Andreas Gadatsch. Grundkurs IT-Projektcontrolling

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1 Andreas Gadatsch Grundkurs IT-Projektcontrolling

2 Andreas Gadatsch Grundkurs IT-Projektcontrolling Grundlagen, Methoden und Werkzeuge für Studierende und Praktiker Mit 81 Abbildungen STUDIUM

3 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über < abrufbar. Das in diesem Werk enthaltene Programm-Material ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Der Autor übernimmt infolgedessen keine Verantwortung und wird keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programm-Materials oder Teilen davon entsteht. Höchste inhaltliche und technische Qualität unserer Produkte ist unser Ziel. Bei der Produktion und Auslieferung unserer Bücher wollen wir die Umwelt schonen: Dieses Buch ist auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die Einschweißfolie besteht aus Polyäthylen und damit aus organischen Grundstoffen, die weder bei der Herstellung noch bei der Verbrennung Schadstoffe freisetzen. 1. Auflage 2008 Alle Rechte vorbehalten Vieweg+Teubner GWV Fachverlage GmbH, Wiesbaden 2008 Lektorat: Sybille Thelen Andrea Broßler Vieweg+Teubner ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Umschlaggestaltung: KünkelLopka Medienentwicklung, Heidelberg Druck und buchbinderische Verarbeitung: MercedesDruck, Berlin Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier. Printed in Germany ISBN

4 Vorwort IT-Arbeit ist oft Projektarbeit. Zahlreiche Projekte mit Bezug zur Informationstechnik können ihre Ziele nicht erreichen. Es gibt viele Bücher zum Projektmanagement, die für BWL-, Wirtschaftsinformatikund Informatikstudenten und auch Praktiker geeignet sind. Das für die tägliche Arbeit eines Projektmanagers wichtige Teilgebiet IT- Projektcontrolling wird in diesen Werken oft nur knapp behandelt. Eine aktuelle Umfrage im deutschsprachigen Raum zeigt auf, dass der Methodeneinsatz im IT-Projektmanagement in der Praxis noch als unzureichend zu bezeichnen ist. Dieses Buch soll einen Beitrag dazu leisten, diese Methodendefizite zu verringern. Es behandelt die für die IT-Projektarbeit notwendigen theoretischen Grundlagen und zeigt praktische Einsatzmöglichkeiten auf. Übungen dienen der Lernfortschrittskontrolle. IT-Projektcontrolling ist ein praxisgetriebenes Thema. Der Autor hat daher versucht, die theoretischen Grundlagen nur soweit wie nötig zu behandeln und möglichst viele Praxisbeispiele in das Werk zu integrieren. Daher geht dieses Buch nur knapp auf Fragen des allgemeinen Projektmanagements ein und fokussiert das Controlling der Projekte. Zudem wurden Zitate und Literaturangaben nur sehr sparsam eingestreut. Anregungen zur Weiterentwicklung des Buches sind Autor und Verlag stets willkommen. Wenn Sie einen Vorschlag zur Verbesserung des Werkes machen oder ein Praxisbeispiel beisteuern möchten, senden Sie bitte eine an Der Autor wird sich umgehend bei Ihnen melden. Niederkassel, im April 2008 Andreas Gadatsch

5 Inhaltsverzeichnis 1 IT-Controlling-Konzept Lernziele Grundlagen und Ziele Gestaltungsmöglichkeiten Werkzeuge Übungsaufgaben Management von IT-Projekten Lernziele Einführung Projektbegriff Risiken in IT-Projekten IT-Projekttypen Übungsaufgaben Organisation von IT-Projekten Lernziele Standard-Organisationsformen Task Force Stabsorganisation Linienorganisation Matrixorganisation Sonderformen der Projektorganisation Time Sharing Programm-Management Ermittlung der optimalen Projektgröße Übungsaufgaben Personen und Rollen in IT-Projekten Überblick Auftraggeber IT-Projektleiter Teammitglieder Lenkungsausschuss... 40

