Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit OpenOffice.org 2.0

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1 Natascha Nicol, Ralf Albrecht Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit OpenOffice.org 2.0 Formvollendete und normgerechte Examens-, Diplom- und Doktorarbeiten An imprint of Pearson Education München Boston San Francisco Harlow, England Don Mills, Ontario Sydney Mexico City Madrid Amsterdam

2 Kapitel 3 Die Gestaltung Ihrer Arbeit 3.1 Dokumentvorlagen Formatvorlagen verwenden Nummerierungen und Querverweise Kopf- und Fußzeilen Fuß- und Endnoten Beispiele für Vorlagen

3 48 Kapitel 3: Die Gestaltung Ihrer Arbeit 3.1 Dokumentvorlagen Man verwendet Dokumentvorlagen, um für verschiedene Dokumente also beispielsweise verschiedene Kapitel einer Diplomarbeit ein gleiches Aussehen zu garantieren. Dokumentvorlagen wiederum enthalten Formatvorlagen mit Einstellungen für das Seitenlayout sowie für Zeichen- und Absatzformatierungen. Dieser Abschnitt soll das Ändern und Anlegen von Dokumentvorlagen beschreiben, der folgende stellt die Arbeit mit Formatvorlagen dar. Erst beide zusammen garantieren das optimale Zusammenspiel beim Erstellen langer Dokumente mit Writer. Dokumentvorlagen unbedingt verwenden! Sie sollten unabhängig davon, ob Sie später mit einer großen Datei oder mit Globaldokumenten arbeiten oder wie Ihr späteres Layout der Arbeit sein wird, unbedingt mit Dokumentvorlagen arbeiten. Layoutänderungen lassen sich so jederzeit auch im Nachhinein leicht vornehmen. Verwenden Sie Dokumentvorlagen mit Formatvorlagen beim Erstellen eines neuen Dokuments, so sind die Formatierungseinstellungen für bestimmte Textelemente wie Überschriften, Textkörper, aber auch das Seitenlayout in diesem Dokument automatisch festgelegt. Dazu soll das folgende Bild die Verwendung von Dokumentvorlagen illustrieren. Bild 3.1: Dokumente mit zwei unterschiedlichen Dokumentvorlagen Vorlagen sind auch hilfreich, wenn Sie nachträglich Änderungen am Layout Ihrer Arbeit vornehmen möchten (oder müssen). Bei einem Text, der ohne Dokument- und Formatvorlagen geschrieben wurde, bedeuten nachträgliche

4 3.1 Dokumentvorlagen 49 Formatierungsarbeiten unter Umständen, dass alle Absätze auf jeder Seite einzeln umformatiert werden müssen. Arbeitet man dagegen mit Vorlagen, werden die Änderungen nur an den Vorlagen vorgenommen, die sich automatisch auf das gesamte Dokument auswirken Arbeiten mit Dokumentvorlagen Erstellen Sie ein neues Dokument mithilfe der Schaltfläche Neu, so basiert dieser Text auf der Standard-Dokumentvorlage. Um ein Dokument zu erstellen, dem eine andere Dokumentvorlage zugrunde liegt, gehen Sie so vor: Aktivieren Sie mit dem Befehl DATEI Neu Vorlagen und Dokumente das folgende Dialogfeld. Wählen Sie im Dialogfeld auf der linken Leiste Vorlagen aus. Doppelklicken Sie auf die gewünschte Dokumentvorlage. Bild 3.2: Auswahl einer Dokumentvorlage Im Dialogfeld Vorlagen und Dokumente Meine Vorlagen werden alle Dokumentvorlagen angezeigt, die in einem der Ordner abgelegt wurden, die im Dialogfeld Optionen unter OpenOffice.org Pfade Dokumentvorlagen eingetragen sind. Ordner für Vorlagen Arbeiten Sie mit vielen Dokumentvorlagen, kann es sinnvoll sein, Ordner zu erstellen, um den Überblick nicht zu verlieren. Im Prinzip können Sie Ordner in jedem Vorlagenverzeichnis anlegen.

