Informationsmaterial für Ausbilder und Prüfer im Ausbildungsberuf: Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

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1 Informationsmaterial für Ausbilder und Prüfer im Ausbildungsberuf: Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement Inhalt: Auf der Basis Umsetzungsempfehlung für die Durchführung der Abschlussprüfung Kaufmann/-frau für Büromanagement (Erprobungsverordnung (ErprVO) abweichender Ausbildungs- und Prüfungsbestimmungen vom 11. Dezember 2013) Anpassung: von: für die Industrie- und Handelskammer Lüneburg-Wolfsburg; Rutger Matthiesen Stand: Oktober 2015

2 Inhaltsverzeichnis 1. Übersicht: Abschlussprüfung im Ausbildungsberuf Kaufmann/-frau für Büromanagement Schriftliche Prüfungsbereiche Schriftlicher Prüfungsbereich Teil 1 informationstechnisches Büromanagement ( 3 ErprVO) Schriftliche Prüfungsbereiche Teil 2 ( 4 ErprVO) Kundenbeziehungsprozesse ( 4 Absatz 4 ErprVO) Wirtschafts- und Sozialkunde ( 4 Absatz 6 ErprVO) Mündlicher Prüfungsbereich: Fachaufgabe in der Wahlqualifikation ( 3 Absatz 5 ErprVO) Vorgaben zum Fallbezogenen Fachgespräch Mögliche Zugangswege zum Fachgespräch ( 4 Absatz 3 ErprVO) Report-Variante (Durchführung betrieblicher Fachaufgaben) Klassische Variante (praxisbezogene Fachaufgaben des Prüfungsausschusses) Ausgestaltung der praxisbezogenen Fachaufgaben durch den Prüfungsausschuss Planung, Organisation und Durchführung des Fachgespräches Basis für die Vorbereitung des Fachgespräches durch den Prüfungsausschuss Zuleitung der Reporte Vorbereitung und Einleitung des Fachgesprächs am Tag der Prüfung Durchführung des Fachgespräches Bewertung Hinweise zur mündlichen Ergänzungsprüfung Hinweise zur Prüfung der kodifizierten Zusatzqualifikation Hinweise zur betrieblichen Fachaufgabe Anlage 1:Gestaltungsempfehlungen für den Report und Hinweise zur betrieblichen Fachaufgabe Anlage 2:Bewertungsbogen für das Fallbezogene Fachgespräch

3 1. Übersicht: Abschlussprüfung im Ausbildungsberuf Kaufmann/-frau für Büromanagement Prüfungsbereich Dauer Methode Gewichtung Teil 1 Mitte der Ausbildung Informationstechnisches Büromanagement 120 Minuten Schriftlich, computergestützt 25 % Schriftlich Teil 2 Am Ende der 150 Minuten Kundenbeziehungsprozesse 90 Minuten offene Antwortaufgaben und 60 Minuten gebundene Aufgaben 30 % Ausbildung Fachaufgabe in der Wahlqualifikation 20 Minuten Fallbezogenes Fachgespräch Klassische Reportoder Variante Variante 35 % Wirtschafts- und Sozialkunde 60 Minuten Schriftlich, gebundene Aufgaben 10 % Bestehensregelung Die Abschlussprüfung ist bestanden, wenn die Leistungen wie folgt bewertet worden sind: im Gesamtergebnis von Teil 1 und Teil 2 mindestens ausreichend im Ergebnis von Teil 2 mindestens ausreichend in mindestens zwei der Prüfungsbereiche von Teil 2 mindestens ausreichend in keinem Prüfungsbereich von Teil 2 ungenügend Mündliche Ergänzungsprüfung Auf Antrag des Prüflings ist die Prüfung in einem der Prüfungsbereiche Kundenbeziehungsprozesse oder Wirtschafts- und Sozialkunde (beide gehören zu Teil 2) durch eine mündliche Prüfung von etwa 15 Minuten zu ergänzen, wenn der Prüfungsbereich schlechter als ausreichend bewertet worden ist und dies für das Bestehen der Prüfung den Ausschlag geben kann. Für Teil 1 der Abschlussprüfung ist keine mündliche Ergänzungsprüfung möglich. 3

