Information, Kommunikation, Administration (IKA) KZU Buch 1. Siegmund Dehn, Katrin Dinger, Sabine Spieß sowie ein HERDT-Autorenteam

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1 Information, Kommunikation, Administration (IKA) Siegmund Dehn, Katrin Dinger, Sabine Spieß sowie ein HERDT-Autorenteam KZU Buch 1 1. Ausgabe, Juli 2014 BS-IKA-KZU-1

2 3 IKA KZU Buch 1 3 Dateien und Ordner verwalten In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Ordner erstellen wie Sie Dateien und Ordner markieren, kopieren, verschieben und umbenennen wie Sie Dateien und Ordner löschen und mit dem Papierkorb arbeiten wie Sie Elemente komprimieren und extrahieren wie Sie Elemente auf CD/DVD brennen Voraussetzungen Grundlagen zu Laufwerken, Dateien und Ordnern Im Explorer navigieren 3.1 Wissenswertes zur Dateiverwaltung Was bedeutet Verwalten? Im Laufe der Zeit werden sich einige Dateien auf Ihrem Computer ansammeln. Damit Sie den Überblick behalten, sollten Sie sich auf Ihrer Festplatte auskennen und wissen, wie Ordner angelegt und Dateien umbenannt, kopiert, verschoben oder gelöscht werden. Diese Vorgänge werden häufig auch unter dem Begriff Dateiverwaltung zusammengefasst. Beispielsweise ist es bei einem grösseren Datenbestand sehr hilfreich, die Daten in einzelnen Ordnern strukturiert abzulegen und aussagekräftige Datei- und Ordnernamen zu vergeben. Vergeben Sie aussagekräftige Namen für Ihre Ordner und Dateien, aber vermeiden Sie nach Möglichkeit extrem lange Namen. Zu lange Namen erweisen sich bei der täglichen Arbeit häufig als unübersichtlich bzw. unhandlich. Wenn Sie Dateien und Ordner mit langen Namen auf dem Desktop oder im Explorer anzeigen lassen, werden die langen Namen möglicherweise durch drei Punkte abgekürzt angezeigt. 3.2 Eine Ordnerstruktur anlegen Regeln für die Vergabe von Datei- und Ordnernamen Datei- und Ordnernamen können aus bis zu 255 Zeichen bestehen. Folgende Zeichen sind innerhalb des Namens erlaubt: Buchstaben: A - Z sowie a - z Zahlen: 0-9 Sonderzeichen: fast alle Sonderzeichen sowie Leerzeichen (jedoch nicht am Anfang oder Ende des Namens) und Kommas Nicht erlaubt sind folgende Sonderzeichen: / \ : *? <> Buchstaben können gross- und kleingeschrieben werden. Windows unterscheidet aber nicht zwischen Gross- und Kleinschreibung. Leerzeichen am Anfang und am Ende des Namens werden automatisch entfernt. 26 HERDT-Verlag

3 Dateien und Ordner verwalten 3 Einen neuen Ordner und Unterordner erstellen Öffnen Sie den Explorer. Markieren Sie im Navigationsbereich das Laufwerk oder den Ordner, für den Sie einen neuen Unterordner erstellen möchten. Sie können auch beispielsweise innerhalb der Order Bilder, Dokumente, Musik und Videos eigene Unterordner anlegen. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Neu auf Neuer Ordner. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein und bestätigen Sie mit Ü. Erstellen Sie bei Bedarf weitere Ordner. Einen Unterordner erstellen Sie, indem Sie den Ordner im Inhaltsbereich mit Doppelklick öffnen oder indem Sie den Ordner im Navigationsbereich anklicken. Klicken Sie dann im Register Start in der Gruppe Neu auf Neuer Ordner. Neu erstellte Unterordner des Ordners Verträge HERDT-Verlag 27

