adresse, Name der handelnden Person, Adresse und Telefon-Nr.). Es werden nur schriftliche Angebote berücksichtigt. Das Angebot und die Erklärungen sind zu unterschreiben. 1.3 Nebenangebote Nebenangebote sind Angebote, die zunächst nicht den Ausschreibungsbedingungen entsprechen, aber geeignet sind, das mit der Ausschreibung verfolgte Ziel zu erreichen. Wenn Nebenangebote ausgeschlossen worden sind, kann das BIBB sie nicht berücksichtigen. Andernfalls sind Nebenangebote auf einer gesonderten Anlage zu erstellen, als solche deutlich zu kennzeichnen und aussagekräftig zu formulieren. 2

3 Auf dem Musterangebotstext (Angebotsformular) ist auf Nebenangebote hinzuweisen und die Anzahl der Nebenangebote anzugeben. Der Musterangebotstext ist in jedem Fall zwecks Anerkennung der Allgemeinen Vertragsbedingungen zu unterschreiben. 1.4 Übersendung des Angebotes Bei Offenen Verfahren, Öffentlichen Ausschreibungen, Nichtoffenen Verfahren und Beschränkten Ausschreibungen ist das Angebot in einem fensterlosen, verschlossenen Umschlag zu versenden. Bei Verhandlungsverfahren und freihändigen Vergaben bestehen keine besonderen Vorgaben für die Übersendung. Die Übermittlung per Fax stellt in der Regel auch bei Freihändigen Vergaben und Verhandlungsverfahren keine ordnungsgemäße Übersendung von Angeboten dar. 1.5 Zustelladresse Für Angebote ist die folgende Adresse zu verwenden: Bundesinstitut für Berufsbildung Robert-Schuman-Platz Bonn 1.6 Berichtigungen und Änderungen des Angebotes Nachträgliche Änderungen und Berichtigungen des Angebotes sind in der gleichen Weise wie das abgegebene Angebot zu behandeln, als gesonderte Anlage kenntlich zu machen und schriftlich bis zum Ende der Angebotsfrist zuzustellen. 1.7 Bieterfragen Bieteranfragen müssen schriftlich an die Ansprechpartner gerichtet werden. Die Antworten werden auf der Internetseite des BIBB veröffentlicht. Fragen und Antworten werden grundsätzlich allen potenziellen Bietern zur Verfügung gestellt, um eine Gleichbehandlung zu gewährleisten. Um etwaige Fragen zum Vergabeverfahren oder der zu erbringenden Leistung umfänglich beantworten zu können, wird darum gebeten, alle Auskünfte rechtzeitig anzufordern. 2 Fristen 2.1 Angebotsfrist Das Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist beim BIBB eingegangen sein. Das Angebot kann auch an der Pforte des Haupteingangs (Robert-Schuman-Platz 3, Bonn) persönlich abgegeben werden. Die Pforte ist geöffnet montags bis freitags von 06:00 Uhr bis 19:00 Uhr. 3

4 Die Abgabe des Angebotes in elektronischer Form ist nicht möglich. 2.2 Zuschlagsfrist Die Zuschlagsfrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist ist der Bieter an sein Angebot gebunden. 3 Inhalt und Gestaltung des Angebotes Das Angebot muss den Leistungsgegenstand, die Preise (in Euro) und die sonstigen geforderten Angaben und Erklärungen enthalten. An den vorgegebenen Texten in den Vergabeunterlagen dürfen keine Zusätze angebracht oder Änderungen vorgenommen werden. Soweit Sie Erläuterungen zur Beurteilung des Angebotes für erforderlich halten, sind diese auf einer gesonderten Anlage beizufügen. Die Änderungen an Ihren Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Die Vergleichbarkeit Ihres Angebotes wird erleichtert, wenn Sie: das Angebot auf gelochtem DIN A4 Papier abgeben, auf Bindungen jeglicher Art, insbesondere auf Spiralbindung, Heft- oder Büroklammern verzichten und keine Register oder Klarsichthüllen verwenden. Durch eine ausgefallene, aufwändige Gestaltung des Angebotes entsteht Ihnen soweit nicht ausdrücklich gefordert kein Vorteil. Bitte achten Sie darauf, dass das Angebot vollständig ist und insbesondere alle geforderten Erklärungen und Nachweise enthält. Fehlen Erklärungen oder Nachweise, so liegt es im Ermessen der Behörde, ob es diese mit Nachfristsetzung nachfordert. Angebote, die nicht die geforderten oder ggf. nachgeforderten Erklärungen und Nachweise enthalten, müssen zwingend ausgeschlossen werden. Welche Eignungsnachweise im jeweiligen Vergabeverfahren vorzulegen sind, ergibt sich aus den Vergabeunterlagen. 4 Mitteilungen und Bekanntmachungen 4.1 Nicht berücksichtigte Bewerbungen Im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs teilt das BIBB jedem erfolglosen Bewerber gemäß 19 VOL/A bzw. 22 EG VOL/A unverzüglich die Ablehnung seiner Bewerbung schriftlich mit. Andernfalls ist die Bewerbung abgelehnt, wenn der Bewerber nicht unmittelbar nach dem in der Bekanntmachung über den Teilnahmewettbewerb genannten Termin zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert wird. 4.2 Nicht berücksichtigte Angebote Bei Vergabeverfahren oberhalb des jeweiligen Schwellenwertes, bei denen mehrere Bieter vorhanden sind, informiert das BIBB unaufgefordert die Bieter, deren Angebot nicht berück- 4