6 VIII Inhaltsverzeichnis 4.6 IT-Projektcontroller Internes vs. externes IT-Projektmanagement Einsatz interner vs. externer Projektmitarbeiter Übungsaufgaben Prozesse in IT-Projekten Phasenmodell Vorstudie Projektantrag Projektstart Ist-Aufnahme Soll-Konzeption Umsetzung Projektabschluss Übungsaufgaben Planung von IT-Projekten Lernziele Zentrale Begriffe der IT-Projektplanung :20-Regel Altdatenproblem Meilensteinplanung Ablauf der IT-Projektplanung Zielfindung Projektstrukturplanung Arbeitspaketplanung Terminplanung Kapazitätsplanung Einführung von Individualsoftware Einführung von Standardsoftware Fallstudie Standardsoftware-Einführung Übungsaufgaben Kostenplanung und Kontrolle von IT-Projekten Grundlagen Earned-Value-Analyse Ermittlung des Projektfortschritts...94

7 Inhaltsverzeichnis IX 7.4 Rentabilitätsanalyse Risikomanagement Berichtswesen und Dokumentation IT-Werkzeuge für Projektcontroller Übungsaufgaben Methoden und Arbeitstechniken Lernziele Überblick Planungs- und Steuerungstechniken Netzplantechnik IT-Balanced-Scorecard Analyse- und Darstellungstechniken SWOT-Analyse (Stärken-Schwächen-Analyse) Nutzwertanalyse (Punktbewertung) ABC-Analyse Kommunikationsanalyse Portfolioanalyse Übungsaufgaben Umfrage zum IT-Controlling Erhebungsmethodik Ausgewählte Ergebnisse IT-Strategie IT-Budget Methoden zur Entscheidungsunterstützung Methoden für das IT-Projektcontrolling Fazit Literaturverzeichnis Stichwortverzeichnis Über den Autor

8 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Geschäftsprozesse in der IT (IT-Prozessmodell)... 3 Abbildung 2: Merkmale des IT-Controlling-Konzeptes... 5 Abbildung 3: Strategische IT-Controlling-Werkzeuge... 6 Abbildung 4: Operative IT-Controlling-Werkzeuge... 7 Abbildung 5: Auswirkungen unkoordinierter IT-Projektarbeit Abbildung 6: Magisches Dreieck des Projektcontrollings Abbildung 7: Allgemeines Klassifikationsschema für Projekte Abbildung 8: Projektklassifizierung in einem Konzern (Auszug) Abbildung 9: Klassische Projektorganisation (Task Force) Abbildung 10: IT-Projekte in der Stabsorganisation Abbildung 11: Projekt als Matrixorganisation Abbildung 12: Weltweite Einführung eines ERP-Systems Abbildung 13: Kommunikationsbeziehungen (Balzert, 1998, S. 78) Abbildung 14: Überblick über die Projektbeteiligten Abbildung 15: Projektorganisation SAP -Einführung Abbildung 16: Stellenbeschreibung für Projektcontroller Abbildung 17: Allgemeines Phasenmodell für IT-Projekte Abbildung 18: Projektfreigabe von Investitionsprojekten in einem Technologiekonzern Abbildung 19: Formular für einen Projektantrag (Hölzle/Grünig, 2002, modifiziert) Abbildung 20: Pareto-Prinzip (80:20-Regel) Abbildung 21: Meilensteine eines Softwareprojektes (Sommerville, 2001, S. 89) Abbildung 22: Zielhierarchie Abbildung 23: Projektstrukturplan (PSP) für ein IT-Projekt Abbildung 24: Objektorientierter PSP (Wienhold, 2004, S. 209, modifiziert) Abbildung 25: Funktionsorientierter PSP (Wienhold, 2004, S. 211, modifiziert) Abbildung 26: Gemischt strukturierter PSP (Wienhold, 2004, S. 213, modifiziert) Abbildung 27: Arbeitspakete als kleinste Einheit eines PSP Abbildung 28: Vorwärts-Terminplanung... 65

