Das Vertriebs-Cockpit mit MindManager für SharePoint

Transkript

1 Das Vertriebs-Cockpit mit MindManager für SharePoint 2010 MindBusiness GmbH

2 - 2 - Inhalt Mindjet MindManager für SharePoint: Das Vertriebs-Cockpit... 3 Vorbereitungen in SharePoint... 3 Aufbau der Map... 3 Kundendokumente... 3 Kalender... 4 Hyperlinks... 5 Aufgaben... 6 Wie geht es weiter?... 7 Auf mehrere Sites aus einer Business Map heraus zugreifen... 7 Kalkulationstabellen verwenden... 7

3 - 3 - Mindjet MindManager für SharePoint: Das Vertriebs-Cockpit Lesen Sie hier, wie wir unser Beispiel für den Einsatz von MindManager für SharePoint im Vertrieb erstellt haben, damit Sie die Schritte nachvollziehen und eigene entsprechende Lösungen aufbauen können. Das Beispiel finden Sie hier: Vorbereitungen in SharePoint Zuerst wurde eine leere Website in SharePoint erstellt, in der die Daten für die Zusammenarbeit im Team abgelegt werden sollen. Anschließend wurden Listen (Showcase-Bezeichnung in Klammer) erstellt: Dokumentbibliothek (Kundendokumente) Kalender Hyperlinks Aufgaben Die Listen wurden mit den Standardeinstellungen übernommen. Natürlich können Sie hier weitere SharePoint-Funktionalitäten wie Versionierung, zusätzliche Spalten etc. je nach Bedarf verwenden. Aufbau der Map Die erwähnten Listen in SharePoint sollten alle in einer Business Map eingefügt und sy n- chronisiert werden, mit einer möglichst übersichtlichen Darstellung für die Praxis. Kundendokumente Für den Vertrieb sollen in einer Business Map die entsprechenden Kundendokumente ei n- gebunden werden. So gehen Sie vor: 1. Neue Map erstellen 2. In der SharePoint-Multifunktionsleiste auf Dokumente klicken:

4 Jetzt öffnet sich der Dialog zur Auswahl einer SharePoint-Site. Da die neue Site zum ersten Mal gewählt wird, die Adresse zur Site über die Zwischenablage in das entsprechende Feld einfügen und auf Hinzufügen klicken: 4. Die neue Site ist in der Auflistung selektiert, jetzt auf Weiter klicken. 5. An dieser Stelle soll kein Filter verwendet werden, daher abschließend auf Fertig stellen klicken und der Zweig wird in die Map eingefügt. Kalender Natürlich müssen im Vertrieb Termine geplant und vorbereitet werden, dazu soll der Kale n- der aus SharePoint in die Business Map eingebunden werden. So gehen Sie vor: 1. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf Kalenderelemente: 2. Wählen Sie im nächsten Schritt die oben hinzugefügte SharePoint-Site und klicken auf Weiter. 3. In diesem Fall soll ein Filter definiert werden, nur aktuelle Termine sollen angezeigt werden, z.b. mit folgender Filtereinstellung:

5 Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen. Unser Praxistipp: Fügen Sie mehrere SharePoint-Map Parts für Kalenderelemente in Ihre Map ein und definieren jeweils unterschiedliche Filter, z.b. Startdatum Diesen Monat und Startdatum Nächsten Monat, und vielleicht noch ein dritter Map Part mit einem Schlüsselwort-Filter (z.b. Telefonnotiz, die Sie ebenfalls im Kalender eintragen) Hyperlinks Gibt es einige Internetadressen, die Sie immer wieder zum Kunden benötigen? Dafür ist in SharePoint eine Hyperlink-Liste angelegt, die Sie natürlich ebenfalls in die Business Map synchronisieren. In der Multifunktionsleiste für SharePoint steht allerdings kein Symbol für Hyperlinks zur Verfügung, gehen Sie daher wie folgt vor: 1. Klicken Sie dort auf Site-Explorer: 2. Wählen Sie nun wie oben beschrieben die entsprechende Site aus und klicken auf Weiter. 3. Sie sehen nun zusätzliche Listentypen, u.a. die Links, die jetzt ausgewählt werden: 4. Auf Fertig stellen klicken, und schon finden Sie die Hyperlinks in Ihrer Map!

6 Aufgaben Die Aufgabenliste ist sicher nicht nur im Vertrieb eine der wichtigsten Listen in SharePoint und kann daher natürlich auch in Ihre Business Map eingefügt werden: 1. In der Multifunktionsleiste auf Aufgaben klicken: 2. Wählen Sie in der Site-Übersicht die oben eingefügte Site aus und klicken auf Weiter. 3. In unserem Beispiel sollen alle Aufgaben angezeigt werden, daher abschließend auf Fertig stellen klicken. Der Zweig wird eingefügt und die entsprechenden Aufgaben angezeigt. Unser Praxistipp: Wie beim Kalender wird es bei Aufgaben in der Praxis häufig sinnvoll sein, mehrere Aufgaben-Map Parts in eine Business Map einzufügen: - Offene Aufgaben - Aktuell fällige Aufgaben - Meine Aufgaben Werden Sie kreativ, prüfen Sie was für Ihren Arbeitsplatz am nützlichsten ist.

7 - 7 - Wie geht es weiter? Das sind einige Ideen, wie Sie im Bereich Vertrieb SharePoint zusammen mit MindManager für SharePoint einsetzen können. Natürlich können Sie weitere Listen und Bibliotheken in Ihrer Map synchronisieren und die Map selbst durch andere Elemente erweitern. Hier möchten wir Ihnen noch zwei Anregungen mitgeben: Auf mehrere Sites aus einer Business Map heraus zugreifen Zu Beginn haben wir beschrieben, wie Sie eine SharePoint-Site als Datenquelle in Ihre Map einfügen. Sie sind in einer Map nicht auf eine einzige Site beschränkt, Sie können problemlos Listen und Bibliotheken von mehreren Sites in einer Map synchronisieren! Kalkulationstabellen verwenden Nutzen Sie auch die vielen Möglichkeiten, Ihre Map zu gestalten. Vielleicht möchten Sie über eine Kalkulationstabelle auch in Ihrer Map einige Daten zum Kunden, z.b. Umsätze, eingeben und diese als Diagramm anzeigen? Den Möglichkeiten sind fast keine Grenzen gesetzt, und Sie können neben den SharePoint-Funktionalitäten von MindManager natürlich auch die vielen anderen Funktionalitäten einsetzen, ganz wie Sie es benötigen.