Formulare in Outlook erstellen Handout Kunde

Transkript

1 Screenshot 1 Outlook Formulare - Basiswissen 1. Ein Beispiel - Urlaubsantrag mit Mini-Workflow Die Idee: Ein Mitarbeiter öffnet das Formular, füllt es entsprechend aus und sendet es an seinen Vorgesetzten. Ist dieser einverstanden, dann geht er auf Antworten, klickt auf genehmigt und sendet. Durch die Voreinstellung geht das Formular automatisch an Personal.

2 Es gibt zwei Arten von Formularen Typ 1: Freiverfügbare Formulare, die man mit Datei -> Neu -> Formular auswählen startet, bearbeitet und dann normalerweise inkl. Formular versendet. Diese Formulare sind (entsprechend vorbereitet) bestens geeignet Arbeitsabläufe zu unterstützen. Sie werden auf dem Exchange Server im Bereich organisatorische Formulare bereitgestellt oder auf dem Teamlaufwerk durch Speicherung als OL Formatvorlage (*.oft). Typ 2: Formulare, die fest mit Outlookordnern verbunden sind und benutzt werden, um die darin gespeicherten Objekte anzuzeigen. Z.B. werden durch diese Festlegung alle Objekte im Posteingang mit dem -Formular angezeigt. Entwicklung / Bereitstellung von OL Formularen Ist ein in OL frei verfügbares Vorgehen, das damit beginnt, ein Formular zu öffnen, in den Entwurfsmodus umzuschalten, das Formular zu gestalten und es zuletzt zu veröffentlichen (um es anderen bereitzustellen).

3 Screenshot 2 Der Urlaubsantrag als Beispielformular 2. Urlaubsantrag mit Drop-down-Feld, Ankreuz- u. Datumsfeld Welche Möglichkeiten gibt es? Das Formular basiert auf dem Standard Mail Formular. Der Bereich für die Eingabe des Mailtextes wurde hier entfernt. Die Felder unterhalb von Betreff wurden hinzugefügt. Ein Drop-Down-Feld, in dem die verschiedenen Urlaubsarten gewählt werden können. Datumsfelder, die mit fester Formatierung so eingerichtet sind, dass die Eingabe immer zu einem gültigen Datum führt (z.b. wird aus 20 als Eingabe 20.MM.JJJJ, wobei MM und JJJJ automatisch aktueller Monat und Jahr sind) Ankreuzfelder Wenn genehmigt angehakt ist, erscheint hier beim Versenden automatisch die Mailadresse des Versenders, z.b. des Vorgesetzten (nicht änderbar) Hier wird die Voreinstellung aus Optionen -> Antwort senden an angezeigt (diese Adresse wird automatisch benutzt, wenn nach Empfang dieses Formulars geantwortet wird)

4 Screenshot 3 und 4 Der Entwurfsmodus 3. Der Start aus einem vorhandenem Formular 4. Das Entwurfsfenster Wie wird er gestartet? Tipp: Schalten Sie vorübergehend für die Dauer der Entwurfsarbeit unter Extras -> Optionen -> -Format mit Word bearbeiten aus. Denken sie ggf. daran es wieder einzuschalten. Wenn Sie ein neues organisatorisches Formular gestalten wollen, ist es meist sinnvoll mit einem bereits vorhandenen zu starten und dies zu modifizieren bzw. zu erweitern (z.b. in unserem Falle ist die Basis das Standard Mail Formular) Öffnen Sie ein Formular z.b. im Posteingang über <Neu> und wählen Sie unter Extras -> Formulare -> Dieses Formular entwerfen Es öffnet sich das Entwurfsfenster mit spezifischer Symbolleiste, Positionierungsraster, ggf. mehreren Formularseiten, Feldern und zusätzlichen Seiten mit weiteren Informationen und Möglichkeiten zur Einstellung von Optionen.

5 Screenshot 5 und 6 Das fertige Formular bereitstellen 5. Formular veröffentlichen (links oben) 6. Orte, wo Formulare bereitgestellt werden können Ein neues Formular veröffentlichen Klicken Sie auf Formular veröffentlichen (siehe Screenshot 5), wählen Sie den Ablage-Ort aus und vergeben Sie einen Namen Bibliothek für persönliche Formulare: Standard Angebot von Outlook. Diese Formulare können nur Sie selbst nutzen. Bibliothek für organisatorische Formulare: hier liegen die Formulare für alle, die auf den Exchange Server zugreifen. Um Formulare hier abzulegen, benötigen Sie die entsprechende Berechtigung (-> Administrator). Tipp: Alternativ können Sie Formulare durch Datei -> Speichern unter mit dem Typ Outlook Formulare (*.oft) ablegen oder als Anlage versenden (z.b. auch um dem Administrator zu ermöglichen das Formular bereitzustellen) Ein bestehendes Formular veröffentlichen Wie oben, aber das Formular wird automatisch dort gespeichert, von wo es geladen wurde.

