Anmeldung und Bedienung von Online- Formularen

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1 Formularverwaltungssystem des Arbeitsschutzes NRW Anmeldung und Bedienung von Online- Formularen Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 1 von 19

2 Formularverwaltungssystem des Arbeitsschutzes NRW Inhalt 1 ANMELDUNG, NAVIGATION UND ABMELDUNG Erstmaliger Aufruf des Programms und Registrierung Anmeldung und Navigation Navigation zu den Online-Formularen Benutzerdaten ändern Formulare suchen Abmelden Automatische Abmeldung BEDIENUNG VON ONLINE-FORMULAREN Aufruf der Online-Formulare Aufruf über den Daten-Browser Standardmäßiges Öffnen der Formulare Bearbeiten der Online-Formulare Werkzeugleiste Formularelemente Vorgehen Pflichtfelder nicht ausgefüllt oder Validierungsfehler Ausfüllvorgang abschließen Drucken: Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 2 von 19

3 Anmeldung, Navigation und Abmeldung 1 Anmeldung, Navigation und Abmeldung 1.1 Erstmaliger Aufruf des Programms und Registrierung Das Programm wird aufgerufen über die Eingabe des URL: Folgender Dialog wird angezeigt: Abbildung 1: Anmeldeseite des Onlineverfahrens Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 3 von 19

4 Anmeldung, Navigation und Abmeldung Wenn Sie zum ersten Mal das Onlineverfahren nutzen, klicken Sie bitte zunächst auf [Registrieren Sie sich hier] für die Registrierung und Eingabe Ihrer Benutzerdaten. Der Dialog für die Benutzerregistrierung wird angezeigt: Abbildung 2: Benutzerregistrierung Dunkelblau umrahmte Felder umrahmten Felder sind Pflichtfelder (zwingend). Die hellblau sind optional (freiwillig). Unter dem Punkt Benutzerdaten geben Sie die Daten zu Ihrer Person bzw. zur Anmeldung und Nutzung des Onlineverfahrens ein. Vorname ist hierbei kein Pflichtfeld, alle anderen Felder müssen Sie erfassen. Beachten Sie bitte, dass das Passwort zweimal einzugeben ist, einmal zur Festlegung des Passworts und einmal zur Kontrolle Ihrer Eingabe. Im Bereich Unternehmensdaten können Sie Daten zu Ihrer Firma hinterlegen. Diese werden dann in einigen Antragsformularen automatisch ausgelesen und beschleunigen somit die Antragsstellung. Im Bereich Unternehmensdaten sind alle Angaben freiwillig. Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 4 von 19

5 Anmeldung, Navigation und Abmeldung Nachdem Sie alle Pflichtfelder und die optionalen Felder Ihrer Wahl ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche, um den Registrierungsvorgang abzuschließen. Bevor Ihre Daten gespeichert werden, werden Sie überprüft: Sollten einige Angaben ungültig sein oder nicht alle Pflichtfelder befüllt sein, so wird eine Fehlermeldung eingeblendet, andernfalls werden Ihre Daten gespeichert und somit die Registrierung abgeschlossen. Nach erfolgreicher Registrierung, erhalten Sie oberhalb des Formulars eine Rückmeldung über den erfolgreichen Abschluss. Ebenso wechselt die Beschriftung der Schaltfläche von Registrieren auf Daten speichern und die Überschrift von Benutzerregistrierung auf Benutzerverwaltung. Im unteren Teil des Formulars wird nun die Rolle also die Berechtigungsgruppe - des Benutzers angezeigt: Abbildung 3: Benutzerrollen Die Rolle des Benutzers legt fest, auf welche Formulare er Zugriff hat und welche Aktionen er ausführen darf. Als Antragsteller haben Sie Zugriff auf die Kontrollgerätkarten- und Strahlenschutz-Formulare und dürfen Ihre Benutzerdaten ändern. Bei Bedarf können Sie Ihre Daten jetzt durch editieren der Eingaben - oder später aus dem Verfahren heraus nach der Anmeldung - noch ändern. Versäumen Sie nicht Ihre Änderungen zu speichern, bevor Sie das Formular verlassen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf um das Formular zu verlassen und sich am Verfahren anzumelden. Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 5 von 19