4 2. Schriftliche Prüfungsbereiche Die Prüfungsaufgaben für die schriftlichen Prüfungen werden zentral auf der Basis eines Prüfungskataloges erstellt, der die Inhalte des Ausbildungsrahmenplanes für die Betriebe und des Rahmenlehrplanes für die Berufsschulen zusammenführt. Die Aufgaben werden von einem zentralen und überregional besetzten Fachausschuss bei der AkA Nürnberg erstellt. Sie sind die Grundlage für eine bundeseinheitliche Prüfung in allen schriftlichen Prüfungsbereichen. Die Ergebnisfeststellung der Abschlussprüfungen von Teil 1 und Teil 2 erfolgen im Rahmen der Abschlussprüfung Teil 2. Dies bedeutet, dass für Teil 1 zunächst ein vorläufiges Ergebnis ermittelt und dem Prüfling mitgeteilt wird. Die Feststellung des endgültigen Ergebnisses erfolgt erst nach dem Ablegen von Teil 2 der Abschlussprüfung. Es gibt deshalb auch keine mündliche Ergänzungsprüfung für die Abschlussprüfung Teil 1 und auch keine Möglichkeit, vor dem Beschluss des Gesamtergebnisses gegen Teil 1 Widerspruch einzulegen. 2.1 Schriftlicher Prüfungsbereich Teil 1 Informationstechnisches Büromanagement ( 3 ErprVO) Die Prüfung Teil 1 (Prüfungsbereich Informationstechnisches Büromanagement) findet in der Mitte des 2. Ausbildungsjahres statt und bezieht sich auf die Ausbildungsinhalte der ersten 15 Monate. Die Prüflinge sollen darin nachweisen, dass sie in der Lage sind, im Rahmen eines ganzheitlichen Arbeitsauftrages Büro- und Beschaffungsprozesse zu organisieren und kundenorientiert zu bearbeiten. Dabei sollen sie nachweisen, dass sie unter Anwendung von Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen recherchieren, dokumentieren und kalkulieren können. Die Bearbeitung der Aufgaben soll computergestützt erfolgen. Die Bearbeitungszeit beträgt 120 Minuten. 4

5 2.2 Schriftliche Prüfungsbereiche Teil 2 ( 4 ErprVO) Kundenbeziehungsprozesse ( 4 Absatz 4 ErprVO) Im Prüfungsbereich Kundenbeziehungsprozesse sollen die Prüflinge nachweisen, dass sie in der Lage sind, komplexe Arbeitsaufträge handlungsorientiert zu bearbeiten. Dabei sollen sie zeigen, dass sie Aufträge kundenorientiert abwickeln, personalbezogene Aufgaben wahrnehmen und Instrumente der kaufmännischen Steuerung fallbezogen einsetzen können. Die Bearbeitungszeit beträgt 150 Minuten. Davon sind 90 Minuten für offene Antwortmöglichkeiten (Auswertung erfolgt durch regionale Ausschüsse) und 60 Minuten für gebundene Aufgaben (Auswertung erfolgt zentral) vorgesehen Wirtschafts- und Sozialkunde ( 4 Absatz 6 ErprVO) Im Prüfungsbereich Wirtschafts- und Sozialkunde sollen die Prüflinge nachweisen, dass sie allgemeine wirtschaftliche und gesellschaftliche Zusammenhänge der Berufs- und Arbeitswelt darstellen und beurteilen können. Die Bearbeitungszeit beträgt 60 Minuten. 5

6 3. Mündlicher Prüfungsbereich: Fachaufgabe in der Wahlqualifikation ( 3 Absatz 5 ErprVO) 3.1 Vorgaben zum Fallbezogenen Fachgespräch Allgemeines zum Prüfungsinstrument: Laut Hauptausschussempfehlung Nr. 158 des BiBB soll das Fallbezogene Fachgespräch ausgehend von einer vom Prüfling durchgeführten oder vom Prüfungsausschuss vorgegebenen praxisbezogenen Aufgabe geführt werden. Dabei kann dem Prüfling die Möglichkeit gegeben werden, sich anhand von Unterlagen vorzubereiten und diese während des Gesprächs zu nutzen. Es werden Fachfragen, fachliche Sachverhalte und Vorgehensweisen sowie Probleme und Lösungen erörtert. Bewertet werden das Verständnis für Hintergründe und Zusammenhänge, das methodisches Vorgehen und Lösungswege sowie kommunikative Fähigkeiten. Das Fallbezogene Fachgespräch ist nicht als Gesprächssimulation (mündliches Rollenspiel) durchzuführen. Anforderungen im Prüfungsbereich: In der Fachaufgabe in der Wahlqualifikation sollen die Prüflinge nachweisen, dass sie in der Lage sind, berufstypische Aufgabenstellungen zu erfassen, Probleme und Vorgehensweisen zu erörtern sowie Lösungswege zu entwickeln, zu begründen und zu reflektieren, kunden- und serviceorientiert zu handeln, betriebspraktische Aufgaben unter Berücksichtigung wirtschaftlicher, ökologischer und rechtlicher Zusammenhänge zu planen, durchzuführen und auszuwerten sowie Kommunikations- und Kooperationsbedingungen zu berücksichtigen. Weitere Vorgaben der Verordnung: Mit dem Prüfling soll ein Fallbezogenes Fachgespräch geführt werden, für welches die folgenden Vorgaben bestehen: Grundlage für das Fachgespräch ist eine der beiden festgelegten Wahlqualifikationen. Bewertet werden die Leistungen, die der Prüfling im Fallbezogenen Fachgespräch zeigt. Die Prüfungszeit beträgt höchstens 20 Minuten. Das Fachgespräch wird mit einer Darstellung von Aufgabe und Lösungsweg durch den Prüfling eingeleitet. 6

