Befehl Tabelle sortieren Befehl Tabelle drucken Befehl Tabelle als *.Pdf erstellen Tabelle als Pdf-Datei mit Outlook mailen...

Transkript

1 Bedienungsanleitung Open Personen Master Dieses Programm ist lizenzfrei verwendbar. Das Programm ist mit Excel 2013 erstellt worden und enthält VBA Programmierungen, also Typ.xlsm, deshalb werden Sie beim Öffnen darauf aufmerksam gemacht, dass es Marcos hat und Sie müssen bestätigen, dass Sie dies zulassen wollen. Ihr PC muss Windows 7, Windows 8 oder Windows 10 und Office 2010 oder höher installiert haben, damit alle Funktionen ausgeführt werden können. Inhalt Bedienungsanleitung Open Personen Master... 1 Allgemeine Erläuterungen... 2 Daten einer Tabelle verwalten... 3 Geburtstag eingeben... 5 Mehrere Datensätze ändern Person aus der Liste löschen... 6 Tabellenbefehle... 6 Befehl Tabelle sortieren... 7 Befehl Tabelle drucken... 7 Befehl Tabelle als *.Pdf erstellen... 8 Tabelle als Pdf-Datei mit Outlook mailen... 9 Tabelle als *.xlsx exportieren Tabelle kopieren Programm Informationen Befehl Suchen Tiggi

2 Einstellungen Woher stammen die Dokument Informationen? Allgemeine Erläuterungen Das Programm besteht aus Tabellen mit Personal Daten die Sie einfach verwalten können. Die Bedienung erfolgt mittels unterstützenden Dialogen. Sie haben verschieden Möglichkeiten die Tabellen zu exportieren z.b. als Pdf zum Drucken, als Pdf zu einer Mailadresse, als Excel.xls. Zu den Features gehört auch, dass sich die Spaltenbreite automatisch dem Text anpasst, dass immer die letzten 5 Zeilen sichtbar sind und dass die Zeilen zum besseren lesen liniert werden. In der oben dargestellten Spaltenübersicht sind die ersten 9 Spalten fix und weitere 6 Spalten können Sie in der Eingabe Maske nach ihren Bedürfnissen pro Tabelle frei beschriften und einsetzen. Die Tabellen sind geschützt und können nur via Dialog geändert werden. Die gezeigten Dateninhalte sind frei erfunden und nur zu Beschreibungszwecken eingefügt. Die Tastensymbole sind in der folgenden Tabelle aufgelistet. Keine Angst Sie müssen diese nicht alle kennen in den Dialogen gibt es jeweils ein Feld das die Funktion der Tasten beschreibt. Symbol Funktion Speichern der Daten und meist auch schliessen des Dialoges Löschen des gewählten Datensatzes Programmeinstellungen bearbeiten Programminformationen abfragen Bedienungsanleitung öffnen Abbrechen, ohne Veränderungen schliessen Tabelle kopieren Tiggi

3 Speichern und nächster öffnen Export der Datei Vorgang abschliessen Zeile einfügen Zeile löschen drucken suchen sortieren Mail senden Scroll down Zwischenspeichern übernehmen update Textbaustein erstellen Textbaustein löschen Datum heute Spaltenbreite dem darin enthaltenen Text anpassen Daten einer Tabelle verwalten Zur Verwaltung der Personendaten stehen Ihnen zwei Varianten zur Verfügung; Tiggi

4 Bestehende Personen zu verwalten Eine neue Person hinzufügen Nach dem Klick öffnet sich der Dialog Personen. Die untersten 6 Felder können individuell eingesetzt werden Tiggi

5 Tipp; im hellgelben Feld werden Ihnen Informationen zu den Befehlstasten oder den Eingabefeldern angezeigt. Dazu mit die Maus über die Objekte führen. Damit ist eigentlich schon das meiste erklärt. Einige Spezialitäten zu diesem Dialog seien aber noch näher beschrieben. Geburtstag eingeben Den Geburtstag können Sie auf zwei Arten eingeben. Einerseits durch direkten Eintrag im Textfeld oder anderseits mit einem Dialog zur Datumswahl. Der sieht dann so aus; Tiggi

6 Ist ein Datum gewählt wird auch gleich das Alter berechnet und rechts daneben angezeigt. Mehrere Datensätze ändern. Sie können ohne den Dialog zu schliessen mehrere Datensätze nacheinander ändern. Dazu sind die Pfeiltasten da. Damit können Sie von Datensatz zu Datensatz wechseln. Bei jedem Wechsel wird gespeichert und der nächste Datensatz wird in den Dialog geladen. Beachten Sie, dass in der Tabelle beim gewählten Datensatz der Name rot geschrieben wird, um Sie besser zu informieren wo Sie stehen. Person aus der Liste löschen Dazu dient die Taste, bevor gelöscht wird müssen Sie den Vorgang bestätigen Tiggi