5 sichtigt werden sollen, gemäß 101a GWB. Die Information enthält den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung der Angebote, den Namen des Bieters, der den Zuschlag erhalten soll und den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Ein Vertragsschluss erfolgt gemäß 101a GWB frühestens 15 Tage nach Absenden dieser Information durch das BIBB. Wird die Information auf elektronischen Weg versendet, verkürzt sich diese Frist auf 10 Tage. Bei Verfahren unterhalb der Schwellenwerte erfolgt eine Mitteilung über die Ablehnung des Angebotes nach den Vorgaben des 19 VOL/A. 5 Hinweise auf einschlägige Vorschriften Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) Bundeshaushaltsordnung (BHO) Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung, VgV) Verordnung über Preis (VOPR 30/53) Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) Vergabe- und Vertragsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) Besondere und ggf. ergänzende Vertragsbedingungen Allgemeinen Vertragsbedingungen des BIBB Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) Es wird darauf hingewiesen, dass Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bieters grundsätzlich ausgeschlossen werden und ggf. zum Ausschluss des Angebots führen können. Die Vergabeunterlagen des BIBB dürfen nur zur Erstellung des Angebotes und zur Erfüllung des eventuell folgenden Auftrages benutzt werden. Jede Benutzung für andere Zwecke ist untersagt. 6 Bewerber / Bieter 6.1 Arbeitsgemeinschaften Ein Angebot von Arbeitsgemeinschaften und anderen gemeinschaftlichen Bietern findet nur Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten der gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. 6.2 Unterauftragnehmer / Subunternehmer Sie sollen sich insbesondere bei Großaufträgen bemühen, Unteraufträge an kleine und mittlere Unternehmen in dem Umfang zu erteilen, wie Sie es mit der vertragsmäßigen Ausführung der Leistung vereinbaren können. Bitte geben Sie daher Art und Umfang der Leistung an, die Sie an Unterauftragnehmer übertragen wollen. 5

6 Sie sind verpflichtet, bei der Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer nach den allgemeinen Wettbewerbsgrundsätzen der 2 VOL/A bzw. 2 EG VOL/A zu verfahren. Den Verträgen mit den Unterauftragnehmern müssen die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen zugrunde gelegt werden. Dem Unterauftragnehmer dürfen keine ungünstigeren Bedingungen insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise und Sicherheitsleistungen gestellt werden, als zwischen Ihnen und dem BIBB vereinbart sind. 6.3 Bevorzugte Bewerber/Bieter Auf Nachweis werden nach 141 und 143 SGB IX anerkannte Werkstätten für behinderte Menschen und Blindenwerkstätten bevorzugt. Der Nachweis der Eigenschaft als Werkstatt für behinderte Menschen ist durch Vorlage der Anerkennung seitens der Bundesagentur für Arbeit zu führen; der Nachweis der Eigenschaft als Blindenwerkstatt ist durch Vorlage der Anerkennung im Sinne der 5 und 13 des Blindenwarenvertriebsgesetzes zu erbringen. 7 Ansprechpartner Die/der zuständige Beschaffungssachbearbeiter/-in als auch die/der zuständige fachliche Ansprechpartner/in ist in der Angebotsaufforderung angegeben. Sie/Er beantwortet alle Fragen bezüglich der anzubietenden Leistung und des Vergabeverfahrens. 8 Nachprüfungsverfahren Ein Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer kann gegen Vergabeverfahren nur dann eingelegt werden, wenn der voraussichtliche Auftragswert über dem jeweiligen Schwellenwert liegt. Schwellenwerte sind in 2 VgV veröffentlicht. Der aktuelle Schwellenwert, der für das BIBB maßgeblich ist, beträgt zurzeit Euro. 6