7 3.2 Mögliche Zugangswege zum Fachgespräch ( 4 Absatz 3 ErprVO) Zur Vorbereitung auf das Fallbezogene Fachgespräch stehen zwei Zugangswege zur Verfügung: Die Report-Variante und die klassische Variante. Der Ausbildungsbetrieb teilt (ggf. nach zuvor erfolgter interner Absprache mit dem Prüfling) der IHK mit der Anmeldung zur Prüfung verbindlich mit, welche Variante für den jeweiligen Prüfling gewählt wird. Mit der Anmeldung zum Teil 2 der Abschlussprüfung kann gegenüber der zuständigen Stelle letztmalig eine Vertragsänderung bezüglich der prüfungsrelevanten Wahlqualifikationen mitgeteilt werden. Die Inhalte der angegebenen Wahlqualifikationen müssen tatsächlich während der Ausbildung vermittelt worden sein und sich sowohl im betrieblichen Ausbildungsplan und den Ausbildungsnachweisen widerspiegeln Report-Variante (Durchführung betrieblicher Fachaufgaben) Wird diese Variante gewählt, erstellt der Prüfling für jede der beiden festgelegten Wahlqualifikationen einen höchstens dreiseitigen Report über die Durchführung einer betrieblichen Fachaufgabe. Der Ausbildende (Betrieb) hat zu bestätigen, dass die Fachaufgaben vom Prüfling eigenständig im Betrieb durchgeführt wurden. Die Reporte sind spätestens am Tag der schriftlichen Abschlussprüfung von Teil 2 einzureichen. Die Reporte selbst werden nicht bewertet. Aus den beiden Reporten wählt der Prüfungsausschuss einen aus. Die darin beschriebene betriebliche Fachaufgabe bildet den Ausgangspunkt für die Entwicklung des Fallbezogenen Fachgesprächs. Der Prüfungsausschuss führt das Fachgespräch für die zugrunde liegende Wahlqualifikation so, dass die in 3.1 genannten Vorgaben nachgewiesen werden können. Dem Prüfling wird am Tag der Prüfung mitgeteilt, welche der beiden betrieblichen Fachaufgaben vom Prüfungsausschuss ausgewählt wurde Klassische Variante (praxisbezogene Fachaufgaben des Prüfungsausschusses) Wird diese Variante gewählt, bekommt der Prüfling am Tag der mündlichen Prüfung vom Prüfungsausschuss zwei praxisbezogene Fachaufgaben zur Wahl gestellt. Grundlage für die beiden Fachaufgaben ist eine der beiden festgelegten Wahlqualifikationen. Der Prüfling soll die von ihm gewählte Fachaufgabe bearbeiten und Lösungswege entwickeln. Hierfür ist ihm eine Vorbereitungszeit von 20 Minuten einzuräumen. Ausgehend von der Fachaufgabe, die der Prüfling gewählt hat, führt der Prüfungsausschuss für die zugrundeliegende Wahlqualifikation das Fallbezogene Fachgespräch so, dass die in 3.1 genannten Vorgaben nachgewiesen werden können. 7

8 3.2.3 Ausgestaltung der praxisbezogenen Fachaufgaben durch den Prüfungsausschuss Ein vom Prüfungsausschuss bereitgestellter Prüfungsfall soll sich auf eine praxisbezogene Handlungssituation im betrieblichen Umfeld beziehen. Zum besseren Verständnis werden mit einer Beschreibung der Ausgangssituation Informationen zu diesem betrieblichen Umfeld gegeben. Beispiel: Sie sind Mitarbeiter/-in in der Personalabteilung der Firma Intertec GmbH. Die Firma hat 50 Mitarbeiter Die Beschreibung kann auch einige Informationen enthalten, die für die Aufgabenlösung nicht relevant sind. Bei der Beschreibung der eigentlichen Fachaufgabe ist darauf zu achten, dass sie handlungsorientiert gestaltet ist. Die Prozessschritte der Information und Planung, Durchführung und Kontrolle sollen anhand der Aufgabenstellung vom Prüfling abgearbeitet werden können. Beispiel: Es wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt. Sie haben die Aufgabe erhalten eine Personalakte anzulegen. Beschreiben Sie Ihre Vorgehensweise Eine reine Wissensabfrage (Abfrage von Schulthemen) ist an dieser Stelle nicht vorgesehen. Wenn darüber hinaus Teilaufgaben definiert werden, ist darauf zu achten, dass auch diese offen gestaltet werden und somit über einen Handlungsprozess abgewickelt werden können. Um einen möglichst großen Gestaltungsspielraum für das Fachgespräch zu haben, sollte sparsam mit Teilaufgaben umgegangen werden. An Stelle von Teilaufgaben sind Bearbeitungshinweise sinnvoll. Beispiel: Bei der Bearbeitung Ihrer Aufgabe sollten Sie insbesondere die personenbezogenen Daten und Sozialversicherungen berücksichtigen Zur selbstständigen Vorbereitung des Prüflings können Anlagen (z. B. Lebenslauf des neuen Mitarbeiters, Steuer-Tabelle, Gesetzestexte usw.) zur Verfügung gestellt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass der Umfang der anreichernden Materialien in einem angemessenen Verhältnis zu der 20 minütigen Vorbereitungszeit steht. 8

