6.5 - Verwalten der Nominierung von Studenten zu/von Partnerhochschulen mit e-nomination

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1 6.5 - Verwalten der Nominierung von Studenten zu/von Partnerhochschulen mit e-nomination Dieses Kapitel beschreibt das elektronische Verfahren e-nomination und erklärt Schritt für Schritt die Nominierung von Studenten Outgoing und Incoming bei und von Partnerhochschulen in moveon mit diesem Verfahren. 1- Allgemeines zu e-nomination Das e-nomination Verfahren ist ein elektronisches Verfahren, das die Nominierung von Austauschstudenten zwischen Partnerhochschulen unterstützt. Das Verfahren gilt sowohl für Studenten Incoming als auch Studenten Outgoing. Es kann für alle Partnerhochschulen innerhalb und außerhalb Europas eingesetzt werden und ist nicht auf moveon Benutzer beschränkt. moveon Benutzer können allerdings das gesamte Verfahren ohne jede manuelle Dateneingabe direkt in moveon durchführen. Andere Hochschulen können e-nomination über das moveonnet Internetportal nutzen. Abb. 1: Das e-nomination Verfahren Das e-nomination Verfahren umfasst 3 Hauptschritte. In jedem Schritt wird eine automatisch erzeugte an die Partnerhochschule und den Studenten versendet. 1. Nominierung: Die Heimathochschule informiert ihre Partnerhochschule über die Studenten, die für einen Austausch nominiert werden sollen, und gibt dabei Informationen wie Name, Geschlecht und Geburtsdatum, , Fachrichtung, Studienniveau und Zeitraums des Austauschs an. 2. Bestätigung: Die Gasthochschule antwortet mit einer Empfangsbestätigung der Nominierung, die Details über das Bewerbungsverfahren für Studenten an der Gasthochschule enthält. Diese Bestätigung bedeutet noch keine Annahme des Studenten. 3. Annahme oder Ablehnung: Nach Prüfung der Nominierung und/oder der Bewerbung des Studenten nimmt die Gasthochschule den Studenten an oder lehnt ihn ab. Das Verfahren e-nomination ermöglicht der Heimathochschule auch, eine Nominierung abzusagen. Kapitel 10.7 enthält die im Verfahren e-nomination verwendeten -Vorlagen. Für jede Nominierung wird in der Heimathochschule und in der Gasthochschule jeweils eine Person als (interner bzw. externer) e-nomination Koordinator benannt. Diese Personen versenden oder empfangen den gesamten -Verkehr im Zusammenhang mit der Nominierung von Austauschstudenten. 2- Konfiguration von e-nomination unter Bevor Sie mit e-nomination in moveon arbeiten können, müssen einige Konfigurationsschritte im moveonnet Portal durchgeführt werden. Melden Sie sich hierfür unter an, und gehen Sie in den Bereich My moveonnet. Wenn Sie den Benutzernamen und/oder das Passwort für Ihre Anmeldung nicht kennen, wenden Sie sich bitte an die moveon Hotline. Konfiguration des internen e-nomination Koordinators Sie müssen in moveonnet Ihren internen e-nomination Koordinator für Studenten Outgoing und Incoming definieren. Wenn in Ihrem Büro nicht alle Nominierungen von derselben Person verwaltet werden, oder wenn einige Nominierungen in den Fachbereichen verwaltet werden, können Sie für jede Austauschrichtung mehr als einen Koordinator definieren Verwalten der Nominierung von Studenten zu/von Partnerhochschulen mit e-nomination page 1

2 Bevor Sie Ihre e-nomination Koordinatoren definieren können, müssen Sie überprüfen, dass diese in moveonnet bereits in die Liste der Kontakte für Ihre Hochschule eingegeben wurden. Sie können sich diese Liste anzeigen lassen, indem Sie auf Institution's data, Contacts International Relations klicken. Wenn einer der Koordinatoren in der Liste fehlt, können Sie ihn hinzufügen, indem Sie auf add a contact klicken. Für jeden Koordinator müssen folgende Informationen eingegeben werden: Nachname, Vorname, . Wenn Ihre Koordinatoren in der Liste der Kontakte erscheinen, müssen sie nun als Ihre e nomination Koordinatoren in moveonnet definiert werden. Klicken Sie auf e-nomination und danach auf Nomination contacts. Dort können Sie aus der Liste