5 50 Kapitel 3: Die Gestaltung Ihrer Arbeit Um aus dem Ordner Meine Vorlagen in den darüber liegenden zu gelangen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ein Verzeichnis hoch. Dort sehen Sie alle für Dokumentvorlagen angelegten Ordner. Neu wurden hier die Ordner Artikel und Dissertation angelegt. Bild 3.3: Neu angelegte Ordner für Dokumentvorlagen Für die dem Buch beiliegende CD-ROM sind verschiedene Dokumentvorlagen erstellt worden, die Sie beim Schreiben Ihrer Arbeit unterstützen sollen. Suchen Sie sich anhand der Darstellungen und Beschreibungen im Anhang des Buches eine der Dokumentvorlagen aus. Um mit den vorbereiteten Dokumentvorlagen arbeiten zu können, müssen zunächst die Vorlagen der beiliegenden CD-ROM installiert werden. Lesen Sie den Ablauf der Einrichtung im Anhang nach Wenn Sie bereits zu schreiben begonnen haben... Haben Sie bereits mit dem Schreiben Ihrer Arbeit begonnen und zunächst keine spezielle Dokumentvorlage verwendet, so benutzt Writer die Standardvorlage. Möchten Sie nachträglich Ihren Text mit der neuen Dokumentvorlage formatieren, verfahren Sie so: Erstellen Sie mit DATEI Neu Vorlagen und Dokumente ein neues Dokument auf der Basis der neuen Dokumentvorlage. Fügen Sie nun das alte Dokument über EINFÜGEN Datei ein. Für Texte, die mit Absatz- und Zeichenvorlagen formatiert wurden, die in beiden Dokumentvorlagen gleich heißen, werden nun automatisch die Einstellungen der neuen Dokumentvorlage verwendet. Vorlagen, die es nur in

6 3.1 Dokumentvorlagen 51 der alten Dokumentvorlage gab, werden in die neue übernommen. Das gilt ebenso für alte und neue Seitenvorlagen Dokumentvorlagen ändern Sie werden in der von uns auf CD-ROM angebotenen Auswahl vielleicht genau die richtige Dokumentvorlage finden, vielleicht finden Sie aber nur eine, die fast so ist, wie sie sein sollte. Angenommen, Sie wollen eine der vorliegenden Dokumentvorlagen bearbeiten und ändern, so führen Sie die folgenden Schritte durch: Wählen Sie dazu den Befehl DATEI Dokumentvorlage Verwalten. Klicken Sie die gewünschte Dokumentvorlage mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü Bearbeiten aus. Bild 3.4: Vorlage soll geändert werden Alternativ können Sie auch den Befehl DATEI Neu Vorlagen und Dokumente verwenden. Wählen Sie die gewünschte Dokumentvorlage aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bearbeiten. In dem mehr oder weniger leeren Dokument, das dann geöffnet wird, können Sie mit dem Befehl FORMAT Formatvorlagen Änderungen an den Formatvorlagen der Dokumentvorlage vornehmen. Lesen Sie dazu weiter auf Seite 54. Möchten Sie gerne Änderungen an Kopf- und Fußzeilen vornehmen, blättern Sie weiter zu Seite 84. Öffnen einer Dokumentvorlage Sollten Sie versuchen, die Dokumentvorlage mit dem Befehl Öffnen zu laden, erzeugen Sie ein neues Dokument auf der Basis der ausgewählten Dokumentvorlage und öffnen nicht die Dokumentvorlage selbst. Öffnen können Sie sie nur, wenn Sie sie im Explorer mit der rechten Maus anklicken und im Kontextmenü Öffnen auswählen.

7 52 Kapitel 3: Die Gestaltung Ihrer Arbeit Nachträglich Änderungen an einer Dokumentvorlage vornehmen Verwenden Sie bereits eine bestimmte Dokumentvorlage für Ihren Text, wollen aber Änderungen daran vornehmen, so ist das keine Problem. Schließen Sie Ihr Textdokument, öffnen Sie die Dokumentvorlage und korrigieren Sie nach Bedarf die Einstellungen. Wenn Sie danach Ihr Dokument wieder öffnen, sollte folgendes Meldungsdialogfeld angezeigt werden. Bild 3.5: Dokumentvorlage wurde verändert Writer hat nämlich festgestellt, dass die Dokumentvorlage des Dokuments geändert wurde. Klicken Sie auf Ja. Ändern Sie keine Formatvorlagen direkt im Dokument! Ändern Sie Formatvorlagen nur in der Dokumentvorlage und nicht im Dokument selbst. Eine Änderung der Formatvorlage im Dokument steht nur im aktuellen Dokument, nicht aber in der Dokumentvorlage zur Verfügung. Erstellen Sie ein neues Dokument auf der Basis der Dokumentvorlage, verfügt die Dokumentvorlage entsprechend nicht über diese Änderungen. OpenOffice.org Version Arbeiten Sie mit der Version und erhalten das Dialogfeld aus Bild 3.5 nicht angezeigt, so finden Sie im Anhang eine Beschreibung, wie Sie diesen Fehler beheben können. Bevor Sie weiterarbeiten können, müssen Sie den beschriebenen Makro auf Ihr Dokument anwenden Dokumentvorlage neu erstellen Entspricht keine der Vorlagen Ihren Bedürfnissen und müssen Sie eine neue Dokumentvorlage erstellen, verfahren dazu Sie folgendermaßen: Verwenden Sie ein neues Dokument und geben Sie Text ein, an dem Sie die gewünschten Formatierungen ausprobieren können. Definieren Sie Formatvorlagen wie im folgenden Abschnitt ab Seite 54 beschrieben und löschen Sie dann alle Texte, die nicht in jeder neuen Dokumentvorlage erscheinen sollen.