9 4. Planung, Organisation und Durchführung des Fachgespräches 4.1 Basis für die Vorbereitung des Fachgespräches durch den Prüfungsausschuss Als Basis für das Fachgespräch sind die im Ausbildungsvertrag festgelegten Wahlqualifikationseinheiten zu Grunde zu legen. Die getroffene Auswahl kann sicherheitshalber mit der Prüfungsanmeldung nochmals bestätigt werden. (Anlage zur Anmeldung zur Abschlussprüfung Teil 2) Ein Wechsel der Wahlqualifikationseinheiten nach der Anmeldung zur Abschlussprüfung Teil 2 ist nicht mehr möglich. Wurde die Report-Variante als Zugangsweg für das Fachgespräch gewählt, ist für die inhaltliche Gestaltung des Fachgespräches außerdem die beschriebene betriebliche Fachaufgabe des Reportes zu Grunde zu legen, der durch den Prüfungsausschuss ausgewählt wurde. Die Verordnung sieht vor, dass unabhängig von dem gewählten Zugangsweg ein berufstypischer und betriebspraktischer Handlungsprozess durch den Prüfungsausschuss geprüft werden soll. 4.2 Zuleitung der Reporte Wurde die Report-Variante als Zugangsweg für das Fachgespräch gewählt, müssen die Reporte spätestens am Tag der schriftlichen Abschlussprüfung von Teil 2 per Post an die Prüfer gesendet werden. Die entsprechenden Anschriften werden den Prüfungsbewerbern rechtzeitig mitgeteilt. Ferner ist zu bestätigen, dass die Fachaufgabe vom Prüfling eigenständig im Betrieb durchgeführt worden ist. 4.3 Vorbereitung und Einleitung des Fachgesprächs am Tag der Prüfung Für das Fallbezogene Fachgespräch wird ein Prüfungsraum benötigt. Ein Vorbereitungsraum ist für jene Prüflinge erforderlich, die als Zugangsweg die klassische Variante gewählt haben. Präsentationsmedien sind für das Prüfungsinstrument Fallbezogenes Fachgespräch nicht vorgesehen. In beiden Varianten soll das Fachgespräch mit einer Darstellung von Aufgabe und Lösungsweg durch den Prüfling eingeleitet werden. Hierfür wird empfohlen, ca. 5 Minuten einzuplanen. Das Fallbezogene Fachgespräch einschließlich der einleitenden Darstellung soll in insgesamt höchstens 20 Minuten durchgeführt werden. Der Prüfungsausschuss benötigt für die Vorbereitung und Bewertung der jeweiligen Prüfung zusätzliche Zeiten, die bei der Planung zu berücksichtigen sind. Wurde die Report-Variante als Zugangsweg für das Fachgespräch gewählt, können für jeden Prüfling ggf. einige Minuten Vorlaufzeit, höchstens 20 Minuten Prüfungszeit und ca. 10 Minuten für die Bewertung, die Ergebnisfeststellung und die Ergebnisbekanntgabe durch den Prüfungsausschuss eingeplant werden. Wurde die klassische Variante als Zugangsweg für das Fachgespräch gewählt, können für jeden Prüfling ggf. einige Minuten Vorlaufzeit, 20 Minuten Vorbereitungszeit, höchstens 20 Minuten Prüfungszeit und ca. 10 Minuten für die Bewertung, die Ergebnisfeststellung und die Ergebnisbekanntgabe durch den 9

