agorum core Pro/SOSTA DMS-/ECM-System für Sozial-, Diakoniestationen und Pflegedienste.

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Sarah Kurzmann
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1 In 4 Schritten zu agorum core Pro/SOSTA DMS-/ECM-System für Sozial-, Diakoniestationen und Pflegedienste. Grundsätzliches zum Thema Bernhard Maier OrgSoft Geschäftsinhaber Wir finden die Einführung eines universellen und zentralen DMS-/ECM-Systems stellt einen wesentlichen Meilenstein in der Entwicklung Ihres Unternehmens bzw. sozialer Einrichtung dar. Grundlagen dafür sind wohlstrukturierte Geschäftsprozesse und eine langfristig stimmige EDV-Strategie. Es geht hierbei nicht nur um den Austausch von bestehenden Anwendungen, in der Hauptsache geht es um eine messbare Effizienzsteigerung durch ganzheitlich optimierte Geschäftsprozesse und eine hohe Einbindung bzw. Integration in die bestehende EDV- Umgebung. DMS-/ECM-Situation Es ist nur noch eine Frage der Zeit, ab wann in allen Arten und Größen der Unternehmen und auch sozialen Einrichtungen vermehrt digitale Geschäftsprozesse den Alltag bestimmen. Naheliegend ist, sich hierfür frühzeitig mit einem universellen und zentralen Dokumenten- und Informations-Management-System auszustatten. Unabhängig von den bestehenden oder geplanten EDV-Anwendungen in der Sozial-, Diakoniestation und im Pflegeunternehmen, hat sich eine auf die branchen-typischen Geschäftsprozesse spezialisierte EDV-Anwendungslösung durch dauerhaft messbare Effizienzsteigerungen zu bewähren. Neben der Spezialisierung geht es um Einfachheit in der täglichen Bedienung, schnelle und systematische Systemeinführung sowie dauerhaft flexible Anpassungsmöglichkeiten ergänzt mit kompetenter und verlässlicher Systembetreuung. Unsere Strategie Basierend auf einer dauerhaften und kontinuierlichen Praxisnähe zu den Anwendern in den Sozial-, Diakoniestationen und im Pflegedienst ist agorum core Pro/SOSTA das universelle und zentrale DMS-/ECM-System für Sozial-, Diakoniestationen und Pflegedienste. Dank der Offenheit des Systems und der damit möglichen individuellen Anpassung sowie der flexiblen Funktionen für automatische und systematische Archivierung erzielt agorum core Pro/SOSTA von Anfang an und dauerhaft eine sehr hohe Benutzerakzeptanz. In_4_Schritten_SOSTA.doc/ Seite 1 von 5

Ihres Unternehmens bzw. sozialer Einrichtung dar. Grundlagen dafür sind wohlstrukturierte Geschäftsprozesse und eine langfristig stimmige EDV-Strategie.

2 Der zielgerichtete Weg basierend auf einer vertrauensvollen und sorgfältigen Beratung zu Meinem agorum core Pro/SOSTA DMS-/ECM-System. 1. Telefon-Interview (Dauer je nach Umfang ca. 1 2 Std.) Um uns optimal auf Ihre Bedürfnisse und Erwartungen einstellen zu können, führen wir als erstes ein Telefon-Interview mit Ihnen durch und erstellen Ihnen ein Beratungsdokument. Typische Fragen bzw. Themen sind: Welche Anwendungen wünschen Sie zum Einstieg und wie soll die Gesamtlösung sein? Welche Anforderungen muss eine EDV-Einstiegs- und Gesamtlösung abdecken? Was ist an Ihrer bisherigen Organisation gut und sollte erhalten bleiben? Welche Schwachstellen hat die bisherige Organisation mit welchen Auswirkungen? Wir besprechen typische Anforderungen aus unseren Erfahrungen mit anderen Projekten an. Sie erhalten einen ersten Überblick (Powerpoint-Präsentation) der einzelnen Module. Z.B. Pflegedokumente, Personalakten-Management, Vertragsverwaltung, Abrechnungen usw. Es entsteht eine mögliche Einstiegslösung und es wird bekannt wie viele Lizenzen von den geplanten Anwendungen erforderlich sind. Wir können Ihnen eine erste Investitionsinformation geben. Sie erhalten Kontakt zu Kunden und können sich mit diesen zum Erfahrungsaustausch in Verbindung setzen. Sie können uns vorbereitend auf den zweiten Schritt Muster-Dokumente zur Verfügung stellen. Sie erhalten: Protokoll des Interviews bzw. OrgSoft EDV-Beratungsdokument Sie haben: Eine erste Investitionsinformation und einen ersten Eindruck. In_4_Schritten_SOSTA.doc/ Seite 2 von 5

