Excel Grundlagen. Sabine Spieß, Peter Wies. 1. Ausgabe, 7. Aktualisierung, Juli Trainermedienpaket EX2010_TMP

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1 Sabine Spieß, Peter Wies Excel 2010 Grundlagen 1. Ausgabe, 7. Aktualisierung, Juli 2013 Trainermedienpaket EX2010_TMP

2 12 Excel Grundlagen 12 Spezielle Gestaltungsmöglichkeiten nutzen Trainerhinweise Unterrichtsdauer und Medien Abschnitt Mitgelieferte Medien 12.1 Bedingte Formatierung nutzen 5 min Folie Bestimmte Zellen abhängig von Bedingungen formatieren 12.3 Werteverteilung mit bedingter Formatierung darstellen 15 min Folie 35 A1_Bedingte_Formatierung 10 min A2_Bedingte_Formatierung 12.4 Was sind Formatvorlagen? 5 min Folie Mit Formatvorlagen arbeiten 10 min Benutzerdefinierte Zahlenformate nutzen 15 min Formatcodes nutzen 15 min Folie Datenüberprüfung bei der Eingabe vornehmen 10 min A3_Datenueberpruefung 12.9 Tabellen mit Kommentaren versehen 10 min A4_Kommentare_eingeben Schnellübersicht Übungen 25 min A5_Rechnung A6_Kalkulationsblatt Gesamtzeit 120 min Abschnitt 12.1 Methodisch-didaktische Hinweise Was bedeutet bedingte Formatierung (S. 128) Zum Erläutern, wozu die bedingte Formatierung eingesetzt wird und welche Formatierungsmöglichkeiten es gibt, können Sie die Folie 34 verwenden. Weisen Sie ergänzend darauf hin, dass Excel die bedingte Formatierung der eingeschlossenen Zellen automatisch anpasst, wenn sich die Werte der Zellen ändern und sich daraus beispielsweise neue Höchstwerte ergeben; dass auch mehrere bedingte Formatierungen auf einen Zellbereich angewendet werden können. XII-1 HERDT-Verlag

3 Spezielle Gestaltungsmöglichkeiten nutzen - Trainerhinweise 12 Abschnitt 12.2 Zellen in Abhängigkeit vom Zellwert formatieren (S. 129) Zeigen Sie mithilfe der Folie 35, welche Regeln zum Hervorheben von Zellen und welche obere/untere Regeln zur Verfügung stehen, und erläutern Sie kurz wichtige Verwendungsmöglichkeiten. Sie können beispielsweise auch zeigen, dass bestimmte Textinhalte von Zellen besonders formatiert dargestellt werden können. Zum Üben der bedingten Formatierung einzelner Zellen kann das Arbeitsblatt A1_Bedingte_Formatierung verwendet werden. Abschnitt 12.3 Bedingte Formatierung mithilfe von grafischen Elementen (S. 130 und S. 131) Erklären Sie, dass bei der bedingten Formatierung mit Symbolsätzen die Reihenfolge der Symbole umgekehrt werden kann: Hierzu beliebige Zelle innerhalb des formatierten Bereichs anklicken, Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG, Eintrag REGELN VERWALTEN, Schaltfläche REGEL BEARBEITEN, Schaltfläche SYMBOLREIHENFOLGE UMKEHREN. Dies ist beispielsweise bei Tabellen mit Schulnoten sinnvoll, um die beste Note 1 mit einem grünen Pfeil zu kennzeichnen etc. Das Arbeitsblatt A2_Bedingte_Formatierung dient dazu, die bedingte Formatierung mit einem Symbolsatz zu üben und dabei die Symbolreihenfolge umzukehren. Abschnitt 12.4 und 12.5 Vorteile und Merkmale von Formatvorlagen (S ) Beim Erläutern der Vorteile von Formatvorlagen können Sie unterstützend die Folie 36 verwenden. Zeigen Sie kurz, wie sich die zur Verfügung stehenden Formatvorlagen im Aussehen ändern, sobald im Register SEITENLAYOUT ein anderes Design gewählt wird. Erwähnen Sie auch, dass bereits vorhandene Zellformatierungen verloren gehen können, wenn der Zelle anschließend eine Zellformatvorlage zugewiesen wird. Abschnitt 12.7 Benutzerdefinierte Zahlenformate mit Platzhaltern erstellen (S. 136 und S. 137) Mithilfe der Folie 37 können Sie Beispiele für die Verwendung von Platzhaltern erklären. Abschnitt 12.8 Datenüberprüfung definieren (S. 138 und S. 139) Zeigen Sie ergänzend, dass eine festgelegte Datenüberprüfung wieder gelöscht werden kann, indem der Datenbereich erneut markiert, die Schaltfläche DATENÜBERPRÜFUNG und im nachfolgenden Dialogfenster die Schaltfläche ALLE LÖSCHEN angeklickt wird. Zum Üben können Sie das Arbeitsblatt A3_Datenueberpruefung austeilen. Abschnitt 12.9 Kommentar einer Zelle ausblenden (S. 140) Ergänzend können Sie zeigen, dass beim Bearbeiten einer Zelle, die einen Kommentar enthält, der eingeblendete Kommentar möglicherweise stört. Der Kommentar der aktiven Zelle kann vorübergehend ausgeblendet werden, indem im Register ÜBERPRÜFEN, Gruppe KOMMENTARE, die Schaltfläche KOMMENTAR EIN-/AUSBLENDEN angeklickt wird. Zum Üben können Sie das Arbeitsblatt A4_Kommentare_eingeben austeilen. HERDT-Verlag XII-2

