Beweiswerterhaltung in dokumentenzentrierten Prozessen

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Sofie Miriam Hochberg
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1 Beweiswerterhaltung in dokumentenzentrierten Prozessen ERCIS MEMO Tagung 2011 Münster, Felix Kliche Unfallkasse Post und Telekom Peter Falk Fujitsu

2 Schlüsselfragen zur IT-Compliance Wie elektronische Prozesse absichern? Wie Beweiswerte elektronischer Docs erhalten? Wie Dokumente vor Manipulationen schützen? Wie anwendungsneutral archivieren? Wie vertrauenswürdig archivieren? 1

3 Globale Treiber (ÖA) EU-Initiativen DE-Initiativen Regulatorische Anforderungen IDABC - STORK (eid) - PEPPOL (Einkauf) CEN (einvoicing) BSI (Beratende Behörde für IT-Sicherheit) TR TR SigG/SigV VwVfG SGB4 SRVwV AO Steuervereinfachungsgesetz (1.7.11) 2 Copyright 2011 FUJITSU LIMITED

(Beratende Behörde für IT-Sicherheit) TR-03125 TR-03112 SigG/SigV VwVfG

4 Status quo bei der UK PT Überführung ins elektronische Archiv bei Abschluss der Akten Papierakten bei den Sachbearbeitern Umständliche Workflows durch lange Aktenläufe Elektronisch eingehende Dokumente werden gedruckt und später wieder eingescannt. Die Akte und der Workflow ohne UV DMS 3

Workflows durch lange Aktenläufe Elektronisch eingehende Dokumente

5 Motivation für UV DMS Optimierung der Geschäftsprozesse gleichzeitiger Zugriff auf Akten bzw. Dokumente der verschiedenen Abteilungen Kostenoptimierung - Ablösung der bisherigen Mikroverfilmung - Ablösung der Papierarchive Verbesserter Kundenservice umfassende und zeitnahe Auskunft im Service-Center Neue Kommunikationsstandards einbinden (DALE) Die elektronische Akte und der Workflow mit UV DMS Einführung flexibler, zukunftsorientierter und nachhaltiger IT- Architektur Zur Erfüllung der BSI TR ist eine Langzeitarchivierung erforderlich 4

Verbesserter Kundenservice umfassende und zeitnahe Auskunft im Service-Center Neue Kommunikationsstandards einbinden (DALE) Die

6 Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung Trustcenter Zertifikate & Zeitstempel 5

7 Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung Trustcenter Zertifikate & Zeitstempel 6

8 Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung Trustcenter Zertifikate & Zeitstempel 7

9 Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung Trustcenter Zertifikate & Zeitstempel 8

Hashwert DFCD3454 BBEA788A 751A696C 24D97009 CA992D17 Elektronischer Beweiswert Enthält: Hashwert

10 Exkurs: Elektronische Beweiswerte Person Korellation: Passbild Größe Augenfarbe Personalausweis Ausgestellt von einer autorisierten Behörde muss alle 10 Jahre erneuert werden Dokument Korellation: Hashwert DFCD3454 BBEA788A 751A696C 24D97009 CA992D17 Elektronischer Beweiswert Enthält: Hashwert des Dokuments, Zeitstempel von einem zertifizierten Zeitstempelanbieter muss rechtzeitig erneuert werden 9

11 Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung Prozesse SecDocs CC EAL 4+ LTANS Technische Richtlinie TR Regulatorische Anforderungen, Gesetz 10

12 Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung Erzeugung und Erhalt elektronische Beweiswerte mit höchster Gerichtsverwertbarkeit auf Basis offener Standards formatneutral, jederzeit lesbar für die führenden Anwendungen transparent dauerhaft kostengünstig und wartungsarm in einer integrierten Lösung Gemäß Technische Richtlinien und regulatorische Anforderungen 11

lesbar für die führenden Anwendungen transparent dauerhaft kostengünstig und wartungsarm

13 Umsetzung bei der UK PT Erreichte Milesstones Ein neues Input-Managementsystem wurde aufgebaut. Erzeugte Massensignaturdateien werden unmittelbar nach dem Einscannen des Dokuments in Sec Docs abgelegt. Das alte Archivsystem wurde nach Sec Docs migriert. Signaturdateien der Fachapplikation Cusa werden nach Sec Docs übergeben. Die Signaturverwaltung des DMS findet ausschließlich in Sec Docs statt. Beweiserhaltung unserer dokumentenzentrierten Prozesse findet an einem Ort statt und ist nachhaltig gesichert. Als erste öffentliche Unfallversicherung in Deutschland hat die UK PT eine komplette Lösung zur beweiswerterhaltenden Langzeitarchivierung eingeführt. 12

Signaturdateien der Fachapplikation Cusa werden nach Sec Docs übergeben. Die Signaturverwaltung des DMS findet ausschließlich in Sec Docs statt.