der Kontakte Ihrer Hochschule die e-nomination Koordinatoren für Outgoing und Incoming auswählen und den Verantwortungsbereich für jeden von ihnen hinzufügen (z. B. all incoming students, Erasmus outgoing, faculty of sciences usw.). Anhand dieses Verantwortungsbereichs können Ihre Partner sehen, bei wem sie ihre Stundenten nominieren müssen. Konfiguration der -Vorlagen für Nominierung/Bestätigung Das e-nomination Verfahren arbeitet in jedem seiner Schritte mit -Standardvorlagen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Texte zu definieren, die in die verwendeten -Standardvorlagen für Nominierungen oder Bestätigungen eingefügt werden. Außerdem können Sie eines oder mehrere Dokumente (z. B. MS-Word oder PDF) an diese s anhängen. Hierfür klicken Sie auf e-nomination, Mail templates und fügen die entsprechenden Texte oder Dateien ein. Erweiterte Konfiguration Weitere Einstellungen stehen unter e-nomination, General settings zur Verfügung: - Language for correspondence with your outgoing students (Sprache für die Korrespondenz mit Ihren Studenten Outgoing, Standardeinstellung: English). Derzeit stehen folgende Sprachen zur Verfügung: Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch und Katalanisch. Wenn die Übersetzung in die Sprache Ihres Landes nicht verfügbar ist und Sie möchten, dass sie hinzugefügt wird, wenden Sie sich bitte an die moveon Hotline. - Copy of outgoing nomination s is sent to students ( s für Nominierungen Outgoing werden in Kopie an die Studenten geschickt) (Standardeinstellung: true ) 3- Testen der Verbindung zu moveonnet in moveon Voraussetzung für die Verwaltung des e-nomination Verfahrens in moveon ist eine funktionierende Verbindung zwischen moveon und moveonnet. Die Verbindung wird von moveon automatisch jedes Mal geprüft, wenn Sie moveon starten und sich anmelden. Wenn Sie nach dem Anmelden keine Fehlermeldung erhalten, wurde die Verbindung erfolgreich hergestellt. Wenn folgende Fehlermeldung erscheint: Die Verknüpfung zu moveonnet funktioniert nicht. Ihre Zugangsdaten sind ungültig, dann korrigieren Sie Ihren moveonnet Code und/oder Ihr Passwort im Formular Allgemeine Einstellungen so, wie in Kapitel 4.1 beschrieben. Wenn Sie Ihren moveonnet Zugangscode und/oder Ihr Passwort nicht kennen, oder wenn die folgende Fehlermeldung erscheint: There is no Internet connection. Please check your Internet settings, wenden Sie sich bitte an die moveon Hotline. 4- Arbeiten mit e-nomination für Studenten Outgoing Schritt 1 - Eingeben der Bewerbungsdaten für zu nominierende Studenten Outgoing in die Formulare Personen und Bewerbungen Die über das e-nomination Verfahren ausgeführten Nominierungen basieren auf den von Studenten Outgoing in moveon erfassten Bewerbungen. Für jeden zu nominierenden Studenten muss eine entsprechende Bewerbung im Formular Personen, Registerkarte Mobilitäten, Bereich Bewerbungen vorhanden sein. Wenn Sie das Online-Modul (moveonline) verwenden, fügen Sie bitte keine Bewerbungen hinzu, sondern importieren Sie sie aus dem Online-Modul (moveonline), wie in Kapitel 9.3 beschrieben. Für jeden Studenten / jede Bewerbung werden folgende Informationen benötigt: - Nachname, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum und -Adresse des Studenten. Diese Informationen können in den Registerkarten Persönliche Daten und Kontaktdaten im Formular Personen bearbeitet werden. - Startsemester, Dauer in Semestern und in Monaten, Startdatum, Fachbereich bzw. Fachrichtung und Niveau für die beantragte Mobilität. Diese Informationen können im Formular Bewerbungen bearbeitet werden. Um dieses Formular zu öffnen, klicken Sie im Formular Personen und dort in der Registerkarte Mobilitäten auf die Schaltfläche Details der entsprechenden Bewerbung. page Verwalten der Nominierung von Studenten zu/von Partnerhochschulen mit e-nomination

