Smart Business Connect mit virtueller Telefonanlage. Bedienungsanleitung für Business Communication App/Client (mit Kommunikationspaket «standard»)

Transkript

1 Smart Business Connect mit virtueller Telefonanlage Bedienungsanleitung für Business Communication App/Client (mit Kommunikationspaket «standard») 1

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Inbetriebnahme Beschreibung Voraussetzung Bedienung Kundencenter Installation COMBOX pro Beschreibung Voraussetzung Bedienung Desktop/App Einstellungen Beschreibung Client (Desktop-Version) App (Mobile Version) Kontakte Beschreibung Bedienung Client Bedienung App Verzeichnis Beschreibung Bedienung Client Bedienung Client Anrufeinstellungen Beschreibung Bedienung Client Anrufumleitung Ihre Rufnummer mitnehmen (oder Remote Office) Nicht stören Eigene Nummer unterdrücken Eingehende Anrufe / paralleles Klingeln

3 7.3 Bedienung App Anrufhistorie Beschreibung Bedienung Client Bedienung App Tastenfeld Beschreibung Bedienung Client Bedienung App Telefonie-Funktionen während eines Gesprächs Beschreibung Client Funktionen in einem Gespräch Weiterleitung (Verbinden) Konferenzschaltungen (bis zu sieben Teilnehmer) Parken Beschreibung App Funktionen in einem Gespräch Halten Neuer Anruf Weiterleitung (Verbinden) Konferenz mit bis zu sieben Teilnehmern Anruf parken Leiten Sie den aktiven Anruf direkt auf Ihre Nummer weiter (z.b. mobile Nummer) Sonderfunktionen beim Client Beschreibung «Team Telephonie»/Besetzttasten

4 1 Einleitung Die nachfolgende Bedienungsanleitung beschreibt die wichtigsten mit Business Communication Services verfügbaren Dienste und deren Bedienung mittels Business Communication App/Client. 4

5 2 Inbetriebnahme 2.1 Beschreibung Sie nehmen die/den Business Communication App/Client über Ihr eigenes Kundencenter in Betrieb. Den Client laden Sie im Kundencenter auf Ihren Desktop. Die Smartphone-App laden Sie über den entsprechenden Store herunter. 2.2 Voraussetzung Ihr Administrator hat Ihnen das Kundencenter freigeschaltet und die App / den Client aktiviert. Sollte dies nicht erfolgt sein oder sollten Sie keine Zugangsdaten haben, so wenden Sie sich bitte an diesen. 2.3 Bedienung Kundencenter Login via Kundencenter ( 1 2 Unter «Meine Geschäftsnummer» haben Sie die Möglichkeit, die App / den Client in Betrieb zu nehmen Kontrollieren Sie, ob Sie die richtige Rufnummer gewählt haben. Wählen Sie Business Communication App. Somit öffnet sich eine kurze erste Übersicht. Mit den entsprechenden Links wie «Passwort anzeigen», «Passwort bearbeiten» und «Business Communication App herunterladen» gelangen Sie auf die Detailübersicht. Sie sehen den Benutzernamen und das Passwort. Diese Angaben brauchen Sie anschliessend in der App / dem Client, um sich anzumelden. Laden Sie die App oder den Client herunter und installieren Sie diese/diesen. Öffnen Sie die App oder den Client und tragen Sie den Benutzernamen und das Passwort entsprechend in den Feldern ein. Wählen Sie «Passwort anzeigen», um dieses zu kontrollieren, und «Passwort speichern», damit Sie nicht immer das Passwort neu eintragen müssen. Danach «Anmelden» wählen. 5

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7 Business Communication App (links) bzw. Client (rechts) 2.4 Installation Bei der Erstinstallation des Client in der Windows-Version werden Sie gefragt, ob Ihre Kontakte aus Outlook importiert werden sollen. Dies kann nachträglich in den Einstellungen aktiviert oder deaktiviert werden. 7