4 3 IKA KZU Buch Dateien und Ordner umbenennen Namen von Dateien und Ordnern ändern Ganzen Namen überschreiben Einzelne Buchstaben ändern Klicken Sie im Inhaltsbereich zweimal nacheinander (kein Doppelklick!) auf den Datei- bzw. Ordnernamen. Der gesamte Name erscheint markiert. Alternativ können Sie im Register Start, Gruppe Organisieren, auf Umbenennen klicken, um den Namen zu überschreiben. Geben Sie einen neuen Namen ein. Klicken Sie zweimal nacheinander (kein Doppelklick!) auf den Datei- bzw. Ordnernamen. Klicken Sie an die Stelle des Namens, an der die Veränderung erfolgen soll. Hierdurch wird der Cursor entsprechend platziert. Ergänzen Sie den Namen durch Eingabe des gewünschten Zeichens oder Textes. oder Löschen Sie einzelne Zeichen mit! bzw. R. Buchstabenfolge markieren und überschreiben Bearbeitung abschliessen Soll eine Buchstabenfolge eines Namens überschrieben oder gelöscht werden, können Sie die Zeichenfolge zuvor markieren. Klicken Sie mit der Maus auf den Anfang bzw. das Ende der Zeichenfolge, die markiert werden soll, und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie die Maus an das Ende bzw. den Anfang der Zeichenfolge. Überschreiben Sie die Markierung, indem Sie einen anderen Text eingeben. Bestätigen Sie die Eingabe mit Ü. oder Klicken Sie in einen freien Bereich des Explorers. 3.4 Dateien und Ordner markieren Wozu dient das Markieren? Vor dem Ausführen von Aktionen (wie dem Kopieren und Verschieben von Dateien bzw. Ordnern) müssen die entsprechenden Dateien markiert sein. Hierfür stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Eine einzelne Datei bzw. einen Ordner markieren Sie durch einfaches Anklicken. Wenn eine Aktion wie das Verschieben oder Kopieren auf mehrere Dateien oder Ordner gleichzeitig wirken soll, müssen Sie zuvor alle betreffenden Dateien und Ordner markieren. Es können immer nur Dateien und Ordner innerhalb eines Ordners markiert werden. 28 HERDT-Verlag

5 Dateien und Ordner verwalten 3 Dateien/Ordner mit einem Markierungsrahmen markieren Klicken Sie mit der Maus auf eine freie Stelle und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie den Mauszeiger über die Elemente, die markiert werden sollen. Beim Markieren wird ein blauer Markierungsrahmen angezeigt. Alle Dateien/Ordner, die vom Markierungsrahmen erfasst werden, werden ebenfalls blau hervorgehoben. Lassen Sie die Maustaste los, sobald alle zu markierenden Elemente blau dargestellt werden. Markierungsrahmen Aufeinanderfolgende Dateien/Ordner markieren Mithilfe von H lassen sich sehr schnell mehrere aufeinanderfolgende Dateien markieren. Klicken Sie auf die erste Datei. Klicken Sie anschliessend bei gleichzeitiger Betätigung von H auf die letzte Datei, die in der Markierung enthalten sein soll. Mehrere unabhängige oder alle Dateien/Ordner markieren Betätigen Sie " und halten Sie diese Taste gedrückt. Markieren Sie durch einfaches Anklicken den ersten zu markierenden Eintrag. Klicken Sie nacheinander auf alle Dateien/Ordner, die zusätzlich markiert werden sollen. oder Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Auswählen auf Alles auswählen, um alle vorhandenen Dateien und Elemente zu markieren. Markierungen aufheben Gesamte Markierung aufheben Markierung für einzelne Objekte aufheben Klicken Sie auf eine freie Stelle. oder Register Start, Gruppe Auswählen, Nichts auswählen Klicken Sie bei gleichzeitiger Betätigung von " nacheinander auf die Objekte, deren Markierung aufgehoben werden soll. HERDT-Verlag 29

6 3 IKA KZU Buch Dateien mit der Maus verschieben und kopieren Datei in einen Ordner verschieben Um beispielsweise mehrere Dateien aus einem persönlichen Ordner in einen neuen Ordner zu verschieben, gehen Sie wie folgt vor: Variante 1 Öffnen Sie den Ordner und markieren Sie eine Datei oder mehrere Dateien. Ziehen Sie die markierten Dateien bei gedrückter linker Maustaste auf den Ordner, in den sie verschoben werden sollen. Der Ordner wird dabei farbig hervorgehoben und ein Pfeilsymbol mit einem Infotext wird am Mauszeiger eingeblendet. Lassen Sie die Maustaste über dem Ordner los. Variante 2 Klicken Sie nach dem Markieren der Dateien im Register Start in der Gruppe Organisieren auf Verschieben nach. Wählen Sie einen Speicherort aus, in den die Dateien verschoben werden sollen. Mehrere Dateien in einen Ordner verschieben Dateien kopieren Öffnen Sie den Ordner und markieren Sie eine Datei oder mehrere Dateien. Halten Sie " gedrückt und ziehen Sie die markierten Dateien bei gedrückter linker Maustaste auf den Ordner, in den sie kopiert werden sollen. Lassen Sie erst die Maustaste und dann " wieder los. oder Klicken Sie nach dem Markieren der Dateien im Register Start, Gruppe Organisieren, auf Kopieren nach und wählen Sie einen Speicherort für die Dateien aus. 30 HERDT-Verlag