8 3.1 Dokumentvorlagen 53 Speichern Sie die Dokumentvorlage mit dem Befehl DATEI Dokumentvorlage Speichern. Bild 3.6: Speichern einer neuen Dokumentvorlage Alle, die in ihrem vorherigen Textverarbeitungs-Leben beispielsweise mit Word gearbeitet haben, würden eine Dokumentvorlage mit dem Befehl DATEI Speichern unter erstellen und im Dialogfeld Speichern unter als Dateityp den Eintrag Dokumentvorlage auswählen. Das ist ebenso möglich.

9 54 Kapitel 3: Die Gestaltung Ihrer Arbeit 3.2 Formatvorlagen verwenden Zur Vereinfachung und zu Ihrer Unterstützung von Formatierungsvorgängen kennt Writer so genannte Formatvorlagen. Formatvorlagen sind vordefinierte Formatierungsmuster. Writer kennt mehrere Arten solcher Formatierungsmuster für Absätze, Zeichen, Rahmen, Seiten sowie Listen. Am wichtigsten sind die Absatz-, Zeichen- und Seitenvorlagen. Mit Absatzformatvorlagen legen Sie die Schriftart, -größe und -auszeichnung eines Absatzes sowie Einzüge und Abstände vor und nach einem Absatz fest. Zeichenformatvorlagen beziehen sich auf einzelne Zeichen. Damit können Sie beispielsweise die Schriftart und -größe sowie Position von Hochzahlen, Indizes oder die Formatierung von Seitenzahlen bestimmen. Mithilfe von Seitenvorlagen definieren Sie das Aussehen einer Seite, wie Seitenränder, Kopf- und Fußzeile, Seitennummerierung etc. Insbesondere bei langen Texten ist die indirekte Formatierung mit Formatvorlagen unumgänglich, um beispielsweise Änderungen schnell für viele Absätze zur Verfügung zu stellen. Es ist einfach zu aufwändig, für jede Überschrift, für jede Bildunterschrift usw. die Formatierungen immer wieder neu einstellen zu müssen. Mithilfe einer Formatvorlage können Sie die gewünschte Formatierung mit einem Doppelklick zuweisen. Allerdings ist es wichtig, darauf zu achten, dass Sie Formatvorlagen nur in der verwendeten Dokumentvorlage ändern, nicht im Dokument selbst, da Änderungen an einer Formatvorlage in der Datei nicht an die Dokumentvorlage weitergegeben werden. Legen Sie also eine weitere Datei an, steht die dort Änderung nicht zur Verfügung (siehe dazu Abschnitt 3.1.4) Zuweisen einer Formatvorlage Um einem Element Ihres Textes eine Formatvorlage zuzuweisen, verfahren Sie so: Markieren Sie das entsprechende Element (Zeichen, Absatz, Seite etc.). Lassen Sie sich mithilfe des Befehls FORMAT Formatvorlagen, der Schaltfläche Formatvorlagen oder der Taste das Dialogfeld Formatvorlagen anzeigen (siehe Bild 3.7). Über die Schaltflächen im oberen Teil des Dialogfelds wechseln Sie zum gewünschten Formatvorlagentyp. Weisen Sie die gewünschte Formatvorlage per Doppelklick auf ihren Namen der Markierung zu.

