Zentrale Datenübermittlung (ZDÜ)

Transkript

1 Zentrale Datenübermittlung (ZDÜ) Bereich: ONLINE-SERVICES - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzung 3. Vorgehensweise 3.1. ZDÜ aktivieren 3.2. Lohn-Sozialversicherungsdaten senden 3.3. Lohn-Verarbeitungsergebnisse abrufen 3.4. Lohn-Verarbeitungsergebnisse bearbeiten 3.5. DEÜV-Protokoll 3.6. Mandanten-Übersicht 4. Details 4.1. Login-Daten dauerhaft speichern 4.2. Passwort für Kundenbereich ändern 4.3. Passwort für Kundenbereich vergessen 4.4. Sofortbenachrichtigung (Pop-up) für Agenda-Mitteilung einrichten 4.5. Hinweis zum Abgabetermin der Beitragsnachweise 4.6. Veränderung im Ablauf (von Dakota zur ZDÜ) 4.7. Abgerufene Rückmeldungen importieren 4.8. Channel Personalwesen deaktivieren 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Mit der Zentralen Datenübermittlung (ZDÜ) werden die Daten an die Sozialversicherungsträger und Finanzverwaltung übermittelt und rückübertragen. Dieses Info erklärt, wie Sie die ZDÜ aktivieren und Daten senden. Folgende Daten werden übermittelt: Sozialversicherung Sozialversicherungsmeldungen Beitragsnachweise Betriebsdaten Sofortmeldungen AAG-Anträge Beitragsnachweise Versorgungswerke Rückmeldungen Qualifizierter Meldedialog Rückmeldungen Sozialversicherungsnummern Bescheinigung für Entgeltersatzleistungen (EEL) Datenübermittlung Baulohn Finanzverwaltung (voraussichtlich ab dem 2. Quartal 2016) Agenda FIBU Umsatzsteuer-Voranmeldungen Dauerfristverlängerungen Zusammenfassende Meldungen Agenda LOHN Lohnsteuerbescheinigungen Lohnsteuer-Anmeldungen ELStAM Steuer-Fachanwendungen Steuererklärungen Kapitalertragsteuer-Anmeldungen

3 Seite 3 2. Voraussetzung Um die Zentrale Datenübermittlung (ZDÜ) zu nutzen, müssen Zugangsdaten für das Agenda- Rechenzentrum angefordert werden. Die Zugangsdaten sind: Agenda-Kundenbereichslogin: -Adresse und Passwort für den Agenda-Kundenbereich. Wenn das Passwort bereits geändert wurde, kann nur das neue Passwort verwendet werden. Agenda Online-Zertifikat (AOZ): Zertifikatsdatei auf Ihrem Rechner zur Identifikation im Agenda-Rechenzentrum. Agenda-Kundenbereichslogin und Agenda Online-Zertifikat (AOZ) gehören unmittelbar zusammen. Das Agenda Online-Zertifikat (AOZ) kann deshalb nur mit dem Agenda-Kundenbereichslogin ( -Adresse und aktuelles Passwort) verwendet werden, für den es erstellt wurde. Jedes Agenda Online-Zertifikat gilt als persönliche Unterschrift seines Besitzers. Aus diesem Grund sollte jeder Mitarbeiter mit seinem eigenen Zertifikat arbeiten. Das Anfordern des Agenda Online-Zertifikats unterscheidet sich, wenn Sie: ein erstes Agenda Online-Zertifikat anfordern. ein zusätzliches Agenda Online-Zertifikat anfordern. Nr Agenda Online-Zertifikat (AOZ) anfordern Nutzen Sie bereits einen Online-Service? Sie können Ihre bereits vorhandenen Zugangsdaten eines anderen Online-Service wie BANK ONLINE, AOL, KOL, LGO oder BELEGTRANSFER auch für die ZDÜ verwenden.

