Prozessmanagement für Expertenorganisationen Der organisationsentwicklungsorientierte Ansatz der tirol kliniken. Round Table 2.

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1 Prozessmanagement für Expertenorganisationen Der organisationsentwicklungsorientierte Ansatz der tirol kliniken Round Table 2. Mai 2016 Dr. Martina Augl, MBA Mai 2016

2 Struktur der tirol kliniken Generalversammlung Aufsichtsrat Geschäftsleitung Vorstandsdirektor Mag. Stefan Deflorian Personaldirektor Dr. Markus Schwab Medizinischer Direktor Univ.-Prof. Dr. Wolfgang Buchberger, M.Sc. Abteilungen und Stabsstellen Medizin, Pflegemanagement, PR & Kommunikation, Recht, bauliches Infrastrukturmanagement, Bau & Technik, Finanzen, IT, interne Revision, Personalmanagement, Zentraleinkauf, mcb Coaching und Beratung Beteiligungen LKH Innsbruck LKH Hall LKH Hochzirl LKH Natters LPK Hall BKH Schwaz Wir stehen für exzellente Versorgung, hervorragende Ausbildung und patientenorientierte Forschung. tirol kliniken Mission Statement tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 2

3 Auftrag für die Entwicklung eines Prozessmanagement-Standards der tirol kliniken Ausgangssituation Zielsetzung sp1 - strukturen und prozesse patienten(kunden)orientierung Wir haben alle klinischen und unterstützenden Strukturen und Prozesse konsequent an den medizinischen Erfordernissen und den Bedürfnissen der PatientInnen ausgerichtet. Qualität und Ökonomie werden zum Wohl der PatientInnen in Übereinstimmung gebracht. tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 3

4 Krankenhaus als Expertenorganisation 2. Eigenständiger Umgang mit Wissen 1. Erbringung hoch kompetenter und wertvoller Leistungen 3. Aufwendig ausgebildete, hochqualifizierte Experten mit hoher individueller Autonomie 6. Management- und Führungsdefizit bei gleichzeitig enger Verknüpfung von Leistungsentscheidungen mit der fachlichen Arbeit 4. Starke Identifikation mit ihrer Profession, weniger mit der Organisation 5. Lose gekoppelte Kerneinheiten mit jeweils unterschiedlichen Arbeitsformen, Kulturen und parallelen Hierarchien tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 4

5 Grundhaltungen der tirol kliniken Organisationsentwicklung Systemische Organisations- Beratung Vernetzung & Kommunikation tirol kliniken Organisationsentwicklung Förderung & Befähigung Multiprofessionelle & interdisziplinäre Prozessgestaltung Partizipation tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 5

6 tirol kliniken Prozessmanagement-Standard tirol kliniken -Prozesslandkarte für medizinische Kernprozesse tirol kliniken - Modellierungsstandard Definition erforderlicher Ressourcen (Rollenmodell/AKV) Einblick in die Praxis Prozessportal tirol kliniken Vorgaben für die Etablierung des Prozessmanagement tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 6

7 tirol kliniken Modellierungsstandard Modellierungsobjekte Prozessablauf (Beispiel) Aktivität = Objekt und Verb durchführende Rolle = Rolle, welche die Aktivität ausführt. Diese kann durch verschiedene Funktionen erfüllt werden. Eine Zuordnung der Funktionen muss auf Organisationsebene erfolgen. Quality Gate = Ergebnis, welches um eine bestimmte Qualität angereichert ist. Ein Quality Gate wird insbesondere bei neuralgischen Punkten im Prozess (Hot Spots, Probleme) definiert. Dadurch kann die Prozessqualität und Ergebnisqualität sichergestellt werden und den MitarbeiterInnen transparent gemacht werden. Arbeitsmittel = zu verwendendes IT-System, Formulare, Räume, tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 7

8 Workflow Prozessmanagement etablieren Aktivität Prozess-management der Abteilung definieren Quality Gate Kernprozess ist ausgewählt Prozessziel ist definiert Einzubeziehende MA je Rollen sind zugeteilt Verantwortliche Rolle Inhaltlicher Freigebende/r Kernprozess modellieren & Details beschreiben Kernprozess ist inhaltlich geprüft Key User Kernprozess inhaltlich freigeben Inhaltlicher Freigebende/r Kernprozess formell prüfen & freigeben Formaler Freigebende/r Prozess an Mitarbeiter- Innen kommunizieren Prozess ist kommuniziert Inhaltlicher Freigebende/r Prozess-evaluierung durchführen Prozessmanagement ist etabliert Prozess ist jährlich gemäß Zieldefinition evaluiert Prozess Verantwortliche/r tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 8

