Wie erreiche ich was?

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1 Wie erreiche ich was? Projekt: Bezeichnung: CRM Customer Relationship Management Konfiguration Version: Datum: 31. Juli 2014 Kurzbeschreibung: Konten: Damit Sie die -Funktionen des CRMs nutzen können, müssen Sie zunächst einen -Account anlegen und die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Einstellungen: Mit dieser Funktion können Sie alle notwendigen Einstellungen bezüglich Ihres persönlichen CRM- -Accounts vornehmen. (z.b. Empfangsbestätigung, Sortierung, Schriftgröße, Farben der Prioritäten) Betreffzeilen Management: Mit der Funktion " Betreffzeilen-Management" können Sie vordefinierte Betreff-Überschriften für sich oder alle Mitarbeiter festlegen. Diese stehen Ihnen dann in einem Dropdown-Menü zur Auswahl, wenn Sie in einer neuen einen Betreff eingeben. Versand gestoppt: Mit dieser Funktion können Sie Ihren Versand anhalten. z.b. zur Überprüfung von Serienmails oder Newsletter oder weil eine Mail nun doch nicht versendet werden soll. Empfang gestoppt: Mit der Funktion "Empfang gestoppt" können Sie Ihren Empfang anhalten. z.b. falls Sie von einem Mobilgerät oder Laptop nach der Arbeitszeit keine s mehr empfangen möchten. Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Konten Account hinzufügen Account hinzufügen "Allgemeine Informationen" Account hinzufügen "Server für eintreffende s" Account hinzufügen "Server für ausgehende s" Account hinzufügen "Account-Zusammenfassung" Account Informationen Einstellungen Postfach-Verhalten Erweitert Funktionen Account löschen Einstellungen Allgemein Wenn neue Nachrichten eintreffen Empfangsbestätigung Anhänge speichern unter Übersicht Mail-Verhalten schreiben Farben Betreffzeilen Management Betreffzeile anlegen Betreffzeile Global Versand gestoppt Empfang gestoppt Seite 2

3 1. Konten In dem Menüpunkt -Konten können Sie Einstellungen vornehmen, Mail Accounts hinzufügen, löschen, bearbeiten oder Informationen einsehen. Wichtig: Wenn Sie unter "Administration Administration Benutzerauswahl" ein Häkchen bei "Mail-Konto Einrichtung nur mit Geheimcode" gesetzt haben, hat der jeweilige Benutzer nur mit Eingabe des Geheimcodes Zugriff auf " Konten". Seite 3

4 1.1. Account hinzufügen Um einen -Account zu verwalten, klicken Sie in der oberen Menü-Leiste auf Konfigurieren Konten. Klicken Sie auf den Button "+", um einen neuen -Account anzulegen. Achtung: Die Zugangsdaten zu Ihrem -Account erhalten Sie von Ihrem Provider. Suchen Sie im Internet z.b. nach "GMX POP3". Seite 4

5 Account hinzufügen "Allgemeine Informationen" Nachdem Sie auf den Button "+" geklickt haben, erscheint diese neue Maske. Das CRM verwendet das POP-Protokoll, um Mails abzurufen. Mithilfe des Account-Namens können Sie Ihre Mail-Konten unterscheiden. Geben Sie hier Ihren Vollständigen Namen an. Dieser Name wird als Absendername in allen s stehen. In dieses Feld geben Sie Ihre -Adresse ein. Seite 5

6 Account hinzufügen "Server für eintreffende s" Nachdem Sie die Allgemeinen Informationen vollständig ausgefüllt und auf "Fortfahren" geklickt haben, erscheint der nächste Schritt. Sobald ein Schritt vollständig und korrekt ausgefüllt wurde, wird er mit einem gekennzeichnet. Falls ein Schritt unvollständig ist oder falsche Daten angegeben wurden, wird er mit einem gekennzeichnet. Geben Sie den Servernamen für die eintreffenden s ein, z.b. post.provider.xy Tragen Sie den Benutzernamen ein, der den Zugang zum Server gewährleistet. Geben Sie das passende Kennwort ein, das zum Benutzernamen gehört. Hier wird der Port angegeben, auf dem der Server erreichbar ist. Der Port 110 ist der "POP"-Standardport für eingehende Mails. Seite 6

7 Account hinzufügen "Server für ausgehende s" Nachdem Sie auf "Fortfahren" geklickt haben, kommen Sie zum nächsten Schritt. Geben Sie den Servernamen für die ausgehenden s ein, z.b. smtp.provider.xy Diese Option muss aktiviert werden, wenn der Mailserver Benutzername und Kennwort benötigt. Falls der Mailserver keine Anmeldedaten benötigt, können Sie die Option einfach ignorieren. Tragen Sie den Benutzernamen ein, der den Zugang zum Server gewährleistet. Geben Sie das passende Kennwort, das zum Benutzernamen gehört, ein. Hier wird der Port angegeben, auf dem der Server erreichbar ist. Der Port 25 ist der Standardport für ausgehende Mails. Seite 7