10 3.2 Formatvorlagen verwenden 55 Klicken Sie unten das Kombinationsfeld auf, so finden Sie verschiedene Kategorien, nach denen die Formatvorlagen angezeigt werden. Bild 3.7: Dialogfeld mit den verschiedenen Formatvorlagen Wenn Sie bereits zu schreiben begonnen haben... Haben Sie bereits mit dem Schreiben Ihrer Arbeit angefangen und bislang keine Formatvorlagen verwendet, so können Sie auch nachträglich Formatvorlagen zuweisen. Nehmen Sie sich die Zeit, Änderungen im Abgabestress sind so viel einfacher. Haben Sie so genannte harte Formatierungen in Ihrem Text verwendet, also beispielsweise jede einzelne Überschriften fett und in einer bestimmten Schriftgröße formatiert, so sollten Sie damit beginnen, die harten Formatierungen zu eliminieren. Dazu markieren Sie zunächst den gesamten Text mit +A. (Damit markieren Sie allerdings keine Texte innerhalb von Rahmen.) Löschen Sie dann alle zugewiesenen harten Absatz- und Zeichenformate mit + +Leertaste Erstellen und Bearbeiten von Formatvorlagen Über das Dialogfeld Formatvorlagen können Sie zudem neue Formatvorlagen erstellen oder eigene oder vordefinierte Vorlagen ändern. Achten Sie dabei darauf, sowohl das Erstellen neuer Formatvorlagen als auch das Ändern von Formatvorlagen nur in der Dokumentvorlage vorzunehmen Formatvorlagen ändern Möchten Sie eine Formatvorlage ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Formatvorlage im Dialogfeld. Wählen Sie

11 56 Kapitel 3: Die Gestaltung Ihrer Arbeit im Kontextmenü Ändern aus, so erscheint ein Dialogfeld, das ähnlich aussieht wie das in Bild 3.8. Auf den einzelnen Registerblättern besteht nun die Möglichkeit, die vordefinierten Einstellungen nach Bedarf anzupassen. Bild 3.8: Hier kann die Formatvorlage geändert werden Formatvorlagen neu definieren Möchten Sie eine neue Formatvorlage erstellen, wählen Sie im Kontextmenü Neu aus. Sie aktivieren erneut ein Dialogfeld wie das in Bild 3.8. Je nachdem auf welche Formatvorlage Sie mit der rechten Maustaste geklickt haben, erscheint diese Formatvorlage als Basis für die neue. In folgendem Bild wurde beispielsweise eine neue Absatzvorlage erstellt, die mit der Absatzvorlage Überschrift 1 verknüpft ist.

12 3.2 Formatvorlagen verwenden 57 Bild 3.9: Neue Absatzvorlage basiert auf der Vorlage Überschrift 1 Es ist bei der Neuanlage zudem sinnvoll, auf die Folgevorlage zu achten, die bei der Verwendung der -Taste automatisch angelegt wird. Im Beispiel soll auf die neue Vorlage die Absatzvorlage Textkörper folgen Formatvorlage aus Selektion übernehmen Eine weitere Möglichkeit eine neue Formatvorlage zu erstellen, funktioniert folgendermaßen: Formatieren Sie ein Element in der gewünschten Art und Weise. Platzieren Sie den Cursor innerhalb des Elements. Klicken Sie im Dialogfeld Formatvorlagen auf die Schaltfläche Neue Vorlage aus Selektion oder wählen Sie im Kontextmenü Neue Vorlage aus Selektion aus. Geben Sie der neuen Formatvorlage einen Namen und bestätigen Sie diesen mit OK. Bild 2.10: Name für eine neue Formatvorlage