Themen sind: Welche Anwendungen wünschen Sie zum Einstieg und wie soll die Gesamtlösung sein? Welche Anforderungen muss eine EDV-Einstiegs- und Gesamtlösung abdecken?

3 2. Individuelle Online-Vorführung (Dauer 2-4 Std.) Via Internet und Telefon können Sie bequem die Demo an Ihrem Bildschirm erleben. Typische Anwendungen die wir Ihnen zeigen: Die Benutzeroberfläche und Arbeitsweise der vorgesehenen einzelnen Module. Den Funktionsumfang der einzelnen Module zeigen und besprechen wir im Detail. An unseren oder auch von Ihnen vorab erhaltenen Musterdokumenten erleben Sie den Ablauf und die Arbeitsweise mit agorum core Pro/SOSTA. Spezielle von Ihnen aus dem Telefon-Interview bekannte Anforderungen zeigen wir Ihnen und besprechen mögliche Lösungen. Wir zeigen Ihnen realisierte Praxislösungen mit Kunden und geben Ihnen auch Verbesserungsvorschläge aus unserer Erfahrung für noch optimalere Geschäftsprozesse in Ihrer Organisation. Wir besprechen mit Ihnen die Möglichkeiten der Anbindung von agorum core Pro/SOSTA an Ihre bestehende EDV-Systemumgebung, speziell zu Abrechnungssystemen wie z.b. Euregon, Vivendi; Swing; Medifox usw. Sie erhalten: Erweitertes OrgSoft EDV-Beratungsdokument Sie haben: Sie haben einen ersten Überblick über die für Sie relevanten Anwendungen und sehen wie eine mögliche Lösung später aussehen und funktionieren könnte. Sie haben eine Entscheidungsgrundlage für den nächsten Schritt. 2.1 Vorentscheidung für einen OrgSoft Workshop Sie haben eine Vorentscheidung basierend auf den Schritten 1 und 2 für einen zielgerichteten Workshop mit OrgSoft getroffen. Ein solcher, sehr zielgerichteter Workshop, dauert je nach gewünschten EDV-Anwendungen ca. 0,5 bis 1 Tag und bietet allen Beteiligten zu überschaubaren Kosten* die Chance, Ihre Wünsche und Bedürfnisse ins Gesamtkonzept mit einfließen zu lassen. *wir bei einer Bestellung bei OrgSoft nur zu 50 % berechnet. In_4_Schritten_SOSTA.doc/ Seite 3 von 5

An unseren oder auch von Ihnen vorab erhaltenen Musterdokumenten erleben Sie den Ablauf und die Arbeitsweise mit agorum core Pro/SOSTA.