8 Account hinzufügen "Account-Zusammenfassung" Nachdem Sie alles erfolgreich eingegeben haben, erscheint diese Maske. Es werden nochmals alle Informationen zum -Account angezeigt. Wenn Sie Ihre Angaben überprüft haben, klicken Sie auf "Fortfahren", um den Vorgang zu beenden. Falls Sie einen Fehler bemerkt haben, klicken Sie auf den Button "Zurück", um zum jeweiligen Punkt zurückzukehren, an dem Sie Änderungen vornehmen möchten. Nun wird Ihnen mitgeteilt, dass der -Account erstellt wurde. Nachdem Sie auf "Fertig" geklickt haben, wird wieder die - Accountverwaltungsmaske angezeigt. Seite 8

9 Account Informationen Hier werden alle Informationen zu einem bestehenden Account angezeigt. Es besteht auch die Möglichkeit, die Daten zu ändern. Der Accountname, unter dem Ihr -Account gespeichert wird. Diese Information gibt die -Adresse wieder. Hier wird der Vollständige Name angezeigt. Dieser Name steht als Absendername in allen s. Seite 9

10 Der Name des Servers (Posteingangsserver) ist wichtig, damit die s vom richtigen Server abgerufen werden. Es wird Ihnen angezeigt, mit welchem Benutzernamen Sie sich beim Server anmelden. Hier wird das Kennwort des -Kontos verschlüsselt angezeigt. Mit dieser Option ist eingestellt, mit welchem SMTP-Server (Postausgangserver) Sie Ihre s versenden. Diese Info erhalten Sie bei Ihrem Mail-Provider. Suchen Sie im Internet z.b. nach "GMAIL POP3". Der Button "Server-Einstellungen" ruft die Maske "SMTP-Server" (Postausgangsserver) auf. In dieser Maske können Sie die SMTP-Server- Einstellungen verwalten und Änderungen vornehmen. Wichtig: Wenn Sie Änderungen vornehmen, kann es zu Verbindungsproblemen kommen. Bitte setzen Sie sich mit Ihrem Systemadministrator in Verbindung, bevor Sie Änderungen vornehmen. Seite 10

11 1.2. Einstellungen Postfach-Verhalten Hier können Sie einige Einstellungen vornehmen, die Ihr Postfach betreffen. Geben Sie an, in welchem Zeitintervall die s vom Server geladen werden sollen. Wenn Sie auf den Button "Account testen" klicken, so werden die Verbindungen des Eingangsservers und des Ausgangsservers geprüft. Seite 11

12 Wenn Sie auf den Button "Testmail versenden" klicken, werden Sie gefragt, an welche Adresse diese Testmail versendet werden soll. Sie erhalten eine Bestätigung, sobald die erfolgreich versendet wurde. Aktivieren Sie diese Option, wenn die s automatisch im System den entsprechenden Ansprechpartner (sofern angelegt) zugeordnet und archiviert werden sollen. Hier kann angegeben werden, ob jeder , die versendet wird, die angegebene Datei angehängt werden soll. (Dateipfad muss angegeben werden.) (z.b. digitale Visitenkarte, vcf) Wenn Sie hier das Häkchen setzen, können andere CRM-Nutzer Ihnen ihre eigenen s zuordnen, damit Sie diese ebenfalls lesen und ggfs. auch an den Absender antworten können. Aktivieren Sie diese Option, wenn vermehrt Probleme beim Abrufen/Versenden auftreten (z.b. Mail-Format ist nicht korrekt). Dadurch kann dann eine alternative Abruf-/Versand-Routine verwendet werden. Seite 12

13 1.3. Erweitert Dieser Reiter ermöglicht erweiterte Einstellungen des -Accounts. Mit dieser Option können Sie festlegen, ob die s nach Erhalt im CRM vom Server gelöscht werden sollen. Wenn Löschung je erwünscht ist, können Sie einstellen, wann die s gelöscht werden sollen. Sofort Nach einem Tag Nach einer Woche Nach einem Monat Beim Bewegen aus dem Posteingang Seite 13

14 Über diesen Button können Sie die s auf dem Server sofort löschen. Wichtig: Wenn Sie die Optionen verändern, kann es dazu führen, dass Sie keine s mehr empfangen oder senden können. Bitte informieren Sie sich vorher bei Ihrem Systemadministrator, ob Sie Änderungen vornehmen müssen oder nicht! Seite 14