13 58 Kapitel 3: Die Gestaltung Ihrer Arbeit Formatvorlagen speichern Formatvorlagen werden standardmäßig im Dokument selbst gespeichert. Erstellen Sie ein neues Dokument, so können Sie auf die angelegten Formatvorlagen nicht zugreifen und müssten alle neu anlegen. Es ist deshalb sinnvoll, die Formatvorlagen in einer Dokumentvorlage anzulegen und zu speichern. Dann stehen sie beim Neuanlegen eines Dokuments automatisch zur Verfügung, wenn das neue Dokument mit einer entsprechenden Dokumentvorlage erstellt wurde. Wie Sie eine Dokumentvorlage erstellen, wurde im vorangegangenen Abschnitt ab Seite 52 beschrieben Zeichenvorlagen Eine Zeichenvorlage legt die Schriftart, die Schriftgröße, den Schriftschnitt (wie fett oder kursiv), die Position der Zeichen zueinander, den Zeichenabstand und einiges mehr fest. So können Sie bei Bedarf beispielsweise eine Zeichenvorlage für tiefgestellte Ziffern (H 2 O oder CO 2 ) oder Zitate, die etwas kleiner und enger als der restliche Text gesetzt werden sollen, festlegen. Generell ist es immer sinnvoll, eine Zeichenvorlage zu definieren, wenn es Formatierungen gibt, die immer wieder verwendet werden. Im Folgenden werden die wichtigsten Registerblätter des Dialogfelds Zeichenvorlage kurz beschrieben. Registerblatt Verwalten: Legen Sie auf dem Registerblatt Verwalten den Namen der Zeichenvorlage fest. Hier wird auch bestimmt, auf welcher Formatvorlage die neue basieren soll. Haben Sie die richtige beim Aufruf des Kontextmenüs angeklickt, so müssen Sie keine Änderung vornehmen, ansonsten können Sie hinter Verknüpft mit die gewünschte Zeichenvorlage (oder Keine) auswählen. Registerblatt Schrift: Nehmen Sie auf diesem Registerblatt die gewünschten Einstellungen bzgl. der Schriftart, -größe und des -schnitts sowie der Sprache vor. Spracheinstellung ist wichtig für die Rechtschreibprüfung Entsprechend der Spracheinstellung für die Zeichenvorlage wird die Rechtschreibung geprüft. Allerdings kann die eingestellte Sprache nur dann geprüft werden, wenn dafür ein Wörterbuch vorliegt. Ist das Wörterbuch vorhanden, wird der Eintrag im Kombinationsfeld mit einem Häkchen versehen. Verwenden Sie eine andere Sprache für die kein Wörterbuch geladen ist und müssen Sie erst ein Wörterbuch nachinstallieren, lesen Sie weiter im Abschnitt 2.4,»Korrekturhilfen«. Registerblatt Schrifteffekt: Die Schriftfarbe, Unterstreichungen, Auszeichnungen und mehr legen Sie auf dem Registerblatt Schrifteffekt fest.

14 3.2 Formatvorlagen verwenden 59 Registerblatt Position: Hier können Sie neben der Position von Zeichen zueinander, eine Drehung und Skalierung für Zeichen sowie die Laufweite angeben. Beim paarweisen Kerning werden Abstände zwischen bestimmten Buchstabenkombinationen hinzugefügt oder entfernt, wenn bei dieser Kombination Engstellen oder Lücken zwischen den Buchstaben auftreten. Registerblatt Hintergrund: Das letzte Registerblatt erlaubt die Einstellung eines farbigen Hintergrunds für Zeichen Absatzvorlagen Absatzvorlagen werden typischerweise für die Überschriften verschiedener Ebenen, für den Standardtext, aber auch für Bildunterschriften, Tabellentexte, Tabellenüberschriften etc. verwendet. In diesem Abschnitt sollen die wichtigsten Einstellungen für Absatzvorlagen besprochen werden. Absatzformate lassen sich am schnellsten einem oder mehreren markierten Absätzen mithilfe des links dargestellten Kombinationsfeldes der Format- Symbolleiste zuweisen Die Absatzvorlagen-Hierarchie Vorlagen sind hierarchisch aufgebaut. Das wird vor allem bei den Absatzvorlagen deutlich. Fast alle Absatzvorlagen basieren auf der Vorlage Standard. Einstellungen, die Sie für diese Vorlage definieren, werden von allen damit verknüpften automatisch übernommen, falls Sie nicht explizit etwas anderes einstellen. Sie definieren eine Vorlage als Basis für eine neue, indem Sie die Vorlage im Dialogfeld Formatvorlagen mit der rechten Maus anklicken und im Kontextmenü Neu auswählen. Alternativ können Sie diese Einstellung in der Definition der Vorlage auf dem Registerblatt Verwalten mit dem Kombinationsfeld Verknüpft mit vornehmen. So ist es beispielsweise sinnvoll, für die Absatzvorlage Standard auf dem Registerblatt Textfluss unter Zusätze die Optionen Schusterjungenregelung sowie Hurenkindregelung zu aktivieren. Diese beiden Begriffe stammen aus der Sprache der Buchdrucker und Setzer. Als»Schusterjunge«wird die erste Zeile eines Absatzes, die als letzte, einzelne Zeile einer Seite erscheint, bezeichnet. Ein»Hurenkind«ist eine einzelne, letzte Zeile eines Absatzes auf einer neuen Seite. Haben Sie diese Regelungen für die Absatzvorlage Standard aktiviert, ist sie für alle anderen Absatzvorlagen automatisch auch eingestellt. Des Weiteren dient die Vorlage Überschrift als Basis für alle Überschriftvorlagen. So ist es sinnvoll, in der Vorlage Überschrift die Schriftart festzulegen. Zudem sollten Sie auf dem Registerblatt Textfluss die Option Absätze zusammenhalten anklicken, damit die Überschrift und der darauf