9 XII Abbildungsverzeichnis Abbildung 29: Rückwärts-Terminplanung...66 Abbildung 30: Einfacher Terminplan (Schulte-Zurhausen, 2002, S. 548)...66 Abbildung 31: Balkendiagramm (Beispiel mit MS Project )...67 Abbildung 32: Kapazitätswirksame Maßnahmen...68 Abbildung 33: Software-Life-Cycle (Pomberger/Blaschek, 1993, S. 218)...69 Abbildung 34: Wasserfallmodell (Pomberger/Blaschek 1993, S. 23)...71 Abbildung 35: V-Modell (angepasst)...72 Abbildung 36: Spiralmodell (Pomberger/Blaschek 1993, S. 27)...73 Abbildung 37: Prototypingorientierter Ansatz...74 Abbildung 38: Vorgehensmodell der Deutschen Telekom (Ganser 1996)...75 Abbildung 39: IT-Projektcontrolling im Standardsoftwareeinführungsprozess...76 Abbildung 40: Schätzzeitpunkte im Projektverlauf...87 Abbildung 41: Methoden der IT-Aufwandsschätzung...89 Abbildung 42: Erfahrungskurven der Function-Point-Methode...91 Abbildung 43: Messung des Fertigstellungsgrades (Wischnewski, 2001, S. 261) Abbildung 44: Berechnung des Fortschrittsgrades...95 Abbildung 45: Projektkostenplan (Eigenentwicklung)...96 Abbildung 46: Projektkostenplan (Einführung Standardsoftware)...96 Abbildung 47: Projektkostenartenplan (Tiemeyer, 2005a, S. 118, modifiziert)...97 Abbildung 48: Kapitalwertformel...98 Abbildung 49: Berechnung des Kapitalwertes für ein IT-Projekt...98 Abbildung 50: Beispiel einer Nutzwertanalyse (IT-Softwareauswahl)...99 Abbildung 51: Risikoportfolio (Henrich 2002) Abbildung 52: Risikobereiche im Projektcontrolling Abbildung 53: Liste zur Überwachung von Projektrisiken Abbildung 54: Schema zur NPV-Berechnung (Fiedler 2001) Abbildung 55: Daten zur NPV-Berechnung (Fiedler 2001) Abbildung 56: Beispiel zur NPV-Berechnung (Fiedler 2001) Abbildung 57: Formblatt Projektstatusbericht (Hölzle/Grünig, modifizierter Auszug) Abbildung 58: Aufgaben von Projektmanagement-Software...109

10 Abbildungsverzeichnis XIII Abbildung 59: Projektstrukturplan mit MS Project Abbildung 60: Netzplantechnik-Formen (Schulte/Zurhausen, 2002, S. 550 f.) Abbildung 61: Einsatz von Standardnetzplänen Abbildung 62: Zeitberechnung (Balzert, 1998, S. 34) Abbildung 63: Netzplanbeschriftung (Schulte-Zurhausen, 2002, S. 550f) Abbildung 64: Netzplan mit kritischem Pfad (einfaches Beispiel) Abbildung 65: Ursache-Wirkungskette (Appel et al., 2002, S. 88) Abbildung 66: Schematischer Aufbau der Balanced Scorecard Abbildung 67: Einfaches Beispiel einer IT-Balanced Scorecard Abbildung 68: Projekt-Scorecard (Barcklow, 2008) Abbildung 69: SWOT-Analyse (vereinfachtes Beispiel) Abbildung 70: Nutzwertanalyse (einfaches Beispiel) Abbildung 71: ABC-Analyse (schematische Darstellung) Abbildung 72: Bleistiftdiagramm Abbildung 73: Portfolio zur Einführung von Standardsoftware Abbildung 74: Erstellung einer IT-Strategie Abbildung 75: Bezugszeitraum der IT-Strategien Abbildung 76: Verantwortung für das IT-Budget Abbildung 77: Methoden zur Entscheidungsunterstützung Abbildung 78: Werkzeugeinsatz im Projektcontrolling (2004/2007) Abbildung 79: Multiprojektcontrolling im Einsatz? Abbildung 80: Projekt-Priorisierung im Einsatz? Abbildung 81: Weitere Dimensionen der Projekt-Priorisierung