Dokument-Link Voraussetzungen: Ihr Nutzen: Inhalt: 1. Grundeinstellung... 2 Dokument als Link per Mail versenden... 3

Transkript

1 Dokument-Link Voraussetzungen: ab SOL-IT Cubes Version CuFiS (CubesFileSystem) als Dokumentenspeicher CubesWebService als Schnittstelle ins Internet CubesDataService als BusinessLogic der SOL-IT Cubes Ihr Nutzen: Sie haben die Sorge los, dass der Empfänger ev. große Dateianhänge nicht empfangen kann, denn er bekommt nur einen Download-Link. Sie können sich einen FTP-Zugang auf Ihre Dokumente glatt sparen. Sicherer Ersatz für: DropBox und Skydrive diese sind in aller Munde, jedoch aus Sicherheitsgründen abzulehnen. Gestalten Sie sich Ihre unternehmensweite Private-Project-Cloud. Inhalt: 1. Grundeinstellung Berechtigung Dokument als Link per Mail versenden Download-Objekt Dokument-Link in die Zwischenablage kopieren Verwendung bei Reports Allgemeines Journal-Eintrag...13 Stand, Jänner 2015

2 1. Grundeinstellung 1.1. Berechtigung Damit Sie die Nachrichten, die Dokument-Links enthalten, lesen können, muss ein Administrator unter Administration / Benutzerverwaltung folgende Berechtigungen vergeben werden: Erstellen, Ändern und Lesen vom Download Und Erstellen, Ändern und Lesen vom Download-Objekt Hinweis: die hier angeführte Berechtigung ist notwendig, da es sonst zu fehlenden Berechtigungen beim Lesen von Mail-Nachrichten kommt. 2

3 2. Dokument als Link per Mail versenden Wenn Sie die Dokumente, die Sie versenden möchten, ausgewählt (markiert) haben, können Sie mittels dem rechten Maus-Menü bestimmen, wie Sie Ihre Dokumente versenden möchten. Nun haben Sie die Möglichkeit, zu entscheiden, wie sie Ihre Dokumente versenden möchten, als Anlage oder als Dokument-Link. Falls Sie mehrere Dokumente markiert haben und diese als Link versenden möchten, stehe Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: Für die Ausgewählten Dokumente einen gemeinsamen Link einfügen Für jedes Dokument einen Link einfügen Für jedes Dokument (Link) wird automatisch ein Zeilenumbruch im Text der Nachricht erstellt. Wenn Sie eine dieser Optionen wählen, können Sie die Gültigkeit bestimmen wie lange die Daten dem Empfänger zur Verfügung stehen. Sobald Sie Ihre Auswahl mit OK bestätigen, wird automatisch eine -Nachricht erstellt. Wenn Sie Ihre Dokumente als HTML-Link versenden, werden die Dokumente 3

4 nicht mehr als Anlage angehängt. Wie Sie in der unteren Abbildung sehen können, werden die Anlagen zwar befüllt, jedoch grau hinterlegt angezeigt und ein Download- Objekt für alle ausgewählten Dokumente wird eingefügt. Dokument-Links werden zur Nachverfolgung als Anlagen angezeigt Dokumente werden als Link eingefügt Eine weitere Möglichkeit, die Dokumente als HTML-Link zu versenden ist direkt aus einer -Nachricht. In der Menüleiste des geöffneten s können Sie über das Symbol die Dokumente als Download-Link einfügen. Nachdem Sie nach den gewünschten Dokumenten gesucht und die Gültigkeit bestimmt haben, werden diese in das eingefügt. Hinweis: Ist das obige Symbol in Ihre Menüleiste oder unter Aktionen nicht zu sehen, können Sie Ihre Symbolleiste anpassen und das Symbol anzeigen. Detaillierte Informationen dazu finden Sie in der Beschreibung Unternehmensweite Symbolleiste Tipp: Dokument-Link können Sie mit der Tastenkombination Strg+V oder über den Menüpunkt Einfügen in eine -Nachricht einfügen. Hinweis: Über Drag&Drop aus dem Projekt heraus ein oder mehrere Dokument- Links in eine Mail-Nachricht einzufügen ist derzeit noch nicht möglich, wir arbeiten gerade daran und diese Funktion wird Ihnen auch in Kürze zur Verfügung stehen. 4

5 2.1. Download-Objekt Durch das Versenden von Dokumenten als Link per Mail wird der Objekttyp Download erstellt. Mit einem Klick auf die Dokument-Anlage einer Mail-Nachricht wird ein neuer Objekttyp Download geöffnet. Die Bezeichnung wird automatisch vergeben und setzt sich aus allen Dokument-Bezeichnung zusammen. Über das Register Download-Journal werden die einzelnen Download-Objekte (nicht die Dokumente) angezeigt. Hier sehen Sie auch, welche Person die Datei, die Sie per Link versendet haben, heruntergeladen hat. Hinweis: Bei einem Klick auf einen Download-Link innerhalb einer empfangenen - Nachricht wird die im Link enthaltene Datei heruntergeladen, als Dokument in die SOL-IT Cubes importiert und als Anlage der -Nachricht zugeordnet. 5