15 60 Kapitel 3: Die Gestaltung Ihrer Arbeit folgende Absatz nicht durch einen Seitenumbruch getrennt werden können. Auf dem Registerblatt Verwalten ist standardmäßig die Absatzvorlage Textkörper als Folgevorlage für alle Überschriften ausgewählt. Danach können Sie in den Vorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 usw. nur die abweichenden Einstellungen vornehmen, wie Schriftgröße oder Abstände. Beschließen Sie später die Schriftart der Überschriften zu ändern, können Sie das einfach tun, indem Sie nur die Absatzvorlage Überschrift anpassen. Standard oder Textkörper als Standardvorlage Betrachten Sie die Absatzvorlage Standard als Basis aller Vorlagen. Hier können Sie die grundlegenden Einstellungen, die allen Vorlagen gemein sein sollen, vornehmen. Verwenden Sie für Ihre Textabschnitte als Standard-Absatzvorlage dann die Vorlage Textkörper. So ist diese Absatzvorlage bereits standardmäßig für alle Überschriften als Folgevorlage eingestellt Einige wichtige Einstellungen Möchten Sie eine Absatzvorlage neu definieren oder Einstellungen einer bereits vorhandenen Vorlage ändern, so ist es sinnvoll, die wichtigsten Einstellungen zu kennen. Registerblatt Verwalten: Hinter Name können Sie eine neue Bezeichnung für Ihre Formatvorlage angeben. Aktivieren Sie Autom. aktualisieren, so wird die neu angelegte Formatvorlage immer dann geändert, wenn Sie einen in dieser Formatvorlage formatierten Absatz ändern. Alle anderen in der Formatvorlage formatierten Absätze werden automatisch ebenso angepasst. Diese Option kann durchaus hilfreich sein, birgt aber auch die Gefahr, dass eine unbedachte Änderung an einem Absatz Änderungen im gesamten Dokument nach sich zieht. Standardmäßig ist das Aktivieren also nicht empfohlen. Unter Folgevorlage versteht man die Vorlage, die dem Absatz zugewiesen werden soll, der dem aktuellen folgt. Diese Einstellung ist recht nützlich, so lässt sich durch ein einfaches die entsprechende Formatvorlage zuweisen. Über einen Eintrag in Verknüpft mit vereinbaren Sie, dass Ihrer neuen Vorlage eine bestehende Formatvorlage zugrunde liegt. Die Einstellungen der unter Verknüpft mit angegebenen Vorlage sind damit automatisch für Ihr neues Format festgelegt und können ergänzt und geändert werden. Von Ihnen neu definierte Vorlagen werden standardmäßig dem Bereich Benutzervorlagen zugewiesen. Registerblatt Einzüge und Abstände: Legen Sie im oberen Teil des Registerblatts fest, ob der Absatz rechts oder links oder ob nur die erste Zeile eines Absatzes eingerückt werden soll. Im mittleren Teil kann der Abstand über bzw. unter einem Absatz festgelegt werden. Und unten bestimmen Sie den Zeilenabstand. Dabei ist zu beachten, dass es nur einen festen Abstand gibt (Fest). Dabei werden Wörter, deren Schrift für den Zeilenabstand zu groß ist,