4 3. Individueller OrgSoft Workshop (findet bei Ihnen im Hause oder auch per Internet/Teamviewer statt). Sie haben die Online-Demo oder erste Vorführung in Ihrem Hause erlebt und wissen jetzt, wie eine mögliche Lösung mit agorum core Pro/SOSTA aussehen könnte. Typische Themen basierend auf den ersten beiden Schritten und dem aktuellen OrgSoft Beratungsprotokoll (ähnlich Pflichtenheft, enthält Ihre Anforderungen) sind: Im Detail präsentieren wir Ihnen die einzelnen Module und klären deren Abdeckungsgrad mit Ihren Anforderungen ab. Ihre individuellen und spezifischen Anforderungen und Fragen besprechen wir in aller Offenheit, bringen Verbesserungsvorschläge ein und sagen auch was nicht möglich ist. Aus den ersten Schritten bekannte für Sie sehr spezifische Themen bereiten wir vor, um Ihnen 4. die möglichen Lösungen schon sehr praxisnah zu zeigen. Referenzen Das OrgSoft Beratungsprotokoll mit direktem Link: aktualisieren Schmidt; wir MUZ; und haben Toman; damit Rößler eine schriftliche Ausarbeitung, die alle nötigen Informationen enthält. Wir erarbeiten miteinander alle notwendigen Informationen für eine stufenweise Einführung und eine Konfiguration der vorgesehenen EDV-Anwendungen. Im OrgSoft Workshop lernen Sie zusätzlich den Systemspezialist kennen, der anschließend im Falle der Projektrealisierung Ihr Ansprechpartner ist. Er ist nicht nur ein erfahrener EDV-Spezialist, sondern kennt auch die EDV-Themen in der Sozial-, Diakoniestation und im Pflegeunternehmen aus Erfahrung. Vorbereitend auf den Workshop erstellen wir in Abstimmung mit Ihnen einen Themenplan abhängig von Ihren Wünschen. Sie erhalten: Erweitertes und detailliertes OrgSoft EDV-Beratungsdokument Sie haben: Konkrete Informationen zur Machbarkeit Ihrer Anforderungen und einen ausführlichen Eindruck zur Funktionalität der möglichen EDV-Anwendungen sowie deren Integrationsfähigkeit und Benutzeroberfläche. In_4_Schritten_SOSTA.doc/ Seite 4 von 5

Typische Themen basierend auf den ersten beiden Schritten und dem aktuellen OrgSoft Beratungsprotokoll (ähnlich Pflichtenheft, enthält Ihre Anforderungen) sind: Im Detail präsentieren wir Ihnen die

5 4. Angebot und Umsetzungsvorschlag Sie haben sich entschieden und möchten nun schnellstmöglich und zielsicher Ihr agorum core Pro/SOSTA DMS-/ECM-System in Betrieb nehmen. Dank der umfangreichen Vorbereitung kann die Umsetzung sofort beginnen. laufenden Unsere DMS-Spezialisten begleiten Sie und Ihr Team dabei das DMS-ECM reibungslos und zukunftssicher in Ihren Betrieb zu implementieren. Sie erhalten unser für Sie ausgearbeitetes Angebot und einen gemeinsam gestalteten Terminplan für die Umsetzung des EDV-Projektes. Das nachvollziehbare und ausführliche Angebot beinhaltet die Softwareinvestitionen, Dienstleistungen als auch die Folgekosten für eine Kundenbetreuung und Softwarewartung. Dank der sehr umfangreichen Vorbereitung und den konkret bekannten Anforderungen sowie deren möglichen Lösungen kann die Umsetzung sofort beginnen. Zum Ende der Systemeinführung analysieren wir die Umsetzung der neuen EDV- Anwendungen in Ihre Unternehmensprozesse und welcher Nutzen entstanden ist. Als Ergebnis der erfolgreichen Projektrealisierung erstellen wir in Abstimmung mit Ihnen einen Anwenderbericht, auch mit eventueller Veröffentlichung in der Fachpresse. Dauerhaft gestalten wir eine aktive und langfristige Zusammenarbeit, in welcher wir Ihnen durch den Kundenbetreuungs- und Softwarewartungsvertrag mit unserem Support auch via Internet zur Verfügung stehen. Jährlich erhalten Sie eine aktuelle Version unserer Softwaresysteme in Verbindung mit einem technischen Einsatz bei Ihnen vor Ort oder per Internet/Teamviewer. Konaktadresse: In_4_Schritten_SOSTA.doc/ Seite 5 von 5

laufenden Unsere DMS-Spezialisten begleiten Sie und Ihr Team dabei das DMS-ECM reibungslos und zukunftssicher in Ihren Betrieb zu implementieren.

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