6 Anmeldung, Navigation und Abmeldung 1.2 Anmeldung und Navigation Nachdem Sie sich Registriert haben oder wenn Sie bereits einen Zugang besitzen, geben Sie auf der Anmeldeseite Ihre Benutzerkennung und dass von Ihnen hinterlegte Passwort - wie hier gezeigt - ein: Abbildung 4: Eingabe der Zugangsdaten Klicken Sie nun auf die Schaltfläche. Sollte nun folgende Meldung erscheinen: Abbildung 5: Inaktivitätsrückmeldung So ist Ihre Sitzung in der Zwischenzeit abgelaufen, da keine Aktionen durchgeführt wurden. Geben Sie Ihre Benutzerkennung und Ihr Passwort erneut ein und klicken Sie auf, oder drücken Sie die Taste F5 und bestätigen Sie, dass Sie die Daten erneut versenden wollen durch Klick auf die Schaltfläche. Abbildung 6: Abfrage "Daten erneut senden" Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 6 von 19

7 Anmeldung, Navigation und Abmeldung Ist die Authentifizierung erfolgreich verlaufen, sehen Sie nun die Startseite des Online- Verfahrens: Abbildung 7: Startseite Im mittleren Teil finden sie die Willkommensmeldung mit dem letzten Anmeldezeitpunkt und dem Verweis auf dieses Dokument: Abbildung 8: Willkommensmeldung mit Verweis auf den Leitfaden Auf der linken Seite finden Sie das Menü zur Navigation durch die Onlineverfahren: Abbildung 9: Menü des Onlineverfahrens Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 7 von 19

8 Anmeldung, Navigation und Abmeldung Navigation zu den Online-Formularen Um zu den Online-Formularen zu gelangen, klicken Sie bitte auf: Der Menüpunkt ist nun blau hinterlegt, um anzuzeigen, dass nun der Katalog Formulare geöffnet ist: Im mittleren Teil, in dem Sie zuvor die Willkommensmeldung angezeigt bekamen, sehen Sie nun die Inhalte des Formularkatalogs Formulare : Abbildung 10: Formularkatalog "Formulare" Hier werden die beiden Unterordner Kontrollgerätkarten und Strahlenschutz angezeigt. Wenn Sie nun bspw. einen Antrag auf Unternehmerkarten stellen wollen, klicken Sie zunächst auf den Ordner Kontrollgerätkarten : Hierdurch wird der Ordner Kontrollgerätkarten geöffnet und Ihnen der Inhalt des Ordners präsentiert: Abbildung 11: Formularkatalog "Kontrollgerätkarten" Klicken Sie jetzt auf den Schriftzug: oder auf das vorangestellte Symbol um einen neuen Antrag auf Unternehmerkarten zu stellen. Wollen Sie stattdessen eine Übersicht über Ihre bisher gestellten Anträge auf Unternehmerkarten sehen und / oder einen bereits begonnenen Antrag weiter bearbeiten, so klicken Sie auf: Für zusätzliche Informationen zum Formular, klicken Sie auf : Abbildung 12: Informationsfenster zum Formular Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 8 von 19

9 Anmeldung, Navigation und Abmeldung Weitere Informationen zur Stellung eines neuen Antrags oder zur Weiterbearbeitung eines bestehenden Antrags finden Sie unter den jeweiligen Punkten in diesem Dokument Benutzerdaten ändern Zum ändern Ihrer Benutzerdaten klicken Sie bitte auf den Menüpunkt. Wie Sie sehen, ist nun der Menüpunkt blau hinterlegt, um anzuzeigen, dass nun der Katalog Benutzerdaten geöffnet ist: Abbildung 13: Formularkatalog "Benutzerdaten" Klicken Sie jetzt auf den Schriftzug: oder auf das vorangestellte Symbol um das Formular zu öffnen und Ihre Benutzerdaten zu ändern Formulare suchen Zur Suche von Formularen klicken Sie bitte auf den Menüpunkt. Wie Sie sehen, ist nun der Menüpunkt blau hinterlegt, um anzuzeigen, dass nun die Suchfunktion aktiv ist: Abbildung 14: Formularsuche Geben Sie in das Feld Titel einen beliebigen Suchbegriff oder Wortteil eines Suchbegriffs ein, um die verfügbaren Formulare nach dem Titel bzw. Wortteil des Titels durchsuchen zu lassen. Wenn Sie bspw. Karte eingeben und die Eingabe bestätigen: Abbildung 15: Beispiel Formularsuche So erhalten Sie im Menü die Anzahl der Treffer und im mittleren Teil die Trefferliste: und eine neue Schaltfläche Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 9 von 19

