Zugang zu archivischer Information - invenio und Portale. Frauke Laufhütte, Rainer Jacobs

Transkript

1 Zugang zu archivischer Information - invenio und Portale

2 Entwicklung von invenio: Integration als Modul in die Archivverwaltungsanwendung BASYS 2 realisiert als Web-Anwendung 2011: Entwicklung zunächst als Anwendung für Benutzer/innen in den Benutzersälen sowie Mitarbeiter/innen des Bundesarchivs 2014: Bereitstellung als externe Rechercheanwendung im Internet, bietet Zugang zu Metadaten und Digitalisaten

3 Grundanforderungen an invenio: Erleichterung des Zugangs zu Archivgut durch: Bereitstellung von so viel Information wie möglich Bereitstellung der Information so früh wie möglich Unterstützung der Vorbereitung von Benutzungen sowohl durch Benutzer/innen als auch durch Mitarbeiter/innen Sicherstellung von Rechtssicherheit bei der Benutzung Reduktion des Aufwandes für die Bereitstellung der Daten in der Rechercheanwendung

4 invenio - BASYS 2 (I) Replikation sämtlicher verfügbarer Daten aus BASYS 2 für die Bereitstellung in invenio: inhaltliche und kontextbezogene strukturelle Information Benutzungsbeschränkungen und Zugriffsrechte Replikation der Erschließungsdaten aus BASYS 2 stellt Datenkonsistenz sicher. Automatische Datenaufbereitung vermeidet Aufwände im Zusammenhang mit der Erzeugung von Exporten oder der Freigabe von Daten sowie Speicher- und Administrationsaufwand. Bestellungen und Vormerkungen werden aus invenio nach BASYS 2 übertragen kein Wechsel zwischen Teilanwendungen

5 invenio - BASYS 2 (II) BASYS 2-Teilanwendungen invenio (Intranet) Bestellung invenio (Internet) BASYS 2 DB Replikation Daten invenio (Intranet) Daten invenio (Internet)

6 Darstellung Navigierende Suche und Volltextsuche in den Metadaten Strikte Fokussierung auf Struktur und Kontext Darstellung der Metadaten stets im Provenienzbezug Erschließungsinformation wird auf allen Ebenen der Erschließung von Bestandsbeschreibung bis Verzeichnungseinheit kontextbezogen dargestellt Informationen zu Tektonik und Klassifikation werden zu jedem Zeitpunkt vollständig angezeigt Keine flache Ergebnisliste: Auch die Volltextsuche führt die Benutzer in den vollständigen Kontext und die strukturellen Beziehungen des Treffers

7 Rechteprüfungen (I) Automatische Rechteprüfungen finden bei Recherche und Vormerkung bzw. Bestellung statt. So werden alle zugänglichen Daten für die Online-Suche ohne zusätzliche Prüfungs- und Freigabeschritte verfügbar gemacht. Die Abbildung aller Rechtebedingungen, Benutzungsbeschränkungen und Rechteprofile in der Datenbank wird der automatischen Replikation zugrunde gelegt. Das Suchergebnis wird gegen das Rechteprofil der Benutzergruppe und das einzelne Benutzungsprofil geprüft, um sicherzustellen, dass nur offene Unterlagen zur Verfügung gestellt werden

8 Rechteprüfungen (II) Erfassung der benutzungsrechtlich relevanten Daten im Zuge der Erschließung Laufzeiten Schutzfristen Lebensdaten bei Unterlagen mit Personenbezug weitere Benutzungsbeschränkungen VS-Einstufung Erfassung von Daten zu Benutzern und Benutzungen sowie Rechteprofilen ein Benutzungsprofil für alle externen Benutzer ggf. benutzungsbezogene Erweiterung des Profils nach Einzelfallprüfung Dieses individuelle Rechteprofil wird für die Prüfung herangezogen, wenn Recherchen durchgeführt oder Bestellungen aufgegeben werden

9 Rechteprüfungen (III) Datenbank BASYS 2 Archivgut Nutzungsbeschränkungen PRÜFUNG EINTRAG PRÜFUNG invenio EINTRAG Rechteprofile ANZEIGE DES ZULÄSSIGEN ERGEBNISSES RECHERCHE / BESTELLUNG