16 3.2 Formatvorlagen verwenden 61 Hochzahlen oder Indizes, die zu weit nach oben oder unten ragen, gegebenenfalls abgeschnitten, aber keinesfalls wird der Zeilenabstand vergrößert. Für die anderen Einstellungen wird im Falle von größeren Zeichen in der Zeile der Zeilenabstand vergrößert. Keine Leerzeilen als Abstand zwischen Absätzen Möchten Sie Abstände zwischen Absätzen einfügen, so stellen Sie einen Abstand über oder unter einem Absatz auf dem Registerblatt Einzüge und Abstände ein. Fügen Sie niemals Leerzeilen zwischen Absätzen ein. Verschiebt sich der Umbruch, so kann es bei der Verwendung von Leerzeilen vorkommen, dass eine Leerzeile ganz oben auf der Seite erscheint und somit der Text auf einer Seite weiter oben anfängt als auf einer anderen. Registerblatt Ausrichtung: Auf diesem Registerblatt legen Sie die Ausrichtung eines Absatzes fest. Verwenden Sie den Blocksatz, so besteht die Möglichkeit, für die letzte Zeile eines Absatzes zu definieren, ob sie links oder zentriert dargestellt werden soll oder ob sie soweit auseinander gezogen werden soll, dass sie auch im Blocksatz dargestellt wird. Mit der Einstellung Text-an-Text können Sie das Verhalten des restlichen Textes einer Zeile definieren, wenn ein Wort darin viel größer formatiert wurde. Registerblatt Textfluss: Die Eintragungen im oberen Teil des Dialogfelds beziehen sich auf die Silbentrennung. Hier können Sie einstellen, ob automatisch getrennt werden soll und was bei der Trennung beachtet werden soll (siehe dazu Abschnitt 2.5,»Silbentrennung«). Im mittleren Teil können Sie vor oder nach dem aktuellen Absatzformat einen Seiten- oder Spaltenumbruch definieren. Im unteren Teil legen Sie allgemeine Einstellungen bzgl. eines Absatzes fest: Darf innerhalb eines Absatzes ein Seitenumbruch erfolgen? (Innerhalb von Tabellenzellen kann es beispielsweise sinnvoll sein, einen Seitenumbruch zu verbieten.) Soll ein Absatz immer mit dem folgenden Absatz zusammenhalten? (Für die Absatzvorlage der Überschriften sollten Sie einstellen, dass die Überschrift immer mit dem folgenden Absatz zusammenhält.) Darf eine einzelne letzte Zeile eines Absatzes zu Beginn einer Seite erscheinen (Hurenkind) bzw. darf nur die erste Zeile eines Absatzes unten auf einer Seite abgedruckt werden (Schusterjunge)? Registerblatt Nummerierung: Auf diesem Registerblatt können Sie eine Vorlage für die Nummerierung der Absatzvorlage bestimmen. Hier lässt sich auch festlegen, ob mit der Vorlage die Nummerierung neu begonnen werden soll. Registerblatt Tabulator: Definieren Sie hier die Position und Ausrichtung von Tabulatoren sowie Füllzeichen zwischen Text und dem Tabulator.

17 62 Kapitel 3: Die Gestaltung Ihrer Arbeit Seitenvorlagen In der Regel verwendet man in einer längeren Arbeit unterschiedliche Seitenlayouts: So hat oft die erste Seite eines Kapitels keine Kopfzeile, aber alle weiteren Seiten eines Kapitels sollen mit einer Kopf- und Fußzeile versehen werden. Häufig werden auch verschiedene Seitennummerierungen verwendet: Für das Titelblatt gibt es keine Seitennummerierung, für das Inhaltsverzeichnis werden römische und für den Rest der Arbeit werden arabische Zahlen verwendet. All dies regelt man in Writer mithilfe von unterschiedlichen Seitenvorlagen. So ist es sinnvoll, eine Seitenvorlage für die Titelseite, eventuell eine für die erste Seite und eine für die weiteren Seiten des römisch nummerierten Inhaltsverzeichnisses, eine für die erste Seite und eine für die Folgeseiten der eigentlichen Kapitel zu definieren. In manchen Arbeiten benötigt man zudem unterschiedliche Seitenlayouts für rechte und linke Seiten. Seitenvorlage zuweisen und bearbeiten Die der aktuellen Seite zugewiesene Seitenvorlage wird in der Statuszeile angezeigt. Doppelklicken Sie auf die Anzeige in der Statuszeile, um die Seitenvorlage zu bearbeiten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Statuszeile, um die Vorlage zu wechseln. Bild 3.11: Seitenvorlagen zum Auswählen Ansonsten steht Ihnen auch das Dialogfeld Formatvorlagen zum Zuweisen, Bearbeiten und Neuerstellen von Seitenvorlagen zur Verfügung.