10 Anmeldung, Navigation und Abmeldung Abbildung 16:Trefferliste zum Beispiel Formularsuche Durch Klick auf den entsprechenden Titel, wie z.b. oder auf das vorangestellte Symbol um einen neuen Antrag auf Unternehmerkarten zu stellen. Weitere Informationen zur Stellung eines neuen Antrags oder zur Weiterbearbeitung eines bestehenden Antrags finden Sie unter den jeweiligen Punkten in diesem Dokument. 1.3 Abmelden Abmelden können Sie sich durch Klick auf im Menü. Sollten Sie sich in einem Formular befinden, so müssen Sie dieses zuerst verlassen, über die Schaltfläche bevor Sie sich abmelden können. 1.4 Automatische Abmeldung Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass sowohl während des Anmeldevorgangs, als auch im Verfahren, nach zwanzig Minuten ohne Aktion ( Speichern, Seite wechseln, Klick auf einen Menüpunkt usw.) Ihre Sitzung abläuft und Sie aus Sicherheitsgründen abgemeldet werden. Dies entspricht dem BSI-Standard (BSI = Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik). Melden Sie sich in diesem Fall erneut am Onlineverfahren an (s. Kapitel 1 Anmeldung, Navigation und Abmeldung ). Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 10 von 19

11 Umgang mit Online-Formularen 2 Bedienung von Online-Formularen In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Online-Formulare aufrufen, die Bedeutung der Schaltflächen und die Feldtypen innerhalb der Formulare. Unter Online-Formularen verstehen wir elektronisch umgesetzte Formulare - häufig Anträge -, die Eingaben empfangen, überprüfen und weiterverarbeiten können. Die hierfür vorgesehenen Eingabefelder können farblich hinterlegt und/oder umrandet werden, um unterschiedliche Feldtypen zu kennzeichnen bspw. was muss ausgefüllt werden, was nicht. 2.1 Aufruf der Online-Formulare Die Online-Formulare erreichen Sie über die Menüpunkte, und. Wie Sie zu den Formularen gelangen, erfahren Sie im Kapitel Navigation zu den Online-Formularen. Wir unterscheiden hierbei zwischen dem Aufruf über den Daten-Browser und dem Aufruf über den Formularnamen bzw. dem Standardaufruf. Abbildung 17: Formularkatalog Formulare Abbildung 18: Formularkatalog Benutzerdaten Im Formularkatalog Formulare finden Sie die Unterordner Kontrollgerätkarten mit den Anträgen aus dem Bereich Kontrollgerätkarten, und den Unterordner Strahlenschutz Strahlenschutz. mit den Anträgen aus dem Bereich Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 11 von 19

12 Umgang mit Online-Formularen In den jeweiligen Ordnern, erhalten Sie eine Auflistung aller Formulare, die in diesem Ordner liegen: Abbildung 19: Formularkatalog Kontrollgerätkarten Vor dem öffnen eines Formulars können Sie zunächst wählen, ob Sie das Formular direkt öffnen wollen über den Titel oder das vorangestellte Symbol, oder zunächst in einer tabellarischen Übersicht nach einem Datensatz suchen und / oder einen Datensatz auswählen wollen. Beachten Sie bitte, dass nicht alle Formulare über eine solche Übersichtsfunktion verfügen und dass das Standardverhalten beim öffnen bei den Formularen abweichen kann Aufruf über den Daten-Browser Klicken Sie auf um die Übersicht über die erfassten Datensätze zu öffnen: Abbildung 20: Übersicht über die erfassten Datensätze (Daten-Browser) In dieser Übersicht, auch Daten-Browser genannt, stehen Ihnen in einer Werkzeugleiste folgende Funktionen zur Verfügung: = Daten-Browser schließen = Alle Datensätze markieren = Alle Datensätze abwählen (Markierung bei allen Datensätzen entfernen) = Ansicht Aktualisieren Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 12 von 19

13 Umgang mit Online-Formularen = Alle markierten Datensätze öffnen = Neuen Datensatz anlegen Zum markieren der gewünschten Datensätze klicken Sie bitte auf das Ankreuzfeld dem jeweiligen Datensatz. Es erscheint dort ein Haken im Feld. vor Neben diesen Funktionen, können Sie auch über die Datensätze filtern und sortieren, weil Sie bspw. durch die Anzahl der Datensätze die Übersicht verloren haben und / oder einen bestimmten Datensatz suchen. Geben Sie hierzu einen Suchbegriff in eines der Felder oberhalb der Datensätze ein: Abbildung 21: Such- und Sortiermaske des Daten-Browsers Klicken Sie anschließend auf oder bestätigen Sie mit der Enter -Taste um die Datensätze zu filtern. Um einen einzelnen Datensatz zu öffnen, klicken Sie auf die entsprechende Zeile und dieser wird geöffnet Standardmäßiges Öffnen der Formulare Durch Klick auf den Titel des Formulars, wie z.b.: oder auf das vorangestellte Symbol wird das Formular standardmäßig geöffnet. Hierbei unterscheiden wir zwischen Antrags- Formularen und dem Benutzerverwaltungsformular. Die Antragsformulare werden standardmäßig mit einem neuen Datensatz geöffnet, während beim Benutzerverwaltungsformular immer derselbe Datensatz geöffnet wird. Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 13 von 19