9 tirol kliniken Prozesslandkarte tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 9

10 Einblick in die Praxis tirol kliniken Entlassungsmanagement tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 10

11 Prozessoptimierung und -steuerungsgrundlagen durch Organisationsentwicklung Ist-Analyse Optimierung Umsetzung Soll- Konzept IST-Prozesse visualisieren Stärken und Schwächen bewerten, z.b. Wartezeiten & Wege Engpasssituationen Mitarbeiterqualifikation Unzureichend definierte Prozesse Prozesse und Tätigkeiten analysieren Stärken beibehalten Schwächen aufarbeiten Zuversicht schaffen Mehrwert sichtbar machen Soll-Prozess erarbeiten Kennzahlen vereinbaren Evaluierungsprozess festlegen (KVP) Definierte Soll-Prozesse implementieren tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 11

12 Haptische Prozesserhebung im interprofessionellen Team tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 12

13 Häuserübergreifender Austausch über Stärken & Schwächen und kritische Einflussfaktoren Präsentation der gesammelten Prozesse aller Häuser Klären offener Fragen Stärken hervorheben Identifikation von Kriterien mit entscheidendem Einfluss auf das EM tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 13

14 Optimierter häuserübergreifend gültiger Soll- Prozess Entlassungsmanagement Finalisierung des tirol kliniken weit gültigen Entlassungsmanagement - Prozesses Definition von Quality Gates Definition von AKVs für das Entlassungsmanagement tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 14

15 Workflow- und Evaluierungsunterstützung durch IT-Anbindungspunkte im Prozess (1/2) Daten aus Aufnahmestatus Aufnahmestatus Entscheidung direktes oder indirektes EM Daten aus differenzierten Assessments Entlassungstag abbilden tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 15

16 Workflow- und Evaluierungsunterstützung durch IT-Anbindungspunkte im Prozess (2/2) Maßnahmen und Fortschritt im EM monitoren tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 16

17 Qualitätssicherung und Steuerung des Entlassungsprozesses Prozessoptimierung-Entlassungsmanagement: Freigabe des IT-Konzepts Mai 2016 Festlegung der Umsetzung des SOLL-Prozesses auf Hausebene voraussichtlicher Start: Sommer 2016 Nutzen der Prozessoptimierung: Optimierter, vereinheitlichter, BQLL AUFEM-konformer Entlassungsprozess Geklärte Aufgabenverteilung zwischen den Berufsgruppen Digitale Unterstützung des Prozesses: entlassungsbezogene Maßnahmenplanung und Statusübersicht Kennzahlenunterstützte Prozesssteuerung tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 17

18 Warum es wichtig ist, die mentalen Modelle der MitarbeiterInnen zu kennen Beispiel 2: Ist-Prozessanalyse-Augenambulanz Patientenbehandlungsweg Kommunikationsflüsse CAVE: MitarbeiterInnen denken in Räumlichkeiten, Patientenakte ist der Prozesstrigger! tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 18

19 Erfahrungen in der Prozessoptimierung und - steuerung durch die Organisationsentwicklung Basis einer Prozesserhebung: detaillierte, berufsgruppenübergreifende Beschreibung der IST-Situation, haptische Erhebung zur direkten, gemeinsamen Bearbeitung der Hot Spots Empfehlung: professionelle Begleitung Wissen über Prozessmanagement bzw. Möglichkeit über Prozesse zu steuern Unterscheidung: Prozessdarstellung vs. Prozesssteuerung Gesteuerte Management- und Supportprozesse sind notwendige Voraussetzung für die Umsetzung der Kernprozesse Freigabe-Workflow ist notwendig, um den tirol klinken Prozessmanagement- Standard sicherzustellen und ein einheitliches Prozess(management)- Verständnis zu entwickeln tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 19

20 Dr. Martina Augl, MBA Leiterin Organisationsentwicklung, Abteilung Medizin tirol kliniken Tirol Kliniken GmbH tirol kliniken Prozessmanagement tirol kliniken Abteilung Medizin, Organisationsentwicklung Mai 2016 Seite 20

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