4 12 Excel Grundlagen 12 Spezielle Gestaltungsmöglichkeiten nutzen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie die bedingte Formatierung verwenden wie Sie Formatvorlagen nutzen wie Sie benutzerdefinierte Zahlenformate erstellen wie Sie fehlerhafte Eingaben vermeiden wie Sie in Tabellen Kommentare verwenden Voraussetzungen Zellen formatieren Mit Formeln und Funktionen arbeiten 12.1 Bedingte Formatierung nutzen Was versteht man unter bedingter Formatierung? 34 Mithilfe der bedingten Formatierung lässt sich das Erscheinungsbild einzelner Zellen bzw. kompletter Zellbereiche abhängig von Bedingungen verändern. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hierbei zur Verfügung: Sie können bestimmte Zellen abhängig von den dort vorhandenen Zahlenwerten, Datumsangaben oder Zeichenfolgen durch eine besondere Formatierung hervorheben. Beispiel 1: Alle Umsatzwerte, die im ersten Halbjahr mehr als betrugen, werden blau hinterlegt, mit weißer Schriftfarbe angezeigt und fett formatiert. Beispiel 2: Die Ergebnisse der beiden Vertreter mit den meisten Kundenterminen werden mit einem Rahmen versehen und fett formatiert. Sie können die Werteverteilung in einem Bereich grafisch darstellen. Hierzu werden sämtliche Zellen des Bereichs mithilfe besonderer Symbole (z. B. Pfeile) bzw. verschiedener Zellhintergründe gekennzeichnet. Beispiel 3: Alle in einer Kursarbeit erzielten Ergebnisse werden mithilfe unterschiedlicher Pfeilsymbole kategorisiert. Beispiel 1 Beispiel 2 Beispiel HERDT-Verlag