3 Im Formular Bewerbungen können Sie mit Hilfe der 3 Status der Bewerbung (Intern, Person, Extern) genauer festlegen, welche Studenten nominiert werden sollten, indem Sie z. B. unter Extern den Status Nominieren zuweisen. Diese Status sind im nächsten Schritt hilfreich für die Auswahl der zu nominierenden Studenten. Abb. 2: Formular «Bewerbungen» Die Verwaltung der Bewerbungen für Studenten Outgoing wird ausführlich in Kapitel 6.1 beschrieben. Schritt 2 - Auswählen der zu nominierenden Studenten über das Formular Auswahlliste Bewerbungen Nachdem Sie geprüft haben, dass die Bewerbungsdaten vollständig sind, müssen Sie die Studenten in den Bereich e- nomination in moveon übertragen, wo die Nominierung erfolgen kann. Hierfür müssen Sie zunächst die Studenten mit dem Formular Auswahlliste Bewerbungen auswählen. Sie können dieses Formular aus dem Hauptmenü öffnen, indem Sie unter Mobilitäten auf Auswahlliste der Bewerbungen klicken. Im ersten Fenster definieren Sie die für die Auswahl der Studenten benötigten Kriterien, z. B.: - Mobilitäten - Start (Semester) (um z. B. nur Bewerbungen für das nächste Semester auszuwählen) - Mobilitätsprogramme - Name (um z. B. nur Bewerbungen im Rahmen des Erasmus-Programms auszuwählen) - Mobilitäten - Bewerbungsstatus extern (um z. B. nur Bewerbungen mit dem Status Nominieren auszuwählen) Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Wählen Sie mit Hilfe der Auswahlkriterien im Formular Auswahl die Studenten aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Abb. 3: Formular Auswahlliste der Berwerbungen Verwalten der Nominierung von Studenten zu/von Partnerhochschulen mit e-nomination page 3

4 Klicken Sie im Formular Aktionen in der Registerkarte Extras auf die Schaltfläche Export outgoing enominations. Bevor die Bewerbungsdaten in den Bereich e-nomination übertragen werden, werden alle erforderlichen Details überprüft. Wenn Daten fehlen, erzeugt moveon einen Fehlerbericht, in dem für jeden Studenten die fehlenden Daten aufgelistet werden. Wenn dies der Fall ist, drucken Sie den Bericht aus, und korrigieren Sie die Daten in moveon. Wenn alle benötigten Daten hinzugefügt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter und danach auf Daten exportieren, um den Export der Bewerbungen nach e-nomination abzuschließen. Abb. 4: Übertragen von Bewerbungen in e-nomination Jede Partnerhochschule muss in moveon durch einen gültigen moveonnet Code identifiziert sein, der dem Code der Hochschule im moveonnet Verzeichnis entspricht. Wenn der Fehlerbericht einen Fehler enthält, der einen fehlenden moveonnet Code betrifft, korrigieren Sie diese Informationen für die jeweilige Hochschule im Formular Institutionen, indem Sie die Grunddaten dieser Hochschule entsprechend bearbeiten. Einzelheiten zur Bearbeitung der Grunddaten einer Institution finden Sie in Kapitel 5.1. Schritt 3 - Kontrollieren der Nominierungsliste im Formular e-nomination Wenn die Nominierungen erfolgreich übertragen wurden, finden Sie die Nominierungsinformationen im Formular enomination. Um das Formular e-nomination zu öffnen, klicken Sie im Hauptmenü auf e-procedures und danach auf e-nomination. Abb. 5: Formular «e-nomination» Der obere Teil des Formulars enthält eine Auswahlleiste mit Dropdown-Listen. Mit Hilfe dieser Listen können Sie die Nominierungen nach verschiedenen Kriterien filtern: - Persontyp: Student Outgoing/Student Incoming - Akademisches Jahr - Status - Land page Verwalten der Nominierung von Studenten zu/von Partnerhochschulen mit e-nomination