18 3.2 Formatvorlagen verwenden 63 Bild 3.12: Bereits definierte Seitenvorlagen Sinnvoller Einsatz von Folgevorlagen Generell kann man zwei Arten von Seitenvorlagen unterscheiden: Seitenvorlagen für genau eine Seite, beispielsweise für die Titelseite oder die Erste Seite (eines Kapitels), und Seitenvorlagen für eine vorher unbekannte Anzahl von Seiten. Definieren Sie eine Seitenvorlage für genau eine Seite, geben Sie als Folgevorlage die Seitenvorlage für den anschließenden Abschnitt an, beispielsweise kann für die Erste Seite als Folgevorlage die Seitenvorlage Standard oder Linke Seite angegeben werden. Definieren Sie eine Seitenvorlage mit einer variablen Anzahl von Seiten, geben Sie als Folgevorlage ebendiese Seitenvorlage erneut an, also für die Seitenvorlage Verzeichnis wird beispielsweise auch als Folgevorlage Verzeichnis angegeben. Hier stellt sich die Frage, wie man die Seitenvorlage wechselt, wenn das Verzeichnis zu Ende ist und ein neuer Abschnitt beginnen soll. Fügen Sie an dieser Stelle mit EINFÜGEN Manueller Umbruch einen Seitenwechsel ein und wählen Sie im Dialogfeld die gewünschte Seitenvorlage für den nächsten Abschnitt aus. Bild 3.13: Einen Seitenumbruch mit neuer Seitenvorlage definieren

19 64 Kapitel 3: Die Gestaltung Ihrer Arbeit Absatzformat mit definiertem Seitenumbruch Eine weitere Möglichkeit, einen Seitenumbruch zu erzeugen, ist die Kapitelüberschrift mit dem Absatzformat Überschrift 1 zu versehen und für dieses Absatzformat auf dem Registerblatt Textfluss einen Seitenumbruch davor einzustellen. Legen Sie zudem für den Seitenumbruch die neue Seitenvorlage fest Einige wichtige Einstellungen Auf dem Registerblatt Verwalten wird der Name und die Folgevorlage angegeben. Das Registerblatt Seite enthält Einstellungen zur Seitengröße, Ausrichtung der Seite sowie zum Seitenrand. Möchten Sie Kopf- oder Fußzeilen verwenden, beachten Sie bei den Randeinstellungen, dass hier der Rand vom Seitenrand bis zur Kopf- oder Fußzeile eingetragen wird. Auf dem Registerblatt Kopfzeile (oder Fußzeile) stellen Sie dann die Höhe der Kopf- oder Fußzeile sowie den Abstand zwischen ihr und dem eigentlichen Text ein. Zudem können Sie auf dem Registerblatt Seite einige weitere Einstellungen bzgl. des Layouts vornehmen. So lässt das Kombinationsfeld zu Seitenlayout folgende Einstellungen zu: Rechts und Links wählen Sie aus, wenn die eingestellten Formate der aktuellen Seitenvorlage auf alle Seiten egal ob gerade oder ungerade angewendet werden sollen. Das ist in der Regel in Diplomarbeiten der Fall, die einseitig bedruckt gebunden werden. Die Einstellung Gespiegelt sollte dann ausgewählt werden, wenn Sie Ihre Arbeit wie ein Buch binden lassen wollen. Häufig ist das bei Promotions- und Habilitationsschriften der Fall. Dann werden die Einstellungen für den linken Rand als Rand für Innen übernommen, die Einstellung des rechten Rands definieren den Rand für Außen. Möchten Sie, dass Ihre Einstellungen nur für die ungeraden Seiten gelten sollen, dann wählen Sie Nur Rechts aus. Sollen die definierten Einstellungen für die geraden Seiten gelten, selektieren Sie entsprechend Nur Links. Über Format bestimmen Sie die Nummerierung für die Seitenzahlen der aktuellen Seitenvorlage. Die Registerhaftigkeit wird für wissenschaftliche Arbeiten nicht benötigt, dabei geht es um den deckungsgleichen Abdruck der Zeilen auf gegenüberliegenden Seiten. Zum Registerblatt Kopfzeile bzw. Fußzeile lesen Sie weiter im Abschnitt 3.4 ab Seite 84. Das Registerblatt Spalten werden Sie für eine wissenschaftliche Abschlussarbeit wohl nicht benötigen. Schreiben Sie aber einen wissenschaftlichen Artikel (für eine Zeitschrift oder einen Tagungsband), so ist dafür das Schreiben in Spalten häufig vorgeschrieben. Auf diesem Registerblatt können Sie die Anzahl der benötigten Spalten, die Breite der Spalten und der Abstände zwischen den Spalten sowie gegebenenfalls eine Trennlinie und deren Formatierung vorgeben. Registerblatt Fußnoten: Lesen Sie zum Thema Fußnoten den Abschnitt 3.5 ab Seite 93.