Inhaltsverzeichnis. Ingo R. Dölle / Seite 1 von 5

Transkript

1 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 1 Daten sortieren und filtern... 2 Tabellen nach Zellinhalten sortieren... 2 Sortierreihenfolgen... 2 Nach den Zellinhalten einer Spalte sortieren... 2 Ursprüngliche Reihenfolge wiederherstellen... 2 Einen als Tabelle definierten Zellbereich sortieren... 2 Tabellen nach den Zellinhalten mehrerer Spalten sortieren... 3 Tabellen nach Formatierungen sortieren... 3 Formatierungen als Sortierkriterien... 3 Tabellen nach Formatierungen sortieren... 3 Sortierebenen definieren... 3 Der AutoFilter... 4 Begriffsbestimmung... 4 Den AutoFilter einschalten... 4 Den AutoFilter nutzen... 4 Abbildungsverzeichnis... 4 Index (Stichwortverzeichnis)... 4 Ingo R. Dölle / Seite 1 von 5

2 Daten sortieren und filtern Tabellen nach Zellinhalten sortieren Sortierreihenfolgen Mithilfe der Sortierfunktion lassen sich Texte von A bis Z bzw. Z bis A, Zahlen aufsteigend bzw. absteigend, Datums-/Uhrzeitangaben vom aktuellsten bis zu ältesten Wert oder umgekehrt anordnen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit nach bestimmten Zellformatierungen zu sortieren. Nach den Zellinhalten einer Spalte sortieren Die zu sortierende Tabelle darf zwingend keine komplett leeren Spalten/Zeilen enthalten. Die erste Zeile einer Tabelle wird standardmäßig nicht in die Sortierung einbezogen, da sich in Ihr i.d.r. die Spaltenüberschrift befindet. Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Tabellenspalte nach der Sie sortieren wollen. Aktivieren Sie im Register DATEN, Gruppe SORTIEREN UND FILTERN das Symbol / um die Tabelle aufsteigend / absteigend zu sortieren. Ursprüngliche Reihenfolge wiederherstellen Direkt nach dem Sortieren können Sie die Sortierung mit der Tastenkombination S z wieder rückgängig machen. alternativ Klicken Sie auf die Schaltfläche in der SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF. Wollen Sie die Sortierreihenfolge zu einem späteren Zeitpunkt wiederherstellen, gehen Sie wie folgt vor: Fügen Sie vor der Sortierung eine Spalte mit aufsteigend sortierten Zahlen ein. Jetzt kann die Tabelle mithilfe dieser Spalte jederzeit wieder auf- oder absteigend sortiert werden. Einen als Tabelle definierten Zellbereich sortieren Klicken Sie auf den Pfeil der Spalte, nach der die Tabelle sortiert werden soll. Aktivieren Sie in der Liste die gewünschte Sortierung. Die Sortierung wird durch ein geändertes Pfeilsymbol dargestellt: aufsteigend, absteigend. Abbildung 1 - Ursprüngliche Reihenfolge wiederherstellen Abbildung 2 - Als Tabelle definierten Zellbereich sortieren Ingo R. Dölle / Seite 2 von 5