10 Prüfungsausschuss eingeplant werden. Durch einen Vorbereitungsraum mit einer separaten Aufsicht können mehrere Prüflinge aus verschiedenen Prüfungsausschüssen gleichzeitig ihre Lösungsansätze ausarbeiten. Da der Prüfungsausschuss in der Vorbereitungszeit nicht aktiv prüft, können die Prüflinge auch von einer fachfremden Person beaufsichtigt werden. Der Prüfungsausschuss müsste so nur ca Minuten pro Prüfling einplanen. 4.4 Durchführung des Fachgespräches Das Fallbezogene Fachgespräch soll (unabhängig von der Einstiegsvariante) ausgehend von dem konkreten Sachverhalt entwickelt und geführt werden, auf den sich der Prüfling vorbereitet hat. Dieser Sachverhalt bildet im Rahmen der ihm zugrunde liegenden Wahlqualifikation die Leitlinie für den gesamten Ablauf des Fachgespräches. Sollte die Fachaufgabe in sehr kurzer Zeit umfassend abgearbeitet sein, kann der Prüfungsausschuss im Aufgabenumfeld Lösungsalternativen, Einstiegs- und Ausstiegsvarianten ansprechen. Zur besseren Strukturierung des Gesprächsverlaufes kann ein Mitglied des Prüfungsausschusses das Gespräch leiten und nach Bedarf weitere Prüfer einbinden. Durch diese Vorgehensweise hat der Prüfling einen festen Ansprechpartner (Augenkontakt) und die weiteren Prüfer können sich primär auf die Beobachtung, Dokumentation und das Zeitmanagement konzentrieren. Das 20-minütige Fachgespräch ist mit einer einleitenden Darstellung durch den Prüfling zu Aufgabe (Ausgangssituation) und Lösungsweg zu beginnen. Unterbrechungen und Rückfragen sind in dieser Phase der Prüfung zu vermeiden. Im Anschluss sollte der Prüfungsausschuss offene Fragestellungen verwenden. So erhält der Prüfling die Möglichkeit, ganzheitliche Prozesse darzustellen und der Prüfungsausschuss die Möglichkeit, Handlungskompetenzen zu bewerten. Zeitmanagement ist wichtig: Selbst eine geringe Überschreitung der 20-minütigen Prüfungszeit stellt einen Formfehler dar und macht somit das Prüfungsergebnis anfechtbar. Um dem vorzubeugen, kann der Prüfungsausschuss (mit Blick auf die maximal zur Verfügung stehende Prüfungszeit) bereits während der einzelnen Gesprächsphasen lenkend eingreifen. 4.5 Bewertung Die Bewertung erfolgt auf der Grundlage der mündlichen Prüfungsleistung, die im Fallbezogenen Fachgespräch (einschließlich der einleitenden Darstellung durch den Prüfling) gezeigt wurde. Die Vorbereitungsunterlagen oder der Report werden nicht bewertet. Die Prüfungsausschussmitglieder protokollieren die beobachteten Leistungen aussagekräftig auf Bewertungsbögen und bewerten sie nach dem 100-Punkte- Schlüssel. Es wird empfohlen, nachvollziehbar sicherzustellen, wie jeder einzelne Prüfer bewertet hat (z. B. in Form von drei Einzelbewertungsbögen und der Niederschrift). 10

11 Als Hilfestellung hierfür wird ein Bewertungsbogen empfohlen (siehe Anlage 2), der die in der Ausbildungsordnung genannten Anforderungen (vgl. auch 3.1) zu Grunde legt und eine Leistungsdifferenzierung deutlich macht. Der Prüfungsausschuss hält das Ergebnis der Fachaufgabe und der gesamten Prüfung fest und teilt dem Prüfling mit, ob er die Prüfung bestanden oder nicht bestanden hat. Hierüber erhält der Prüfling gemäß Prüfungsordnung eine vom Vorsitzenden unterzeichnete, nicht rechtskräftige Bescheinigung. 5. Hinweise zur mündlichen Ergänzungsprüfung Mündliche Ergänzungsprüfungen werden auf Antrag durchgeführt, wenn sie den Ausschlag für das Bestehen der Abschlussprüfung geben können. Die mündliche Ergänzungsprüfung gibt dem Prüfling die Möglichkeit, in Prüfungsbereichen mit nicht ausreichender Leistung die Kenntnisse erneut unter Beweis zu stellen. In der unmittelbaren Kommunikation mit dem Prüfungsausschuss können Verständnisschwierigkeiten in der Aufgabenstellung ausgeräumt werden. Eine mündliche Ergänzungsprüfung ist nur in den schriftlichen Prüfungsbereichen aus Teil 2 der Abschlussprüfung (hier: Kundenbeziehungsprozesse oder Wirtschafts- und Sozialkunde ) zulässig. Methodisch ist die "mündliche Ergänzungsprüfung" nicht näher ausgeführt. Sie muss durch den zuständigen und ordnungsgemäß zusammengesetzten Prüfungsausschuss abgenommen und nachvollziehbar protokolliert werden. Damit die Antworten des Prüflings objektiv und fair bewertet werden können, müssen die Fragen inhaltlich zum Prüfungsbereich passen, sollen die Fragen nicht vage, sondern möglichst präzise formuliert werden, sollte es einen Erwartungshorizont für Lösungen geben, sollten die Fragen im Prüfungsausschuss vorab durchgesprochen werden. 11