5 - Institution Im unteren Teil der zugehörigen Nominierungen sind alle relevanten Informationen aufgelistet. Über die Schaltfläche Liste ausdrucken können Sie eine Liste der ausgewählten Nominierungen mit allen Details sowie mit Name und des e-nomination Koordinators drucken. Schritt 4 - Definieren der internen und externen e-nomination Koordinatoren für jede Nominierung Für jede Nominierung müssen Sie die zugehörigen internen und externen e-nomination Koordinatoren definieren. Hierfür klicken Sie auf die Schaltfläche Details neben der Nominierung, um die Nominierungsdetails zu öffnen. Dort können Sie die beiden Koordinatoren über die Dropdown-Listen unter Externer Kontakt und Interner Kontakt auswählen. Abb. 6: Formular Die Liste für interne Kontakte enthält die internen e-nomination Koordinatoren für Outgoing, die von Ihnen so, wie in Teil 2 beschrieben, in moveonnet definiert wurden. Die Liste für externe Kontakte enthält: - die direkt von Ihrer Partnerhochschule in moveonnet als e-nomination Koordinatoren Incoming definierten Kontakte; - die von Ihrer Hochschule für frühere Nominierungen an Ihre Partnerhochschule genutzten Kontakte; und - die Kontakte, die Sie in moveon für Ihre Partnerhochschule definiert haben. Wenn der entsprechende Kontakt in der Liste fehlt, können Sie ihn im Formular Institutionen in der Registerkarte Kontakte hinzufügen. Außerdem können Sie den e-nomination Koordinator für mehrere Nominierungen gleichzeitig ändern, sofern diese denselben Koordinator haben. Wählen Sie hierfür die entsprechenden Nominierungen aus, und klicken Sie auf die Schaltflächen Internen Kontakt ändern oder Externen Kontakt ändern". Beachten Sie dabei, dass jeder am e-nomination Verfahren beteiligte Kontakt eine -Adresse haben muss. Schritt 5- Ausführen der Nominierungen Nun sind alle Voraussetzungen für das e-nomination Verfahren erfüllt. Wenn mehrere Studenten für dieselbe Partnerhochschule nominiert werden sollen, sollte die Nominierung für alle gleichzeitig erfolgen, sonst erhält die Partnerhochschule mehrere Nominierungs-Mails. Aktivieren Sie im Formular e-nomination die Checkboxen neben den zu nominierenden Studenten, und klicken Sie danach auf die Schaltfläche Studenten nominieren. Für jede zu versendende Nominierungs-Mail erscheint ein Verwalten der Nominierung von Studenten zu/von Partnerhochschulen mit e-nomination page 5

6 Formular mit den Namen und -Adressen der internen und externen Koordinatoren sowie mit Namen und - Adressen der zu nominierenden Studenten. Sie können auch zusätzliche Texte ansehen, die in die Nominierungs-Mail an die aktuelle Partnerhochschule / die Studenten eingefügt werden. Diese Zusatztexte werden zu dem Standardtext hinzugefügt, den Sie bereits so, wie in Teil 2 beschrieben, in moveonnet definiert haben. Abb. 7: Formular Klicken Sie auf, um die Nominierungs-Mail zu senden, und fahren Sie mit der nächsten Nominierungs-Mail fort. Eine Nominierungs-Mail wird automatisch an den externen e-nomination Koordinator in der Partnerhochschule gesendet. Einzelne s werden an die Studenten gesendet, und Sie selbst erhalten Kopien von beiden s. Der Status des Studenten wird daraufhin automatisch in Nominiert geändert. Schritt 6 - Verfolgen der Nominierungen Nach dem Eingang der Nominierungen kann Ihre Partnerhochschule den Empfang der Nominierung über das e- nomination Verfahren bestätigen und anschließend die einzelnen Studenten annehmen oder ablehnen. Sie erhalten eine , die Sie über jeden von Ihrer Partnerhochschule unternommenen Schritt informiert. Gleichzeitig wird der Status der Studenten automatisch in moveon im Formular e-nomination aktualisiert. Sie können jederzeit eine Liste der Studenten zusammen mit dem Status ihrer Nominierung über die Schaltfläche Liste ausdrucken im Formular enomination ausdrucken. Außerdem ist es jederzeit möglich, die Nominierung eines Studenten abzusagen. Wählen Sie hierfür den betreffenden Studenten im Formular e-nomination aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Studenten absagen. Wenn eine Partnerhochschule das e-nomination Verfahren nicht für die Bestätigung, Annahme oder Ablehnung einer Nominierung nutzt, können Sie trotzdem einen lokalen Status manuell im Formular e-nomination aktualisieren und damit die Antwort von der Partnerhochschule berücksichtigen. 4- Arbeiten mit e-nomination für Studenten Incoming (ist zu ergänzen) page Verwalten der Nominierung von Studenten zu/von Partnerhochschulen mit e-nomination