5 Spezielle Gestaltungsmöglichkeiten nutzen Bestimmte Zellen abhängig von Bedingungen formatieren Zellen in Abhängigkeit vom Zellinhalt formatieren Bedingte Formatierungen lassen sich im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN über die Schaltfläche BEDINGTE FOR- MATIERUNG festlegen Über den Eintrag stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Zellen besonders zu formatieren, die eine individuelle Bedingung erfüllen. Beispielsweise lassen sich so alle Umsätze hervorheben, die höher als sind. Sie können darüber hinaus über diesen Eintrag auch Zellen hervorheben, die einen bestimmten Text / ein bestimmtes Datum oder doppelt vorhandene Zellinhalte (Duplikate) enthalten. Über den Eintrag können Sie definieren, dass lediglich eine bestimmte Anzahl der höchsten bzw. niedrigsten Werte durch eine spezielle Formatierung hervorgehoben wird (z. B. nur die obersten 10 % aller Umsätze). Markieren Sie den Zellbereich, für den Sie eine bedingte Formatierung festlegen möchten. Klicken Sie im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche BEDING- TE FORMATIERUNG und legen Sie anschließend auf eine der nachfolgend beschriebenen Vorgehensweisen die Art der bedingten Formatierung fest. Zellen besonders formatieren, die eine individuelle Bedingung erfüllen Zeigen Sie auf den Eintrag REGELN ZUM HERVORHEBEN VON ZELLEN und wählen Sie in der geöffneten Liste einen Eintrag. Wählen Sie z. B. den Eintrag GRÖSSER ALS, um die Zellen zu kennzeichnen, deren Zellwert größer als ist. Tragen Sie im Eingabefeld die zu erfüllende Bedingung ein. Wählen Sie im Listenfeld eine Formatierung. Über den Listenfeldeintrag BENUTZERDEFINIERTEM FORMAT können Sie im Dialogfenster ZELLEN FORMATIEREN eine individuelle Formatierung für die Zellen definieren. Bestätigen Sie mit OK. Eine bestimmte Anzahl der höchsten bzw. niedrigsten Werte hervorheben Wählen Sie den Eintrag OBERE/UNTERE REGELN und klicken Sie in der geöffneten Liste auf einen Eintrag. Möchten Sie beispielsweise, dass die obersten 10 Prozent der Werte besonders formatiert werden, wählen Sie den Eintrag OBERE 10 %. HERDT-Verlag 129

6 12 Excel Grundlagen Ändern Sie im Eingabefeld bei Bedarf die voreingestellten Prozentwerte. Legen Sie über das Listenfeld die gewünschte Formatierung fest. Bestätigen Sie mit OK. Nachdem Sie eine bedingte Formatierung definiert haben, gilt diese auch für Zeilen/ Spalten, die nachträglich in den entsprechenden Bereich eingefügt werden. Bedingte Formatierung löschen Um die bedingte Formatierung in einem bestimmten Bereich zu entfernen, markieren Sie den entsprechenden Bereich und klicken Sie im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG. Zeigen Sie auf den Eintrag REGELN LÖSCHEN und wählen Sie den Eintrag REGELN IN AUS- GEWÄHLTEN ZELLEN LÖSCHEN. oder Um alle auf dem aktuellen Tabellenblatt vorhandenen bedingten Formatierungen zu löschen, zeigen Sie auf den Eintrag REGELN LÖSCHEN und wählen Sie den Eintrag REGELN IN GESAMTEM BLATT LÖSCHEN Werteverteilung mit bedingter Formatierung darstellen 2 Werteverteilung mithilfe grafischer Elemente veranschaulichen Die Werteverteilung innerhalb eines zuvor festgelegten Bereichs lässt sich mithilfe besonderer Symbole (z. B. Pfeile) bzw. verschiedener Zellhintergründe grafisch darstellen. Hierzu stehen Ihnen folgende grafische Elemente zur Verfügung: Datenbalken : Excel fügt im Hintergrund der entsprechenden Zellen farbige Datenbalken (ähnlich wie in einem Balkendiagramm) ein. Die Länge der einzelnen Balken hängt vom jeweiligen Zellwert ab (vgl. linke Abbildung auf der folgenden Seite). Farbskalen : Den betreffenden Zellhintergründen werden Schattierungen in zwei bzw. drei unterschiedlichen Farben zugewiesen. So können Sie etwa (wie in der mittleren Abbildung auf der folgenden Seite) mithilfe einer Grün-Gelb-Rot-Farbskala festlegen, dass die niedrigen Werte durch eine rote, die mittleren Werte durch eine gelbe und die hohen Werte durch eine grüne Schattierung gekennzeichnet werden. Symbolsätze : In den entsprechenden Zellen erscheinen Symbole (z. B. farbige Ampelsymbole oder Kreissymbole), die je nach Höhe der jeweiligen Werte eine andere Färbung bzw. ein anderes Aussehen annehmen (vgl. rechte Abbildung auf der folgenden Seite). 130 HERDT-Verlag