7 Dateien und Ordner verwalten 3 Beim Kopieren grosser Datenmengen, das mehrere Minuten dauert, haben Sie die Möglichkeit, den Kopiervorgang zu unterbrechen ( ), nach einer Pause fortzusetzen ( ) oder das Kopieren abzubrechen ( ). Die Bedeutung der Mauszeigersymbole Durch den am Mauszeiger eingeblendeten Infotext wird beim Ziehen der Maus die Aktion beschrieben und der Zielordner eingeblendet. Mauszeiger Erläuterung Verschieben: Standardmässig wird verschoben, wenn sich Ursprung und Ziel auf demselben Laufwerk befinden. Kopieren: Standardmässig wird kopiert, wenn sich Ursprung und Ziel auf verschiedenen Laufwerken befinden. Unzulässiger Ort: Wenn der Mauszeiger diese Form annimmt, kann das Objekt an der aktuellen Position nicht platziert werden. Lassen Sie hier die Maustaste los, wird der Verschiebe-/Kopiervorgang nicht durchgeführt; das Objekt bleibt unverändert an der ursprünglichen Position. Zwischen zwei Laufwerken wird kopiert, innerhalb des gleichen Laufwerks verschoben. Um zu kopieren, statt zu verschieben, halten Sie " gedrückt. Um zu verschieben, statt zu kopieren, halten Sie H gedrückt. Beim Verschieben oder Kopieren von Ordnern werden automatisch alle darin enthaltenen Unterordner und Dateien mit verschoben bzw. kopiert. Laufwerke können nicht verschoben oder kopiert werden. Beim Versuch, ein solches Objekt zu verschieben, erzeugt Windows eine Verknüpfung. Dateien über den Navigationsbereich verschieben Sie können Dateien oder Ordner auch verschieben, indem Sie sie aus dem Inhaltsbereich des Explorers auf einen Ordner im Navigationsbereich ziehen. Markieren Sie im Inhaltsbereich die Elemente, die Sie kopieren/verschieben möchten. Verschieben Sie mit der Bildlaufleiste eventuell den angezeigten Ausschnitt im Navigationsbereich so, dass das gewünschte Ziel zu sehen ist. Um Elemente in einen Unterordner auf dem gleichen Laufwerk zu verschieben, ziehen Sie diese auf den Hauptordner, halten die Maustaste gedrückt, bis die Unterordner eingeblendet werden, und legen dann die Elemente auf den gewünschten Unterordner ab. Halten Sie beim Ziehen " gedrückt, werden die Elemente kopiert. HERDT-Verlag 31

8 Dateien und Ordner verwalten 3 Variante 1 Geben Sie im Feld einen Namen für die CD/DVD ein. Wählen Sie anschliessend die Option, um mehrfach Dateien hinzufügen oder löschen zu können (Livedateisystem), und klicken Sie auf Weiter. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CD/DVD-Laufwerk und wählen Sie Auf Datenträger brennen. Aktivieren Sie im folgenden Dialogfenster das Kontrollfeld und klicken Sie auf Weiter, um den Brennvorgang zu starten. Variante 2 Geben Sie im Feld einen Namen für die CD/DVD ein. Wählen Sie die Option, um die CD/DVD einmalig und dauerhaft mit Dateien zu beschreiben (Mastered), und klicken Sie auf Weiter. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CD/DVD-Laufwerk und wählen Sie Auf Datenträger brennen. Aktivieren Sie im folgenden Dialogfenster das Kontrollfeld und klicken Sie auf Weiter, um den Brennvorgang zu starten. CD/DVD-Format bestimmen und Dateien kopieren Unterscheidung zwischen Livedateisystem und Mastered Welches Format Sie auswählen, hängt unter anderem vom Betriebssystem ab, unter dem die CD bzw. DVD anschliessend verwendet werden soll, sowie vom Verwendungszweck. Format Livedateisystem Mastered Verwendungszweck Brennen von beliebigen Dateien und Verwendung auf einem Computer mit Windows XP, Vista sowie Windows 7 oder Windows 8 bzw. Windows 8.1 Möglichkeit zum Hinzufügen und Löschen von Dateien Brennen von beliebigen Dateien und Verwendung auf einem Computer mit einem Windows-Betriebssystem vor Windows XP Brennen von Dateien, die auf einem CD-, DVD- oder Blu-Ray- Disc-Player abgespielt werden sollen HERDT-Verlag 37