14 Umgang mit Online-Formularen 2.2 Bearbeiten der Online-Formulare Nach dem öffnen eines Formulars, sehen Sie im unteren Teil auf grauem Hintergrund das Formular und im oberen Teil die Werkzeugleiste mit Schaltflächen zu allgemeinen Funktionen, hier am Beispiel des Formulars Unternehmerkarte dargestellt: Abbildung 22: Online-Formular Unternehmerkarte Werkzeugleiste Abbildung 23: Werkzeugleiste Stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: = Formular schließen = Formular drucken = XML-Datensatz herunterladen (lokales speichern Ihrer Angaben) = XML-Datensatz hochladen (laden lokal gespeicherter Angaben) (deaktiviert) (aktiviert) = Wechsel zum ersten Datensatz (deaktiviert) (aktiviert) = Wechsel zum vorherigen Datensatz Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 14 von 19

15 Umgang mit Online-Formularen (deaktiviert) (aktiviert) = Wechsel zum nächsten Datensatz (deaktiviert) (aktiviert) = Wechsel zum letzten Datensatz = Neuen Datensatz anlegen = Daten speichern = Änderungen verwerfen (Alle Änderungen seit der letzten Speicherung) (deaktiviert) (aktiviert) = Datensatz löschen oder = Anzahl der geöffneten Datensätze und Status des Daten- Satzes (Im ersten Fall: neu, im zweiten: ohne Änderung ) = Herein- und herauszoomen (Ansicht vergrößern / verkleinern) mit Angabe des aktuellen Zoomfaktors in Prozent. = Aktuelle Seite = Seite zu der gewechselt werden kann Formularelemente Im Formular unterscheiden wir zwischen folgenden Formularelementen: = Eingabefeld vom Typ Pflichtfeld (zwingend) = optionales Eingabefeld (freiwillig) = Wechselschaltflächen (nur eine von beiden Auswahlmöglichkeiten kann aktiv sein.) = optionales Nachschlagefeld (Klicken Sie auf um einen Wert aus einer Liste nachzuschlagen. Nicht per Hand ausfüllen!) = Nachschlagefeld vom Typ Pflichtfeld = Auswahlfeld (Klicken Sie auf um eine Auswahlliste mit Werten zu öffnen) = Auswahlfeld vom Typ Pflichtfeld = Verweis auf eine andere Internetseite = Schaltfläche: Löst beim Klick eine Aktion aus (Hier: Absenden des Antrags ) = Information: Bewegen Sie den Mauszeiger auf dieses Symbol um zusätzlich Informationen zu erhalten. = Ankreuzfeld: Durch Klick auf bestätigen Sie nebenstehende Beschriftung. = Inaktives Ankeuzfeld: Keine Auswahl möglich. Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 15 von 19

16 Umgang mit Online-Formularen Vorgehen Felder ausfüllen: Beginnen Sie damit, nach dem Aufruf des Online-Formulars zunächst alle Pflichtfelder und nach Wahl auch die optionalen Felder der Reihenfolge nach zu erfassen. Wenn Sie während des Ausfüllvorgangs weitere Informationen benötigen, so bewegen Sie den Mauszeiger auf das entsprechende Feld, um Hilfen in Form von eingeblendeten Hinweisen zu erhalten: Abbildung 24: Hinweis am Feld (Tooltip) Felder vorbelegt: Einige Felder sind beim betreten des Formulars bereits vorbelegt. Hierzu gehören bspw. Datum des Antrags oder Daten die bereits an anderer Stelle hinterlegt und nachgeschlagen werden können, wie die Daten zum Unternehmen, falls Sie diese in der Benutzerverwaltung ausgefüllt haben. Sonderfelder: Beachten Sie bitte, dass bei Wechselschaltflächen in einen der beiden Kreise klicken müssen, um diese Antwort zu markieren, und dass nur eine der angebotenen Antworten markiert sein kann und auch sein muss. Sobald Sie hier eine Antwort ausgewählt haben, können Sie nicht mehr nichts auswählen. Bei Ankreuzfeldern genügt, ebenso wie bei Wechselschaltflächen, ein Klick in das Dreieck, um diese Antwort zu markieren. Im Gegensatz zur Wechselschaltfläche, kann bei einem Ankreuzfeld auch mehr als eine Antwort markiert sein. Einige Felder geben Ihnen auch Auswahlmöglichkeiten vor, hierzu gehören die Auswahlfelder und die Nachschlagefelder. Hier geben Sie bitte nichts ein, sondern wählen unter den Antwortmöglichkeiten, die Ihnen bei einem Klick auf bzw. auf angeboten werden, eine aus. Beachten Sie bitte, dass bei einem Nachschlagefeld ein neues Fenster geöffnet wird: Abbildung 25: Auswahlliste eines Nachschlagefeldes Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 16 von 19