10 Zugangsregelungen Ziel ist die Bereitstellung von so viel Information wie möglich in Übereinstimmung mit dem Bundesarchivgesetz (BArchG). Generell: 30-Jahres-Schutzfrist Verkürzung dieser Schutzfrist ist möglich Beantragung einer Schutzfristverkürzung setzt Wissen um die Existenz des Archivgutes voraus. Metadaten zu Archivgut, das jünger ist als 30 Jahre, werden daher für die Recherche bereitgestellt, sofern keine anderen Gründe entgegenstehen. Zu unterscheiden ist zwischen der Recherche in Metadaten und dem Zugang zum Archivgut selber automatische Rechteprüfung je gesondert bei Recherche und bei Vormerkung/Bestellung Dies kann dazu führen, dass Metadaten angezeigt werden, aber das Archivgut nicht bestellbar ist

11 log-in: Zugang für registrierte Benutzer und anonymen Zugriff

12 Suchmöglichkeiten: Navigierende Suche and Volltextsuche Darstellungsbereiche für Tektonik, Klassifikation und Detailinformation auf allen Erschließungsebenen sichtbar

13 Navigierende Suche (Ebene der Bestandsbeschreibung)

14 Navigierende Suche (Ebene der Verzeichnungseinheiten)

15 Suchformular: Volltextsuche für Suchbegriffe (weitere Parameter können ergänzt werden)

16 Suchergebnis: Darstellung im Kontext und seiner Struktur Trefferzahl je Erschließungsebene Wechsel in die vollständige Kontextdarstellung ist möglich

17 Personensuche

18 Ergebnisdarstellung nach Personensuche: einfache Liste (alphabetisch)

19 Vollständiger Kontext für eine Verzeichnungseinheit

20 Merkzettel pro Benutzung, dauerhaft Wechsel in den vollständigen Kontext ist möglich Grundlage für Bestellung und Vormerkung

21 Der Merkzettel kann per versandt werden

22 Zugang zu Digitalisaten Das Digitale Archiv dient der Übernahme und dauerhaften Archivierung originär digitaler Unterlagen. Das Digitale Magazin nimmt digitalisiertes Archivgut auf. Verbindung zu BASYS 2: Nachweis der Erschließung und der Zugriffsrechte zu Digitalisaten Digitalisiertes und genuin digitales Archivgut werden über invenio bereitgestellt und können vorausgesetzt es bestehen keine rechtlichen Bedenken unmittelbar aufgerufen werden. Vor Bereitstellung von Archivgut nach Recherche und Bestellung steht die Rechteprüfung

23 Treffer mit Digitalisat

24 Digitalisat

25 Digitalisat

26 Digitalisat

27 Digitalisat

28 Digitalisat

29 Entwicklung des Digitalen Magazins Teil des BASYS-Gesamtsystems (Webservice) Einsatz von Open-Source-Software Frontend: Islandora als Viewer-Komponente Backend: Fedora Commons Repository als Objektverwaltungskomponente Storage: skalierbare Speicherlösung für die Datenhaltung mit HSM-Komponente Orientierung an Fachstandards

30 Strategie bei der Bereitstellung von Daten für Portale analog zu invenio Export sämtlicher Informationen, die keinen Benutzungsbeschränkungen unterliegen automatisierte Abläufe, keine Anwenderinteraktion hohe Aktualität der Daten

31 Technische Realisierung (I) selbst erstellte PL/SQL-Skripte Planung: inkrementeller Export Bereitstellung über OAI-PMH-Schnittstelle

32 Technische Realisierung (II) für Daten des Bundesarchivs angepasste XSD (XML Schema Definition)

33 Technische Realisierung (III) UUIDs für alle Fachobjekte Tektonikwurzelknoten Tektonikknoten Bestand Klassifikationsknoten Serie Verzeichnungseinheit

34 Bereitstellung von Digitalisaten liegen nicht frei auf Server Benutzung stets über invenio (Rechteprüfung) Rückverlinkung auf invenio mithilfe der UUIDs derzeit Direktlink z.b. geplant PI

35 Lieferwege apeead BASYS 2 EAD(DDB)

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37 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Kontakt: