EINFÜHRUNG 3. Was ist ein Audit? 3 BEDEUTUNG DES QUALITÄTSMANAGEMENTS EIN EXKURS 4. Kundenorientierung 5. Zielorientierung 5. Prozessorientierung 6

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1 Inhaltsübersicht EINFÜHRUNG 3 Was ist ein Audit? 3 BEDEUTUNG DES QUALITÄTSMANAGEMENTS EIN EXKURS 4 Kundenorientierung 5 Zielorientierung 5 Prozessorientierung 6 Transparenz 6 Mitarbeiterorientierung 7 Ständige Verbesserung 7 AUDITARTEN 8 DIE UNTERSCHEIDUNG NACH AUDITGEGENSTAND 9 a) Systemaudit 11 b) Produkt- und Dienstleistungsaudit 11 c) Prozessaudit 12 DIE UNTERSCHEIDUNG NACH DEM INITIATOR DES AUDITS 14 First Party Audits 14 Second Party Audits 14 Third Party Audits 14 UNTERSCHEIDUNG NACH INTERNEN UND EXTERNEN AUDITS 15 GEPLANTE UND ANLASSBEZOGENE AUDITS 15 GRÜNDE FÜR DIE DURCHFÜHRUNG VON AUDITS 16 ANFORDERUNGEN AN AUDITOREN 18 INTERNE AUDITS UND ISO 9001: Seite 1 von 41

2 AUDITABLAUF 25 VORBEREITUNG UND PLANUNG 26 Auditcheckliste 26 PRÜFUNG DER SYSTEMDOKUMENTE 26 PLANUNG DER AUDITDURCHFÜHRUNG 27 Auditplan 27 AUDITDURCHFÜHRUNG 29 Einführungsgespräch 29 Das Verhalten von Auditoren 29 AUDITMETHODEN 31 a) Einzelinterview 31 b) Beobachtung 34 c) Inaugenscheinnahme 34 d) Stichprobenprüfung 34 BEWERTUNG DER ERGEBNISSE 35 Beurteilung von Informationen 35 Bewertung von Auditfeststellungen 36 Bewertung von Abweichungen 36 Auditbericht 36 Abschlussgespräch 37 ÜBERWACHUNG DER KORREKTURMAßNAHMEN 40 POTENZIAL INTERNER AUDITS 41 Seite 2 von 41

3 Unterscheidung nach internen und externen Audits Prinzipiell kann man auch eine einfache Unterscheidung in interne und externe Audits vornehmen: Das First Party Audit ist ein internes Audit, d. h. es wird von der Organisation selbst veranlasst zu eigenen internen Zwecken. Second Party Audits und Third Party Audits sind externe Audits, die jeweils durch außenstehende, also externe, Organisationen veranlasst und durchgeführt werden. Geplante und anlassbezogene Audits Geplante Audits sind alle internen Audits im Sinne des Normenabschnitts 8.2.2, die dazu dienen die Konformität des Systems mit der Norm und die Wirksamkeit des Systems festzustellen. Darüber hinaus können in begründeten Fällen anlassbezogene Audits durchgeführt werden. Diese finden kurzfristig statt, etwa wenn bestimmte Fehler im Prozessablauf festgestellt wurden. Außerordentliche, anlassbezogene Audits können in der langfristigen Auditplanung nicht festgelegt werden. Seite 15 von 41

4 Welche Forderungen beinhaltet der Abschnitt und was bedeutet das? Die Organisation muss in geplanten Abständen interne Audits durchführen. Interne Audits sind nicht einmalig, sondern regelmäßig durchzuführen. Es gibt im Normtext keine Vorgabe über die Häufigkeit von Audits. Um jedoch das Werkzeug Audit auf Managementebene optimal nutzen zu können, empfiehlt es sich, mindestens einmal im Quartal, oder sogar monatlich, Audits durchzuführen. Somit verfügt die Führungsebene über ein wertvolles Mess- und Steuerungsinstrument, dessen Ergebnisse mit in die Managementbewertung einfließen. Ein Auditprogramm muss geplant werden. Audits sollten möglichst jährlich geplant werden. Diese langfristige Planung von Audits ermöglicht eine gezielte Berücksichtigung von Ferien- bzw. Urlaubszeiten, Monatsabschlüssen und anderen relevanten Ereignissen. So können notwendige Ressourcen, d.h. in erster Linie Personal, für die Durchführung des Audits rechtzeitig geplant und zum richtigen Zeitpunkt bereitgestellt werden. Der Status und die Bedeutung der zu auditierenden Prozesse und Bereiche sowie Ergebnisse früherer Audits müssen bei der Planung beachtet werden. Ergebnisse früherer Audits können durchaus festgestellte Abweichungen beinhalten, deren Beseitigung in einem Nachaudit überwacht wird. Das Resultat dieser langfristigen Planung ist das Auditprogramm. Seite 22 von 41

5 Bewertung der Ergebnisse Beurteilung von Informationen Der Auditor beurteilt die Informationen der Interviews nach der Vorgehensweise der DIN EN ISO Informationsquellen Erfassung durch angemessene Stichprobenentnahme Informationen Verifizierung Auditnachweise Beurteilung gegenüber Auditkriterien Auditfestellungen Bewertung Auditschlussfolgerungen Seite 35 von 41

6 Seite 1 von 2 Auditbericht MUSTER FIRMENLOGO Auditbericht-Nr.: Systemaudit Produktaudit Prozessaudit Dienstleistungsaudit Datum: Auditleiter: Auditor(en): Teilnehmer/ Gesprächspartner: Auditierter Bereich: Relevante Dokumente: QMH- / Produkt- Änderungsstand: Lfd -Nr Festellungen Maßnahmen Termin Verantwortung Realisierung Seite 38 von 41