4 Seite 4 3. Vorgehensweise Überblick 1. ZDÜ aktivieren 5 2. Lohn-Sozialversicherungsdaten senden 3. Lohn-Verarbeitungsergebnisse abrufen Lohn-Verarbeitungsergebnisse bearbeiten 9 5. DEÜV-Protokoll 11

5 Seite ZDÜ aktivieren ZDÜ aktivieren 1. ARBEITSPLATZ öffnen. 2.» Optionen Einstellungen System Register ZDÜ«. 3. Kontrollkästchen <Zentrale Datenübermittlung (ZDÜ) aktivieren> anklicken. 4. Meldung mit <OK>bestätigen: 5. Änderung speichern und schließen.

6 Seite Lohn-Sozialversicherungsdaten senden Lohn-Sozialversicherungsdaten senden 1. Sozialversicherungsdaten wie gewohnt ermitteln. 2.»Transfer DEÜV-Dateien senden«. 3. Auswahl der Daten vornehmen und senden. 4. Im Agenda-Kundenbereich einloggen.»login-daten dauerhaft speichern«13 5. Eine Meldung bestätigt den erfolgreichen Versand. Hinweise zur Übermittlungsfrist 15

7 Seite Lohn-Verarbeitungsergebnisse abrufen Im Folgenden geben wir Empfehlungen für: Büro mit einem Lohn-Sachbearbeiter Büro mit mehreren Lohn-Sachbearbeitern Bestimmen Sie einen Sachbearbeiter, der das Abrufen der Verarbeitungsergebnisse übernimmt. 1. Mitteilung Vorgehensweise für Büro mit einem Lohn-Sachbearbeiter Agenda teilt Ihnen automatisch durch eine Mitteilung mit, wenn Sie relevante Verarbeitungsergebnisse abrufen müssen. Büro mit mehreren Lohn-Sachbearbeitern Agenda teilt Ihnen automatisch durch eine Mitteilung mit, wenn Sie relevante Verarbeitungsergebnisse abrufen müssen. Der zum Abruf bestimmte Lohn-Sachbearbeiter ist nun informiert. Die Mitteilung erscheint an jedem Arbeitsplatz, an dem der Channel Personalwesen aktiviert ist. 17 Channel Personalwesen deaktivieren Empfehlung Sofortbenachrichtigung (Pop-up) für Agenda-Mitteilung einrichten 14

8 Seite 8 2. Abruf starten 1. Abruf direkt in der Mitteilung starten, oder:»lohn: Transfer DEÜV-Verarbeitungsergebnisse abrufen«. 2. Im Agenda-Kundenbereich einloggen.

9 Seite Lohn-Verarbeitungsergebnisse bearbeiten Folgende Verarbeitungsergebnisse können nun zur Verfügung stehen: 1. Fehlerhafte Verarbeitungsergebnisse 9 2. Rückgemeldete Sozialversicherungsnummern 3. Rückmeldungen zum Qualifizierten Meldedialog Fehlerhafte Verarbeitungsergebnisse Sofern fehlerhafte Verarbeitungsergebnisse zur Verfügung stehen, erhalten Sie ein Protokoll: Vorgehensweise für Büro mit einem Lohn-Sachbearbeiter Fehlerhafte Verarbeitungsergebnisse müssen bereinigt werden: Nr Kernprüfungsfehler in SV-Meldungen und Beitragsnachweisen Nr Kernprüfungsfehler im AAG-Antrag Büro mit mehreren Lohn-Sachbearbeitern Im Protokoll sind die Mandantennummern ersichtlich. Drucken Sie das Protokoll mehrfach aus. Geben Sie jedem betroffenen Kollegen ein Protokoll, in dem seine Mandantennummern markiert sind. Fehlerhafte Verarbeitungsergebnisse müssen bereinigt werden: Nr Kernprüfungsfehler in SV-Meldungen und Beitragsnachweisen Nr Kernprüfungsfehler im AAG-Antrag

10 Seite Rückgemeldete Sozialversicherungsnummern Sofern Rückmeldungen zur Verfügung stehen, erhalten Sie folgende Meldung: Vorgehensweise für Büro mit einem Lohn-Sachbearbeiter Über den Link in der Meldung können die Sozialversicherungsnummern direkt eingelesen werden. Büro mit mehreren Lohn-Sachbearbeitern Über den Link in der Meldung startet der Importassistent. Der Importassistent zeigt an, für welchen Mandanten und Mitarbeiter die Sozialversicherungsnummern zur Verfügung stehen. Importieren Sie die Sozialversicherungsnummern. Im Anschluss drucken Sie im Assistenten das Protokoll aus. Reichen Sie es an den Kollegen weiter, der für diese Mandantennummer zuständig ist. 3. Rückmeldungen zum Qualifizierten Meldedialog Sofern Rückmeldungen zur Verfügung stehen, erhalten Sie folgende Meldung: Vorgehensweise für Büro mit einem Lohn-Sachbearbeiter Gehen Sie wie in der Meldung beschrieben vor. Büro mit mehreren Lohn-Sachbearbeitern Falls es sich um das Lohnmandat eines anderen Sachbearbeiters handelt, informieren Sie diesen über die zur Verfügung stehenden Kassenmeldungen.

11 Seite DEÜV-Protokoll DEÜV-Protokoll»Transfer DEÜV-Protokoll«DEÜV-Protokoll Sobald die Daten im DEÜV-Protokoll aufgeführt werden, sind sie sicher im Agenda-Rechenzentrum angekommen. Die DEÜV-Daten werden zuverlässig an die Annahmestellen weitergeleitet. Spalte»Gesendet am«die Spalte»Gesendet am«gibt Auskunft, ob Sie die DEÜV-Daten rechtzeitig an das Agenda- Rechenzentrum übermittelt haben. Symbol Sie haben die Verarbeitungsergebnisse bereits abgerufen. Das Abrufprotokoll hat Fehler angezeigt. Im DEÜV-Protokoll werden die fehlerhaften Datensätze durch das -Symbol gekennzeichnet. Wenn Sie den Datensatz markieren, können Sie den Inhalt und die Fehler im unteren Bereich einsehen. Symbol Wenn Sie die Fehler bereits bearbeitet haben, können Sie das Fehlersymbol ersetzen: Rechte Maustaste +»Fehler auf Bearbeitet setzen«:

12 Seite Mandanten-Übersicht In der Mandanten-Auswahl LOHN ist ersichtlich, welche Beitragsnachweise versendet wurden: 4. Details Überblick 1. Login-Daten dauerhaft speichern Passwort für Kundenbereich ändern Passwort für Kundenbereich vergessen Sofortbenachrichtigung (Pop-up) für Agenda-Nachricht einrichten Hinweis zum Abgabetermin der Beitragsnachweise Veränderung im Ablauf (von Dakota zur ZDÜ) Abgerufene Rückmeldungen importieren Channel Personalwesen deaktivieren 17

13 Seite Login-Daten dauerhaft speichern Agenda Online-Zertifikat und Der Speicherpfad des Agenda Online-Zertifikats und die Adresse können gespeichert werden. Sie werden somit für den aktuell angemeldeten Agenda-Benutzer immer vorbelegt. Setzen Sie hierfür im Login folgende Optionen: Passwort Das Passwort kann mit der Option <Tageslogin> für den aktuellen Tag und den aktuell angemeldeten Agenda-Benutzer gespeichert werden. Hinweis Wenn Sie die gleichen Zugangsdaten (Zertifikat + + Passwort) auch auf einem anderen Arbeitsplatz verwenden, wird das Passwort trotz der Option automatisch gelöscht. Hinweis Falls Sie nicht mit Agenda BENUTZER arbeiten (keine Anmeldung beim Start von Agenda), gilt für das Speichern der Zugangsdaten der Windows-Benutzer Passwort für Kundenbereich ändern Über den Agenda ARBEITSPLATZ können Sie das Passwort ändern:»tools Login Agenda-Kundenbereich Passwort ändern« Passwort für Kundenbereich vergessen Über den Agenda ARBEITSPLATZ können Sie das Passwort zurückzusetzen:»tools Login Agenda-Kundenbereich Passwort vergessen«.