15 1.4. Funktionen Der Menüpunkt "Funktionen" enthält den Button "WWS Account übernehmen". Mit dieser Funktion können Accountdaten aus dem WWS übernommen werden. Das ist interessant für diejenigen, die bisher Formulare aus WWSBAU heraus über SMTP (und nicht über Outlook) versandt haben. Wenn Sie diese Meldung erhalten, war der Transfer aus dem WWS erfolgreich. Seite 15

16 Es werden folgende Informationen angezeigt, wenn Sie einen Account aus dem WWS transferieren: Beschreibung: "WWS Account" Optional = -Adresse: Martina.Mustermann@provider.xy Vollständiger Name: Martina Mustermann Um die restlichen Angaben zu hinterlegen, lesen Sie bitte weiter unter Punkt 2. Account-Informationen. Seite 16

17 1.5. Account löschen Wenn die Mailadresse nicht mehr existiert und die unverknüpften s nicht mehr benötigt werden, kann dieses Konto gelöscht werden. Bitte Beachten Sie: Wenn Sie einen -Account löschen, dessen s nicht im WWS zugeordnet oder archiviert wurden, werden diese s unwiderruflich gelöscht. Wenn Sie einen -Account löschen möchten, müssen Sie den zu löschenden -Account markieren und danach auf den Button "-" klicken. Nachdem Sie auf den Button "-" geklickt haben, erscheint diese Nachricht. Seite 17

18 In der folgenden Maske, werden Sie gefragt, ob Sie die dazugehörigen SMTP Zugangsdaten löschen möchten: Ein SMTP-Zugang kann von mehreren Accounts genutzt werden. Wenn Sie auf Ja klicken, werden die SMTP-Zugangsdaten gelöscht. Dies kann dazu führen, dass ein anderer -Account somit keine SMTP-Zugangsdaten mehr besitzt und dadurch keine s mehr versenden kann. Wenn Sie auf Nein klicken, werden die SMTP-Zugangsdaten nicht gelöscht. Somit stehen die Zugangsdaten weiterhin zur Verfügung. Mit dieser Maske wird Ihnen mitgeteilt, dass der Account erfolgreich gelöscht wurde. Wichtig: Nachdem Sie einen Account gelöscht haben, kann es sein, dass kein weiterer Account existiert. Somit bekommen Sie eine Meldung, welche sie darauf hinweist, dass Sie einen -Account anlegen müssen. Wie ein neuer Account angelegt wird, lesen Sie bitte ab Punkt 1.1 "Account hinzufügen" nach.. Seite 18

19 2. Einstellungen In den Einstellungen können Sie diverse Einstellungen vornehmen. Wie z.b. die Signatur oder die Wichtigkeit der s betreffend. Seite 19

20 2.1 Allgemein Öffnen Sie die " Einstellungen" über die obere Menü-Leiste Konfiguration Einstellungen. In den " Einstellungen" können Sie weitere Einstellungen vornehmen. (Grundeinstellungen im Leitfaden "Leitfaden_CRM_Konfiguration_E- Mail_Konten") Wenn neue Nachrichten eintreffen Diese Option bietet Ihnen die Möglichkeit einzustellen, ob Sie, wenn eine neue E- Mail eintrifft, eine Benachrichtigung erhalten. Seite 20

21 Mit dieser Option wählen Sie aus, ob ein Klang abgespielt werden soll, wenn eine neue eintrifft Empfangsbestätigung Hier können Sie einstellen, ob Sie bei jeder , die Sie senden, vom Empfänger eine Empfangsbestätigung anfordern möchten. Wählen Sie diese Option aus, wenn grundsätzlich keine Empfangsbestätigung für eingehende Mails gesendet werden soll Anhänge speichern unter Mit dieser Option können Sie festlegen, ob Sie immer gefragt werden wollen, wohin Sie den Anhang speichern möchten oder Sie wählen diese Option aus. Hier legen Sie fest, wohin alle Anhänge grundsätzlich gespeichert werden sollen. Seite 21

22 Übersicht Hier legen Sie fest, ob in Ihrer -Übersicht die Zeitgruppierung ausgeschaltet sein soll. Ist die Zeitgruppierung aktiviert, haben Sie z.b. die Möglichkeit, die Mailanzeige der vergangenen Wochen zuzuklappen und nur die aktuelle Woche aufgeklappt zu halten. Mit Zeitgruppierung: Ohne Zeitgruppierung: Mit dieser Option können Sie einstellen, ob Sie z.b. Links einer direkt im CRM- -Fenster anzeigt werden sollen(kein Häkchen gesetzt) oder in Ihrem Standardbrowser (Häkchen gesetzt) geöffnet werden sollen. Seite 22