3 Tabellen nach den Zellinhalten mehrerer Spalten sortieren Abbildung 3 - Tabellen nach den Zellinhalten mehrerer Spalten sortieren Markieren Sie eine beliebige Zelle der Tabelle Aktivieren Sie im Register DATEN, Gruppe SORTIEREN UND FILTERN die Schaltfläche SORTIEREN. Nehmen Sie im eingeblendeten Dialogfenster SORTIEREN die gewünschten Einstellungen vor. Wählen Sie in diesem Listenfeld die Spalte aus, nach der sortiert werden soll. Stellen Sie in diesem Listenfeld die Sortierreihenfolge für die Spalte ein. Fügen Sie mit dieser Schaltfläche eine weitere Sortierebene ein. Löschen Sie mit dieser Schaltfläche die aktive Sortierebene. Wenn die Tabelle eine Überschrift hat, aktivieren Sie das Kontrollkästchen. Tabellen nach Formatierungen sortieren Formatierungen als Sortierkriterien Nach folgenden vorgenommenen Formatierungen kann zusätzlich sortiert werden: Schrift- bzw. Hintergrundfarben, Symbole die durch eine bedingte Formatierung eingefügt wurden. Tabellen nach Formatierungen sortieren Aktivieren Sie eine Zelle der Tabelle, die Sie sortieren wollen. alternativ Markieren Sie den zu sortierenden Bereich. Aktivieren Sie im Register DATEN, Gruppe SORTIEREN UND FILTERN die Schaltfläche SORTIEREN. Sortierebenen definieren Aktivieren Sie im Listenfeld SPALTE den Eintrag, nach dem sortiert werden soll. Anschließend aktivieren Sie im Listenfeld SORTIEREN NACH das Sortierkriterium, das Sie nutzen wollen. Im Listenfeld REIHENFOLGE aktivieren Sie dann die Formatierung nach der sortiert werden soll. Mit dem Listenfeld legen Sie fest, ob die gefilterten Elemente am oberen oder unteren Ende der Tabelle stehen sollen. Abbildung 4 - Erste Sortierebene definieren Ingo R. Dölle / Seite 3 von 5

4 Aktivieren Sie die Schaltfläche EBENE HINZUFÜGEN und geben Sie weitere Sortierkriterien ein. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Der AutoFilter Begriffsbestimmung Durch das Filtern von Daten werden nur noch die Daten einer Tabelle angezeigt, die den Filterkriterien entsprechen. Alle anderen Daten werden ausgeblendet. Die Reihenfolge der Daten in der Tabelle wird nicht verändert. Den AutoFilter einschalten Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Tabelle. Aktivieren Sie anschließend im Register DATEN, Gruppe SORTIEREN UND FILTERN die Schaltfläche FILTERN. Die Spaltenüberschriften der Tabelle werden automatisch als Listenfelder definiert. Abbildung 5 - Den AutoFilter nutzen Den AutoFilter nutzen Die Daten lassen sich mittels AutoFilter nach folgenden Kriterien filtern: nach Zellformatierungen, nach vordefinierten Filterkriterien, nach bestimmten Zellinhalten in der entsprechenden Spalte. Über das Listenfeld SUCHEN können Sie in der Liste des AutoFilters gezielt nach bestimmten Inhalten suchen. Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 - Ursprüngliche Reihenfolge wiederherstellen... 2 Abbildung 2 - Als Tabelle definierten Zellbereich sortieren... 2 Abbildung 3 - Tabellen nach den Zellinhalten mehrerer Spalten sortieren... 3 Abbildung 4 - Erste Sortierebene definieren... 3 Abbildung 5 - Den AutoFilter nutzen... 4 Index (Stichwortverzeichnis) AutoFilter 1, 4, 5 Datums-/Uhrzeitangabe 2 Datums-/Uhrzeitangaben 2 Ebene 4 Formatierung 3, 4 Formatierungen 1, 3 Inhaltsverzeichnis 1 Listenfelder Listenfeldern 3, 4, 5 Platzhalter 1 Register 2, 3, 4 Sortierebene 3, 5 Sortierebenen 1, 4 Ingo R. Dölle / Seite 4 von 5

5 Sortierfunktion 2 Sortierkriterien 1, 3, 4 Sortierreihenfolge 2, 3 Sortierreihenfolgen 1, 2 Sortierung 2, 3 Spalte 1, 2, 3, 4 Spalten 1, 2, 3, 5 Spaltenüberschrift 2 Spaltenüberschriften 4 Symbole 3 Symbolleiste 2 Symbolleiste für den Schnellzugriff 2 Tabelle 1, 2, 3, 4, 5 Tabellen 1, 2, 3, 5 Überschrift 3 Wert 2 Zeile 2 Zeilen 2 Zellformatierungen 2, 4 Zellinhalten 1, 2, 3, 4, 5 Ingo R. Dölle / Seite 5 von 5