Sendungen aufgeben > Briefe: Aufgabeverzeichnis Anleitung Auftragserfassung Dienstleister

Transkript

1 Sendungen aufgeben > Briefe: Aufgabeverzeichnis Anleitung Auftragserfassung Dienstleister Ausgabe November

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Zweck des Dokuments 3 2 Dienstleisterzugriff via My Post Business Was ist ein Dienstleisterzugriff? Eröffnung eines Dienstleisterzugriffs? 5 3 Kundenliste Kundenliste anlegen Auftragserfassung Kunde erfassen Kunde bearbeiten Kunde löschen 9 4 Abweichende Rechnungsreferenznummer 10 2

3 1 Einführung 1.1 Zweck des Dokuments Dienstleister haben drei Möglichkeiten für ihre Kunden Aufträge zu erfassen: Auftragserfassung per Dienstleisterzugriff via «My Post Business» Auftragserfassung via Kundenliste Auftragserfassung via Eingabe einer abweichenden Rechnungsreferenznummer Die drei Möglichkeiten werden nachfolgend beschrieben. 3

4 2 Dienstleisterzugriff via My Post Business 2.1 Was ist ein Dienstleisterzugriff? Mit dem Dienstleisterzugriff wird dem im «My Post Business» erfassten Benutzer der Firma 1 der Zugriff auf Anwendungen der Firma 2 gewährt. Der Dienstleisterzugriff muss in diesem Beispiel durch einen firmeninternen Administratoren der Firma 2 eingerichtet werden. Die Zugriffe des Dienstleisters können genau gleich wie bei einem normalen Benutzer auf bestimmte Anwendungen und auf bestimmte Debitoren eingeschränkt werden. 4

5 2.2 Eröffnung eines Dienstleisterzugriffs? Der firmeninterne Administrator der Firma 2 loggt sich bei «My Post Business» ein Unter der Rubrik «Zugriffe verwalten», «Benutzer verwalten» wählen «Dienstleister berechtigen» anwählen Rolle auswählen (Dienstleister oder Dienstleister Administrator und -Adresse des zu berechtigenden Benutzers erfassen Mit «weiter» die Erfassung fortsetzen Abbildung 1 Dienstleister berechtigen Auf der nächsten Übersicht wird der Zugriff des Benutzers der Firma 1 auf die Funktionen und Debitoren der Firma 2 hinterlegt. Abbildung 2 Funktionen hinterlegen Nach der Bestätigung der gewählten Funktionen ist der Dienstleisterzugriff aktiv. Der Zugriff kann jederzeit mutiert oder gelöscht werden. 5

6 Nach erfolgtem Login in «My Post Business» sind unter «Drittfirmen» alle Firmen angezeigt, für die einen Auftrag erstellen kann: Abbildung 3 Übersicht Drittfirmen Für diese Firmen können jetzt Aufträge, auch mit Vertragsprodukten, erfasst werden. 6

7 3 Kundenliste Die Funktion «Meine Kunden» bietet die Möglichkeit, eine eigene Kundenliste zu erstellen und verwalten. Über diese Funktion können keine Aufträge mit Vertragsprodukten der entsprechenden Kunden erfasst werden. 3.1 Kundenliste anlegen Der «firmeninterne Administrator» von «My Post Business» kann unter «Einstellungen» > «meine Kunden» die Kundenliste aktivieren: Anlegen der Kundenliste siehe Kapitel «Kunde erfassen». 3.2 Auftragserfassung Im Prozessschritt «Absender» können Sie mit «aus Kundenliste auswählen» den gewünschten Absenderkunden aus der von Ihnen angelegten Kundenliste auswählen. Das Aufgabeverzeichnis kann im Anschluss wie gewohnt erfasst werden. 7

8 3.3 Kunde erfassen Klicken Sie auf die Schaltfläche «erstellen» um einen neuen Kunden zu erfassen. Geben Sie die gewünschte Rechnungsreferenznummer ein. Mit der Bestätigung via «suchen» werden die Adressangaben des Kunden durch das System automatisch ausgefüllt. Klicken sie auf «speichern» um die Angaben zu speichern und den neuen Kunden in die Kundenliste aufzunehmen. Abbildung 4 Kunde erfassen 3.4 Kunde bearbeiten Wählen Sie in der Übersicht beim gewünschten Kunden die Aktion «Bearbeiten». Die Applikation wechselt in die Maske zum Erfassen von Kunden. Abbildung 5 Kunde bearbeiten Erfassen Sie die gewünschten Änderungen und bestätigen Sie mit «speichern». 8

9 3.5 Kunde löschen Wählen Sie in der Übersicht beim gewünschten Kunden die Aktion «Löschen» um diesen aus dem System zu entfernen. Abbildung 6 Kunde löschen 9

10 4 Abweichende Rechnungsreferenznummer Abbildung 7 Abweichende RRN erfassen Auf der ersten Erfassungsmaske wählt der Dienstleister in der Rubrik «Absender» die RRN des Kunden und kann wie gewohnt mit der Auftragserfassung weiterfahren. 10

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