12 Verordnungstext 5 Abs. 3 Auf Antrag des Prüflings ist die Prüfung in einem der Prüfungsbereiche Kundenbeziehungsprozesse oder Wirtschaftsund Sozialkunde durch eine mündliche Prüfung von etwa 15 Minuten zu ergänzen, wenn 1. der Prüfungsbereich schlechter als ausreichend bewertet worden ist und 2. die mündliche Ergänzungsprüfung für das Bestehen der Abschlussprüfung den Ausschlag geben kann. Bei der Ermittlung des Ergebnisses für diesen Prüfungsbereich sind das bisherige Ergebnis und das Ergebnis der mündlichen Ergänzungsprüfung im Verhältnis 2:1 zu gewichten. Das bedeutet in der Praxis Der Prüfling muss sich der Prüfung auch unterziehen wollen. Als "Antrag" kann dabei auch gelten, wenn er am Tag der Prüfung erklärt, dass er sich der mündlichen Ergänzungsprüfung unterziehen möchte. In der Regel erhält der Prüfling jedoch von den IHKs ein entsprechendes Formular. Der Prüfling kann nicht in mehreren Prüfungsbereichen nachgeprüft werden. Wenn beide Prüfungsbereiche ( Kundenbeziehungsprozesse und Wirtschafts- und Sozialkunde ) mit weniger als 50 Punkten bewertet wurden, kann er nur einen davon auf ausreichend verbessern. Die Auswahl trifft der Prüfling. In den Prüfungsbereichen informationstechnisches Büromanagement und Fachaufgabe in der Wahlqualifikation sind keine mündlichen Ergänzungsprüfungen möglich. Die Prüfung erfolgt verbal. Eine schriftliche Ausarbeitung ist nicht zulässig. Die mündliche Ergänzungsprüfung sollte mit einer Richtzeit von 15 Minuten durchgeführt werden. Eine Unterschreitung dieser Zeitvorgabe ist zu vermeiden. Die Bewertung der Leistung im schriftlichen Prüfungsbereich liegt unter 50 Punkten, ist also "mangelhaft" oder "ungenügend". Die Durchführung einer mündlichen Ergänzungsprüfung ist nicht vorgesehen, wenn die erbrachten Prüfungsleistungen bereits zum Bestehen der Prüfung geführt haben oder die Ergänzungsprüfung selbst mit einem Ergebnis von 100 Punkten nicht mehr zum Bestehen ausreichen würde. Die bisherige, mangelhafte oder ungenügende Prüfungsleistung wiegt mit 2/3 schwerer als das Ergebnis der mündlichen Ergänzungsprüfung (1/3). 12

13 6. Hinweise zur Prüfung der kodifizierten Zusatzqualifikation Im Ausbildungsberuf Kaufmann/-frau für Büromanagement ist die Möglichkeit der zusätzlichen Vermittlung und Prüfung einer Zusatzqualifikation vorgesehen (sog. kodifizierte Zusatzqualifikation). Hierfür kommt eine im Rahmen der Berufsausbildung nicht gewählte Wahlqualifikationseinheit in Betracht. Sie wird im Rahmen der Abschlussprüfung gesondert geprüft, wenn die Auszubildenden glaubhaft machen können, dass die dafür erforderlichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten vermittelt worden sind. Die Prüfung ist im Zusammenhang mit der Abschlussprüfung Teil 2 durchzuführen und erfordert eine separate Anmeldung bei der IHK. Für die Prüfung der Zusatzqualifikation gelten die entsprechenden Vorgaben wie für den Prüfungsbereich Fachaufgabe in der Wahlqualifikation. 13

14 7. Hinweise zur betrieblichen Fachaufgabe (Report-Variante) Neben den empfohlenen Anforderungen für den Report können für die betriebliche Fachaufgabe folgende Anforderungskriterien als Orientierungsmaßstab zu Grunde gelegt werden: a) Berufs- und Betriebsbezug Die betriebliche Fachaufgabe hat Bezug zu den Ausbildungsinhalten des Berufsbilds Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement. Sie deckt mehrere Lernziele der gewählten Qualifikationseinheit gemäß Ausbildungsrahmenplan ab. Die Bearbeitung der betrieblichen Fachaufgabe erfordert einen Lösungsprozess. Mindestens ein Teil eines realen Geschäftsprozesses wird dabei abgebildet. b) Abbildung einer vollständigen beruflichen Handlung Die betriebliche Fachaufgabe umfasst eine Planungs-, Vorbereitungs-, Durchführungs- sowie Auswertungsphase. Der Auszubildende kann durch die Bearbeitung der betrieblichen Fachaufgabe seine berufliche Handlungsfähigkeit unter Beweis stellen. c) Bearbeitung der Fachaufgabe Die betriebliche Fachaufgabe ist keine Routineaufgabe für den Auszubildenden, sondern hat herausfordernden Charakter. Bei ihrer Bearbeitung können Probleme und Konflikte bzw. veränderte Bedingungen auftreten, die eine flexible Reaktion des Auszubildenden erforderlich machen. Zur Bearbeitung der Fachaufgabe ist die Recherche von Informationen (z. B. über interne/externe Informationsquellen, Programme, Unterlagen etc.) erforderlich. Die Umsetzung des Lösungsprozesses erfordert die Berücksichtigung bzw. Abstimmung mit verschiedenen Schnittstellen (z. B. vor- und nachgelagerte betriebliche Abläufe/Bereiche, Vertriebspartner, Kollegen, Vorgesetzte, Experten etc.). d) Gestaltungsspielraum Die betriebliche Fachaufgabe bietet in Abstimmung mit Verantwortungsträgern oder Prozessverantwortlichen organisatorische Freiheitsgrade oder Verantwortungs- und Entscheidungsspielräume für den Auszubildenden (z. B. hinsichtlich Vorgehen, Einbindung von Vertriebspartnern, Terminen, Budget etc.). Es gibt alternative Lösungswege und Vorgehensweisen, die der Auszubildende zur Bearbeitung der betrieblichen Fachaufgabe wählen bzw. selbstständig (in Absprache mit Ausbildungspersonal) entwickeln kann. e) Auswertbarkeit Die Ergebnisse der betrieblichen Fachaufgabe ermöglichen eine Bewertung, z. B. hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit oder des Kundennutzens, die der Auszubildende selbstständig vornehmen kann. Der Auszubildende hat die Möglichkeit zu reflektieren, inwieweit die Ziele der Aufgabe erreicht wurden und kann ggf. Verbesserungsvorschläge ableiten. Die Reflektion einer durchgeführten betrieblichen Fachaufgabe muss nicht zwingend in der Feststellung eines erfolgreichen Ergebnisses münden: Auch die schlüssige Auseinandersetzung mit einem unerwartetem oder unerwünschten Ergebnis kann ein wirklichkeitsnahes Fazit sein. 14