14 Zeitschiene der Milesstones März 2010 Dez 2010 Jan 2011 Feb 2011 Mrz 2011 Apr 2011 Mai 2011 Jun 2011 Jul 2011 Beginn und Ende des Projekts UV DMS Abnahme der Einführungskonzeption Installation und Konfiguration UV DMS (Grundversion) Einrichtung und Testung der Scanner Schulung Scan Personal Migration SER-Archiv Überführung Scan Daten nach UV DMS und Sec Docs Überführung Fachapplikationsdaten nach Sec Docs Überführung Altakten ins Archiv 13

(Grundversion) Einrichtung und Testung der Scanner Schulung Scan Personal Migration SER-Archiv Überführung

15 Einsatzszenarien (I) Aktuelles Konzept Sachbearbeiter (PKI-Infrastruktur) Intranet Beweiswerterhaltung Einzel- Signatur Fachapplikation DMS (Workflow) Sachbearbeiter (PKI-Infrastruktur) Massen- Signatur (Scan-Lsg) Dokumente (Objekt) Beweiswerte (Datenbank) Übersignatur (ArchiSig) Zertifikate Zeitstempel Internet Trust Center 14 Copyright 2010 FUJITSU TECHNOLOGY SOLUTIONS

(PKI-Infrastruktur) Massen- Signatur (Scan-Lsg) Dokumente (Objekt) Beweiswerte (Datenbank)

16 Einsatzszenarien (II) Optimierungspotential Sachbearbeiter (PKI-Infrastruktur) Intranet Einzel- Signatur (Workflow) Fachapplikation DMS Beweiswerterhaltung Komponenten, die durch SecDocs ersetzt bzw. optimiert werden können: Sachbearbeiter (PKI-Infrastruktur) Massen- Signatur (Scan-Lsg) Dokumente (Objekte) Beweiswerte (Datenbank) Übersignatur (ArchiSig) Input Management Workflow Langzeitarchivierung Sicherheitsniveau (ArchiSafe) Infrastruktur Zertifikate Zeitstempel Internet Trust Center 15 Copyright 2010 FUJITSU TECHNOLOGY SOLUTIONS

optimiert werden können: Sachbearbeiter (PKI-Infrastruktur) Massen- Signatur (Scan-Lsg) Dokumente (Objekte) Beweiswerte (Datenbank)

17 Mehrwerte der Lösung applikationsneutrale Speicherung von selbst beschreibenden Objekten gemeinsame Speicherung von Objekt und Beweiswert in einer Infrastruktur Speicherung in offenen, nicht propietären Standards einheitliches Sicherheitsniveau für unsignierte und signierte Dokumente integrierte Übersignatur nach ArchiSafe/ArchiSig/TR03125 einfache Migrationen in zukünftige Storagetechnologien optimiert und ersetzt die Nutzung von elektronischen Signaturen im Workflow 16

Sicherheitsniveau für unsignierte und signierte Dokumente integrierte Übersignatur nach ArchiSafe/ArchiSig/TR03125

18 Fragen? Besuchen Sie uns bei unserem Stand auf der Tagung Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 17

20 Einsatzszenarien (III) Zukünftiges Konzept Sachbearbeiter (PKI-Infrastruktur) Sachbearbeiter Einzel- Signatur (Workflow) Fachapplikation DMS Beweiswert- Validierung (ER Client) Archiv-Middleware SecDocs (Archivierung + Beweiswerterhaltung für alle Dokumente) BSI zertifizierte Komponenten (CC EAL 4+) Sachbearbeiter (PKI-Infrastruktur) Massen- Signatur (Scan-Lsg) Dokumente + Beweiswerte (Files) Zertifikate Zeitstempel Internet Trust Center 19 Copyright 2010 FUJITSU TECHNOLOGY SOLUTIONS

alle Dokumente) BSI zertifizierte Komponenten (CC EAL 4+) Sachbearbeiter (PKI-Infrastruktur) Massen- Signatur (Scan-Lsg)

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