9 3 IKA KZU Buch Das Kontextmenü im Explorer verwenden Letzte Aktionen rückgängig machen Haben Sie Änderungen vorgenommen, wie beispielsweise das Kopieren, Verschieben bzw. Löschen eines Ordners oder einer Datei, können Sie diesen Vorgang rückgängig machen. Klicken Sie unmittelbar nach der Aktion mit der rechten Maustaste im Inhaltsbereich auf einen freien Bereich. Rufen Sie den Kontextmenüpunkt Aktion rückgängig machen auf. Haben Sie eine Aktion rückgängig gemacht, können Sie über den Kontextmenüpunkt Aktion wiederholen die rückgängig gemachte Aktion wiederherstellen. Umbenennen, Ausschneiden, Kopieren, Einfügen und Löschen Für diese Aktionen stehen Ihnen ebenfalls für markierte Dateien und Ordner im Kontextmenü die entsprechenden Befehle zur Verfügung. Der Befehl Einfügen steht zur Verfügung, sobald Sie ein Element kopiert und einen Zielort ausgewählt haben. Den Kontextmenüpunkt Senden an verwenden Mithilfe des Kontextmenüpunktes Senden an können Sie schnell eine Datei auf andere Laufwerke oder in den Ordner Dokumente kopieren. Markieren Sie die betreffenden Dateien oder Ordner und klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie den Kontextmenüpunkt Senden an. Klicken Sie im Untermenü auf den gewünschten Zielort. 38 HERDT-Verlag

10 Dateien und Ordner verwalten Schnellübersicht Sie möchten im Explorer einen neuen Ordner erstellen eine Datei oder einen Ordner umbenennen Dateien oder Ordner markieren Dateien oder Ordner verschieben Dateien oder Ordner kopieren Dateien über die Zwischenablage kopieren oder verschieben Dateien oder Ordner löschen den Löschvorgang rückgängig machen Dateien oder Ordner aus dem Papierkorb wiederherstellen den Papierkorb leeren Dateien in ZIP-Ordnern ablegen alle Dateien aus einem ZIP-Ordner extrahieren Dateien oder Ordner auf CD/DVD brennen Im Navigationsbereich den Ort markieren, an dem ein neuer Ordner erstellt werden soll, Register Start, Gruppe Neu, Neuer Ordner Datei zweimal nacheinander anklicken, neuen Namen eingeben Mit gedrückter linker Maustaste im Inhaltsbereich einen Markierungsrahmen um die entsprechenden Elemente ziehen Entsprechende Elemente markieren, mit gedrückter linker Maustaste an neuen Speicherort ziehen Entsprechende Elemente markieren, " gedrückt halten, mit gedrückter linker Maustaste an neuen Speicherort ziehen Dateien kopieren: " c oder Kopieren Dateien ausschneiden: " x oder Ausschneiden Dateien einfügen: " v oder Einfügen Dateien markieren,! betätigen " z Doppelt auf das Symbol Papierkorb auf dem Desktop klicken, im Kontextregister Verwalten, Gruppe Wiederherstellen, Ausgewählte Elemente wiederherstellen oder Alle Elemente wiederherstellen Kontextregister Verwalten, Gruppe Verwalten, Papierkorb leeren Dateien markieren, mit rechter Maustaste klicken, Senden an - ZIP-komprimierter Ordner ZIP-Ordner öffnen, Kontextregister Extrahieren, Alle extrahieren CD/DVD einlegen, Dateien markieren, Register Freigeben, Gruppe Senden, Auf Datenträger brennen, Datenträgername eingeben und Format wählen, Rechtsklick auf CD/ DVD-Laufwerk, Auf Datenträger brennen HERDT-Verlag 39

11 3 IKA KZU Buch Übungen Übung 1: Ordnerstruktur anlegen Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Neue Ordner erstellen Dateien kopieren Dateien umbenennen, löschen und wiederherstellen Notwendige Kenntnisse Im Explorer navigieren Übungsdateien Pflanze_1, Pflanze_2, Pflanze_3, Pflanze_4 Öffnen Sie im Explorer den Ordner Bilder. Erstellen Sie im Ordner Bilder zwei Unterordner mit dem Namen Pflanzen bzw. Tiere. Kopieren Sie die Übungsdateien Pflanze_1, Pflanze_2, Pflanze_3 und Pflanze_4 in den erstellten Ordner Pflanzen. Benennen Sie ein beliebiges Bild um. Löschen Sie zwei beliebige Bilder aus dem Ordner Pflanzen. Öffnen Sie den Papierkorb und stellen Sie die zuvor gelöschten Bilder wieder her. Übung 2: ZIP-Ordner erstellen Level Zeit ca. 5 min Übungsinhalte Dateien komprimieren Notwendige Kenntnisse Im Explorer navigieren Öffnen Sie im Explorer den Ordner Bilder. Öffnen Sie den Ordner Pflanzen und markieren Sie alle dort vorhandenen Bilder. Markieren Sie alle vorhandenen Bilder und erstellen Sie einen ZIP-Ordner namens Pflanzen_Bilder. Öffnen Sie den erstellten ZIP-Ordner und überprüfen Sie seinen Inhalt. 40 HERDT-Verlag

12 Impressum Matchcode: BS-IKA-KZU-1 Autoren: Siegmund Dehn, Katrin Dinger, Sabine Spieß sowie ein HERDT-Autorenteam Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, Juli 2014 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit grosser Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstösse bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstösse ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstössen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.