15 Hinweise für den Prüfungsbereich Fachaufgabe in der Wahlqualifikation bei den Kaufleuten für Büromanagement 1. In der Fachaufgabe sollen die Prüflinge nachweisen, dass Sie in der Lage sind, Anlage 1 berufstypische Aufgabenstellungen zu erfassen Probleme und Vorgehensweisen zu erörtern sowie Lösungswege zu entwickeln, zu begründen und zu reflektieren, Kunden- und serviceorientiert zu handeln, betriebspraktische Aufgaben unter Berücksichtigung wirtschaftlicher, ökologischer und rechtlicher Zusammenhänge zu planen, durchzuführen und auszuwerten sowie Kommunikations- und Kooperationsbedingungen zu berücksichtigen. Darüber hinaus sind die Vorgaben der Verordnung über die Berufsausbildung zum Fallbezogenen Fachgespräch zu berücksichtigen. 2. Die Fachreporte müssen bis zum Tag der schriftlichen Abschlussprüfung Teil 2 direkt an die eingeteilten Fachprüfer verschickt werden. Jeder Fachprüfer erhält somit zwei verschiedene Reporte. Die dazu notwendigen Adressen der Fachprüfer werden zuvor schriftlich mitgeteilt. Mit diesem Schreiben erhält auch jeder Prüfungsbewerber das Formblatt "Bestätigung über die Durchführung der betrieblichen Fachaufgabe", das jedem Report beizufügen ist. 3. Der Textteil darf maximal 3 Seiten in Anspruch nehmen und ist in der Ich-Form zu verfassen. Dem Report können erläuternde Anlagen mit betriebsüblichen Unterlagen beigefügt werden, wenn sie für das Verständnis der Fachaufgabe sinnvoll und notwendig sind. 4. Empfehlung zu Format und Heftung: Zeilenabstand: 1,5-zeilig; Schrift: Arial; Schriftgröße: 11 Punkt; Papierformat: DIN A4 Linker Rand: 2 cm; Rechter Rand: 3 bis 5 cm Seitennummerierung: Ab Textseite fortlaufend, mit 1 beginnend Auflage: 3-fach Heftung: Heftstreifen (keine Ordner, keine losen Blätter) 5. Gliederungspunkte für die Erstellung der Reporte Aufgabenerstellung/Arbeitsauftrag Planung Durchführungsphase/Begründung der Vorgehensweise Rahmenbedingungen/Gesamtzusammenhang Kontrolle/Bewertung der Ergebnisse 6. Bitte bedenken Sie, dass einer Ihrer Fachreporte Grundlage des Prüfungsgesprächs sein wird.