14 Seite Sofortbenachrichtigung (Pop-up) für Agenda-Mitteilung einrichten Sofortbenachrichtigung für Agenda-Mitteilung einrichten 1. Bearbeiter anlegen: ARBEITSPLATZ:»Bearbeiter Neuanlage & Bearbeiten«. 2. Sofortbenachrichtigung aktivieren:»optionen Einstellungen Bearbeiter Register: Mitteilungen«.

15 Seite Hinweis zum Abgabetermin der Beitragsnachweise Der Beitragsnachweis muss der zuständigen Krankenkasse spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag um Mitternacht (0:00 Uhr) vorliegen. Es reicht also nicht, wenn Sie den Beitragsnachweis erst am fünftletzten Bankarbeitstag übermitteln. Beitragsmonat Sendung bis spätestens Januar bis Uhr 1 Februar bis Uhr 1 März April Mai Juni bis Uhr bis Uhr bis Uhr bis Uhr Juli bis Uhr 1 August September bis Uhr bis Uhr Oktober bis Uhr 1 November Dezember bis Uhr bis Uhr Das Agenda-Rechenzentrum leitet die Beitragsnachweise von Montag bis Freitag stündlich zwischen 7.00 und Uhr an die Krankenkassen weiter. 1 Erweiterung: Wenn der fünftletzte Bankarbeitstag auf einen Montag fällt, versendet das Agenda-Rechenzentrum die Beitragsnachweise auch am vorgehenden Sonntag bis 23 Uhr.

16 Seite Veränderung im Ablauf (von Dakota zur ZDÜ) Alt (Dakota) Sozialversicherungsdaten Bereitstellen Neu (ZDÜ) Sozialversicherungsdaten Senden Verarbeiten und sofort versenden Übermittlung Verarbeiten und sofort senden je Art: Beitragsnachweise Meldungen AAG-Anträge Sofortmeldungen Übermittlung Senden aller Arten in einem Schritt Verarbeitungsergebnis Verarbeitungsergebnis Protokoll für erfolgreich verarbeitete Dateien (ehemals»datei wurde fehlerfrei verarbeitet«) entfällt. DEÜV-Protokoll DEÜV-Protokoll Spalte»Quittungstext«mit Eintrag»Alles okay«entfällt: Sie müssen nicht mehr überprüfen, ob die Daten bei der Annahmestelle angekommen sind.

17 Seite Abgerufene Rückmeldungen importieren Rückmeldungen zu Sozialversicherungsnummern:»Transfer Import SV-Nummern«. Rückmeldungen zum Qualifizierten Meldedialog:»Transfer Kassenmeldungen Import Kassenmeldungen«. Falls Sie die Abrechnung des aktuellen Monats bereits übermittelt und ausgehändigt wurde, sollen Rückmeldungen nicht vor dem Monatsabschluss importiert werden. Grund: Beim Import der Rückmeldungen wird die Monatsberechnung zurückgesetzt. Die importieren Rückmeldungen würden die Daten der Monatsberechnung verändern (Abrechnungen, Beitragsnachweise, usw.). Führen Sie vor dem Import der Rückmeldungen den Monatsabschluss durch. Rückmeldungen zum Qualifizierten Meldedialog werden beim Monatsabschluss automatisch in die Personaldaten importiert und bei der folgenden Monatsberechnung berücksichtigt. Rückmeldungen zu Sozialversicherungsnummern müssen nach dem Monatsabschluss über folgenden Weg eingelesen werden:»transfer Import SV-Nummern« Channel Personalwesen deaktivieren Für LOHN-Sachbearbeiter sind die Mitteilungen aus dem Channel Personalwesen zwingend erforderlich. Andere Agenda-Sachbearbeiter können die Mitteilungen aus dem Channel Personalwesen deaktivieren: 1. ARBEITSPLATZ:»Optionen Einstellungen Bearbeiter«. 2. Register:»Agenda-Nachrichten«. 3. Kontrollkästchen <Personalwesen> deaktivieren.

18 Seite Wichtige Informationen Nr Kernprüfungsfehler in SV-Meldungen und Beitragsnachweisen Nr Kernprüfungsfehler im AAG-Antrag Nr Agenda Online-Zertifikat (AOZ) anfordern