23 Legen Sie fest, ob Sie den eingerichteten Windows Standard -Client für den -Versand verwenden möchten. (z.b. Thunderbird, Outlook, usw.) Mail-Verhalten Mit dieser Option können Sie einstellen, ob Ihre s nach X Sekunden als gelesen markiert werden sollen, sobald eine ausgewählt wurde. Geben Sie eine 0 ein, damit diese Option deaktiviert ist. Seite 23

24 2.2 schreiben Schriftart Standard Einstellungen Mit dieser Option stellen Sie die Standard Schriftart für Ihre s ein. Hier geben Sie die Schriftgröße für die s an. Seite 24

25 Signatur Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Signatur zu erstellen oder ggfs. zu bearbeiten. Mit dieser Option können Sie einstellen, ob die Signatur automatisch eingefügt werden soll. Mit der Option "Signatur bearbeiten" können Sie Ihre eigene Signatur erstellen oder bearbeiten. Wichtig: Wenn neben dem Button "Signatur bearbeiten" der Hinweis "Firmensignatur aktiv! Ihre persönliche Signatur wird nicht angezeigt!" steht, wird Ihnen Ihre eigene Signatur nicht angezeigt. Die Firmensignatur kann man unter dem Menüpunkt "Administration" ändern. Siehe Leitfaden Administration. Seite 25

26 Hier ein Beispiel für eine angelegte Signatur. Seite 26

27 2.3 Farben Hier können Sie wählen, welche Eigenschaften farblich hervorgehoben werden sollen. Seite 27

28 Hier können Sie wählen, mit welcher Farbe die jeweilige Eigenschaft dargestellt werden soll. (z.b. " hat Priorität hoch" wird rot dargestellt) Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol rechts, um die Farbauswahl wieder zu löschen. Die Priorität bezieht sich auf die Farbdarstellung der , wenn mehrere Eigenschaften der erfüllt werden. Dabei wird die Farbe mit der höheren Priorität bevorzugt. Wenn z.b. eine intern weitergeleitet wurde (Farbe Rot, Priorität 1) und einen Anhang (Farbe Blau, Priorität 2) hat, wird die rot dargestellt. Wichtig: Je kleiner die Zahl, desto größer die Priorität. Priorität 1 ist die Höchste, gefolgt von Priorität 2 usw. Beispiel siehe Bild: Eigenschaft Farbe Priorität hat Anhang Rot 2 hat Priorität Mittel Türkis 3 Seite 28

29 3. Betreffzeilen Management In dem -Betreffzeilen-Management können Sie diverse Einstellungen vornehmen, wie z.b. Betreffzeilen hinzufügen, löschen oder global für jeden zugänglich machen. Seite 29

30 3.1 Betreffzeile anlegen Um das "Betreffzeilen-Management" aufzurufen, klicken Sie in der oberen Menü- Leiste auf Konfiguration -Betreffzeilen-Management. Hier angelegte Betreffzeilentexte können beim Schreiben einer Mail ausgewählt werden. Klicken Sie auf den Button "+", um eine neue Betreffzeile anzulegen. Es erscheint ein neues Fenster, geben Sie hier Ihre gewünschte Betreffzeile ein und klicken Sie auf "OK", um den neuen Betrefftext anzulegen. Seite 30

31 3.2 Betreffzeile Global Wenn Sie die Option "Global" auswählen, so werden die ausgewählten Betreffzeilen für alle Benutzer des CRMs zur Verfügung stehen. Seite 31

32 3.3 Betreffzeile löschen Um eine ausgewählte Betreffzeile zu löschen, klicken Sie auf den Button "-". Es erscheint ein neues Abfragefenster. Klicken Sie auf "OK", um die Betreffzeile zu löschen. Klicken Sie auf "Abbrechen", um den Vorgang abzubrechen. Seite 32

33 4. Versand gestoppt Diese Funktion dient dazu, den Versand zu stoppen, z.b. wenn Sie mehrere s schreiben, diese aber noch nicht gleich gesendet werden sollen. Sie können in der oberen Menü-Leiste Ihres CRMs an diesem Icon sehen, dass der Versand gestoppt ist. Status- Klicken Sie erneut auf den Button " Versand gestoppt", um den Versand wieder freizuschalten. Seite 33

34 5. Empfang gestoppt Diese Funktion dient dazu, den Empfang zu stoppen. Bei Wartungsarbeiten an dem Server umgehen Sie auf diese Weise die Fehlermeldungen. Das Programm wird dann erst wieder versuchen, mit dem Server zu kommunizieren, wenn Sie den Empfang wieder freigeben. Sie können in der oberen Menü-Leiste Ihres CRMs an diesem Icon sehen, dass der Empfang gestoppt ist. Status- Klicken Sie erneut auf den Button " Empfang gestoppt", um den Empfang wieder freizuschalten. Seite 34