6 3. Dokument-Link in die Zwischenablage kopieren Über das rechte Mausmenü steht Ihnen eine weitere Option zur Verfügung. Sie können die ausgewählten Dokumente als Link in die Zwischenablage kopieren und in jede beliebige Anwendung wie z. B. in eine -Nachricht oder in ein Word-Dokument (bzw. alle MS Office-Anwendungen) einfügen. So können Sie beispielweise Ihre Dokumente untereinander verlinken. Wählen Sie zuerst die gewünschte Version des Dokuments aus und setzen Sie die Gültigkeit (Verfügbarkeit für den Empfänger) des Dokuments fest. Hinweis: Diese Funktion kann auch dafür genutzt werden, damit Dokumente innerhalb der SOL-IT Cubes auf einander verweisen. 6

7 Tipp: In den zugeordneten Dokumenten der SOL-IT Cubes haben Sie bereits die Möglichkeit, Dokumente zu importieren oder diese zu verlinken. Jetzt können Sie auf die verlinkten Dokumente mit dem Befehl "Link in die Zwischenablage kopieren" Download- Links erstellen. 4. Verwendung bei Reports Sie können Links auf Dokumente auch in den versch. Auswertungen und Reports der SOL-IT Cubes einbauen. Diese Links stehen Ihnen auch beim Erstellen von PDF- Dokumenten zur Verfügung. Listen Sie in einem Report Dokument auf, haben Sie 3 Möglichkeiten um einen Link darauf einzufügen: Letzte revisionierte Version Letzte Version Eine bestimmte Version Für den allgemeinen Umgang mit Reports steht Ihnen die Beschreibung reportpi - Erstellung von Auswertungen jederzeit zur Verfügung. 7

8 Über das Register Properties / Eigenschaften und der Auswahl des Reports, muss im Register Code unter dem Eintrag using folgendes eingegeben werden: using SolIT.Data.Base; using SolIT.Data.Dms; using SolIT.UI.Base; using DataObjects.NET; 8

9 Weiters ist unter dem Eintrag namespace / public class Report folgendes einzugeben: publicsolit.ui.base.iframecube FrameCube; 9

10 Danach sind beim Eintrag Referenced Assemblies über das Symbol diese Einträge hinzuzufügen: DataObjects.Net.Dll basecubedata.dll dmscubedata.dll basecubeui.dll Als weiteren Schritt ist nun das gewünschte Textfeld zu markieren und über das Register Properties / Eigenschaften, mit einem Klick auf das Symbol Blitzsymbol für die Events / Ereignisse zu öffnen., das Menü 10

11 Somit kann beim Get Value eingetragen werden: folgendes string doclink = SolIT.Data.Dms.Document.GetLink(FrameCube.Context, (Int64)doDocumentLink.id, -1); if(doclink!= "") { // Hier wird der Hyperlink eingefügt und als Tooltip zusätzlich angezeigt StiComponent comp = sender as StiComponent; comp.hyperlinkvalue = doclink; comp.tooltipvalue = doclink; } e.value = dodocumentlink.label; 11

12 Die in diesem Text grün dargestellte Textpassage zeigt Ihnen die 3 möglichen Varianten eines Dokuments-Links an: Option Erklärung -1 Letzte Version des Dokuments -2 Letzte revisionierte Version des Dokuments ID Eine bestimmte Version des Dokuments Damit der Dokument-Link auch als solcher erkennbar ist, ist das entsprechende allgemeine gültige Format (unterstrichen und blau) zu definieren. Dies geht am schnellsten über folgende Format-Einstellung: 12

13 5. Allgemeines 5.1. Journal-Eintrag Damit Sie immer den Überblick bewahren, welche Dokumente als Link bereitgestellt wurden und ob diese auch vom Empfänger runtergeladen wurden, haben wir den Journal-Eintrag um zwei weitere Positionen erweitert. Über die Aktion Download im Journal können Sie nachvollziehen, ob per Link bereitgestelltes Dokument von Benutzer runtergeladen wurde. Über die Aktion Downloadlink generiert wird Ihnen ersichtlich, ob ein Dokument als Link eingefügt bzw. versendet wurde. Hinweis: Zum Journal gelangen Sie auf folgende Weise: Markieren Sie das Dokument, das Sie per Link versendet haben und wählen Sie im rechten Mausmenü das Symbol Eigenschaften. Klicken Sie im Menü Aktionen im Eigenschaftsfenster auf Verlauf. Damit wird sich Ihnen ein zusätzliches Fenster öffnen, im dem auf der linken Seite die Einträge Download und Downloadlink generieren sichtbar sind. Abhängig davon welchen Eintrag Sie auswählen, wird Ihnen angezeigt, wer sich das Dokument abgeholt oder wer den Link generiert hat. 13

14 Hinweis: Der Journal-Eintrag bezieht sich auf die Bereitstellung des Dokumentlinks und nicht auf den tatsächlichen Versand des Links! D. h. der Journaleintrag kann u. U. (wenn das Mail z. B. gar nicht verschickt wird) auch eine nicht verschickten Link andeuten. 14