Einrichtung Exchange 2010 mit Outlook 2007:

Transkript

1 Einrichtung Exchange 2010 mit Outlook 2007: (Profil & Konten; Autodiscovery; manuelle Konfiguration) Exchange 2010 & Outlook 2007 Auch mit Outlook 2007 lässt sich der Exchange Server 2010 verbinden, jedoch ist die Kompatibilität nicht 100% deckungsgleich wie mit der Kombination Exchange/Outlook Sie können Termine in Kalendern anlegen, Besprechungsanfragen verschicken, Aufgaben verwalten und Resourcen buchen. Zusätzlich können Sie Ihren Kalender und einzelne Teile Ihres Postfaches einem bestimmten Personenkreis zur Einsicht/Bearbeitung freigeben oder Stellvertretungen einrichten. Dadurch wird die Kommunikation und Terminplanung in Ihrer Abteilung erheblich erleichtert. Diese Anleitung ist für Outlook Für Outlook 2010 oder Mac Outlook 2011, siehe entsprechende Anleitungen. Bitte beachten Sie, dass es keine Kompatibilität mit Outlook 2003 gibt. Vorabinformation Exchange ist ein -Konto, während Outlook ein -Client/Programm ist. Um mit dem Programm Outlook 2007 das Exchangekonto abrufen zu können, muss in Outlook ein Profil mit einem -Konto konfiguriert werden. Hierfür gibt es, abhängig davon an welchem Rechner Sie angemeldet sind, drei verschiedene Herangehensweisen: Vollständige Autodiscovery: Bei Anmeldung mit ZIMK-Benutzernamen an einem Rechner in der Domäne uni-trier.de (z.b. im Büro). Teilweise Autodiscovery: Bei Rechnern, die nicht in der Domäne uni-trier.de eingetragen sind (z.b. zu Hause oder mit Privat-Notebook am Campus). Manuelle Konfiguration: Falls eine Autodiscovery fehlgeschlagen ist, der VPN-Client darf nicht verbunden sein. Exchange 2010 & Outlook 2007 Seite 1

2 Outlook-Profil Bevor Sie das Exchangekonto in Outlook 2007 konfigurieren, müssen Sie ein Profil anlegen. Bitte gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die Systemsteuerung indem Sie auf Start > Systemsteuerung klicken. 2. Es öffnet sich ein neues Fenster zur Systemsteuerung. Wählen Sie dann den Eintrag Mail wie unten abgebildet: 3. Wählen Sie nun im neuen Fenster Hinzufügen, vergeben Sie einen eindeutigen Namen für das zu erstellende Profil und bestätigen Sie mit OK: Outlook-Profil Seite 2

3 Konto: Vollständige Autodiscovery Mit Exchange 2010 und Outlook 2007 ist es möglich vollständig automatisch und ohne Angabe von jeglichen Daten das Exchangekonto zu erstellen. Die Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass der Rechner 1. in der Domäne uni-trier.de eingetragen ist (dies ist der Fall bei Bürorechnern) und 2. dass Sie mit Ihrem ZIMK-Benutzernamen und dem dazugehörigen Passwort an diesem Rechner angemeldet sind. Falls diese Voraussetzungen erfüllt sind, erscheint das nachfolgende Fenster bei dem Ihr Name, Ihre -Adresse und das dazugehörige Passwort bereits vom angemeldeten System vervollständigt erscheint. Um das Konto zu erstellen genügt es nun mit Weiter zu bestätigen. Das System stellt daraufhin selbstständig die Verbindung zum Exchange-Server her, meldet Sie an diesem an und erstellt das Exchangekonto. Sie Schließen den Vorgang mit Fertig stellen ab. Konto: Vollständige Autodiscovery Seite 3

4 Konto: Teilweise Autodiscovery In bestimmten Fällen ist es nicht möglich, die vorgenannte vollständige Autodiscovery-Funktion des Exchange Servers 2010 zu nutzen. Dies wird der Fall sein, wenn Ihr Recher nicht in der Domäne unitrier.de eingetragen ist, z.b. bei 1. ausgewählten Büro-PCs 2. privaten Mitarbeiter-Notebooks mit eingetragener IP-Adresse der Uni-Trier 3. Privat-PCs am/außerhalb des Campus. Im Unterschied zur vorherigen Herangehensweise werden Sie bei der teilweisen Autodiscovery dazu aufgefordert Ihren vollständigen Namen, Ihre ZIMK- -Adresse und das dazugehörige Passwort einzutragen. Sobald Sie mit Weiter bestätigen wird das Exchangekonto erstellt und Sie können den Vorgang mit Fertig stellen abschließen. Konto: Manuelle Konfiguration Falls eine der beiden vorgenannten Methoden wiederholt fehlschlagen sollte, kann es notwendig sein, Ihre Daten und die Server-Adresse manuell in das -Konto einzutragen. Hierzu wählen Sie Konto: Teilweise Autodiscovery Seite 4

5 bitte die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren und bestätigen mit Weiter. Konto: Manuelle Konfiguration Seite 5

6 Im nächsten Schritt wählen Sie bitte den zweiten Punkt, Microsoft Exchange und bestätigen erneut mit Weiter. Geben Sie anschließend folgendes ein: 1. Server: uni-trier.de 2. Geben Sie nun Ihren Namen im Format Nachname, Vorname ein, oder Ihre E- Mail-Adresse und klicken Sie auf Namen prüfen. Das System überprüft den Namen, ersetzt ihn mit Ihrer -Adresse und unterstreicht diesen. 3. Anschließend klicken Sie auf Weiter, damit die Verbindung zum Server hergestellt werden kann und Sie dort angemeldet werden. Eventuell kann es notwendig sein, Ihren Benutzernamen und das Passwort einzugeben. Tun Sie dies bitte im Format urt\benutzername Passwort Konto: Manuelle Konfiguration Seite 6

7 Schließen Sie den Vorgang mit Fertig stellen ab. Outlook: Erstmaliges Öffnen Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, können Sie Outlook starten. Navigieren Sie dazu über Start > Programme > Microsoft Office zum Eintrag Microsoft Office Beim erstmaligen Öffnen von Outlook nach der Konfiguration des Exchange-Kontos wird eine lokale Kopie (Dateiendung.ost) Outlook: Erstmaliges Öffnen Seite 7

8 Ihres serverbasierten Exchange-Postfachs erstellt. Dieser Vorgang kann, abhängig von der Größe Ihres Postfachs, mehrere Minuten dauern und sollte nicht unterbrochen werden, damit ein vollständiges und aktuelles Abbild Ihres Postfach-Ist-Zustandes erstellt werden kann. Währenddessen wird in der rechten unteren Ecke folgende Information angezeigt: Bitte beachten Sie, dass beginnend im Jahr 2013 die Größe des serverbasierten Postfachs auf 1GB/Studierende und 2GB/Mitarbeiter begrenzt ist. Größere Postfächer werden dann nur noch gegen eine Gebühr möglich sein. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie beim Service-Punkt. Outlook: Erstmaliges Öffnen Seite 8