7 Tabellenbefehle Diese sind in einem speziellen, auf allen Tabellen eingeblendeten Dialog untergebracht und somit jederzeit verfügbar. Ist Ihnen der Dialog schlecht platziert, dann schieben Sie Ihn an eine andere Stelle oder wollen Sie Ihn nur kleiner machen Ihn, dann klicken Sie auf die Taste [X]. Zum Vergrössern wieder auf die Taste [X] klicken. Befehl Tabelle sortieren Dieser Befehl macht genau das was Sie sicher erwarten, er sortiert die aktuell gewählte Tabelle nach Namen und Vornamen in absteigender Reihenfolge. Anschliessen wird bei längeren Tabellen nach unten gescrollt, so dass Sie immer die letzten 5 Reihen im Blickfeld haben. Befehl Tabelle drucken Dieser Befehlt generiert Ihnen eine Druckvorschau der Tabelle Tiggi

8 Als Druckbereich werden die Spalten A bis I ausgewählt, so dass eine vernünftige Personenliste zu Papier gebracht werden kann. Als Papierformat ist A4 Quer gewählt. Die Kopf und Fusstexte werden automatisch aus den Dokumenteigenschaften generiert. Die Tabellenlänge und somit die Seiten Zahl automatisch berechnet. Die Spaltenbreite wird automatisch angepasst. Die Tabellenbreite wird automatisch auf die Seitenbreite skaliert. Ist die Vorschau gezeigt dann könne Sie drucke oder auch wieder zurück zu Tabelle gehen. Sie könne aber genauso so gut die normal in Excel eingebauten Druckbefehle verwenden. Befehl Tabelle als *.Pdf erstellen Dieser Befehl erstellt von der aktuellen Tabelle eine Pdf-Datei. Wenn Sie [Nein] klicken geschieht nicht. Wenn Sie [Ja] klicken wird die Datei im Hintergrund erstellt und Sie werden darüber informiert Tiggi

9 Tabelle als Pdf-Datei mit Outlook mailen Dieser Befehl versendet die Tabelle an eine Mailadresse die Sie eingeben können. Klicken Sie auf Taste [Ja]. Wenn Sie Outlook nicht installiert haben kann es sein, dass Ihr Mailprogramm dies nicht umsetzten kann. Dann klicken Sie auf Taste [OK] und geben den freiwählbaren Dateinamen ein Tiggi

10 Wenn Sie die Taste [OK] betätigen wird Outlook geöffnet und die Datei eingefügt. Betätigen Sie nun die Taste [Senden] um den Vorgang abzuschliessen. Tabelle als *.xlsx exportieren Diese Taste exportiert die aktuelle Tabelle als Excel-Datei (ohne Makros). Klicken Sie auf Taste [Ja]. Da die Datei nicht kompatible zur einer VBA-behafteten Datei ist, kommt die folgende Message Box die aufzeigt was die Kompatibilitätsprüfung von Excel ergeben hat. Sie können das Ignorieren weil von den nun fehlen VBA-Codes herrührt Tiggi

11 Klicken Sie einfach auf die Taste [Weiter]. Nun wird Ihnen noch bestätigt, dass der Vorgang erledigt ist. Die Datei finden Sie im selben Ordner wo Sie auch das Programm gespeichert haben. Tabelle kopieren Diese Taste kopiert eine bestehende Tabelle an die letzte Stelle in dieser Arbeitsmappe. Das bringt Ihnen den Vorteil, dass alle Funktionen des Programms auch bei der kopierten Tabelle eingesetzt werden können Tiggi

12 Bestätigen Sie mit Taste [Ja]. Nun können Sie auch noch den Tabellennamen eingeben. Wenn Sie dies nicht tun, wird Excel selbst den Namen vergeben. Spaltenbreite anpassen Diese Taste passt die Spaltenbreite dem darin geschriebenen Text an. Programm Informationen Diese Taste öffnet einen Dialog mit den Dokument-Informationen Tiggi

13 Mit der Taste Bedienungsanleitung können Sie das vorliegend Dokument als Pdf- Datei einsehen sofern es im selben Ordner wie das Programm gespeichert wurde. Befehl Suchen Mit diesem Befehl kann man die Zellen der aktuellen Tabelle nach einem Suchkriterium suchen. Dabei muss der Suchbegriff nicht den ganzen Ausdruck umfassen wie auch das gezeigt Resultat bestätigt. Als Resultat wird der Zellen Inhalt, die Zellenadresse, die Spalte und ein vordefinierte Zusatz-Ifo angezeigt Tiggi

14 Auch fest gehalten wir in welcher Zelle das erste Resultat gefunden wurde, viele Resultate gefunden wurden. Mit der Taste suchen Sie das nächste Resultat falls es eines gibt. Findet man kein weiteres wird wieder das erste gezeigt. Wird nichts gefunden erscheint auch eine Resultat das aussagt, dass nichts gefunden wurde. Wenn Sie mit dem Resultat zufrieden sind können Sie mit der Taste direkt den Dialog bearbeiten öffnen in der das letztgesuchte Resultat ist, oder Sie schließen den Suchdialog mit der x-taste. Einstellungen Mit diesem Befehl öffnet sich der Dialog Einstellungen. Sie haben die Möglichkeit einige Einstellung zum Programm vorzunehmen Tiggi

15 Sie entsprechen auch teilweise denen im nächsten Kapitel beschrieben Dokument Informationen. Woher stammen die Dokument Informationen? Ganz einfach aus den Einstellbaren Dateiinformationen Tiggi

16 Damit sie Allen Infos sehen müssen Sie Alle Eigenschaften anzeigen anklicken. Mit freundlichen Grüßen der Autor Martin Küttel Tiggi