8 3 COMBOX pro 3.1 Beschreibung Mit der COMBOX pro ist Ihre Rufnummer immer auf Empfang. Die COMBOX pro nimmt alle Anrufe entgegen, die Sie nicht persönlich beantworten können/möchten. Das heisst, alle Anrufumleitungen (direkt, nur verpasste Anrufe, bei Besetzt und wenn keine Verbindung besteht) können Sie zu COMBOX pro umleiten. Sie können die COMBOX pro entfernen und Einstellungen anpassen. 3.2 Voraussetzung Kontrollieren Sie, ob Ihr technischer Administrator Sie zur Nutzung der COMBOX pro bereits im Vorfeld freigeschalten hat und Ihre Einstellungen bereits vollzogen sind. Beachten Sie dazu die Benutzeranleitung Telefonie für die Aktivierung der COMBOX pro. 3.3 Bedienung Desktop/App Nachrichten, welche auf Ihrer COMBOX pro hinterlassen wurden, werden nicht in der App / dem Client angezeigt. Nutzen Sie dazu die -Benachrichtigung der COMBOX pro, dann erhalten Sie eine mit einer.wav-datei in dem von Ihnen angegebenen -Account 1 Abhören: Wählen Sie die Nummer Ihrer Combox pro (+41860xx xxx xx xx), dies über die Tastatur, oder speichern Sie die Nummer auf eine Kurzwahltaste. 8

9 4 Einstellungen 4.1 Beschreibung Es gibt in einigen Bereichen Unterschiede vom Client (PC) zur App (Smartphone). Ausserdem muss beachtet werden, über welches Kommunikationspaket (basic oder standard) man verfügt. 4.2 Client (Desktop-Version) Mit den drei Strichen unten rechts gelangt man in die Einstellungen. 9

10 Hier kann die Sprache angepasst werden. Standardmässig wird die Sprache gewählt, welche Ihr Betriebssystem hat. Unter «Anmelden» kann der Anmeldevorgang angepasst werden. Unter «Team Telefonie» können die Einstellungen des Zusatzfensters mit der Besetzt- Anzeige angepasst werden, sofern Sie dieses auch auf dem Festnetztelefon besitzen. 10

11 Unter «Audio» geben Sie an, welches Headset verwendet werden soll. Weiter wird der Ton definiert. 11

12 Erkundigen Sie sich wenn nötig bei Ihrem Administrator nach den Proxy-Einstellungen. 12

13 Unter «Add-Ins» werden Zusatzfunktionen für Drittsoftware eingestellt, welche auf Business Communication zugreifen will. Bei Windows können Sie Ihre Outlook-Kontakte importieren. Danach werden Sie auch bei der Erstinstallation gefragt. 13

14 4.3 App (Mobile Version) Der Einstellungsbereich ist durch die drei Striche gekennzeichnet. Dort sind die Einstellungen zu finden. Sprache: Standardmässig übernimmt die App die Sprache des Smartphones. Sie kann aber individuell auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch eingestellt werden. Fehlerbehebung: hilft bei einer allfälligen Störungssuche. Passwort speichern: Wenn das Passwort gespeichert ist, muss dieses beim Anmelden nicht immer manuell eingetragen werden. Automatisch anmelden: Ist diese Funktion aktiv, öffnet sich die App direkt, das Anmeldefenster erscheint nicht. 14

15 5 Kontakte 5.1 Beschreibung Suchen und wählen Sie Ihre Kontakte. 5.2 Bedienung Client Klicken Sie auf das Kontaktfeld, um die Kontaktfunktion zu aktivieren. (Das Feld muss blau nicht grau hinterlegt sein.) Geben Sie im Suchfenster mind. drei Buchstaben ein. Anschliessend sucht der Business Communication Client in allen Verzeichnissen, welche zur Verfügung stehen. Mit einem Doppelklick auf den gesuchten Kontakt wird ein Anruf ausgelöst. Fügen Sie mit dem «+» eigene Kontakte hinzu. (Diese werden lokal im Client gespeichert.) 15

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17 5.3 Bedienung App Bei der Installation werden die Kontakte aus dem Smartphone angezeigt. Durch «Hinzufügen» können Kontakte im Smartphone erfasst werden. Über die Lupe kann gezielt nach einem Eintrag gesucht werden. Je mehr Buchstaben vorhanden sind, desto mehr wird die Liste eingegrenzt. 17

18 6 Verzeichnis 6.1 Beschreibung Im Verzeichnis werden alle intern verfügbaren Nummern angezeigt. 6.2 Bedienung Client 18

19 6.3 Bedienung Client Wechseln Sie zwischen Ihrem lokalen Adressbuch und dem Verzeichnis. 19

20 7 Anrufeinstellungen 7.1 Beschreibung Mit den Anrufeinstellungen richten Sie die Erreichbarkeit nach Ihren Bedürfnissen ein. Sie können zwischen unterschiedlichen Einstellungen wählen. Mit definieren Sie jeweils die gewünschte Nummer und aktivieren die Funktion. 7.2 Bedienung Client Mit gelangen Sie direkt in die Anrufeinstellungen (rot). Über die Wahltaste (grün) werden die entsprechenden Umleitungsarten schnell aktiviert. Beachten Sie, dass die Umleitziele bei der ersten Einstellung eingetragen und diese jeweils übernommen werden. 20

21 7.2.1 Anrufumleitung Ihnen stehen folgende Anrufumleitungen zur Verfügung: > Immer weiterleiten > Weiterleiten, wenn besetzt > Weiterleiten, wenn nicht angenommen > Weiterleiten, wenn nicht erreichbar 21

22 7.2.2 Ihre Rufnummer mitnehmen (oder Remote Office) Nicht stören 22

23 7.2.4 Eigene Nummer unterdrücken 23

24 7.2.5 Eingehende Anrufe / paralleles Klingeln Die Funktion «Antwortbestätigung erforderlich» ermöglicht eine zusätzliche Sicherheit bei der Annahme von Anrufen an parallel klingelnden Telefone. Bevor man den Anruf entgegennimmt, muss eine bestimmte Taste gewählt werden, sodass auf den anderen Telefonen ersichtlich ist, dass der Anruf entgegengenommen wird. 24

25 7.3 Bedienung App Es werden die gleichen Umleitungsvarianten angeboten wie beim Client. Zusätzlich können Sie Folgendes einstellen: > Ausgehende Anrufe: Hier stellen Sie ein, ob Sie standardmässig ausgehende Anrufe über das Mobilfunknetz mit Ihrer Mobilfunknummer führen wollen oder der Anruf über die Datenverbindung (z.b. WLAN) mit Ihrer Festnetznummer geführt werden soll. Auf Wunsch kann auch bei jedem Anruf explizit gefragt werden, über welche Nummer telefoniert werden soll. > Anruf wartet: Stellen Sie ein, ob ein wartender Anruf anklopfen soll. (Ein zweiter Anruf würde durch einen kurzen Ton signalisiert werden.) 25

26 8 Anrufhistorie 8.1 Beschreibung Die Anrufhistorie zeigt Ihnen alle angenommenen, verpassten und getätigten Anrufe an. Dies gilt für die Nummer, mit welcher Sie angemeldet sind. Egal von welchem Telefon, die Historie wird stets abgeglichen. 8.2 Bedienung Client Unter dem Uhrzeiger-Symbol finden Sie Ihre Anrufhistorie Angenommen Entgangen Getätigt 26

27 8.3 Bedienung App Unter dem Uhrzeiger-Symbol finden Sie Ihre Anrufhistorie Angenommen Entgangen Getätigt 27

28 9 Tastenfeld 9.1 Beschreibung Wählen Sie manuell eine Telefonnummer und führen Sie danach Ihren Anruf aus. Tragen Sie die gewünschte Nummer per Tastatur oder mit der Maus ein, wählen Sie Enter oder drücken Sie auf den Hörer. 9.2 Bedienung Client Mit dem Tastatur-Symbol gelangen Sie zur Tastatur. Anstelle des Hörers können Sie auch das Telefonsymbol wählen. Dadurch klingelt Ihr Festnetztelefon, nehmen Sie ab und führen Sie das Gespräch mit dem Telefon. Wollen Sie, dass es nicht extra klingelt, sondern direkt die Freisprecheinrichtung anschaltet, so kann Ihr technischer Administrator dies für Sie konfigurieren. Sie können den Anruf auf dem Client genau gleich steuern wie am Telefon. Eine Wahlwiederholung verbirgt sich hinter dem Hörer. Im Ruhezustand auf den Hörer klicken und Ihnen wird die letzte gewählte Nummer angezeigt. 28

29 9.3 Bedienung App Mit dem Tastatur-Symbol gelangen Sie an die gewünschte Position. Wählen Sie manuell eine gewünschte Nummer. Mit wird der Anruf gestartet. Mit kann ein bestehendes Gespräch vom Festnetztelefon geholt werden: > Anruf übernehmen > geparkten Anruf holen > Anruf fortsetzen 29

30 10 Telefonie-Funktionen während eines Gesprächs 10.1 Beschreibung Client Funktionen in einem Gespräch Der Anruf wird in Blau im Fenster eingeblendet. Dabei stehen folgende Telefonfunktionen zur Verfügung: > Anruf beenden > Mikrofon Ein/Aus > Halten > Weiterleitung (Verbinden) > Neuer Anruf > Konferenzschaltungen (bis zu sieben Teilnehmer) > Anruf parken 30

31 Weiterleitung (Verbinden) Mit dem Drücken auf Weiterleitung leiten Sie ein bestehendes Gespräch weiter. Tragen Sie die gesuchte Nummer im weissen Feld ein. Mit dem Button «Jetzt weiterleiten» wird der Anruf direkt durchgestellt. Mit dem Button «Teilnahme: Audio» wird zuerst ein Anruf ausgeführt. Danach können Sie den zu verbindenden Anruf «übertragen». Oder Sie kehren zum ursprünglichen Anruf zurück, indem Sie auf «Abbrechen» klicken. 31

32 Konferenzschaltungen (bis zu sieben Teilnehmer) In einem bestehenden Gespräch drücken Sie das Symbol Fenster. und es öffnet sich ein Geben Sie die gewünschte Nummer ein, welche an der Konferenz teilnehmen soll. Danach öffnet sich das Konferenzfenster. Wollen Sie weitere Teilnehmer dazunehmen, wiederholen Sie diesen Schritt. 32

33 Parken Unter Parken versteht man, dass man einen Anruf vorübergehend in eine «Parkbox» stellt (Anrufer hört Wartemusik), damit man ihn von einer anderen Stelle wieder holen kann (z.b. wenn man in einen anderen Raum gehen will, um dort etwas nachzuschauen, und den Anruf dann dort von einem anderen Telefon fortführen will). Man kann einen Anruf auf der eigenen Rufnummer («Parkbox») ablegen oder diesen auch auf einer anderen Nebenstelle parken. Durch Drücken der Taste öffnet sich ein neues Fenster. In diesem legen Sie fest, auf welcher internen Rufnummer Sie den Anruf parken wollen. Jetzt können Sie den Anruf an einem (anderen) Telefon oder über den Business Communication Client weiterführen (entparken). Beim Business Communication Client haben Sie die Wahl, über das Menü den geparkten Anruf zurückzuholen: 33

34 Nun werden Sie gefragt, von welcher Nummer Sie den Anruf entparken wollen. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Geben Sie die interne Rufnummer ein und schliessen Sie mit # ab. 2. Wenn es die eigene interne Rufnummer ist, wählen Sie nur #. Der Anruf ist nun wieder aktiv. Wollen Sie an einem dritten Festnetztelefon den Anruf entparken, wählen Sie einfach #98, die interne Rufnummer und zum Abschluss noch #. 34

35 10.2 Beschreibung App Funktionen in einem Gespräch Einige Telefonfunktionen stehen zur Verfügung wie: > Halten > Neuer Anruf > Weiterleitung (Verbinden) Unter den drei Punkten stehen weitere Funktionen zur Verfügung wie: > Konferenz mit bis zu sieben Teilnehmern > Anruf parken > Weiterleitung des aktiven Anrufs (z.b. auf Ihre mobile Nummer) Mit dem roten Hörersymbol beenden Sie den Anruf. 35

36 Halten Halten Sie kurz Rücksprache mit einer anderen Person, drücken Sie dazu das Symbol «Halten». Wenn Sie das Gespräch weiterführen wollen, drücken Sie «Fortsetzen». Wollen Sie einen zweiten Anruf tätigen, drücken Sie «Neuer Anruf» und für ein Weiterverbinden drücken Sie «Weiterleitung». 36

37 Neuer Anruf Wollen Sie während eines laufenden Gesprächs eine Rücksprache halten, so drücken Sie auf «Neuer Anruf». Wählen Sie die gewünschte Nummer, und der Anruf wird aufgebaut. Wollen Sie zwischen den beiden Gesprächen hin und her wechseln, so wählen Sie «Wechseln» oder drücken direkt auf den gehaltenen Anruf. Wollen Sie die beiden Anrufe zusammenführen, so wählen Sie «Anrufe verbinden». 37

38 Weiterleitung (Verbinden) In einem laufenden Gespräch können Sie dieses mit der Taste «Weiterleitung» weiterleiten. Es öffnet sich ein neues Fenster, geben Sie die Telefonnummer ein, auf welche Sie weiterleiten wollen. Nach dem Drücken der blauen Hörertaste bekommen Sie die Auswahl, zuerst mit dem Gesprächspartner zu sprechen («zuerst anrufen») oder direkt zu verbinden («zu übertragen»). Wenn Sie zuerst mit dem neuen Gesprächspartner sprechen wollen, können Sie anschliessend auf «Verbinden» drücken. Weiter haben Sie auch die Möglichkeit, über die Funktion «Neuer Anruf» einen Anruf zu verbinden. Beachten Sie dazu das entsprechende Kapitel. 38

39 Konferenz mit bis zu sieben Teilnehmern Während eines Gesprächs drücken Sie auf das Menü und anschliessend auf Konferenz. Sie erhalten ein neues Fenster, wählen Sie die Nummer eines möglichen Konferenzteilnehmers und drücken Sie den blauen Hörer. Danach besteht eine Konferenz mit drei Teilnehmern. Wollen Sie weitere Teilnehmer hinzufügen, wählen Sie «Teilnehmer hinzufügen». 39

40 Anruf parken Unter Parken versteht man, dass man einen Anruf vorübergehend in eine «Parkbox» stellt (Anrufer hört Wartemusik), damit man ihn von einer anderen Stelle wieder holen kann (z.b. wenn man in einen anderen Raum gehen will, um dort etwas nachzuschauen, und den Anruf dann dort von einem anderen Telefon fortführen will). Man kann einen Anruf auf der eigenen Rufnummer («Parkbox») ablegen oder diesen auch auf einer anderen Nebenstelle parken. Während eines Gesprächs drücken Sie auf das Menü und anschliessend auf Parken. Nun öffnet sich ein Wählfenster. Geben Sie eine interne Rufnummer ein, auf welcher das Gespräch geparkt werden soll, und drücken Sie anschliessend die #-Taste. 40

41 Wollen Sie den geparkten Anruf aus der App entparken, so drücken Sie den grau hinterlegten Hörer. Drücken Sie «Anruf fortsetzen» und im Wahlfenster die interne Rufnummer, auf welcher der Anruf geparkt ist. Ist es die eigene Nummer, so reicht die #-Taste. 41

42 Leiten Sie den aktiven Anruf direkt auf Ihre Nummer weiter (z.b. mobile Nummer) Während eines Gesprächs drücken Sie auf das Menü und anschliessend auf Leitungsvermittlung. Danach öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie eine Nummer eingeben und den Anruf schnell weiterleiten können. 42

43 11 Sonderfunktionen beim Client 11.1 Beschreibung «Team Telephonie»/Besetzttasten Ihr technischer Administrator richtet Ihnen ein Besetzttastenfeld ein. Die Teilnehmer, die angezeigt werden, sind auf dem Tischtelefon und im Client die gleichen. Sobald ein «überwachter» Teilnehmer einen Anruf erhält, wird das separate «Team Telephonie»-Fenster aufgehen. Beachten Sie dazu die Einstellungen unter «Team Telephonie». Hier sehen Sie nun die eingerichteten Teilnehmer: > grün = der Teilnehmer ist frei > blau = beim Teilnehmer klingelt es > rot = der Teilnehmer ist besetzt Erhält ein überwachter Teilnehmer einen Anruf, so wird dies mit einem grünen Hörer signalisiert. Durch Anklicken wird der Anruf automatisch herangeholt. 43