17 Umgang mit Online-Formularen Diese schließt sich automatisch, sobald Sie eine der Auswahlmöglichkeiten durch Klick auf den Schriftzug ausgewählt haben. Hinweis: Sollte sich keine neue Seite öffnen, so überprüfen Sie bitte, ob Ihr Popup-Blocker das Öffnen des neuen Fensters blockiert hat. Sollte dies der Fall sein, so schalten Sie ihn bitte für diese Seite immer frei. Inaktive- oder gesperrte Felder: Einige Felder sind für Eingaben gesperrt, weil Sie bspw. das Formular bereits verschickt haben (gilt nur für einige Formulare). Diese Felder können von Ihnen nicht mehr verändert werden. Sie erkennen diese Felder daran, dass sie grau hinterlegt sind: oder Seite Wechseln: Wenn Sie die Felder der ersten Seite ausgefüllt haben, überprüfen Sie bitte, ob es noch weitere Seiten gibt. Sie erkennen dies an den Symbolen in der Werkzeugleiste: Falls es noch weitere Seiten gibt, so klicken Sie bitte auf das Symbol für Seite zwei um die zweite Seite anzeigen zu lassen. Füllen Sie auch hier wieder alle Pflicht- und die optionalen Felder Ihrer Wahl aus. Sollten noch weitere Seiten vorhanden sein, wechseln Sie nun auf die nächste Seite. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie alle Seiten des Online-Formulars befüllt haben Pflichtfelder nicht ausgefüllt oder Validierungsfehler In diesem Abschnitt wird am Beispiel der Benutzerverwaltung, das Prinzip der Validierungsfehler erläutert: Werden Pflichtfelder nicht ausgefüllt oder invalide Daten angegeben z.b. -Adresse -Zeichen und Sie klicken auf, wird folgende Meldung eingeblendet: Abbildung 26: Fehlermeldung zu einem Validierungsfehler Mit einem Klick auf wird die Meldung geschlossen und der Dialog der Benutzer- Registrierung erneut angezeigt, zur Korrektur der Daten. Felder in denen die Validierungsfehler auftraten sind rot hinterlegt. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Felder, so wird zusätzlich ein Hinweis angezeigt: Abbildung 27: Hinweis Pflichtfeld nicht ausgefüllt (Tooltip) Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 17 von 19

18 Umgang mit Online-Formularen oder Abbildung 28: Hinweis ungültige Daten Ausfüllvorgang abschließen Einige Online-Formulare verfügen über spezielle Schaltflächen, um z.b. den Ausfüllvorgang abzuschließen: Sollten Sie keine derartige Schaltfläche auf dem Formular vorfinden, so wird der Vorgang durch Klick auf die Speicher-Schaltfläche: oder eine ähnliche Schaltfläche abgeschlossen. In jedem Fall empfiehlt es sich die Daten zu speichern bevor Sie das Formular verlassen oder bevor Sie den Vorgang abschließen Drucken: Bei den meisten Online-Formularen steht Ihnen nach, und evtl. auch schon während, des Ausfüllvorgangs die Möglichkeit zum Erzeugen eines PDF Dokuments mit den Daten des Online-Formular zur Verfügung. Das so erzeugte PDF kann dann ausgedruckt werden. Dies erkennen Sie an dem entsprechenden Druckersymbol in der Werkzeugleiste: Klicken Sie nachdem Sie auf diese Schaltfläche um einen Ausdruck des Online-Formulars im PDF-Format zu erhalten, den Sie dann lokal speichern oder ausdrucken können. Barrierefreier Modus: Sollte der barrierefreie Modus aktiv sein, so erscheint der Hinweis: Klicken Sie auf Ausdruck anzeigen um sich den Ausdruck anzeigen zu lassen: Normaler Modus: Ist der barrierefreie Modus nicht aktiv, so wird das PDF in einem neuen Fenster geöffnet. Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 18 von 19

19 Umgang mit Online-Formularen Abbildung 29: Beispiel eines Ausdrucks im PDF-Format Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 19 von 19