Erfolgreiche ECM System- und Anwendungsmigration Erfahrungsbericht Badenia

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1 Erfolgreiche ECM System- und Anwendungsmigration Erfahrungsbericht Badenia CENIT EIM Innovations-Tag, 09. Juni 2015 Empower Your Digital Business! Artur Ott, Projektleiter Deutsche Bausparkasse Badenia AG Martin Altenhof, Senior Consultant EIM CENIT AG

2 Agenda Deutsche Bausparkasse Badenia AG Wer sind wir Projektauftrag und Ziel Architektur und Migrationsvorgehen Herausforderungen und Erfolgsfaktoren Fazit und Ausblick :06

3 Zugehörigkeit Die Deutsche Bausparkasse Badenia ist Teil der Generali Gruppe :06

4 Das Geschäftsmodell der Generali Deutschland Gruppe für die Marktbearbeitung (Vereinfachte Darstellung) Generali Deutschland Gruppe Dienstleister Immobilien Informatik Services Investments Schadenmanagement Services Vertriebswege Deutsche Vermögensberatung Multikanalvertrieb Generali Makler Direktvertrieb Produktgeber Generali Versicherungen 3

5 Die Deutsche Bausparkasse Badenia Der Spezialist für Wohnvorsorge Bauen/ Kaufen Renovieren/Modernisieren Umschulden/Entschulden :06

6 Projektauftrag und Ziel Projektauftrag Migration von FileNet IS nach FileNet P8 Wichtig: keine Beeinträchtigung des laufenden Betriebes rund 70 Mio. Dokumente rund 300 Mio. Seiten 12 TB :06

7 Projektauftrag und Ziel Ziele Monetär Langfristige Reduzierung der Softwarepflegekosten Ablösung von Plasmon Jukeboxen (WORM) IT-Architektur Zukunfts- und serviceorientierte Architektur, die neben der "reinen" Archivierung erweiterte Funktionalitäten bietet (z. B. Versionierung) Ereignisgesteuerte, objektorientierte J2EE-Architektur Umstellung der Serverlandschaft auf VMWare (bisher Windows) Vereinfachung der IT-Architektur (z. B. Archivierung von Ein- und Ausgangspost über einen zentralen Archivierungsservice) Festlegung von separaten Speicherbereichen (Object Stores) Restablösung Visual Basic Fachlicher Nutzen Speicherung aller "Contents" möglich, d. h. Videos, Office-Dokumente, etc. "Echtes Dokumentenmanagement" mit der Möglichkeiten für Versionierung, Check-In/Check-Out Erschließung weiterer Nutzerkreise, wie z.b. Direktzugriffe für Vertrieb auf die Kundenpost, durch eine User-unabhängige Nutzung von FileNet P8 (Umstellung auf "Processor Value Unitorientiertes Lizenzmodell") Nebeneffekt: Konsolidierung der Archivdaten (Dateiformate, Indexwerte, Dokumentenklassen) :06

8 Migration und Architektur Übersicht Ist-Architektur :06

9 Migration und Architektur Übersicht Ziel-Architektur :06

10 Migration und Architektur Migrationsvorgehen Basisinstallation Start Entwicklung Migrationstools emigrator Testmigration Gesamtkonzept Dokumentenmigration Anwendungsmigration Ermittlung Migrationsmenge / Erstellung Migrationstabelle Testmigration in der Testumgebung mit rd. 100 Tsd. Dokumenten Überprüfung der Testmigration Start der Produktivmigration / laufende Überwachung Überprüfung Produktivmigration Produktivsetzung Big Bang :06

11 Migration und Architektur CENIT emigrator :06

12 Migration und Architektur Technischer Aufbau Produktionsumgebung Virtuelle Server: VMWare ESX Betriebssystem: Linux Application Server: JBoss EAP Cluster Datenbank: Oracle RAC LDAP: Microsoft AD Revisionssicherer Storage: NetApp Snaplock Monitoring: IBM ECM System Monitor :06