6 Für andere Orte klicken Sie Extras -> Formulare -> Formular veröffentlichen unter Formulare in Outlook erstellen Handout Kunde

7 Screenshot 7 und 8 Organisatorische Formulare 7. Eigenschaften Elemente mit Beschreibung senden Wichtige Einstellungen vor dem Versenden Damit jeder Empfänger das Formular nutzen kann, ohne dass er direkt Zugriff hat, muss das Formular so eingerichtet werden, dass es als Nachricht versendet werden kann: Reiter Eigenschaften -> Element mit Beschreibung senden (im rechten Bildrand) Jedes Formular das auf dem Mail-Formular basiert kann eine Definition haben, die beim Erstellen und eine, die beim Lesen der Nachricht benutzt wird. Wichtig: Für Formulare, die als Nachricht versandt werden, müssen diese identisch sein: Unter Extras -> Formular -> Separates Leselayout inaktivieren ansonsten erscheint das Formular beim Empfänger nicht in gewünschter Form 8. Eigenschaften Elemente mit Beschreibung senden

8 Screenshot 9 und 10 Das Arbeiten mit Formularen Zugriff auf gespeicherte Formulare Gehen Sie über Datei -> Neu-> Formular auswählen oder die Liste neben dem Symbol <Neu> links oben, dann auf Formular auswählen, wählen Sie den Speicherort (z.b. Bibliothek für organisatorische Formulare) und öffnen Sie das entsprechende Formular Formulare, die auf dem Teamlaufwerk als OL- Vorlage (*.oft) abgelegt sind, öffnen Sie einfach durch Doppelklick 9. Zugriff auf Formulare 10. Icon Formular auswählen Schnellzugriff via Icon Bei häufigem Zugriff auf die Formularbibliotheken einfachen Icon Formular auswählen in die Menüleiste integrieren Unter Ansicht > Symbolleisten > Anpassen - > Extras den Befehl Formular auswählen auswählen und mit der linken Maustaste in die Menüleiste ziehen jetzt ist der Icon immer verfügbar

9 Screenshot 11 und 12 Die Gestaltung von Formularen 11. Die Werkezugleiste 12. Werkzeugsammlung Die Werkzeugleiste Wollen Sie im Entwurfsmodus eigene Felder einfügen, so benötigen Sie die Werkzeugleiste - öffnen über das Symbol Steuerelement- Toolbox Ein Feld mit festem Text (nicht änderbar) Ein Feld, das textliche oder ziffernbasierte Informationen aufnimmt. Es kann gegen Veränderung gesperrt werden Eine Dropdown-Liste, die verschiedene Texte zur Auswahl anbietet. Keine freie Eingabe und nur eine Auswahl möglich Eine Liste von Angaben, die normalerweise alle sichtbar sind. Ggf. auch mehrere wählbar Ankreuzfeld (an/aus, unabhängig von anderen) Markierung (Radio-Button). In einer Gruppe ist automatisch immer nur eine markiert In dieses Feld kann ein Bild oder eine Grafik geladen werden - die restlichen Felder bedürfen einer Makroprogrammierung

10 Screenshot 13 Die Gestaltung von neuen Feldern 13. Das Eigenschaftenfenster und der Button Eigenschaften Ein neues Feld Klicken Sie auf eines der Symbole in der Werkzeugleiste, gehen Sie mit der Maus im Raster auf die gewünschte obere Ecke des Feldes, drücken und halten Sie die linke Maustaste und ziehen Sie nach rechts unten, bis das Feld die gewünschte Ausdehnung hat Wenn Sie die Maustaste loslassen, ist das neue Feld platziert und markiert - an den Ziehpunkten können sie noch korrigieren bzw. das ganze Feld nach Drücken mit der linken Maustaste auf den Rand verschieben. Tipp: Das gilt auch für vorhandene Felder Die Eigenschaften eines Feldes Jeder Feldtyp hat spezifische Eigenschaften, die Sie gestalten können, wenn Sie innerhalb eines Feldes die rechte Maustaste klicken und Eigenschaften wählen

11 Wenn ein Feld markiert ist klicken Sie in der Symbolleiste rechts auf Eigenschaften Formulare in Outlook erstellen Handout Kunde

12 Screenshot 14, 15 und 16 Vorhandene und neue Felder (eigene Daten) 15. Feldauswahlliste 16. Eigene Felder definieren 14. Button Feldauswahl Vorhandene Outlook-Felder Aus der Feldauswahl-Liste können Sie vorhandene Felder in das Formular ziehen. Die Gestaltung ist bereits definiert, kann aber geändert werden. Die vorgestellte Beschreibung und das Feld selbst sind gruppiert (zusammenhängend). Die Informationen werden dann jeweils von Outlook in diesem Feld bereitgestellt bzw. intern gespeichert, wenn sie geändert werden. Eigene Felder in einem Formular Sie können eigene Felder definieren in denen Werte gespeichert werden können (analog einer Zelle in Excel). Nach Klick auf Neu können Sie dem Feld einen Namen geben, den Typ wählen und festlegen wie der Inhalt abhängig vom Typ dargestellt (formatiert) werden soll. Bei der Verwendung eines solchen Formulars speichert Outlook auch diese Feldinhalte mit

13 dem entstandenen Objekt (z.b. ) und stellt Sie nach erneutem Öffnen wieder bereit. Formulare in Outlook erstellen Handout Kunde

14 Screenshot 17 Gestaltung von Feldern 17. Eigenschaften Der Reiter Anzeige Der Eintrag im Feld Name nicht ändern - dieser Eintrag ist nur relevant, wenn Sieprogrammieren Hier können Sie das Feld pixelgenau positionieren und bemessen Hier werden Schriftart und Gestaltung festgelegt Hier können Sie weitere Festlegungen treffen die meisten sind selbsterklärend z. B. Aktiviert: das Feld kann ausgewählt werden. Schreibgeschützt: Feldinhalt nicht zu ändern Der Reiter Wert Festlegung des Datenfeldes (Siehe oben) Sie können einen Startwert (z. B. 1 Tag Urlaub) festlegen Der Reiter Gültigkeitsprüfung Sie können den Inhalt vor dem Speichern prüfen lassen und Fehlermeldungen

15 generieren dies erfordert allerdings Grundkenntnisse der Programmierung Formulare in Outlook erstellen Handout Kunde