7 Spezielle Gestaltungsmöglichkeiten nutzen 12 In den abgebildeten Tabellen wird für zwei amerikanische Städte die Temperaturverteilung innerhalb eines Jahres mithilfe einer bedingten Formatierung verdeutlicht. DATENBALKEN - HELLBLAUER DATENBALKEN FARBSKALEN - GRÜN-GELB- ROT-FARBSKALA SYMBOLSÄTZE - 5-VIERTEL Verschiedene Darstellungen der Temperaturverteilung mithilfe der bedingten Formatierung Sämtliche Zellen eines Bereichs abhängig von ihren Werten kennzeichnen Markieren Sie den Bereich, für den Sie eine bedingte Formatierung festlegen möchten. Klicken Sie im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN auf die Schaltfläche BEDINGTE FORMATIERUNG. Zeigen Sie auf den Eintrag DATENBALKEN, FARBSKALEN oder SYMBOLSÄTZE - je nachdem, mit welchen grafischen Elementen Sie die zuvor markierten Zellen kennzeichnen möchten. Wählen Sie in der geöffneten Liste die gewünschte Formatierung Was sind Formatvorlagen? Vorteile von Formatvorlagen Zellformatierungen setzen sich häufig aus mehreren Formatierungsmerkmalen zusammen. 36 Sollen Ergebniszellen z. B. mit dem Zahlenformat BUCHHALTUNG, der Schriftart Cambria, dem Schriftgrad 10, dem Schriftschnitt FETT, einer gelben Hintergrundfarbe und einer doppelten Rahmenlinie formatiert werden, sind hierzu mehrere Formatierungsschritte notwendig. Individuelle Formatvorlage "Ergebniszelle" Wenn Sie jedoch solche Kombinationen von Formatierungen als Formatvorlagen speichern, hat dies für Sie unter anderem folgende Vorteile: Sie können mithilfe der entsprechenden Formatvorlage zuvor markierten Zellen eine Vielzahl verschiedener Formatierungen in einem Arbeitsschritt zuweisen. Sie müssen eventuelle Änderungen an der Formatierung nur einmal vornehmen, nämlich in der Formatvorlage. Die Änderungen werden automatisch auf alle Zellen übertragen, denen die betreffende Formatvorlage zugewiesen ist. HERDT-Verlag 131

8 12 Excel Grundlagen Formatvorlagen können folgende Bestandteile haben: Zahlenformate und Ausrichtung Hintergrundfarbe und -muster Schriftart und -stil Zellschutz (vgl. Abschnitt 14.8) Rahmen Formatvorlagen werden zusammen mit der jeweiligen Arbeitsmappe gespeichert. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Formatvorlagen in einer sogenannten Mustervorlage zu speichern (vgl. Abschnitt 15.1). Dann stehen die Formatvorlagen in sämtlichen Arbeitsmappen zur Verfügung, die mit dieser Mustervorlage erstellt werden. Vordefinierte Formatvorlagen nutzen Sie können in Excel viele bereits vordefinierte Formatvorlagen verwenden. Beispiele für vordefinierte Formatvorlagen Diese Formatvorlagen beruhen standardmäßig auf dem Design, das in der aktuellen Arbeitsmappe genutzt wird. So ändert sich beispielsweise die Schriftart in einer Zelle, der Sie eine vordefinierte Formatvorlage zugewiesen haben, sobald Sie das in der Arbeitsmappe verwendete Design bzw. die genutzte Designschriftart ändern. In einer neu erstellten Arbeitsmappe sind sämtliche Zellen eines Tabellenblatts zunächst mit der vordefinierten Formatvorlage STANDARD formatiert, die das Zahlenformat STANDARD nutzt und keine besonderen Farb- oder Rahmenlinieneinstellungen beinhaltet. 132 HERDT-Verlag