13 Herausforderungen und Erfolgsfaktoren Lessons Learned Ermittlung Migrationsmenge ist herausfordernd - Unterschiedliche Anzahl der Dokumente in beiden FileNet IS-Servern (trotz Cross Commit) Befüllung der Migrationstabelle erfordert hohe Oracle Ressourcen (Dauer 2 Wochen) Vorsicht bei Konfiguration der Produktionsumgebung (z. B. Blockgröße und Anzahl der Inodes in NetApp) Zielformat Dokumente Konfiguration Retention Time (FileNet P8 und NetApp SnapLock) Konfiguration von CENIT emigrator und parallele Nutzung mehrerer Instanzen FileNet IS (Win 2003) hat eine Belastungsgrenze beim Lesen (ab ca. 18 Dokumenten/Sekunde) Dokumentenanzahl und Speicherbelegung (Vorsicht: NetApp-Deduplizierung) für Hochrechnung und Überwachung der Migration betrachten Fallback Szenarien Überprüfung Vollständigkeit und Korrektheit der Migration (Dokumenten, Seiten, Annotationen) Speicherung der Annotationen in FileNet IS in separaten Tabellen (MKF), so dass ein Quell- Zielsystem-Vergleich nur indirekt und umständlich möglich war laufende Überwachung der Staging Area in FileNet P :06

14 Herausforderungen und Erfolgsfaktoren Frühzeitige Planung Start der Planungen in 2012 Ausreichend Zeit für die Migration Agiles Projektvorgehen hat sich hervorragend bewährt Leistungsstarkes Migrationswerkzeug CENIT emigrator Deltamigrationen Quellsystem- und Zielsystem war CENIT bestens bekannt Hochmotiviertes Projektteam von Badenia und CENIT Bewährte partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Badenia und CENIT (Zusammenarbeit im FileNet-Umfeld seit 2006!) :06

15 Fazit und Ausblick Ergebnisse Erreichte Meilensteine Kickoff Jan 2014 Start Anwendungsentwicklung Feb / Mrz 2014 Bereitstellung Testumgebung Mrz 2014 Testmigration Mai / Jun 2014 Bereitstellung Produktionsumgebung für Migration Jul 2014 Produktivmigration (täglich 01:00 23:00 Uhr) 15. Jul Okt 2014 Go Live (Big Bang) 08. Nov (Samstag) Benötigte Aufwände Badenia Projektmanagement 85 PT übergreifende Kommunikation 110 PT Fachbereich 55 PT Entwicklung 300 PT Infrastruktur 50 PT Stabilität seit Produktionseinsatz FileNet P8 sehr gut Unverändert: sehr gute Ladezeiten für Dokumente Speicherbelegung aufgrund der Deduplizierung von 12 TB auf ca. 8 TB gesunken Initialer Consistency Check benötigte rd. 3 Monate (nur 5 Dokumente mit Auffälligkeit) Vollständigkeit und Korrektheit der migrierten Dokumente und Annotationen nachgewiesen :06

16 Fazit und Ausblick Retention Management mit IBM FileNet P8 5.2 Bordmitteln Jährliche Verlängerung Retention Time bei nicht zu löschen markierten Dokumenten (immer 16 Monate) Prüfung der Möglichkeiten für den Einsatz von CENIT ECLISO als DMS-Standardclient mit DMS-Funktionalitäten für Fachbereiche außerhalb von jbadok :06

17 Vielen Dank! Bei weiteren Fragen Artur Ott Projektleiter Deutsche Bausparkasse Badenia AG Telefon +49 (721) Deutsche Bausparkasse Badenia AG Badeniaplatz Karlsruhe Martin Altenhof Senior Consultant EIM CENIT AG Telefon +49 (711) m.altenhof@cenit.de CENIT AG Industriestraße Stuttgart :06