16 Bewertungsbogen Prüfungsteil Fallbezogenes Fachgespräch Anlage 2 Prüfungsbewerber/-in: Datum: Praxisbezogene Aufgabe WQ: Report über eine betriebliche Fachaufgabe Planung: - berufstypische Aufgabenstellungen erfassen - betriebspraktische Aufgaben planen - Lösungswege entwickeln Durchführung/ Begründung der Vorgehensweise: - Probleme und Vorgehensweisen erörtern/ - kunden- und serviceorientiert handeln - betriebspraktische Aufgaben durchführen - Lösungswege begründen Berücksichtigen der Rahmenbedingungen/ des Gesamtzusammenhangs: - wirtschaftliche, ökologische und rechtliche Zusammenhänge berücksichtigen - Kommunikations- und Kooperationsbedingungen berücksichtigen Kontrolle/ Bewertung der Ergebnisse: - Lösungswege reflektieren - betriebspraktische Aufgaben auswerten Anmerkungen der Prüfer/innen: Planung relevanter Arbeitsschritte/ Lösungswege umfassend und transparent vorgenommen. Planung relevanter Arbeitsschritte/ Lösungswege im Wesentlichen und transparent vorgenommen. Probleme selbständig und Probleme selbständig sicher erkannt, erkannt, notwendige notwendige Anpassungen Anpassungen flexibel flexibel vorgenommen. vorgenommen. Aufgabe Aufgabe mit guter Kunden- und überdurchschnittlich Serviceorientierung kunden- und durchgeführt. Auswahl serviceorientiert des Lösungsweges durchgeführt. Auswahl nachvollziehbar des Lösungsweges sicher begründet und nachvollziehbar begründet. Aufgabe immer sicher in denkontext der ihr vorund nachgelagerten Zusammenhänge und Rahmenbedingungen gestellt. Lösungsprozess immer sicher reflektiert; ggf. Verbesserungsvorschläge umfassend abgeleitet. Ergebnis hinsichtlich Wirtschaftlichkeit und Nutzen (ggf. Kundennutzen) umfassend beurteilt. Aufgabe meist sicher in den Kontext der ihr vorund nachgelagerten Zusammenhänge und Rahmenbedingungen gestellt. Lösungsprozess im Wesentlichen reflektiert; ggf. Verbesserungsvorschläg e abgeleitet. Ergebnis hinsichtlich Wirtschaftlichkeit und Nutzen (ggf. Kundennutzen) im Wesentlichen beurteilt. Planung relevanter Arbeitsschritte/ Lösungswege erkennbar. Probleme teilweise ohne und teilweise mit Hilfe erkannt, notwendige Anpassungen vorgenommen. Aufgabe mit Kunden- und Serviceorientierung durchgeführt. Auswahl des Lösungsweges überwiegend nachvollziehbar begründet Planung relevanter Arbeitsschritte/ Lösungswege erschließbar. Probleme nur mit Hilfe erkannt, notwendige Anpassungen mit Hilfe vorgenommen. Aufgabe überwiegend kundenund serviceorientiert durchgeführt. Auswahl des Lösungsweges in weiten Teilen ausreichend, nicht immer nachvollziehbar begründet. Aufgabe auf Nachfragen Aufgabe auf Nachfragen in den Kontext der ihr vor- meist fehlerfrei in den und nachgelagerten Kontext der ihr vor- und Zusammenhänge und nachgelagerten Rahmenbedingungen Zusammenhänge und gestellt. Rahmenbedingungen gestellt. Reflexion des Lösungsprozesses erkennbar. Beurteilung des Ergebnisses hinsichtlich Wirtschaftlichkeit und Nutzen (ggf. Kundennutzen) in Teilen erkennbar. Planung relevanter Arbeitsschritte/ Lösungswege mit Mängeln vorgenommen. Probleme trotz Hilfe nicht vollständig erkannt, Anpassungen mangelhaft vorgenommen. Aufgabe mit Mängeln in der Kunden- und Serviceorientierung durchgeführt. Auswahl des Lösungsweges mit Mängeln bzw. wenig nachvollziehbar begründet. Aufgabe mangelhaft in den Kontext der ihr vorund nachgelagerten Zusammenhänge und Rahmenbedingungen gestellt. Reflexion des Reflexion des Lösungsprozesses Lösungsprozesses erschließbar. Beurteilung mit Mängeln behaftet. des Ergebnisses Beurteilung des hinsichtlich Ergebnisses Wirtschaftlichkeit und hinsichtlich Nutzen (ggf. Wirtschaftlichkeit und Kundennutzen) Nutzen (ggf. erschließbar. Kundennutzen) mit Mängeln behaftet. Planung relevanter Arbeitsschritte/ Lösungswege unzureichend oder nicht vorgenommen. Probleme trotz Hilfe unzureichend oder nicht erkannt, Anpassungen mit erheblichen Mängeln oder nicht vorgenommen. Aufgabe nicht kunden- und serviceorientiert durchgeführt. Auswahl des Lösungsweges unzureichend oder nicht begründet. Aufgabe unzureichend oder nicht in den Kontext der ihr vor- und nachgelagerten Zusammenhänge und Rahmenbedingungen gestellt. Reflexion des Lösungsprozesses unzureichend oder nicht vorgenommen. Beurteilung des Ergebnisses hinsichtlich Wirtschaftlichkeit und Nutzen (ggf. Kundennutzen) unzureichend oder nicht vorgenommen. Ergebnis Note: Rohwert 0,20 0,40 0,20 0,20 Punkte Ort, Datum Unterschriften des Prüfungsausschusses Punkte unter Punkte unter Punkte unter Punkte unter Punkte unter 30 0 Punkte Note 1 = sehr gut Note 2 = gut Note 3 = befriedigend Note 4 = ausreichend Note 5 = mangelhaft Note 6 = ungenügend